1 Innledning - Flesberg kommune
FLESBERG KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: Møtested: Møtedato: kommunestyret Kommunestyresalen TORSDAG 18.06.2015 kl. 13:00 Gyldig forfall med opplysning om forfallsgrunn meldes snarest på tlf 31 02 20 00. Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Reglement for politiske organer pkt 4.2 Forfall, varamedlemmer: Den som er valgt som medlem av et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter med mindre det foreligger gyldig forfall. Med gyldig forfall menes sykdom eller andre vektige grunner. a) Kan et medlem eller innkalt varamedlem ikke møte på grunn av lovlig forfall, skal vedkommende uten unødig opphold melde fra til politisk sekretariat, med opplysning om forfallsgrunnen. Politisk sekretariat kaller straks inn varamedlem. Varamedlemmer møter i den nummerorden de er valgt. Det samme skal skje når det er avklart på forhånd at noen må fratre som inhabil i sak som skal behandles i møtet. b) Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende straks fra til møtelederen. Tilstedeværende - eller om mulig tilkalt - varamedlem trer inn i stedet. c) Har et varamedlem lovlig tiltrådt møtet, kan fast medlem eller foranstående varamedlem ikke tiltre i stedet før den påbegynte sak er ferdigbehandlet. Flesberg kommune, 7. juni 2015 Thomas Fosen ordfører ________________________ INFORMASJON OM MØTET Møtet starter med lunsj på Lampeland hotell for kommunestyret, rådmann og etatsledere – kl. 12.00. NB! De som ikke kan være med på lunsjen, bes gi beskjed til resepsjonen, tlf. 31022000, eller mail til grete.rindem@flesberg.kommune.no, senest 15.6.15. Møtet starter kl. 13.00 Fotografering av kommunestyre og formannskap kl. 14.15 presis. Antrekk: Pent. Informasjon fra kl. 13.00 ved: - Regionalpark Numedal - Kongsberg Krisesenter - Rådmannen om beredskap Spørretime Forespørsel til ordfører (i form av interpellasjon eller spørsmål). Saksliste: Nr. PS 24/15 PS 25/15 PS 26/15 PS 27/15 PS 28/15 PS 29/15 PS 30/15 PS 31/15 PS 32/15 Sakstittel Meldinger, 18.6.15 Regnskap og årsrapport 2014 Rapport 1. tertial – budsjettjusteringer Årsrapport finansforvaltning 2014 Kommunereformen - informasjonsgrunnlag samt forslag til videre fremdrift Folkevalgtes godtgjørelser Forespørsel om bosetting av flyktninger med bakgrunn i dagens flyktningekrise Evaluering av pedagogisk tjeneste og oppfølgingstjenesten for Numedal og Kongsberg Forskrift til ordensreglement for grunnskolen i Numedal - revidert utkast Saksordfører Jon Olav Berget Jon Olav Berget Eilev Bekjorden Thomas Fosen Oddvar Garås Ingunn Garaas Anne Hay Simensen Tom Roger Svendsrud FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv Saksmappe Avd Saksbehandler 07.06.2015 033 2015/53 Fellestjenesten Kristin Hammershaug Meldinger, 18.6.15 Utvalg kommunestyret MØTEBEHANDLING: Møtedato 18.06.2015 Utvalgssak 24/15 Rådmannens anbefaling: Vedlegg: A, b Saksopplysninger: a) Hovedutskrift fra kommunestyremøte 26.mars. b) Gang-og sykkelveg Svene-Lampeland- godkjenning av avtale mellom Flesberg kommune og Svene IL. Enstemmig godkjent av formannskapet i møte 30.4.15, sak 10/15. Vurdering: FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv Saksmappe Avd Saksbehandler 15.04.2015 210 2013/571 Rådmann Jon Gj. Pedersen Regnskap og årsrapport 2014 Utvalg formannskapet kommunestyret MØTEBEHANDLING: Møtedato 30.04.2015 18.06.2015 Utvalgssak 8/15 25/15 Rådmannens anbefaling: 1. Det framlagte regnskap godkjennes og fastsettes som årsregnskap for året 2014. 2. Regnskapsmessig mindreforbruk i 2014 på 757 256 kroner avsettes til disposisjonsfond. 3. Årsrapport for året 2014 tas til orientering. Behandling iformannskapet30.04.2015: Leder av FØNK, Anne Rudi var tilstede og orienterte. Kontrollutvalgets uttalelse av 22.4.15 forelå til møtet og var sendt ut til formannskapet på forhånd. Formannskapet foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Anbefaling iformannskapet30.04.2015: 4. Det framlagte regnskap godkjennes og fastsettes som årsregnskap for året 2014. 5. Regnskapsmessig mindreforbruk i 2014 på 757 256 kroner avsettes til disposisjonsfond. 6. Årsrapport for året 2014 tas til orientering. Vedlegg: 1. Regnskapsdokumentet for 2014 2. Årsrapport 2014 3. Kontrollutvalgets uttalelse Saksopplysninger: Årsregnskapet for 2014 for Flesberg kommune ble i følge Regnskapsforskriftene avlagt og sendt Statistisk Sentralbyrå (SSB) innen rapporteringsfristen 15. februar 2015. Rådmannens to dokumenter, Årsregnskap 2014 og Årsrapport 2014 ble overlevert Buskerud Kommunerevisjon IKS 31. mars 2015. Dette i henhold til kravet om overlevering innen utgangen av mars måned. Med referanse til Regnskapsforskriften §10 “Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning” skal formannskapet avgi innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Fristen for kommunestyrets godkjenning av årsregnskapet er 1.juli. Revisor skal for hvert regnskapsår avgi revisjonsberetning til kommunestyret. Revisjonsberetning fra Buskerud Kommunerevisjon IKS er vedlagt. Kontrollutvalget er i henhold til forskrift om Kontrollutvalg §7 “Uttalelse om årsregnskapet” tillagt følgende rolle: “Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget.” Kontrollutvalget behandler Flesberg kommunes regnskap 2014 i møte 22. april 2015. Driftsregnskapet Netto driftsresultat er driften inkludert finanstransaksjoner, og ble i 2014 positiv med 8,6 millioner kroner eller 3,8 % av driftsinntektene. Netto driftsresultat betegnes ofte som et mål på kommunens økonomisk handlefrihet. For å sikre kommunens handlefrihet er det anbefalt at netto driftsresultat bør være minimum 2-3 % av driftsinntektene. Avvik fra budsjett I 2014 har vi positivt avvik på 1,6 millioner kroner i tjenesteproduksjonen. Det er mindre negative avvik i etaten Helse og omsorg med 0,5 millioner kroner og i etaten Teknikk, plan og ressurs med 0,3 millioner kroner. Område som omhandler NAV, barnevern og flyktningetjenesten har positivt avvik på 1 million kroner som i stor grad gjelder flyktningetjenesten. Det er også positivt avvik på inntektsført premieavvik fra pensjonskassene på 1,3 millioner kroner. Avvikene kommenteres i årsmeldingen for hver enkelt etat. Andre inntekter/utgifter som ikke påvirkes av etatenes drift har underskudd på 0,8 millioner kroner. Det største avviket er negativ skatteinngang og statstilskudd (rentekompensasjon). Det største positive avvik er reduserte renteutgifter/økte renteinntekter i forhold til anslag i budsjett for 2014. Driftsregnskapet er oppgjort med 757.000 kroner i mindreforbruk (overskudd). Investeringsregnskapet for 2014 er avsluttet i balanse. Det er totalt investert for 25,4 millioner kroner i 2014og foretatt nødvendige avsetninger og utlån på til sammen 12,4 millioner kroner. Prosjekter som ikke er ferdigstilt i 2014 er overført til 2015 med til sammen 10,6 millioner kroner i tråd med kommunestyresak 62/2014. Overføringen var 1,8 millioner kroner mer enn rest overførte prosjekter tilsvarte og står til disposisjon i 2015. Beløpet er finansiert ved redusert avsetning til ubundne investeringsfond i 2014, og bør derfor avsettes til samme formål i 2015. Detaljert oversikt på alle investeringsprosjektene er utarbeidet i rådmannens årsrapport. Balanseregnskapet Kommunens fondsreserve er 21,4 millioner kroner ved utgangen av 2014. Hele fondsreserven er allerede disponert gjennom tidligere vedtak eller øremerket spesielle formål med unntak av 8,7 millioner kroner i ubundne investeringsfond. Kommunen har ingen reserver til disposisjon til driftsformål. Side 2 av 3 Langsiktig gjeld er ved utgangen av året 90 millioner kroner. Dette er en økning på 7,7 millioner kroner fra året før. Det er foretatt låneopptak på 12,9 million kroner til investeringsformål og nedbetalte avdrag utgjør 5,2 millioner kroner i år. Arbeidskapitalen er økt med 14,1 millioner kroner i 2014. Det vil altså si at kommunen har anskaffet 14,1 millioner kroner mer enn hva som er brukt av midler dette året. Økningen har bl.a. sammenheng med inntektsføring ved salg av kommuneskog (Blefjell 2010 AS) på 13,6 millioner kroner. Revisjonsberetningen inneholder ingen merknader eller forbehold. Vurdering: Det vises til saksopplysninger, årsrapport og revisjonsberetning. Side 3 av 3 FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv Saksmappe Avd Saksbehandler 21.05.2015 153 2015/629 Rådmann Jon Gj. Pedersen Rapport 1. tertial - budsjettjusteringer Utvalg formannskapet kommunestyret MØTEBEHANDLING: Møtedato 04.06.2015 18.06.2015 Utvalgssak 11/15 26/15 Rådmannens anbefaling: Rapporten for 1. tertial 2015 tas til etterretning. Følgende budsjettreguleringer vedtas: Driftsregnskap: Redusere skatteinngang Øke rammetilskudd jfr revidert nasjonalbudsjett og økt inntektsutjevning Redusere eiendomsskatt annen eiendom Redusere overføring til investeringsregnskapet Investeringsregnskapet: Reduksjon overføring fra driftsregnskapet Redusere prosjekt 989 Saldering ved overføring til neste år 1 800 000 -750 000 350 000 -1 400 000 1 400 000 -1 400 000 Behandling i formannskapet 04.06.2015: Formannskapet foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Anbefaling i formannskapet 04.06.2015: Rapporten for 1. tertial 2015 tas til etterretning. Følgende budsjettreguleringer vedtas: Driftsregnskap: Redusere skatteinngang Øke rammetilskudd jfr revidert nasjonalbudsjett og økt inntektsutjevning Redusere eiendomsskatt annen eiendom Redusere overføring til investeringsregnskapet Investeringsregnskapet: Reduksjon overføring fra driftsregnskapet Redusere prosjekt 989 Saldering ved overføring til neste år 1 800 000 -750 000 350 000 -1 400 000 1 400 000 -1 400 000 Saksopplysninger: Driftsregnskap Pr. 1. tertial har vi merforbruk innen etatene på 1 million kroner. Rammene til etatene ble redusert med 0,9 % i budsjettet for 2015 uten at det var angitt konkrete tiltak for innsparingen. Det ble heller ikke gitt kompensasjon for vanlig prisstigning på kjøp av varer og tjenester. Det er derfor satt store krav til gjennomføring av driften innen tildelte rammer og det kan ta noe tid å få gjennomført tiltak med effekt som vises økonomisk. Rådmannen har ikke påregnet avvik ved årets slutt på nåværende tidspunkt. Det vises for øvrig til etatenes beskrivelser i rapporten. Sum inntekter fra skatt og rammetilskudd kommunen la til grunn i sitt budsjett var i tråd med regjeringens forslag høsten 2014. I februar i år er det framlagt nye beregninger med bakgrunn i faktisk skatteinngang i 2014 og oppdatert folketall pr. 01.01.2015. Denne beregningen viser at kommunens inntektsanslag er høyere enn oppdatert anslag fra KS. Dette fordi kommunens skatteinngang for 2014 ble 1,4 millioner kroner lavere enn forutsatt i budsjettet for 2014 og påvirker dermed nytt grunnlag for skatteanslag i 2015. Grunnlaget påvirkes også av redusert folketallet fra 2.701 innbyggere pr. 01.07.2014 til 2.671 innbyggere pr. 01.01.2015. Med bakgrunn i nye forutsetninger foreslår rådmannen å redusere skatteanslaget med 1,8 millioner kroner i forhold til opprinnelig budsjett i 2015. Kommunens skatteinngang pr. 1. tertial ligger 0,4 % over skatteinngangen på samme tidspunkt i fjor. Landet har en økning på 3,4 % i samme periode. Flesberg kommune kan påregne noe mer i inntektsutjevning gjennom rammetilskuddet enn forutsatt i budsjettet siden økningen i kommunens skatteinngang er langt lavere enn landsgjennomsnittet. Regjeringen har i revidert nasjonalbudsjett lagt opp til å styrke kommunesektoren med 1,1 milliard kroner. Dette vil utgjøre en økning i rammetilskudd på 400 000 kroner i 2015 for Flesberg. Budsjettreguleringer Med bakgrunn i prognosene 31.12.2015 vil rådmann foreslå følgende budsjettreguleringer i regnskapet: Driftsregnskap: Redusere skatteinngang Øke rammetilskudd jfr. revidert nasjonalbudsjett og økt inntektsutjevning Redusere eiendomsskatt annen eiendom Redusere overføring til investeringsregnskapet Investeringsregnskapet: Reduksjon overføring fra driftsregnskapet Redusere prosjekt 989 Saldering ved overføring til neste år 1 800 000 -750 000 350 000 -1 400 000 1 400 000 -1 400 000 Investeringer: Total investeringsramme for 2015 er 52,1 millioner kroner inkl. forskottering av gang- og sykkelvei på strekningen Svene - Lampeland med 22 millioner kroner og trafikksikkerhetstiltak på samme strekningen med 5 millioner kroner. Pr. 1. tertial er det brukt 4,3 millioner kroner på investeringsbudsjettet. Dette gjelder i hovedsak Svene barnehage. Alle prosjektene er omtalt i rapporten. Sykefravær Kommunens totale sykefravær er 5,7 % pr. 1. tertial 2015 mot 5,45 % på samme tidspunkt i 2014 og 7,81 % på samme tidspunkt i 2013. Dette er et gledelig resultat av hard jobbing for å nå målet i handlingsplanen som er 5 % sykefravær. Side 2 av 3 Befolkning Dette rapporteringsområde i tertialrapporten er tatt med fordi det er helt sentralt m.h.t. utvikling i både økonomi og tjenester. Det legger også premissene for fremtidig utvikling av kommunen. Flesberg har pr. 1. kvartal 2015 ett fødselsunderskudd på to personer og netto innflytting på 14 personer som gir en total folkevekst på 12 personer. Dette tilsvarer en økning på + 0,45 %. Folketallet er 2.683 pr. 01.04.2015. Vurdering: Det vises til rapporten. Vedlegg: 1 Rapport for 1. tertial 2015 Side 3 av 3 FLESBERG KOMMUNE Blefjell Tertialrapport 1 2015 Tertialrapport 1 - 2015 INNHOLD SIDE Hovedoversikt/sammendrag ...........................................................................................................................................................................................2 Internkontroll .................................................................................................................................................................................................................5 Arbeidsprogram og målindikatorer for 2014 pr. etat: .......................................................................................................................................................6 Handlingsprogram HMS ..................................................................................................................... 6 Samfunnssikkerhet og beredskap ...................................................................................................... 6 Fellestjenesten ................................................................................................................................... 7 Oppvekst og kultur ........................................................................................................................... 12 NAV Numedal (Vertskommune Rollag)............................................................................................ 17 Barneverntjenesten i Numedal (Vertskommune Nore og Uvdal).................................................... 18 Helse og omsorg............................................................................................................................... 20 Teknikk, plan og ressurs ................................................................................................................... 25 Investeringer ................................................................................................................................................................................................................. 28 Oversikt planarbeider .................................................................................................................................................................................................... 30 Sykefravær .................................................................................................................................................................................................................... 31 Befolkningsutvikling ...................................................................................................................................................................................................... 33 Finansforvaltning .......................................................................................................................................................................................................... 34 Flesberg kommune Side 1 Tertialrapport 1 - 2015 Hovedoversikt/sammendrag Opprinnelig budsjett 2015 Etat Periodisert budsjett 30.04 Regnskap 30.04 Avvik 30.04 Prognose 31.12.2015 0 Politisk adm. 2 415 500 802 657 787 264 15 393 0 1 Fellestjenesten 15 000 735 5 166 570 5 153 669 12 901 0 2 Oppvekst og kultur 60 192 537 21 283 281 21 015 277 268 004 0 3 NAV-Numedal sosial og flyktningtjenesten 2 467 301 1 932 834 2 130 780 -197 946 0 3 Barnevern 7 066 800 2 355 600 2 441 121 -85 521 0 4 Helse og omsorg 56 906 508 21 212 831 21 619 128 -406 296 0 6 TPR Selvkostområdene -1 009 434 -2 276 607 -2 296 353 19 746 0 6 TPR uten selvkostområder 18 693 966 5 339 556 5 536 362 -196 806 0 7 Flesberg kirkelig fellesråd, overføring 2 884 000 0 0 0 0 7 Næringsutvikling 400' finansiert av næringsfond 500 000 820 000 912 159 -92 159 0 7 Annet 393 471 139 082 510 398 -371 316 0 165 511 384 56 775 804 57 809 805 -1 034 001 0 Pr. 1. tertial har vi merforbruk innen etatene på 1 million kroner. Rammene til etatene ble redusert med 0,9 % i budsjettet for 2015 uten at det var angitt konkrete tiltak for innsparingen. Det ble heller ikke gitt kompensasjon for vanlig prisstigning på kjøp av varer og tjenester. Det er derfor satt store krav til gjennomføring av driften innen tildelte rammer, og det kan ta noe tid å få gjennomført tiltak med effekt som vises økonomisk. Rådmannen har ikke påregnet avvik ved årets slutt på nåværende tidspunkt. Det vises for øvrig til etatenes beskrivelser i rapporten. Flesberg kommune Side 2 Tertialrapport 1 - 2015 Tabellen nedenfor viser status på de øvrige størrelsene i budsjettet. Der det er avvik, og lagt inn prognoser ved årets slutt, er det gitt forklaring til dette i kommentarfeltet i tabellen: Opprinnelig budsjett 2015 Periodisert budsjett 30.04 Regnskap 30.04 165 511 384 56 775 804 57 809 805 -1 034 001 Skatteinntekter -66 813 000 -20 876 590 -19 448 870 -1 427 720 Rammetilskudd Drift Etatene - netto ramme Prognose Avvik 30.04 31.12.2015 Kommentarer: 0 Drift Andre inntekter: Skatteinntektene er 1,4 millioner lavere ved 1. tertial enn hva vi har lagt inn i 1 800 000 periodisert budsjett. * Se omtale under tabellen. Rammetilskuddet er i tråd med budsjett. I revidert nasjonalbudsjett legges det opp til å styrke kommunesektoren med 1,1 milliard kroner. Dette vil utgjøre en merinntekt på 400 000 kroner for Flesberg. I tillegg økes inntektsutjevningen noe pga lavere -750 000 skatteinngang enn landsgjennomsnittet. -89 187 000 -35 071 150 -35 047 007 -24 143 Eiendomsskatt verker og bruk -3 200 000 -1 600 000 -1 617 813 17 813 Eiendomsskatt annen eiendom -10 000 000 -5 000 000 -4 824 496 -175 504 150 000 150 000 197 940 -47 940 0 I balanse -1 000 000 -250 000 -222 706 -27 294 0 Gjelder januar og februar -400 000 0 0 0 0 Inntektsføres i desember Kompensasjonstilskudd -1 780 000 -100 000 -94 398 -5 602 0 Inntektsføres i desember Motpost avskrivninger -5 514 139 0 0 0 0 Inntektsføres i desember Premieavvik KLP/amortisering (7*) -1 599 950 0 0 0 0 Inntektsføres i desember Lønnsoppgjør 2015 til fordeling i 2015 1 652 653 0 0 0 Overføring til investeringsregnskap 4 045 000 0 0 0 Dekning av tidligere merforbruk 955 000 0 0 0 0 Regnskapsføres i desember Avsetning til bundne fond 400 000 0 0 0 0 Regnskapsføres i desember Avsetning/bruk til disposisjonsfond 478 052 0 0 0 0 Regnskapsføres i desember Netto renter 1 248 000 950 000 953 322 -3 322 0 I balanse Avdrag 5 054 000 2 700 000 2 647 120 52 880 0 I balanse -165 511 384 -59 097 740 -57 456 908 -1 640 832 0 0 -2 321 936 352 896 -2 674 832 0 Innføring eiendomsskatt alle eiendommer Konsesjonskraft - netto Konsesjonsavgifter Netto drift 0 Eiendomsskatt verker og bruk i tråd med budsjett 350 000 Eiendomsskatt annen eiendom er lavere enn forutsatt i budsjett 0 Budsjettreguleres i mai Redusere overføring til investeringsregnskapet med 1,4 millioner kroner pga lavere -1 400 000 skatteinngang enn forutsatt i budsjettet. Kommentarer: * Sum inntekter fra skatt og rammetilskudd kommunen la til grunn i sitt budsjett var i tråd med regjeringens forslag høsten 2014. I februar ble det framlagt nye beregninger av KS med bakgrunn i faktisk skatteinngang i 2014 og oppdatert folketall pr. 1.1.2015. Denne beregningen viser at kommunens inntektsanslag ligger langt høyere enn oppdatert modell fra KS. Dette fordi kommunens skatteinngang for 2014 ble 1,4 millioner kroner lavere enn forutsatt i budsjettet for 2014 og påvirker dermed nytt grunnlag for skatteanslag i 2015. Kommunen bør redusere skatteanslaget med 1,8 millioner kroner i forhold til opprinnelig budsjett i 2015. Flesberg kommune Side 3 Tertialrapport 1 - 2015 I revidert nasjonalbudsjett 2015 ble anslaget for inntekts- og formuesskatt for kommunene satt ned med 1 322 mill. kr. til 134 830 mill. kr. Dette betyr at veksten i forhold til 2014 i RNB 2015 er anslått til 4,6 pst. for kommunene. Kommunene har i årets fire første måneder hatt en samlet inngang på 41 120 mill. kr. fra skatt på inntekt og formue inkl. naturressursskatt, noe som er 3,4 pst. mer enn i samme periode i fjor. For Flesberg kommune utgjør økningen fra samme periode i fjor 0,4 %. Dersom Flesberg kommune skulle fulgt økningen til landsgjennomsnittet ville skatteinngangen pr. 1. tertial vært nærmere 600.000 høyere. Vi kan derfor beregne at vi får noe mer i inntektsutjevning gjennom rammetilskuddet enn forutsatt i budsjettet siden økningen i Flesberg kommunes skatteinngang er langt lavere enn landsgjennomsnittet. Regjeringen har i revidert nasjonalbudsjett lagt opp til å styrke kommunesektoren med 1,1 milliard kroner. Dette vil utgjøre en økning i rammetilskudd på 400 000 kroner i 2015 for Flesberg. Med bakgrunn i prognosene 31.12.2015 vil rådmann foreslå følgende forslag til budsjettreguleringer: Driftsregnskap: Redusere skatteinngang Øke rammetilskudd jfr revidert nasjonalbudsjett og økt inntektsutjevning Redusere eiendomsskatt annen eiendom Redusere overføring til investeringsregnskapet Investeringsregnskapet: Reduksjon overføring fra driftsregnskapet Redusere prosjekt 989 Saldering ved overføring til neste år Flesberg kommune Side 4 1 800 000 -750 000 350 000 -1 400 000 1 400 000 -1 400 000 Tertialrapport 1 - 2015 Internkontroll Kommuneloven stiller krav til at det i årsberetningen skal redegjøres for ”tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten.” Av aktuelle forhold som kan berøres i årsberetningen kan være: Status oppfølging og gjennomføring politiske vedtak Arbeid for etisk standard og kultur (reglement, refleksjon, bevissthet) Innmeldte og lukkede avvik (trender, volum, typer m.v.) Gjennomførte kontroller og særlige analyser Planer om endringer på bakgrunn av erfaringer og analyse Internkontrollsystemer - kvalitetssystem I tillegg til ordinær bruk av avvikshåndtering har det ikke vært spesielle aktiviteter knyttet til kvalitetssystemet «Kvalitetslosen» i 1. tertial utover at det har blitt gjennomført en mellomledersamling med temaet risikovurderinger. D.v.s. hvordan bruke systemet til å gjøre risikovurderinger på tjenesteområdene. En medarbeider fra Notodden bidro på samlingen med erfaringer i bruk av systemet. Det vil bli jobbet videre i 2015 med å bruke kvalitetssystemet til å gjøre risikovurderinger. Det finnes risikovurderinger og internkontrollsystemer på mange områder, men målsettingen er å samle mest mulig i det felles kvalitetssystemet «Kvalitetslosen». Reglementer Det er ikke jobbet spesielt med revisjon av reglementer eller utarbeiding av nye reglementer. I regi av Kongsbergregionen og prosjektet «Kompetanseregionen» har det imidlertid blitt jobbet med et web-basert introduksjonskurs for nyansatte. Kurset forventes klargjort i 2015, og vil bl.a. inneholde nødvendig informasjon til nyansatte om sentrale reglementer og rutiner i kommunen, herunder etiske retningslinjer. Dette vil sikre kvaliteten på introduksjonen av våre nye medarbeidere, og er som sådan en del av internkontrollen. Flesberg kommune Side 5 Tertialrapport 1 - 2015 Arbeidsprogram og målindikatorer for 2015 pr. etat: Handlingsprogram HMS Mål Systematisk HMS-arbeid Systematisk HMS-arbeid Systematisk HMS-arbeid Systematisk HMS-arbeid Systematisk HMS-arbeid Tiltak Oppfølging handlingsplan IA Verneombud har gjennomført grunnkurs i HMS Vernerunder og oppfølging (gjennomført) Møter i arbeidsmiljøutvalget Implementere IKT-basert kvalitetssystem Systematisk HMS-arbeid Systematisk HMS-arbeid Arbeidsgiverstrategi Arbeidsgiverstrategi Samlet sykefravær – mål handlingsplan IA Medarbeiderundersøkelse (hvert 3. år) Gjennomføring av helsetest ansatte Revisjon personalreglement Rullering av lønnspolitisk plan Løpende oppfølging 2015 Ja 100 % 100 % 2 Drift og forbedring X Nei X Delvis 5,0 % Status pr 1. tertial 2015 Revidert IA-plan er under utarbeidelse Ja, alle har gjennomført slikt kurs Noen er gjennomført, andre vil bli gjennomført på slutten av året. Vil bli gjennomført møte i juni måned. Et kontinuerlig arbeid, alle etater/avdelinger har fått beskjed om å starte med ROS analyser Ikke gjennomført Ikke gjennomført En kontinuerlig prosess Ble gjennomført i 2013, ikke aktuelt med revisjon i år. Se pkt. 1 (oppfølging av IA-plan). Samfunnssikkerhet og beredskap Mål Kompetanseheving beredskapsledelse Beredskapsplan Tiltak Deltakelse på kurs innen samfunnssikkerhet og beredskap Sluttføre revisjon av beredskapsplanen Oppdatering beredskapsplan ROS-analyse ROS-analyse Årlig revidering Operativt kriseteam Reetablere kriseteam Beredskapsøvelse Øvelse beredskapsplan X Samhandling Rapportering Møte med samarbeidspartnere innenfor beredskap * Statusmelding til kommunestyret om beredskap Ja Ja Flesberg kommune Sluttføre hovedrevisjon av ROS-analyse Rullere/oppdatere ROS-analyse Side 6 Status pr 1. tertial 2015 2015 X Ikke gjennomført p.g.a. den personalmessige situasjonen i 1. tertial. Ja Ble jobbet med i forbindelse med øvelse høsten 2014, men vanskelig å holde fremdrift med de administrative ressursene en har hatt i 2015. Se over. Se over. Hovedrullering Vedl.hold Varslingslister m.v. oppdateres, men det bør gjennomføres årlige møter og tilbud om kurs m.v. for medlemmer. Øvelse i regi av fylkesmannen i 2014. Beredskapsdag/-øvelse for ledere og mellomledere er planlagt i mai. Ikke gjennomført pr. 1. tertial. Tertialrapport 1 - 2015 Fellestjenesten Økonomistatus Budsjett 2015 Politisk administrasjon Fellestjenesten Kommentar: 2 415 500 15 000 735 Periodisert budsjett 30.04.15 Regnskap 30.04.15 Avvik 30.04.15 809 657 5 166 570 787 264 5 153 669 15 393 12 901 Avvik i % 1,9 0,2 Politisk administrasjon: Totalt har politisk område et mindreforbruk på kr. 15.392,-. Alle underkapitler har et lite mindreforbruk (med unntak av kommunestyret) og økonomien er således under god kontroll så langt på året, dvs. at det ikke er noen vesentlige avvik å melde om. Fellestjenesten: Fellestjenesten har til sammen et mindreforbruk på kr. 12.900,-. Det er god kontroll på utgiftssida så langt og det kan ikke rapporteres om større avvik. Det som det knyttes mest usikkerhet til framover, er hvordan opprettelsen av IK-drift i Kongsbergregionen, vil påvirke budsjettet. Her er det flere usikre elementer, og en kan her frykte at på noen områder vil det i en periode bli noe ”dobbeltkjøring”. Noe av dette er det tatt høyde for i budsjettet, men som nevnt, her vil det være usikkerhet. Driftstiltak budsjett 2015 Beløp Politisk: Reduksjon av netto rammen med 0,9 % -21 Fellestjenesten: Reduksjon av netto rammen med 0,9 % -140 Sykefravær Kommentar: Fellestjenesten har over lang tid hatt et svært lavt sykefravær, slik også for 1. tertial 2015. Flesberg kommune Side 7 Kommentar Aktuelle tiltak: Det skal gjennomføres ett politisk møte mindre enn planlagt. Aktuelle tiltak: Vi reduserer utgifter til porto og papirutgifter så mye som mulig samt at vi har innskrenket bruk av bedriftshelsetjeneste til bare det aller mest påkrevde. 1.tertial 14 2.tertial 14 2014 1.tertial 15 2,21 % 4,01 % 2,69 % 1,48 % Tertialrapport 1 - 2015 Målområder: Tekst skrevet med kursiv refererer til utdrag fra kommuneplan, bl.a. hovedmålsettinger og strategier. Flesberg kommune fremstår som en attraktiv arbeidsplass med godt kvalifiserte medarbeidere (2.6) Arbeidsprogram/tiltak 2015 Videreutvikle arbeidsgiverplattformen med hovedfokus på ledelse. Ingen spesielle tiltak gjennomført i 1. tertial, men et fortsatt fokus på videreutvikling av Kvalitetslosen. Bidra til videreutvikling av kommunens internkontrollarbeid via kvalitetssystemet Kvalitetslosen. Neste steg i utviklingen av KL er utarbeidelse av ROS-analyser i den enkelte etat/avdeling. Oppdatere og følge opp kommunens personalreglement, HMSarbeid, IA-handlingsplan og løpende personalarbeid (mye av dette vil skje gjennom systemet Kvalitetslosen). Er en kontinuerlig prosess. Nå er det særlig fokus på å utarbeide web-basert kurs for nyansatte i kommunen (introduksjon). Implementere personalmodul i samarbeid med de øvrige Numedalskommunene. Dette er et arbeid som er utsatt inntil videre. Gjennomføre lokale lønnsforhandlinger i kap. 3.4.2, kap. 5 og kap. 3.4.1 innen 01.11.2015. Vil bli gjennomført som forutsatt. Gjennomføre medarbeiderundersøkelse. Ikke gjennomført enda. Informasjon: Bidra med nødvendige ressurser til videreutvikling og forbedring av kommunens informasjon til publikum ved hjelp av kommunens nettsider og sosiale medier, herunder å tilrettelegge informasjon og tjenester for selvbetjeningsløsninger. Kontinuerlig prosess. Selvbetjeningsløsninger er avhengig av løsninger for mottak i saks- og fagsystemer. Forbedre de direktesendte overføringene fra kommunestyremøter, og få til bedre arkiveringsløsninger på disse. Det er installert ny pc og nytt kamera og oppgradert software. Videreføre prosessen med fysisk arkivering og avslutning av saker i Ephorte. Prosess med rydding/flytting i fjernarkiv (dokumenter fram til 1980) til IKA (interkommunalt arkiv) er gjennomført. Kommunen tilbyr generelt gode og fleksible tjenester tilpasset brukernes behov; innen så vel byggesaksbehandling som eldreomsorg og barnehager (2.6) Kommunen skal møte publikum på en hyggelig, informativ og effektiv måte (4.1) Flesberg kommune Status pr 1. tertial 2015 Side 8 Tertialrapport 1 - 2015 Regionalt og interkommunalt samarbeid vil fortsatt ha høy prioritet i søken etter gode og effektive fellesløsninger (3.12) Flesberg kommune Utgi hytte-/fritidsmagasin i Numedal. Gjennomføres innen 1. juli Etablering av felles driftsorganisasjon i Kongsbergregionen (som skal ivareta felles IKT-plattform og drift). Her vil kommunene måtte foreta mange strategiske vurderinger i forbindelse med iverksettelse som også vil omfatte representasjonen i SuksIT. Det blir viktig å håndtere konsekvenser omleggingen vil ha å si for IKT driften lokalt i kommunen. Overgangen skjer 1. Juni og alle nødvendige forberedelser synes å ha vært gjort. Følge opp/bruke mulighetene i ePhorte 5 for å sikre en gevinstrealisering gjennom bedre dokumentfangst, enklere saksbehandling og bedre dokumentflyt. Herunder vurdere arbeidsflyt (LEAN). Opplæring med mer har ikke blitt gjennomført enda p.g.a. kapasitetsproblemer. Videreføre informasjonssikkerhetsprosjekt (Kongsbergregionen), hvor det blir en hovedoppgave å følge opp informasjonssikkerhetsarbeidet på en hensiktsmessig måte, herunder at alle etater rapporterer status pr. 31.12. hvert år. En kontinuerlig prosess. Vurdere interkommunalt samarbeid innen kontroll av alkoholloven samt starte saksbehandling i forhold til fornying av salgs- og skjenkebevillinger 2016-2020. Dette må sees i sammenheng med rullering av alkoholpolitisk handlingsplan, som må behandles politisk. Er ikke gjennomført enda. Oppfølging og mulig videreføring av KS-SvarUT (elektronisk løsning for utgående post). Alle avtaler er gjort og vi er nå rede for å starte testing av systemet (i samarbeid med Rollag og Nore og Uvdal). Deltagelse i arkivnettverksgruppe innen Kongsbergregionen som gjennomfører prosjekt for anskaffelse av felles sak-/arkivløsning for alle kommunene i regionen i 2016. Prosjektet er i rute og en avgjørelse om hvilket saksbehandlersystem Kongsbergregionen vil velge vil skje i løpet av høsten. Deltakelse (personalsjef) i Kompetanseregionen, som er en felles satsning for kompetanseutvikling i Kongsbergregionen. Er under god utvikling og før høsten vil en ha klar et web-basert kurs for nyansette (introduksjons-kurs). Side 9 Forberedelser er i rute og magasinet vil bli utgitt som planlagt. Tertialrapport 1 - 2015 Andre oppgaver Gjennomføre digitalisering av politisk utsending av dokumenter, innkjøp av nettbrett etc. til folkevalgte m.v. Tas i bruk fra ny kommunestyre-periode, dvs. siste tertial 2015. Nødvendige forberedelser er i gang. Evaluere felles sentralbordtjeneste med Rollag Felles sentralbord med Rollag har så langt fungert etter intensjonene. Vi får en mer effektiv drift ved at sentralbordbetjeningen i større grad kan ta seg av andre oppgaver. Kommunestyre- og fylkestingsvalg: Valgarbeidet er i rute. o o For og etterarbeid Gjennomføring av valget (tidligstemmegivning, forhåndsstemmegivning og valgdagene) Valg til styrer, råd og utvalg. Målindikatorer: Økonomi: % avvik regnskap/budsjett Medarbeidere: Vernerunder Kompetansetiltak Gjennomførte medarbeidersamtaler Gjennomført medarbeiderkartlegging Tjeneste: Journalføring av post innen 3 dager Ansettelser innen en måned etter søknadsfrist Bistå etatene i personalsaker og i HMS ved behov Fysisk arkivering og avslutning av saker i Ephorte Intern IKT-bistand- og hjelp i administrasjon Flesberg kommune Mål 2015 Status pr 1. tertial 2015 0 + 0,2 % Ja Mer målrettet Ja innen 1. juni Ikke gjennomført enda Vi har en kontinuerlig vurdering av kompetansebehovet Ikke gjennomført enda Ikke gjennomført enda Ja Vi greier å innfri denne målsettingen. Ja Vi greier å innfri denne målsettingen dersom det ikke er spesielle forhold knyttet til ansettelsen Ja Ja Videreføres Samarbeid med IKA om fjernarkivering er gjennomført Telefonisk på En viktig målsetting, men ikke alltid mulig å få til med de ressurser vi har på dette området. dagen, ellers ila 2 dager Side 10 Tertialrapport 1 - 2015 Elektroniske tjenester (selvbetjening): Ephorte-moduler- herunder ansettelsesmodul Utviklingsmål: Behov for revisjon innhold nettsider, intranett, sosiale medier og overføringer av kommunestyremøter på nett Flesberg kommune Gjennomføres Videreutvikle Side 11 Ikke gjennomført (avventer i forhold til interkommunalt samarbeid) Intranett er i ferd med å fases ut til fordel for Kvalitetslosen (en kontinuerlig prosess). Tertialrapport 1 - 2015 Oppvekst og kultur Økonomistatus Budsjett 2015 Periodisert budsjett 30.04.15 Regnskap 30.04.15 Avvik 30.04.15 Avvik i % 60 192 537 21 283 281 21 015 277 268 004 1,3 Beløp Kommentar Kommentar Regnskapet er i balanse. Driftstiltak budsjett 2015 Samarbeidsavtale med Flesberg samfunnshus økes til 250' Reduksjon av netto rammen med 0,9 % Egenbetaling barnehageopphold, nye satser Sykefravær 100 -531 -110 Ny avtale inngått. Vakante delstillinger innen administrasjon. Nye satser fra 1. mai 2015. 1.tertial 14 2.tertial 14 2014 1.tertial 15 5,50 % 5,17 % 5,75 % 5,78 % Kommentar: Sykefraværet har vært rimelig stabilt det siste året. Pågående og nye prosjekter 2015 Forprosjekt ny skole og flerbrukshall x SKU- skolebasert utviklingsarbeid/ungdomsskolesatsingen. Et nasjonalt og interkommunalt satsingsområde. Veiledning fra høgskolen i Buskerud og Vestfold. Folkehelseprosjektet. Forebyggende samarbeid mellom skole, helse og barnevern. Tiltaket er i samsvar med nasjonale føringer som pålegger kommuner å prioritere tverretatlig forebyggende innsats for barn og unge, jfr. Rundskriv Q-16/2013 x Første planleggingsmøte gjennomført i forbindelse med anskaffelse av prosjektleder til forprosjekt. Gjennomført i samsvar med plan. x Mellomledere har deltatt på møter og samling i regi av folkehelsekoordinator. x Det arbeides i disse dager med uteområdet ved Svene Tiltak 2015 Oppgradering av uteområdene ved Lampeland og Furuflata barnehage. Ferdigstilling av Flesberg kommune Side 12 Tertialrapport 1 - 2015 uteområdet ved Svene barnehage. Lyddemping Lampeland barnehage. x Arbeidsprogram 2015 - 2018: Målområder: Tiltak Tekst skrevet med kursiv refererer til utdrag fra kommuneplan, bl.a. hovedmålsettinger og strategier. Medarbeidere: … attraktiv arbeidsplass med Sikre at pedagogisk personell i barnehagen får godt kvalifiserte medarbeidere barnehageplass for sine barn. Dette for å beholde (2.6) kvalifiserte førskolelærere i kommunale barnehager. Minimum 1 dags kompetanseutvikling for barnehageansatte. Videreutdanning for minimum 1 lærer pr. år, 30 studiep. Minimum 2 dagers kompetanseutvikling for mellomledere i skole og barnehage pr. år. Skolering av 4 lærere i SOL (systematisk oppfølging av lesing) – en videreføring av LUS. ... kompetanseutvikling og IKT-veilederne skal gjennomføre datakurs for elever med ressurser innen IKT både for lærere på alle klassetrinn. elever og lærere (3.4) Tjeneste: Gode og effektive offentlige Oppvekstsjef gjennomfører en utviklingssamtale ved tjenester til brukerne (2.6) hver skole med fokus på oppfølging av skoleeiers forsvarlige system. Gjennomføre tilsyn i barnehagen i h.h.t. til revidert plan Fokus på samarbeid Gjennomføre trekantsamtaler (foresatte, barnehage, skole/barnehage – hjem (4.1) skole). …arbeider bl.a. målrettet med å Gjennomføre tiltak i tråd med leseplan for skolen. utvikle elevenes lesekompetanse (3.4) Språkutvikling i barnehagen med hovedfokus på gutter. Skolene skal ha fokus på Rektor gjennomfører to resultatsamtaler pr. år med tilpasset opplæring og optimalt lærere på trinnene for oppfølging av læringsresultatene Flesberg kommune Side 13 barnehage. Ikke gjennomført. Periode 2015-2018 Gjennomført 2015-2018 Gjennomført 2015-2018 2015-2018 Gjennomført for 4 lærere 2014/2015 Gjennomført 50% 2015 Gjennomført 2015-2018 Gjennomført 70 % 2015-2018 Ikke gjennomført 2014-2018 2015-2018 Gjennomført Ikke gjennomført 2015-2018 Gjennomført 2015-2018 2015-2018 Ikke gjennomført Gjennomført 50% Tertialrapport 1 - 2015 læringsutbytte for den enkelte elev… (3.4) til den enkelte elev med evt. påfølgende tiltak (interkommunalt samarbeid). Gjennomføre tiltak i plan for SKU (skolebasert 2015 utviklingsarbeid) i samarbeid med Høgskolen i Buskerud og Vestfold. Fokus på læringsledelse, lesing (Lampeland skole) og skriving (Flesberg skole). Styrke holdningsskapende arbeid Bruk av det holdningsskapende programmet ”Det er mitt 2015-2018 i barnehage og skole for både valg” i skolen. fysisk og psykisk helse, inkluderende miljø og kosthold (4.1) Barnehage og skole skal delta i tverretatlig 2015-2016 folkehelseprosjekt. ... holdningsskapende arbeid Skolering av Ungdom med MOT. 2015-2018 med fokus på verdier, valg og tro på egne krefter (3.4) … skape tilbud som engasjerer Lederskolering på MOT-camp for 4 elever pr. år. 2015-2018 og appellerer til ungdom (3.12) Alle lokale partnere har en felles Minst 4 årlige MOT-samlinger skal gjennomføres i alle 2015-2018 forståelse av hvilke verdier som avdelinger i kommunale barnehager der MOTs skaper «den gode oppvekst» og holdninger og verdier blir satt i fokus. «det gode liv» i Flesberg (2.3) ”Skolen som samfunnsbygger” i MOT-regi. Flesberg 2015 kommune er pilotkommune, dette medfører skolering av personalet i barnehage og skole, foreldre og skoleledere. Markere Frisluftslivets år i nært samarbeid med 2015 folkehelsekoordinator, frivilligsentral, lag og foreninger. Fokus på samarbeid skole/ – hjem (4.1) Alle barn i barnehage og grunnskole skal få oppleve profesjonelle kunst- og kulturtilbud. Det er etablert mange og varierte kunst- og kulturtilbud Flesberg kommune Gjennomført i samsvar med plan Gjennomført Gjennomført Ikke gjennomført Ikke gjennomført Gjennomført 50% Ikke gjenomført Arbeid med MOT-verdiene på skolens foreldremøte, minimum ett møte pr. klassetrinn. Kulturkontoret gir årlig tilbud om et arrangement i barnehagen. 2015-2018 Gjennomført ved: 1. Arrangement ved åpning av Friluftslivets år. 2. Utarbeiding av plansjer som skal henges opp i lysløypa, Stevningsmogen. Gjennomført 50% 2015-2018 Gjennomført 2 årlige foredrag i samarbeid med kirkekontoret med tema som ligger i skjæringspunktet mellom historie, 2015 Gjennomført Side 14 Tertialrapport 1 - 2015 (2.3) Regionalt og interkommunalt samarbeid vil fortsatt ha høy prioritet i søken etter gode og effektive fellesløsninger(3.1) Arbeidet med planlegging av ny felles barneskole- og flerbrukshall på Stevningsmogen skal videreføres (3.4) religion, filosofi, etikk og samtid. Ferdigstille interkommunal kulturplan som overordnet styringsdokument for kulturområdet. 2015 Ikke gjennomført. Følge opp kommunestyrevedtak fra april 2014. 2015 Første planleggingsmøte gjennomført. 2015 Pr.30.04.15 0 1,6 % 100% <7% 2 1 1 75% 5,78 1 1 4 85 % Ikke måltall i kostra pr 15.03.15 Målindikatorer: Økonomi: Avvik regnskap/ budsjett Medarbeidere: Tilbud om medarbeidersamtaler Sykefravær Gjennomførte dager etterutdanning pr. lærer Gjennomførte dager etterutdanning pr. barnehageansatt Antall lærere under videreutdanning (Kompetanse for kvalitet) % lærere med universitets-/høyskoleutdanning og pedagogisk utdanning (Jfr. kostrarapportering) Redusere antall dispensasjoner på pedagogiske ledere Gjennomførte vernerunder i alle enheter Tjeneste: Barnehagedekning - alle som har søkt innen hovedopptaket Elektroniske tjenester: Oppdaterte hjemmesider skolene Oppdaterte hjemmesider barnehagene Resultater: % av elevene på 3. trinn over kritisk grense i lesing Gjennomsnitt nasjonale prøver 5. trinn Flesberg kommune Side 15 30% 100% 40% 100% 100% Ja Ja Ja Nei 85 % 1,8 75% Rapporteres i årsmelding Tertialrapport 1 - 2015 Gjennomsnitt nasjonale prøver 8. trinn Gjennomsnitt nasjonale prøver 9. trinn Gjennomsnitt grunnskolepoeng 10. trinn Gjennomsnitt elevundersøkelsen Flesberg kommune 3,0 3,0 40 <1,3 Side 16 Rapporteres i årsmelding Rapporteres i årsmelding Rapporteres i årsmelding Rapporteres i årsmelding Tertialrapport 1 - 2015 NAV Numedal (Vertskommune Rollag) Økonomistatus Budsjett 2015 NAV Numedal og flyktningetjenesten rammeområde 3 NAV – Sosialtjenesten, overføring til Rollag kommune NAV – Flyktningetjenesten, overføring til Rollag kommune 2 467 301 2 467 301 0 Periodisert budsjett 30.04.15 Regnskap 30.04.15 Avvik 30.04.15 1 932 834 822 434 1 110 400 2 130 780 758 800 1 371 980 -197 946 63 634 -261 580 -10,2 1.tertial 14 2.tertial 14 2014 1.tertial 15 Avvik i % Kommentar NAV: Merforbruket på flyktningetjenesten skyldes leiekostnader til hus og økte utgifter til økonomisk sosialstønad Sykefravær Kommentar: Ingen ansatte i Flesberg. Rollag kommune er vertskommune med arbeidsgiveransvar Målindikatorer 2015 Økonomi: Avvik i % (merforbruk +, mindreforbruk -) Medarbeidere: Sykefravær i % Status pr 1. tertial 2015 0 God kontroll på kjente utgifter <4 Medarbeiderundersøkelse / HKI* Brukere: 24 Få ansatte gir fort høye utslag. Arbeidsgiver følger opp og tilrettelegger der dette er aktuelt. Gjennomføres i oktober. Forrige resultat 25,6 Brukerundersøkelse – brukertilfredshet i NAV, kvalitet på tjenestene (karakter 1-6) Andel mottaker som forsørger barn under 18 år Andel mottaker 18-24 år som mottar økonomisk sosialhjelp i forhold til andel av samlet brukermasse på økonomisk stønad Snitt antall måneder stønadslengde for økonomisk sosialhjelp 18-66 år Andel i % som går over 6 måneder på stønad >4 <30 <20 Gjennomføres på høsten. Forrige resultat 5 35% 19,5 <4 <30 4,2 18% *Humankapitalindeks, medarbeiderundersøkelse i NAV hvor energiscore bør være over 24 Flesberg kommune Side 17 Tertialrapport 1 - 2015 Barneverntjenesten i Numedal (vertskommune Nore og Uvdal) Økonomistatus Budsjett 2015 Barnevern, overføres til Nore og Uvdal kommune 7 066 800 Periodisert budsjett 30.04.15 Regnskap 30.04.15 Avvik 30.04.15 2 355 600 2 441 121 -85 521 Avvik i % -3,6 % Økonomi pr. tertial 1- 2015 og prognoser 31.12.2015: Administrasjon felles (administrasjon innen barneverntjenesten som deles 40/40/20 mellom kommunene): Pr. 1. tertial er det et merforbruk på kr. 221 000,-. Dette skyldes oppgjør etter avtale om avsluttet ansettelsesforhold. Prognose for året er at det blir et mindre overforbruk på grunn av dette. Tiltak: Pr. 1. tertial er det et lite merforbruk samlet på tiltak i og utenfor hjemmet. Egenandel på institusjonstiltak i Bufetat er økt med kr. 180 000,- pr. år pr. barn fra 1.1.15 (kr. 65 000,- pr. mnd. Pr. barn). Denne økningen er ikke budsjettert og vil resultere i et merforbruk på kr. 360 000,- ut året. Handlingsprogram 2015-2018 Mål Planarbeid Internkontroll Tiltak Gjennomgang av gamle planer for å evaluere og evt utarbeide nye planer. Kvaliteteslosen skal være styringsverktøy for internkontrollsystem til samtlige tjenester. Flesberg kommune Periode Utarbeide felles fosterhjemsplan for Numedal. Innen juni 2015 Planen ferdigstilles mai 2015. Utarbeide organisasjon – og utviklingsplan for Numedal barneverntjeneste. Innen mai 2015 Organisasjonsplanen er under utarbeidelse. Innføre Kvalitetslos; samtlige ansatte skal få opplæring. 2015 Alle rutiner, veiledere, rundskriv og lovverk er lagt inn. Alle ansatte fikk opplæring i februar 2015, og vi har tatt systemet i bruk. Kvalitetslosen står fast som sak på alle fagmøter, der vi evaluerer bruk, drøfter nye momenter som skal legges inn. Så langt har vi ikke meldt noen avvik. Side 18 Tertialrapport 1 - 2015 Mål Tiltak Periode Gode oppvekstvilkår for barn og unge; Holdningsskapende arbeid Styrke holdnings-skapende arbeid i barnehage og skole for både fysisk og psykisk helse, inkluderende miljø og kosthold Bruke resultatene fra Ungdata til å få til holdningsendringer hos ungdommen og foreldrene 2015-2016 tverrfaglig satsing på tiltak for barn med overvektproblematikk 2016-2018 implementere konsultasjonsteam både i barnehagene og skolene i hele Numedal styrke ungdomsmiljøet i hele Numedal Gjennomføring av ungdata i Numedal og utarbeide felles tiltak interkommunalt og tverrfalig for å styrke ungdoms 2015-2018 2016-2018 Helsefremmende arbeid: den prosess som gjør folk i stand til å bedre og bevare sin helse : Styrke familiene til å kunne Deltagelse i Folkehelseprosjektet 2015-2018 ivareta egen helse og utvikling i Flesberg Bruke erfaringer fra folkehelseprosjektet i hele Numedal Holdningsskapende arbeid er en kontinuerlig prosess, i samarbeid med andre kommunale tjenester. Rutiner for å kunne satse og implementerer foreslåtte tiltakene er utarbeidet og iverksatt i samtlige kommuner. Barneverntjenesten har hatt en representant i prosjektet og forarbeidene er nå avsluttet. 2017-2018 En effektiv kommuneorganisasjon fokus på tverrfaglig samarbeid etablerte rutiner mellom faggrupper /utarbeide felles skal gi forutsigbare vedtak handlingsprogram Flesberg kommune Side 19 2015-2018 Rutiner mellom barnevern og andre kommunale tjenester er etablerte. Tertialrapport 1 - 2015 Helse og omsorg Økonomistatus Budsjett 2015 56 906 508 Periodisert budsjett 30.04.15 Regnskap 30.04.15 Avvik 30.04.15 Avvik i % 21 212 831 21 619 128 -406 296 -1,9 Kommentar: Etaten har utfordringer på grunn av manglende kompensasjon for prisvekst på tjenester man kjøper. Spesielt gjelder det tjenester vi kjøper fra andre kommuner. Utgiftene på disse tjenestene øker tilsvarende både pris- og lønnstigning. Etaten har store utgiftsposter til bruker bosatt i nabokommune hvor dette slår inn, samt at etaten kjøper tjenester som for eksempel vask og leie av tøy. Dette bidrar til en faktisk reduksjon av rammen som det ikke er tatt høyde for enda. I tillegg må etaten endre seg i forhold til nye krav. Samhandlingsreformen har medført at brukere skrives ut til kommunene tidligere enn før. Det innebærer at man har måttet etablere flere korttids-/avlastningsplasser for å møte dette behovet. Det innebærer at man ikke får de inntektene som det innebærer med langtidsplasser. I tillegg må tjenestene dreies fra praktisk bistand – som man kan ta en liten egenandel på – til helsehjelp der man ikke kan ta betalt. I sum betyr dette at etaten har fått et strammere budsjett, som gir utfordringer. Etaten jobber med å gjøre det som er mulig for å holde seg innenfor vedtatt ramme med bl.a. å se på følgende: 1. Gå gjennom tjenestene til brukere med tjenester på et lavt nivå og se på hva som kan reduseres. 2. Holde igjen på kompetanseutviklingstiltak. 3. Dersom man får midlert til opplæring gjennom Kompetanseløftet – vil ansatte ikke få fri med lønn, men må bytte vakter for å kunne delta. En vil ikke leie inn vikarer for dette. 4. Gjennomgang av alle tjenestene for å se på hva som kan kuttes ut, eventuelt reduseres. Inntektene kan en liten grad påvirke, og det synes som det blir mindre og mindre mulighet for å kunne skaffe inntekter, da mer og mer av de rettighetsbaserte tjenestene skal være gratis for bruker. Driftstiltak budsjett 2015 Beløp Kommentar Nye brukere i bolig. 1,5 stilling, kveld helg 1 000 000 Brukt vikarer for å kartlegge tjenestenivå. Ansettes fast fra sommer 2015 Se kommentar over. -506 000 Reduksjon av netto rammen med 0,9 % Sykefravær Kommentar: Vi er fornøyd med utviklingen av sykefraværet, og fortsetter vårt fokus og vårt arbeid med oppfølging og ledelse. Flesberg kommune Side 20 1.tertial 14 2.tertial 14 2014 1.tertial 15 6,36 % 5,64 % 6,56 % 5,25 % Tertialrapport 1 - 2015 Etatens handlingsprogram Status pr 1. tertial 2015 Fokus på mennesker Fokus på informasjon Fokus på økonomi Fokus på tjenestene Lederutvikling 2012 - 2015 - fokus på ledelse Vi fortsetter med lederutvikling og har fått støtte via KS og OU-midler til dette. Det er planlagt 4 samlinger i 2015. Myndiggjorte medarbeidere – K-lean som metode Kvalitet er fokus, og vi bruker Lean som metode. Rekruttering: Rett person på rett sted Rekruttering av høyskoleutdannet personell: sykepleiere, er så godt som umulig. Vi må utdanne egne sykepleiere. Kvalifisering: Medikamentkurs, hospitering, annen kursing Kursing og hospitering settes på vent inntil det er økonomisk rom for det. Se redegjørelse over. Fokus på kvalitet: Arbeid med prosedyrer og rutiner i «Kvalitetslosen» 2013/14 og K–lean 2014 arbeides videre med i 2015. Jevnlige møter mellom ledere og ansatte for felles utveksling av utfordringer og mulige løsninger Informere godt om etatens utfordringer og tjenestetilbudet Informasjon til politikere og organisasjoner følges opp. Informere om utfordringer som følge av samfunnsendringer Aktiv deltakelse i folkevalgte organer Delta på møter med frivillige lag og foreninger Oppdatere informasjon på kommunens nettsider - ta i bruk sosiale medier – her har man en utfordring i forhold til kompetanse og økonomisk prioritering. Vurdere etatens ressurser til IKT med ønske om 50 % stilling i 2016 Oppfølging med oppdatert informasjon på nettsider og sosiale medier er vanskelig å håndtere med dagens ressurser og kompetanse. Det er ingen som har dette som sin naturlige del av sine oppgaver, og man har ikke økonomi til å leie inn noen for å ta oppgaven. Etaten drives i økonomisk balanse i 2015 Dette er en utfordring, og det gjøres en innsats for å få nå dette målet. Økonomimøter hver måned i 2015 i forbindelse med månedsrapportering Endring av tjenestetilbudet tilpasset Samhandlingsreformen: Flesberg kommune Side 21 Tertialrapport 1 - 2015 Øke antall korttidsplasser til 6. Etaten nådde ikke målet i 2013 og 2014, men arbeider videre med dette i 2015. Antallet korttidsplasser er nå 6 -7 Etablere et kommunalt akutt-tilbud i Kongsberg i sammenheng med interkommunal legevakt. Det etableres et akutt tilbud på Kongsberg desember 2015. Det arbeides likeledes med en «øyeblikkelig-hjelp-plass» lokalt for etatens brukere som har akutt bistands-, omsorgs-, og rehabiliterings behov. Styrking av psykiatritjenesten. Flere pasienter skal behandles i kommunehelsetjenesten. Flere mennesker med psykisk sykdom medfører et sterkt press på tjenesten. Tjenesten er sterkt presset og klarer ikke gi tjenester til alle de som har krav på tjenester. Etaten ønsker å øke bemanningen med 50 % fra 2016. Interkommunalt samarbeidsprosjekt mellom Numedalskommunene, NAV og DPS om psykisk langtidssyke. Kommunen har ansvar for stadig flere tungt psykisk syke mennesker. For å mestre å leve med sin sykdom er de avhengige av å ha en hverdag i en arbeidssituasjon der de kan bidra med det de kan, og at de er en del av et sosialt felleskap. Dette tilbudet er integrert i etatens korttidsplasser. Vi har et behov for å styrke psykiatrien, men har ikke økonomi til dette. Det er heller ikke mulig å omdisponere midler. Dette er i arbeid. Fokus på hjemme rehabilitering. Etablering av et innsatsteam i 2013 med eksisterende ressurser. Dette videreutvikles i 2015, Høy innsats fra fysioterapeut, ergoterapeut og hjemmetjenestene i begynnelsen av en rehabiliteringsfase etter sykdom kan bidra til å øke brukernes funksjonsnivå og mestringsnivå for å kunne bo hjemme så lenge som mulig, økt lagerkapasitet på hjelpemidler øke hjemmetjenestenes kapasitet på kveldstid natt-tjeneste Vi har økt kapasiteten utover det vi har rom til. Vi har økt bemanning på kveld. Skal økes ytterligere Vi har fått nattjeneste i hjemmetjenestene. er alle etablerte elementer som er nødvendige for å kunne lykkes. Flere med stor funksjonshemming bor hjemme i 2014 Flesberg kommune Økt bevissthet og fokus på bruk av tekniske løsninger (velferdsteknologi). Det vil Side 22 Det er et fokus på velferdsteknologi og det brukes der det er mulig. Tertialrapport 1 - 2015 være en økende utfordring i årene fremover med «for få hender» til å løse alle oppgaver. Mange tekniske løsninger finnes tilgjengelig allerede i dag, og etaten er aktivt med i å prøve ut nye løsninger. Helsenett Meldingsløftet Større fokus på folkehelse og samfunnsmedisin Øke antall sykepleiere Ressurs saksbehandling Helsenettet ble implementert i 2013/2014. Det medførte store endringer i etatens rutiner og prosedyrer i forhold til kommunikasjon med spesialisthelsetjenesten, HELFO, fastlegene, laboratorier og apotek. Utarbeide og etablere et prosjekt med arbeidstittelen: Samarbeid mellom Linjene Dette er et kunnskapsbasert helhetlig/tverrfaglig arbeid i forhold til folkehelse fra 2014. Målet med prosjektet vil være å jobbe mer målrettet med å utjevne sosiale forskjeller. Sentralt i dette vil kunnskapen om at det er sammenheng mellom utdanningsnivå og helse være. Det innebærer bl.a. at en må jobbe med å legge til rette for læring gjennom hele livsløpet, både innen familien og innenfor læringsinstitusjonene. Det er utarbeidet en egen prosjektbeskrivelse som er vedtatt politisk Det er etablert kontakt med fylkeskommunen for å søke om støtte. Det er videre etablert kontakt med HBV for å få til følgeforskning. Stimulere ansatte til å benytte kommunens stipendordning: Ansatte som blir tatt opp på sykepleierhøyskole kan søke om stipend under utdanning mot bindingstid i etterkant. Rekruttering av utenlandske sykepleiere. Interkommunalt samarbeid om en forvaltningsenhet (2016). Økt legeressurs i kommunen. Økt behandling lokalt krever økte legeressurser. Økt fokus på samfunnsmedisin og folkehelse krever økt samfunnsmedisinsk kompetanse. Legeressursene økes slik at ressursene som kommunelege, helsestasjonslege og sykehjemslege samlet blir på 100 %. Økt kostnad på ca. kr. 500.000,- ble lagt inn i økonomiplanen f.o.m. 2014. 2 utlysninger i 2014 har vært uten resultat. Rekrutteringsarbeidet fortsetter i 2015 Det er krav til kommunen om å etablere et eget dagtilbud til demente innen 2015. Øke dagsenter I dag får mennesker med demens et tilbud i ordinært dagsenter. Demente har behov kapasitet for et tilrettelagt tilbud. Noen trenger også skjerming. Hittil har alle fått et tilrettelagt og tilpasset tilbud innenfor det etablerte tilbudet. Alle aktuelle brukere har fått et relevant og godt tilbud. Det skal jobbes mer med hvordan man kan utvikle tjenesten innen dagens rammer. Endre brukernes fokus fra å være passiv mottaker til aktiv deltaker i eget liv. Kunnskap om hva som skaper uhelse, og hvordan man kan leve med kronisk sykdom og smerter. Arbeides med fra 2015 og fremover. Flesberg kommune Side 23 PLO meldinger (elektroniske meldinger mellom helseforetak og kommuner, mellom laboratorier og kommuner, mellom leger og kommuner) brukes mer og mer aktivt. Målet er der, prosjektet er i gang, det går langsomt, har ikke kraft og driv på det på grunn av manglende økonomi til prosjektleder. Tjenesten er så presset at det ikke er mulig å få til innenfor eksisterende ramme. To personer begynner på høyskolen høsten 2015 dersom de blir tatt opp. Aktuelt: opplæring av saksbehandlere ved Forvaltningsavdelingen i Kongsberg kommune. Ansatt kommuneoverlege for Flesberg og Rollag i 20%. Tjenesten etablerer et tilbud til 2 demente 3 dager pr. uke. Innen dagens rammer. Tertialrapport 1 - 2015 Øyeblikkelig hjelp og legevakt (interkommunalt samarbeid) er en del av prosjektet «Helseløft Kongsberg», som er et samarbeidsprosjekt mellom de kommunene som Kongsberg sykehus har som sitt nedslagsfelt. Kongsberg Interkommunale legevakt ble etablert 02.06.2014, og øyeblikkelig-hjelpsenger i tilknytning til legevakt/sykehus jobbes det videre med. Flesberg kommune Side 24 Øyeblikkelig hjelp tilbud etableres på Kongsberg i tilknytning til legevakt i 2017. For å møte krav om å etablere slike plasser fra 01.01.2016 kjøpes plasser på Kongsberg sykehus fra 01.12.2015 frem til nytt bygg står ferdig i 2017. Tertialrapport 1 - 2015 Teknikk, plan og ressurs Økonomistatus Budsjett 2015 Teknikk, plan og ressurs Fordelt slik: Teknikk, plan og ressurs: Drift utenom selvkostområdene Teknikk, plan og ressurs: Drift selvkostområdene Kommentar: Periodisert budsjett 30.04.15 Regnskap 30.04.15 Avvik 30.04.15 17 684 532 3 062 949 3 240 009 -177 060 18 693 966 -1 009 434 5 339 556 -2 276 607 5 536 362 -2 296 353 -196 806 19 746 Avvik i % -3,7 0,9 Økonomien er i balanse. Avvik drift utenom selvkostområdene skyldes periodisering. Driftstiltak budsjett 2015 Beløp Øke ramme drift Stevningsmogen Fritidspark Økning gebyrer jfr oversikt Leie lokaler på Moen i stedet for å bygge brannstasjon Reduksjon av netto rammen med 0,9 % 100 -451 200 -141 Sykefravær Kommentar Ok Ok Leieforhold etablert. Mål å holde rammen ved innsparinger på flere områder. 1.tertial 14 2.tertial 14 2014 1.tertial 15 3,54 % 2,18 % 4,50 % 7,59 % Kommentar: Få ansatte på etaten gir prosentvis store utslag når noen på etaten har sykefravær. Pågående og nye prosjekter 2015 Deltakelse i forprosjekt felles barneskole/flerbrukshall i samarbeid med oppvekst og kulturetaten. Gjennomføre prioriterte tiltak i investeringsbudsjettet i h.h.t. hovedplan vann og avløp. Gjennomføre alternativ løsning til bygging av ny brannstasjon, se investeringsoversikt. Etablere ny slamløsning i samarbeid med Rollag (evt. private). Gjennomføring av tiltak i h.h.t. plan for oppgradering av veier. Rehabilitering/bygging Haugsjøbru, se investeringsoversikt. Renovasjon. Utredning om felles renovasjonsordning i Kongsbergregionen. Flesberg kommune Side 25 X X X X X X X Status pr 1. tertial 2015 Arbeidet med forprosjekt påbegynt – etaten ikke involvert så langt. Se status i investeringsoversikten. Se status i investeringsoversikten. Utredningsprosess påbegynt i samarbeid med Rollag kommune. Gjennomføres i 2. tertial. Se status i investeringsoversikten. Avventer vedtak fra andre kommuner. Tertialrapport 1 - 2015 Renovasjon. Fortsette utfasing av gamle hytterenovasjonscontainere og videreføre planlegging av ny renovasjonsordning for kommunes fritidsbeboere. Må også sees i sammenheng med ovenfor nevnte prosjekt. Adressering og gatenummerering. Kommunestyret har vedtatt gatenavn til fastboende. Skilting startet i 2013, og prosessen går videre utover i perioden til 2017 (investeringsoversikt). Implementering av IK Bygg pågår, og dette vil gi bedre grunnlag for styring og prioritering av utgiftene til vedlikehold av kommunens bygningsmasse, ref. mål i k.sak 44/12. Gjennomføring av EPC-kontrakt dersom kommunestyret fatter vedtak om tiltakspakke (investeringsoversikt). X X X X Ingen direkte aktivitet i 1. tertial utover at forslag til ny forskrift er fremmet i forbindelse med at ny avtale for innhenting av avfall må på plass før 1. sept. Anbudsprosess for dette er gjennomført. Prosessen har jevn og god fremdrift ut fra de personalressursene som er tilgjengelige. Prosessen pågår som planlagt. Anbud gjennomført som planlagt i 2014, og kommunestyret behandlet sak og vedtok tiltakspakke i k.sak 3/15. Tiltakene iverksettes 2. tertial 2015. Tiltak 2015 Organisasjonsgjennomgang av etaten. X Bistå ved utarbeidelse av salgsavtale før salg av kommunens boligområde i Lampeland Østplanen Nytt faktureringssystem for vann, avløp, renovasjon og tømming av private slamavskillere er innført. Ta i bruk slammodulen i 2015. Grønn dal. Fortsette samarbeidet utover i perioden. Gjennom samarbeidet får vi mange data vi trenger for vår rapportering om vanntilstanden i Numedalslågen. Klima- og energiplan. Bidra ved oppfølging av vedtatt plan (flere områder), ref. EPC-prosjekt. System for tettere oppfølging og bedre gjennomføring av investeringstiltak og drift. Månedlig rapportering. Planarbeider: a) Kommunal planstrategi, b) Kommunedelplan for Blefjell, c) Utarbeide/revidere reguleringsplan for Moen industriområde, d) Gang- og sykkelvei fra Lampeland til Søre Moen m.v. Jobbe med løsninger ressursmessig for å komme videre disse planrelaterte arbeidene, e) Rullering kommuneplan. Målindikatorer Tekst skrevet med kursiv referer til utdrag fra kommuneplan, bla hovedmålsetninger og strategier: Økonomi: % avvik av regnskap/budsjett Medarbeidere: .. attraktiv arbeidsplass med godt kvalifiserte medarbeidere (2.6): Flesberg kommune X X X X X X Status pr 1. tertial 2015 Aktivitet og prosess i hele 1. tertial, men p.g.a. vakanser har mye av fokuset måttet bli opprettholdelse av løpende drift. Ingen aktivitet i 1. tertial p.g.a. personalsituasjonen. Det har i 1. tertial blitt jobbet med etablering av tømmelister på systemet. Dette vil gi grunnlag for et bedre system fremover på dette området. Ingen spesiell aktivitet i 1. tertial. Se kommentar EPC-prosjekt. Ikke fulgt opp like tett som i 2014, da det har vært vakanser både i TPR-etaten og i FØNK. Se kommentar investeringsoversikt. Ut fra vedtatt oversikt/prioritering av planarbeider, så har en del ressurser gått til forprosjekt og utredninger knyttet til ny gang- og sykkelveg mellom Svene og Lampeland. Her har det vært stor aktivitet hele 1. tertial innbefattet oppstart av prosjektet i tråd med k.sak 5/15. Mål 2015 Status pr 1. tertial 2015 0 Organisasjonsgjennomgang med sikte på god ressursutnyttelse, styring og et godt arbeidsmiljø i etaten. Påbegynt i 2014, og vil fortsette i 2015. Fokusområder: Struktur, organisering, internkontroll og oppgavefordeling Side 26 Prosessen er i gang og en har påbegynt prosess med oppgavefordeling, samt elementer av det øvrige innhold. Fremdriften Tertialrapport 1 - 2015 kompetanseutvikling: Sykefravær Gode og effektive offentlige tjenester til brukerne: (2.6) Jord, 11500 daa av Flesbergs areal er jordbruksareal, fordelt på 90 bruk. 6 områder i kommunen fremstår med høye kulturverdier og er viktige å holde i hevd: (3.2) Skog. Årlig hogstkvantum er beregnet til 78.000 m3. med en førstehåndsverdi på 26 mill. inntekter fra transport og lokal foredling kommer i tillegg med 50 mill: (3.2) Fisk og vilt: (3.2) Helse- miljø og sikkerhet: Trafikksikkerhetsplan: (3.10) Samfunnssikkerhet og beredskap: (3.11) Flesberg kommune HMS og personal Arbeidsflyt (lean) Tilbud om medarbeidersamtaler til alle med påfølgende tiltak. Gjennomføre minst en vernerunde. Kursing av aktuelle medarbeidere i nytt lovverk. <5 % Overholde lovpålagte tidsfrister innen plan- og byggesaksbehandling. Fortsatt overholdelse av tidsfrister for å få saksbehandlingstiden ned til 14 dager. Utføre brannsyn i alle § 13 bygg i kommunen. Utføre feiing og tilsyn av ildsteder i h.h.t. gjeldende lovverk. Være à jour med kartforretninger. Godt og nok vann og sikkerhet i vannforsyningen, overholde krav i drikkevannsforskriften i vannprøver. Godkjente prøver av avløpsvann fra kommunes avløpsvann i h.h.t. gjeldende lovverk. Bidra til å holde arealet og kulturverdiene i hevd ved å sørge for at disse får tilført midler gjennom statlige støtteordninger. Fortsette å bidra med søknadshjelp og midler gjennom statlige støtteordninger, samt tilsyn med disse. er litt hemmet av at det er vakanser på etaten som gjør at daglig drift må ha hovedfokus. Gjennomført før nyttår. Oppfølgingsrunde påbegynnes nå. Ikke gjennomført pr. 1. tertial. Delvis gjennomført. Høyere enn måltallet, men ikke arbeidsrelatert. Har ikke nådd dette målet i alle saker i 1. tertial p.g.a. vakanser/sykefravær kombinert med økt saksmengde. Planlagt, men ikke gjennomført 100% i 1. tertial. Gjennomføres. Ut fra tilgjengelige ressurser, så er det vanskelig å være ajour hele tiden da saksmengden varierer og også andre gjøremål må prioriteres innenfor den samme ressursen. Krav overholdes m.h.t. prøver, men utfordringer på dette området vil vedvare inntil investeringer i h.h.t. hovedplan v/a gjennomføres. Krav overholdes m.h.t. prøver, men utfordringer på dette området vil vedvare inntil investeringer i h.h.t. hovedplan v/a gjennomføres. Ingen spesielle tiltak i 1. tertial utover søknadshjelp. I følge skogloven skal det føres tilsyn med 10 % av alle skogavgiftssaker. I tillegg skal det føres utvidet tilsyn i avgiftssaker. Mål: Minst 10 % tilsyn gjennomført. Ikke gjennomført i 1. tertial. Sørge for tildeling av fiskefondsmidler etter søknad(er). Sørge for å sende inn søknad om midler til oppfølging av planen og at tildelte midler blir brukt. Fortsette gjennomføring av trafikksikringstiltak, som planlagt. Herunder delta med innspill til Statens Vegvesen og Fylkeskommunen på temaer som gang/sykkelveier, busslommer etc. bl.a. planlegging av ny gangvei fra Søre Moen til Lampeland. Nødvendig kursing og opplæring av kommunens brannmannskaper. Ikke gjennomført i 1. tertial. Forprosjekt gang- og sykkelveg bl.a. gjennomført med tilskudd fra fylkeskommunen. Ny befaring fra Statens Vegvesen ang. busslommer etc. gjennomført. Side 27 Gjennomføres. Tertialrapport 1 - 2015 Investeringer Prosjekt (inkl mva) Svene barnehage utbygging Grunnskole - IT-utstyr Forprosjekt ny skole, flerbrukshall og svømmehall Barnehagene - inventar/utstyr felles Opprinnelig budsjett 2015 Budsjettendringer 2015 Revidert budsjett 2015 Regnskap 30.04.2015 0 4 350 524 4 350 524 3 242 017 300 000 0 300 000 300 797 0 2 500 000 2 500 000 0 Resterende Kommentarer: Bygg ferdigstilt og overlevert. Gjenstår bl.a. uteområde og inngjerding som 1 108 507 gjennomføres vår/sommer 2015. -797 Innkjøp av elevPC-er. 2 500 000 Prosess med engasjering av prosjektleder er påbegynt. 0 51 333 51 333 52 973 Investeringer Kongsbergregionen 240 000 0 240 000 0 240 000 Ikke gjennomført pr. 1. tertial. Dusj og gard.anlegg brannstasjon 300 000 0 300 000 0 300 000 Planlegging påbegynt i 1. tertial. Automatiske døråpnere 150 000 0 150 000 0 Flesberg vannverk -1 640 Grov- og fingarderober på alle avdelinger. 150 000 Ikke påbegynt. Prøvepumping ble avsluttet før nyttår og rapport med forslag til videre 1 331 969 fremdrift er mottatt. 0 1 442 589 1 442 589 110 620 2 500 000 0 2 500 000 0 2 500 000 Ikke gjennomført i 1. tertial. Nye containere hytterenovasjon 300 000 0 300 000 0 300 000 Ikke gjennomført i 1. tertial. Renseanlegg Lyngdal 250 000 0 250 000 0 250 000 Ikke gjennomført i 1. tertial. Komprimator og oppgradering Moen miljøstasjon 600 000 0 600 000 0 600 000 Ikke gjennomført i 1. tertial. 0 0 0 -20 000 1 000 000 0 1 000 000 0 500 000 0 500 000 3 474 Svene- Solvoll avløpspumpeledning Brann: pumpe til tankbil Nytt vannverk Svene-Lampeland prosjektering Ledningskartverk/saneringsplan VA Nytt behandlingsanlegg for slam 20 000 1 000 000 Ikke gjennomført i 1. tertial. 496 526 Påbegynt i 1. tertial. Utredningsprosess i gang sammen med Rollag kommune. Midlertidig løsning 1 446 240 etableres i 2. tertial. 1 500 000 0 1 500 000 53 760 Overvåking VA- pålegg i fra mattilsynet 300 000 0 300 000 0 300 000 Ikke gjennomført i 1. tertial. Opprusting kommunale veger 500 000 0 500 000 0 500 000 Ikke gjennomført i 1. tertial. Avløp: omlegging avløp Nærstugo 100 000 0 100 000 0 Haugsjøbrua 100 000 Ikke gjennomført i 1. tertial. Planlegging, inkl. innhenting av pristilbud og bestilling gjennomført. Blir 700 000 etablert tidlig høst. 700 000 0 700 000 0 Trafikksikkerhetstiltak FV 40 0 5 000 000 5 000 000 0 Gang- og sykkelveg strekningen Svene-Lampeland 0 22 000 000 22 000 000 0 100 000 255 679 355 679 6 862 Adressering, skilting, kartverk EPC-prosjekt 2 500 000 283 498 2 783 498 0 Tråkkemaskin Stevningsmogen 350 000 275 000 625 000 625 000 Ombygging grendehus Stevningsmogen 200 000 0 200 000 0 Flesberg kommune Side 28 5 000 000 Gjennomføres – følger fremdriftsplan. 22 000 000 Gjennomføres – følger fremdriftsplan. Noe aktivitet i 1. tertial, og mer planlagt aktivitet i 2. tertial der fjell348 817 /hytteområdene nå blir jobbet med. 2 783 498 Iverksettelse av tiltak i 2. tertial. 0 Gjennomført. 200 000 Påbegynt. Tertialrapport 1 - 2015 Lysløype Stevningsmogen Digitalisering av planer(samarbeidsprosjekt Numeda 1 350 000 0 1 350 000 0 1 350 000 Ikke gjennomført i 1. tertial. 100 000 0 100 000 0 100 000 Ikke gjennomført i 1. tertial. Startlån v/husbankmidler (netto avdrag) 0 0 0 -44 103 44 103 Saldering ved overføring til neste år 0 1 800 000 1 800 000 0 1 800 000 390 000 0 390 000 0 390 000 14 230 000 37 958 623 52 188 623 4 331 399 47 857 224 Egenkapitaltilskudd KLP Flesberg kommune Side 29 Tertialrapport 1 - 2015 Oversikt planarbeider Plan Finansiering Status (K-sak 12/14) Status pr. 1. tertial 2015 1. Regulering/prosjektering gangveg Svene – Lampeland Kr. 300.000,- Buskerud fylkes trafikksikkerhetsutvalg Ikke igangsatt. Konsulentbistand reguleringsplan må innhentes, og prosjektet må organiseres. 2. Ny hovedplan vann og avløp 3. Reguleringsplan crossbane Lampeland Finansieres av tidligere avsatte midler til vann og avløpsprosjekter. Kr. 100.000,- Flesberg kommune Innhenting av konsulentbistand pågår. Frist for tilbud er 24.01. Vedtak om behandling i k.styret senest 26.06.14. Konsulent engasjert i hht. Rammeavtale BTV. Igangsettes januar 2014. Midler bevilget til gjennomføring av fylkeskommunen i januar med oppfølgende vedtak av kommunestyret i februar. Vedtaket er fulgt opp og prosjektet følger fremdriftsplanen. Formannskapet informeres fortløpende om status. Dette planbehovet kan nå tas ut av oversikten. Ny hovedplan ble vedtatt av kommunestyret i juni 2014, og tiltak er lagt inn som prioriteringer i økonomiplan og handlingsprogram. Også dette planbehovet kan nå tas ut av oversikten. Planen hadde sin første behandling komiteen plan, næring og ressurs i februar 2015 for utlegg til offentlig ettersyn. 4. Regulering snøscooterløyper 5. Regulering skoleformål 6. Utarbeide kommunal planstrategi 7. Kommunedelplan Blefjell 8. Reguleringsplan Moen industriområde. Rullering kommuneplan 9. Flesberg kommune Kr. 300.000,- avsatt i vedtak om igangsetting av forprosjekt. Avklare interesse fra grunneiere, samt avklare omfang (reguleringsplan eller kommunedelplan). Innhente tilbud fra konsulenter. Avhengig av vedtak våren 2014 vedr. ny skole/flerbrukshall. Ved evt. vedtak om bygging av skole/flerbrukshall på Stevningsmogen, så må det igangsettes reguleringsarbeider. Bør gjennomføres i 2015, og kommer forut for rullering av kommuneplanen. Innhente tilbud fra konsulenter. Elementer i nåværende plan bør oppdateres. Beslutning om revisjon hører hjemme i prosessen med kommunal planstrategi. Arbeidet utsatt, p.g.a. at regjeringen trakk forsøksordningen. Avventer ny lov/forskrift. Vil bli satt i gang når prosjektledelse for forprosjektet er etablert. Ingen aktivitet i 1. tertial. Ingen aktivitet i 1. tertial. Ingen aktivitet i 1. tertial. Ingen aktivitet i 1. tertial. Vurderes når kommunal planstrategi utarbeides og behandles. Side 30 Tertialrapport 1 - 2015 Sykefravær Det totale sykefraværet til kommunen er 5,7 %. Dette er en liten økning i forhold til samme tidspunkt i 2014 og reduksjon i forhold til samme tidspunkt i 2013. Sosial- og barnverntjenesten blir rapportert i vertskommunene. Flesberg kommune Side 31 Tertialrapport 1 - 2015 Flesberg kommune Side 32 Tertialrapport 1 - 2015 Befolkningsutvikling Befolkningsendringer - 1 kvartal 2015 Folketalet ved inngangen av 2015 06 Buskerud Fødde Døde Innflyttinger Av dette I alt frå utlandet Fødselsoverskudd Utflyttinger Av dette til utlandet I alt Netto innflytting, inkl. inn- og utvandring Folketalet ved utgangen av kvartalet Folkevekst Endring i % 274 737 667 685 -18 2 689 919 1 942 279 747 729 275 466 0,27 % 26 711 67 60 7 346 96 245 23 101 108 26 819 0,40 % 2 671 4 6 -2 39 11 25 1 14 12 2 683 0,45 % 1 375 0633 Nore og Uvdal 2 541 Kilde: SSB – Statistisk sentralbyrå pr 19 mai 2015. 3 7 -4 8 0 5 0 3 -1 1 374 -0,07 % 3 10 -7 28 6 18 0 10 3 2 544 0,12 % 0604 Kongsberg 0631 Flesberg 0632 Rollag Flesberg har pr. 1 kvartal 2015 ett fødselsunderskudd på to personer og netto innflytting på 14 personer som gir en total folkevekst på 12 personer. Dette tilsvarer en økning på + 0,45 %. Folketallet er nå 2.683. Flesberg kommune Side 33 Tertialrapport 1 - 2015 Finansforvaltning Gjeldende finansreglement ble vedtatt av kommunestyre 16. desember 2010 i K-sak 60/2010. Det skal rapporteres pr tertial og ved særskilt årsrapport. Plassering og forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. Ved forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet til driftsformål skal det legges vekt på lav finansiell risiko og høy likviditet. Når det gjelder ledig likviditet og midler beregnet til driftsformål, har Flesberg kommune kun plasseringer i bankinnskudd. Kommunen inngikk bankavtale med Sparebanken1 Buskerud/Vestfold i 2012. Kapital i Sparebank1 pr 30.04.2015 37 129 913 kroner Bankinnskuddene til Flesberg kommune har markedsrente. Bankinnskuddene i Sparenank1 forrentes med 3 måneders nibor + margin på 1,07 %. Forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler. Formålet med forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrig finansavtaler er å skaffe kommunen finansiering til mest gunstig betingelser, uten at man påføres vesentlig finansiell risiko. Flesberg kommune 87,9 millioner kroner i langsiktig gjeld pr. 30.04.2015 fordelt på følgende låneinstitusjoner: Husbanken KLP DNB Kommunalbanken Sum Andel i % Flytende renter Faste renter 5 087 878 0 18 072 827 20 284 998 283 000 0 28 435 800 15 747 650 51 879 505 36 032 648 59,01 % 40,99 % Sum lån 5 087 878 38 357 825 283 000 44 183 450 87 912 153 Det har ikke vært vesentlige markedsendringer i 1. tertial 2015. Låneporteføljens fordeling mellom faste og flytende renter pr. 30.04.2015 er henholdsvis 41 og 59 %. I henhold til finansreglementet skal minst 25 % av porteføljen være på fast rente. Låneporteføljens sammensetning tilfredsstiller kravet i kommunens vedtatte finansreglement. Låneopptak i 2015 vil bli tatt opp med flytende rente. Flytende rente varierer mellom 1,9 og 2,6 % i 1 tertial 2015. Flesberg kommune Side 34 Tertialrapport 1 - 2015 Flesberg kommune har følgende satser for faste renter og utløpsdatoer: Beløp Faste renter 30.04.2015 KLP 7 599 998 KLP 12 685 000 Kommunalbanken 10 706 000 Kommunalbanken 5 041 650 Rente 2,83 % 2,38 % 3,60 % 2,98 % Utløp fastrente 20.11.2018 05.09.2019 09.11.2016 23.10.2017 Flesberg kommune skal gjennomføre låneopptak til investeringsformål på 7,2 millioner kroner i 2015. I tillegg skal det lånes 22 millioner kroner til forskottering for Fylkeskommunen av gang- og sykkelvei på strekningen Svene/Lampeland. Låneopptakene vil bli gjennomført i tråd med rammeavtale gjennom BTV innkjøp. Rammeavtalen forutsetter minikonkurranse mellom tre låneinstitusjoner; KLP, DnB og Kommunalbanken. Følgende rentesatser tilbys pr. 15. april 2015: Fastrente, basert på et lån med 20 års avdragstid Renteregulering: Nominell rente: Effektiv rente: 1 ÅR 1,57 % 1,57 % Flesberg kommune 2 ÅR 1,50 % 1,51 % 3 ÅR 1,57 % 1,57 % 4 ÅR 1,68 % 1,69 % Side 35 5 ÅR 1,81 % 1,82 % 6 ÅR 1,90 % 1,91 % 7 ÅR 2,00 % 2,01 % 8 ÅR 2,06 % 2,07 % 10 ÅR 2,15 % 2,16 % FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv Saksmappe Avd Saksbehandler 15.04.2015 210 2013/571 Rådmann Jon Gj. Pedersen Årsrapport finansforvaltning 2014 Utvalg formannskapet kommunestyret MØTEBEHANDLING: Møtedato 30.04.2015 18.06.2015 Utvalgssak 9/15 27/15 Rådmannens anbefaling: Rapporten om finansforvaltning 2014 tas til orientering. Behandling iformannskapet30.04.2015: Leder av FØNK, Anne Rudi var tilstede. Formannskapet foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Anbefaling iformannskapet30.04.2015: Rapporten om finansforvaltning 2014 tas til orientering. Vedlegg: Saksopplysninger: I henhold til reglement for finansforvaltning skal det rapporteres tre ganger årlig, ved 1. og 2 tertial i tertialrapportene og en særskilt rapport ved årets slutt. Dette er årsrapporten for 2014. Årsrapport 2014 1. Plassering og forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. Ved forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet til driftsformål skal det legges vekt på lav finansiell risiko og høy likviditet. Når det gjelder ledig likviditet og midler beregnet til driftsformål, har Flesberg kommune kun plassering i bankinnskudd. Bankinnskuddene er plassert i Sparebank1, Buskerud og Vestfold som er vår hovedbankforbindelse. Kapital pr. 31.12.2014: 2013 25 544 394 Sparebank 1 2014 38 210 953 Det har ikke vært vesentlige markedsendringer i 2014, da vi bare har bankinnskudd og ansvarlig lån. Bankinnskuddene til Flesberg kommune har markedsrente. Innskuddene forrentes til 3 måneders nibor + margin på 1,07 %. I regnskapet for 2014 er det inntektsført renter av bankinnskudd med 1 210 522 kroner. Det er ikke avvik mellom faktisk forvaltning og krav i finansreglementet i 2014. Flesberg kommune har ingen plassering av langsiktig finansielle aktiva ved utgangen av 2014. 2. Forvaltning av langsiktige finansielle aktiva adskilt fra kommunens midler beregnet for driftsformål. Plassering av langsiktig finansielle aktiva har som formål å forvalte frigjort kapital fra salg av eiendommer og andre midler etter kommunestyrets vedtak, og sikre en langsiktig avkastning som skal bidra til å gi innbyggerne et godt tjenestetilbud. Det styres etter en investeringshorisont på mer enn 5 år, samtidig som en søker en rimelig avkastning. Flesberg kommune har ingen plassering av langsiktig finansielle aktiva ved utgangen av 2014. 3. Forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler. Formålet med forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrig finansavtaler er å skaffe kommunen finansiering til gunstigst mulig betingelser, uten at man påføres vesentlig finansiell risiko. Flesberg kommune har langsiktig gjeld pr. 31.12.2014 på 90 559 273,- kroner fordelt på følgende låneinstitusjoner: DnB KLP Kommunalbanken Husbanken 507 000 39 071 943 45 785 560 5 194 770 Det har ikke vært vesentlige markedsendringer i forhold til lånesiden i 2014. Flesberg kommune har følgende fordeling mellom faste og flytende renter pr. 31.12.2014: Flytende Faste renter Sum lån renter Husbanken 5 194 770 0 5 194 770 KLP 18 438 611 20 633 332 39 071 943 DNB 507 000 0 507 000 Kommunalbanken 29 744 240 16 041 320 45 785 560 Sum 53 884 621 36 674 652 90 559 273 Andel i % 59,50 % 40,50 % I henhold til finansreglementet skal minimum 25 % av porteføljen være på fast rente. Dagens sammensetning har 40,5 % i fast rente lån. Flytende rente er pr. 31.12.2014 har rentesats på ca. 2,0 %. Side 2 av 3 Flesberg kommune har følgende satser for faste renter og utløpsdatoer for renter pr. 31.12.2014 Faste renter KLP KLP Kommunalbanken Kommunalbanken Beløp 31.12.2014 7 733 332 12 900 000 10 908 000 5 133 320 Rente 2,83 % 2,38 % 3,60 % 2,98 % Utløp fastrente 20.11.2018 05.09.2019 09.11.2016 23.10.2017 Flesberg kommune har gjennomført låneopptak på 12,9 millioner kroner til investeringsformål i 2014. Låneopptak til investeringsformål er gjennomført i tråd med inngått rammeavtale gjennom BTV innkjøp. Rammeavtalen forutsetter minikonkurranse mellom tre låneinstitusjoner; KLP, DnB og Kommunalbanken. KLP vant konkurransen ved låneopptak på 12,9 millioner kroner med fast rente i 5 år. Det er innbetalt 5,2 millioner kroner i avdrag i 2014. Det er ikke avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet. Vurdering: Det vises i sin helhet til saksopplysningene. Side 3 av 3 FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv Saksmappe Avd Saksbehandler 01.06.2015 026 2010/653 Rådmann Jon Gj. Pedersen Kommunereformen - informasjonsgrunnlag samt forslag til videre fremdrift Utvalg formannskapet kommunestyret MØTEBEHANDLING: Møtedato 04.06.2015 18.06.2015 Utvalgssak 13/15 28/15 Rådmannens anbefaling: Saken legges fram uten anbefaling. 4Behandling i formannskapet 04.06.2015: Ordfører Thomas Fosen, H, la fram følgende forslag på vegne av arbeidsgruppen fra Flesberg: 1. Arbeidsgruppens forsalg til fremdrift og tidsfrister legges til grunn for den videre prosessen. 2. Det kortfattede informasjonsgrunnlaget sendes til alle husstander i kommunen 3. Med bakgrunn i forstudierapporten ber kommunestyret rådmannen komme tilbake med prosjektbeskrivelse til et felles forprosjekt med hensyn til innhold, omfang og gjennomføring. Herunder kostnader og forslag til finansiering. 4. Det forutsettes samsvarende vedtak i de kommunene som vil gå videre av de tre Numedalskommunene. Repr. Oddvar Garås, Sp, la fram følgende tilleggsforslag, (pkt. 5): En avgjørelse om en eventuell sammenslåing med andre kommuner fattes etter en rådgivende folkeavstemning. Formannskapet foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar ordfører Fosens forslag pkt. 14. Formannskapet foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar repr. Garås sitt tilleggsforslag, som pkt 5. Anbefaling i formannskapet 04.06.2015: 1. Arbeidsgruppens forsalg til fremdrift og tidsfrister legges til grunn for den videre prosessen. 2. Det kortfattede informasjonsgrunnlaget sendes til alle husstander i kommunen 3. Med bakgrunn i forstudierapporten ber kommunestyret rådmannen komme tilbake med prosjektbeskrivelse til et felles forprosjekt med hensyn til innhold, omfang og gjennomføring. Herunder kostnader og forslag til finansiering. 4. Det forutsettes samsvarende vedtak i de kommunene som vil gå videre av de tre Numedalskommunene. 5. En avgjørelse om en eventuell sammenslåing med andre kommuner fattes etter en rådgivende folkeavstemning. Saksopplysninger: Kommunestyret behandlet sak vedrørende rapport fra forstudien «Utredning av kommunestruktur i Numedal» i sitt møte 19.02.2015. Følgende vedtak ble fattet: 1. Det pekes ut en mindre prosjektgruppe fra hver kommune bestående av Ordfører, representant fra opposisjonen og tillitsvalgt som sammen får i oppdrag å pakke ut forstudierapporten fra Telemarksforskning med følgende målsetting: Utarbeide et kortfattet informasjonsgrunnlag som kan sendes ut til innbyggerne. Utarbeide grunnlag for å informere og involvere innbyggerne i åpne møter Forslag til informasjonsmateriell og respektive møtetidspunkter legges frem til politisk behandling i aprilmøte. (formannskapsmøte) 2. Som representant fra opposisjonen velges Oddvar Garås. 3. Ordføreren i Flesberg inviterer formannskapet i Kongsberg, Rollag og Nore og Uvdal til et fellesmøte om temaet kommunestruktur. Hva er situasjonen i de ulike kommunene og hva er veien videre? Nore og Uvdal kommune og Rollag kommune fattet samsvarende vedtak. Den felles prosjektgruppen mellom kommunene har gjennomført to arbeidsmøter. Med utgangspunkt i forstudierapporten fra Telemarksforskning er det utarbeidet et kortfattet utdrag som grunnlag for distribusjon til kommunens innbyggere. Dette dokumentet følger som vedlegg til saken. I dokumentet er det avslutningsvis laget et forslag til framdrift og tidsfrister for den videre prosessen. Denne er som følger: Prosjektplan forprosjekt behandles politisk i september 2015. Innhenting av tilbud og vedtak om igangsetting i oktober 2015. Rapport behandles i februar 2016. Informasjon og folkemøter frem til påske 2016. Politisk behandling og vedtak innen juni 2016. Vurdering: Saken fremmes uten forslag til konklusjon. Vedlegg: 1 Kortversjon av forstudierapport Side 2 av 2 2015 Kommunestruktur i Numedal Utdrag fra forstudierapport thomasf Flesbergkommune 29.05.2015 med tanke på å ha en kommunestruktur tilpasset dagens og fremtidens oppgaver og tjenestetilbud. Denne kommunereformen vil også påvirke den prosessen som er startet her i Numedal med tanke på fremdrift og tidsfrister. Del 1 Forstudie kommunestruktur De tre kommunestyrene i Numedal vedtok i mai 2013 å gå inn i et arbeid med å utrede kommunestruktur og mulig kommunesammenslåing av kommunene Flesberg, Rollag og Nore og Uvdal. Rapporten er todelt. En del gjelder faglige vurderinger og en del er basert på spørreundersøkelse blant politikere og administrativ ledelse i de tre kommunene. De tre Numedalskommunene har lang tradisjon for å samarbeide og denne prosessen må sees i sammenheng med dette. En har sett at en i et samarbeid kan løse oppgavene bedre enn man greier hver for seg. Rapporten er i sin helhet tilgjengelig på kommunenes hjemmesider. Link til rapporten http://www.flesberg.kommune.no/nyheter/2 015/januar/kommunestruktur_numedal Målet med kommunestrukturarbeidet er å se om det er mulig å skape bedre tjenester, sterkere fagmiljøer og tryggere økonomi uten at det går på bekostning av tilgjengelighet og lokaldemokrati. Rådmennene fikk i oppdrag å fremme en prosjektbeskrivelse for en forstudie til kommunestyret. Denne prosjektbeskrivelsen ble fremmet og vedtatt i juni 2014. Telemarksforskning ble valgt til å gjennomføre forstudien som forelå i desember 2014. Forstudien skal danne grunnlag for beslutning om videreføring i et eventuelt forprosjekt for å se nærmere på de områdene som det pekes særlig på i rapporten. Målet med et eventuelt forprosjekt vil være å utrede disse områdene nærmere for å kunne ta en beslutning om en eventuell endring av kommunestrukturen vil være aktuelt med tanke på dagens og fremtidens kommunale oppgaver og tjenesteproduksjon. Parallelt med den lokale prosessen har Stortinget som kjent invitert alle landets kommuner til å gjøre nødvendige utredninger 1 Økonomi Med utgangspunkt i dagens inntektssystem vil de tre Numedalskommunene ved en eventuell sammenslåing motta et inndelingstilskudd som trappes ned etter 15 år. Etter 20 år vil i så fall de samlede inntektene til den nye kommunen bli lavere enn dagens inntekter i de tre kommunene. Dette innebærer at det i løpet av disse 20 årene må være realisert en innsparing i driften tilsvarende dette. Innsparing Rapporten peker på at det i utgangspunktet vil være lettest å realisere innsparingspotensialet på administrasjonen. Innsparingspotensialet på tjenester vil være mer krevende og vil måtte innebære samlokalisering for å utnytte stordriftsfordelene. Erfaringer fra tidligere kommunesammenslåinger underbygger dette. Ved å etablere en administrativ og en politisk organisasjon unngår man doble funksjoner, oppgaver, rutiner og systemer på ulike områder. Interkommunalt samarbeid Interkommunalt samarbeid handler både om faste samarbeid med utgangspunkt i lovverk, egne styrende organer, og samhandling i nettverk og prosjekter. Når det gjelder å anslå innsparingspotensialet i kroner så spriker rapporten ganske mye, og dette vil være et av områdene som en må gå mer i dybden på i et eventuelt forprosjekt. Men rapporten slår fast at det vil være et ikke ubetydelig potensial for innsparing på administrasjon. Eksempler på dette i Numedal er: Felles barnevern, felles NAV-kontor og felles økonomifunksjon (FØNK). Flere samarbeid omfatter etter hvert også hele eller deler av Kongsbergregionen. Selv med et utstrakt samarbeid på mange områder oppleves det ikke at samarbeidsulempene begynner å bli større enn fordelene. Rapporten slår fast at det i alle kommunene er større motivasjon for økt interkommunalt samarbeid enn for kommunesammenslåing. Dette kommer tydeligst frem i Nore og Uvdal. Når det gjelder tjenesteproduksjon konkluderes det med at her vil ikke den viktigste effekten av en eventuell sammenslåing først og fremst være den økonomiske innsparingen. Her er snarere gevinsten knyttet til større fagmiljøer og en bedre og mer fleksibel utnyttelse av de 2 resursene som kommunene samlet sett rår over. Kraftinntekter Gitt en endring av struktur der Numedalskommunene samles i en kommune, så vil dette utløse høyere inntekter fra konsesjonskraft som Nore og Uvdal kommune i dag ikke har mulighet til å hente ut alene. Eiendomsskatt I Flesberg og Rollag er det innført eiendomsskatt i hele kommunen, mens det i Nore og Uvdal bare er eiendomsskatt på verker og bruk. Ved en eventuell endring av kommunegrenser må dette harmoniseres. Dette vil gjelde både områder for utskrivning, nivå og takstgrunnlag. Priser Demografiske trekk Det samme gjelder for prising av tjenester. Her er det ikke så stor variasjon, men det vil på samme måte som for eiendomsskatt ville måtte harmoniseres ved en endring av kommunestrukturen. Den demografiske sammensetningen i kommunene er noe ulik. Dette har betydning for beregningen av rammetilskuddet til den enkelte kommune. Beregningene baserer seg på statistikk og innrapporterte tall fra kommunene og som påvirkes av bl.a. alderssammensetningen blant innbyggerne, bosettingsmønster o.l. Ved en eventuell sammenslåing av kommunene vil dette «bildet» endres og er et av de områdene som en må gå nærmere inn på i et eventuelt forprosjekt. Tjenester Med utgangspunkt i SSB sin framskriving av folketallsutviklingen i de tre kommunene sies det i rapporten at det er lite som tyder på at det vil bli en dramatisk endring når det gjelder oppvekstsektoren. 3 Når det gjelder helse og omsorgstjenester pekes det på at tjenestebehovet vil gå noe ned frem mot 2020, for så å øke kraftig utover mot 2040. Det anslås med bakgrunn i disse tallene at det vil være et økt behov for ansatte innen helse og omsorgstjenester i perioden 20202040 med 27 pr. 1000 innbyggere i yrkesaktiv alder. Dette er utfordringer som for øvrig vil gjelde for alle landets kommuner. Del 2 Rettigheter Rollag og Nore og Uvdal har rettigheter i Øvre Numedal statsallmenning på Hardangervidda. Disse rettighetene berøres ikke av en eventuell endring av kommunegrenser. For villreinjakt, småviltjakt og fiske gjelder kommunegrensene fra 1956, fastsatt i kongelig resolusjon i 1964. Demokrati En eventuell sammenslåing vil føre til færre politikere pr. innbygger. Telemarksforskning peker på at lavere politisk representasjon imidlertid kan føre til at en må tenke andre metoder for innbyggermedvirkning enn det vi er vant til i dag. Kvaliteten på tjenestetilbudet Rapporten slår fast at tilbakemeldinger fra kommunene tyder på at tjenestetilbudet som ytes oppleves noenlunde bra. Det oppleves imidlertid utfordringer knyttet til rekruttering av kompetanse, og at fagmiljøene oppleves små og sårbare. Det hevdes at ingen av kommunene føler seg godt rustet til å møte et stadig økende statlig krav, eller for den saks skyld håndtere nye oppgaver og fremtidige utfordringer. Utfordringene er dog noe forskjellig i de tre kommunene og dette er nøyere beskrevet i rapporten. Spørreundersøkelsen som ligger til grunn for rapporten viser at det ikke er noe stor tro på at en eventuell sammenslåing vil føre til økt interesse for politisk arbeid. Et flertall mener imidlertid at en sammenslåing vil gi økt innflytelse på regionale og nasjonale saker. 4 Samfunnsutvikling En viktig målsetting med å danne en større kommune i Numedal kan være å bli mer handlekraftig og spille en større rolle som lokal og regional samfunnsutvikler. Flesberg og Rollag mener at en sammenslåing vil kunne ha positive effekter med tanke på å sikre bedre kompetanse og resurser til helhetlig og langsiktig planlegging. Man ser at man sammen kan bli sterkere og vil kunne løse oppgaver som man ellers ikke ville fått til på egen hånd. Det er ulike utfordringer i kommunene når det gjelder nettotilflytting og arbeidsplassvekst. Dette gjør at det også er behov for en bred innsats for å styrke kommunenes attraktivitet på ulike områder for å opprettholde bosettingen. Tilgangen på lokale arbeidsplasser er viktigst øverst i dalen, som i større grad fungerer som et eget arbeidsmarked. Frykten for at en sammenslåing vil føre til sentralisering av viktige arbeidsplasser er også størst i Nore og Uvdal. Fordeler og ulemper Det er viktig å være klar over at vurderingene fra spørreundersøkelsen baserer seg først og fremst på antagelser om effekter. Noen tror at fagmiljøene blir bedre, mens andre tror det motsatte. Noen mener at en sammenslåing vil kunne håndtere tjenestene på en god måte, mens andre igjen tror at det blir for stort geografisk. Noen mener økonomien blir bedre, mens andre tror den blir dårligere. Ut i fra dette mener Telemarksforskning at eventuelle gevinster ved en sammenslåing forutsetter at man klarer å enes om hvilke utfordringer den enkelte kommune og Numedal som helhet står overfor. Med utgangspunkt i dette må en finne fram til visjoner, mål og tiltak som man ønsker å realisere gjennom å bygge en ny kommune. 5 Sammenfattende konklusjoner interkommunale samarbeidet eventuelt blir for store, før man tar grep? Vil det derfor være klokt å benytte anledningen til å vurdere en endring av kommunestrukturen for å bygge Numedal som en sterk landkommune? Viktige argumenter for å gå videre i et forprosjekt er at alle kommunene er små og sårbare. Befolkningsframskrivingen peker ikke i positiv retning for de øverste kommunene. Handlingsrommet for å drive aktivt utviklingsarbeid er svært begrenset i Flesberg og Rollag. Det pekes på at man går glipp av utviklingsmuligheter fordi man ikke har kompetanse og resurser til å orientere seg om tilgjengelige virkemidler og aktuelle utviklingsprogrammer. Blant politikere, administrative ledere og tillitsvalgte er det i Rollag og Flesberg samlet sett et flertall som ser positivt på en sammenslåing, mens det er et flertall som er negative i Nore og Uvdal. Avklaring om videreføring: Å unngå sentralisering er viktig for alle tre kommunene, og utfordringene knyttet til dette øker jo lenger opp i dalen man kommer. Kunnskapsøkonomien fortsetter og det blir viktig å beholde miljøer som fortsatt vil tilby denne typen arbeidsplasser. Planen er at det fremmes sak om videreføring i forprosjekt til kommunestyrene i juni. Muligheter finnes også blant folk som søker andre kvaliteter enn de som en finner i byene. Det pekes på det faktum at globalisering og ensretting fører til økt etterspørsel etter det særpregede, lokale, det ekte og det tradisjonelle. Her har de tre kommunene mange fellesnevnere og i dette ligger utviklings- og vekstmuligheter for Numedal i et fellesskap. Det konkluderes i rapporten med at det vil være økonomisk gunstig å gjennomføre en eventuell endring i kommunestruktur i reformperioden med tanke på inndelingstilskuddet. Alle innsparingstiltak i denne perioden vil komme kommunene direkte til gode, da en vil få kompensert for reformarbeidet gjennom reformtilskuddet. Fotografier: Irene Lislien Det stilles videre spørsmål om det er lurt å vente til samarbeidsulempene ved det 6 Hva bør avklares i et forprosjekt: Rapporten foreslår følgende punkter som må avklares/vurderes nærmere i et eventuelt forprosjekt: Hvilke grunnverdier, hovedprioriteringer og overordnede mål skal legges til grunn? Påvirkning på bosettingsmønster og arbeidsplasser i ulike deler av en eventuell ny kommune Lokalisering, organisering og kvaliteten på tjenester Skolestruktur Kommunesenter (om man trenger)? Organisering av administrasjonen Plassering av offentlige arbeidsplasser Lokaldemokrati inkl. størrelse på kommunestyret Økonomi Fremtidig oppgaveløsing Hva med overtallighet? Hvordan sørge for fremgang og utvikling i de øvre deler av dalen? Fremdrift og tidsfrister: Tidsplan ved videreføring i forprosjekt: Prosjektplan forprosjekt behandles politisk i september 2015 Innhenting av tilbud og vedtak om igangsetting i oktober 2015 Rapport behandles i februar 2016 Informasjon og folkemøter frem til påske 2016. Politisk behandling og vedtak innen juni 2016. 7 FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv Saksmappe Avd Saksbehandler 18.05.2015 080 2013/231 Fellestjenesten Ranveig Hvila Folkevalgtes godtgjørelser Utvalg formannskapet kommunestyret MØTEBEHANDLING: Møtedato 04.06.2015 18.06.2015 Utvalgssak 12/15 29/15 Rådmannens anbefaling: 1. Kommunestyret vedtar følgende endringer i folkevalgtes godtgjørelser: Pkt. 2.1 Ordføreren tilstås kommunal mobiltelefon/-abonnement samt kr. 3.000 i godtgjøring til internettoppkobling. Pkt. 2.5 Godtgjørelsene innberettes for beskatning etter de til enhver tid gjeldende regler. Pkt 6.3 tillegg gruppe II: Valgstyret og stemmestyret 2. Pkt 2 Telefongodtgjørelse vurderes i fbm overgang til elektroniske sakspapairer. Behandling i formannskapet 04.06.2015: Formannskapet foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Anbefaling i formannskapet 04.06.2015: 3. Kommunestyret vedtar følgende endringer i folkevalgtes godtgjørelser: Pkt. 2.1 Ordføreren tilstås kommunal mobiltelefon/-abonnement samt kr. 3.000 i godtgjøring til internettoppkobling. Pkt. 2.5 Godtgjørelsene innberettes for beskatning etter de til enhver tid gjeldende regler. Pkt 6.3 tillegg gruppe II: Valgstyret og stemmestyret 4. Pkt 2 Telefongodtgjørelse vurderes i fbm overgang til elektroniske sakspapairer. Saksopplysninger: Folkevalgtes arbeidsvilkår ble i kommunestyrets møte 26. juni 2014 delt i 2 reglementer: 1. Reglement for politiske organer 2. Folkevalgtes godtgjørelser Folkevalgtes godtgjørelser skal i hht pkt 6.9 tas opp til vurdering etter 2 år og ved slutten av kommunevalgperioden. Ved kommunestyrets behandling/vedtak 26. juni 2014 ble møtegodtgjørelsene økt (pkt. 6.4): Møtegodtgjørelse til kommunestyret, formannskapet og utvalg i gruppe I ble økt fra kr. 600,- til kr. 1.000,-. Møtegodtgjørelse til medlemmer i utvalg gruppe II ble økt fra kr. 400,- til kr. 600,-. Møtegodtgjørelse til medlemmer i utvalg gruppe III ble økt fra kr. 350,- til kr. 450,-. Satsen for utvalg som ikke er nevnt i gruppene (f.eks. valgstyret og stemmestryet) ble ikke endret. Satsene for tapt arbeidsfortjeneste (pkt. 3.1) ble økt med kr. 300,- i 2007. I pkt 2 telefongodtgjørelse ble pkt. 2.1 godtgjøring til ordføreren endret i 2007 og nytt pkt. 2.5 dokumentasjon i fht skattlegging kom i 2010. Skattedirektoratet har forenklet beregningen av inntektsbeskatning for dekning av og/eller refusjon av utgifter til mobiltelefon/bredbånd/nettbrett (arbeidsgiverfinansierte elektroniske kommunikasjonstjenester). Reglementets pkt 2.1 og 2.5 bør endres. I tillegg kan det bli aktuelt med endringer i fbm overgang til elektroniske sakspapirer. Vurdering: Rådmannen anbefaler at reglementets pkt 2.1 og 2.5 endres nå og at hele pkt 2 vurderes i fmb overgang til elektroniske sakspapirer. Valgstyret og stemmestyret har ansvarsfulle oppgaver. Godtgjørelsene bør etter rådmannens vurdering økes. Vedlegg: 1 Folkevalgtes godtgjørelser vedtatt 26.06.2014, sak 44 Side 2 av 2 Flesberg kommune Vedtatt av kommunestyret 26.06.2014, sak 44 FOLKEVALGTES GODTGJØRELSER 1 Møtegodtgjørelser m.m. 1. Møtegodtgjørelse til styrer, råd og utvalg utbetales i henhold til «Møtegodtgjørelser - regler og satser» (pkt 6). 2. Godtgjørelse til ordføreren knyttes til stortingsrepresentantenes lønnstrinn og settes til 85 % av dette lønnstrinnet. Ordføreren tilstås ferie tilsvarende ferielovens bestemmelser og det utbetales ordførergodtgjøring under ferien. Feriepenger tilstås ikke. Ordførerens stillingsstørrelse er 100 %. Etter endt tjeneste innrømmes ordføreren etterlønn etter KS anbefalinger. Møtegodtgjørelse utbetales ikke til ordføreren. 3. Varaordføreren gis en årlig godtgjøring tilsvarende 3 % av ordførerens godtgjøring. Varaordføreren gis møtegodtgjørelse ved deltakelse i møter i styrer/råd/utvalg. Varaordføreren gis godgjøring som ordfører dersom hun/han fungerer som ordfører i ordførerens fravær (gjelder ikke ferie). 4. Ordfører og varaordfører kan fordele noen oppgaver imellom seg med tilsvarende fordeling av stillingens størrelse og godtgjørelser. 5. Ved deltakelse i kurs, konferanser o.l. dekkes tapt arbeidsfortjeneste - jfr. eget pkt. Andre utgifter som skyss, kost og overnatting dekkes som for kommunale tjenstemenn med alminnelig samtykke jfr. i tillegg pkt. om vederlag for utgifter til omsorgsarbeid. 6. Møter som varer ut over 7,5 timer godtgjøres med kr. 200,- pr. time for de overskytende timer. 7. All godtgjøring som tar utgangspunkt i ordførerens godtgjøring beregnes ut fra 100 % verv. 2 Telefongodtgjørelse 1 Ordføreren tilstås gratis mobiltelefon samt kr. 3.000 i godtgjøring til internettoppkobling. 2 De øvrige folkevalgte får følgende telefongodtgjørelse pr. år: Varaordfører Komiteledere Gruppeledere for øvrig Øvrige kommunestyrerepresentanter kr. 2.000 kr. 2.000 kr. 2.000 kr. 1.000 3 Andre folkevalgte kan få dekket utgifter til telefon etter regning. 4 Telefongodtgjørelsene utbetales samtidig med møtegodtgjørelsene. 5 Dokumentasjon av faktiske medgåtte telefonutgifter i forhold til skattlegging av godtgjøring er den enkelte mottakers ansvar. 3 Tapt arbeidsfortjeneste 1. Kommunale tillitsmenn gis erstatning for tap i ordinær arbeidsinntekt m/tillegg av feriepenger, det vil si innen ordinær arbeidstid, som er en følge av vervet og for utgifter som utøvelsen av vervet nødvendiggjør etter følgende satser: a. b. c. For legitimert krav om erstatning gis inntil kr 1.600 pr. dag (7,5 t). For ulegitimert krav om erstatning gis inntil kr. 1.200 pr. dag (7,5 t). Krav om tapt arbeidsfortjeneste utover vanlig arbeidstid (kl. 07 - 17) må begrunnes. 2. Som legitimasjon for tapt arbeidsfortjeneste kreves for arbeidstaker bekreftelse fra arbeidsgiver for foretatt trekk. 3. a. For selvstendig næringsdrivende brukes generelt ulegitimert sats pr. dag. side 1 b. Når dette ikke gir uttrykk for det reelle tapet, kan en ved egenerklæring få dekket opptil legitimert sats pr. dag. Som legitimasjon godtas ligningsattest. 4. Rådmannen avgjør spørsmål i forbindelse med praktiseringen. Blir et krav om erstatning ikke imøtekommet avgjør formannskapet det med endelig virkning. 4 Vederlag for utgifter til omsorgsarbeid 1. Folkevalgte som har omsorgsarbeid for barn, syke, eldre eller funksjonshemmede får etter regning dekket utgifter til tilsyn og pleie i den tiden han/hun er fraværende for å ivareta kommunale verv. Kommunen utbetaler refusjon for slike utgifter direkte til den person som har påtatt seg omsorgsansvaret mens den folkevalgte var fraværende. Utgiftene dekkes etter lønns-stigen for hjemmehjelp (evt. unge arbeidstakere). 2. Administrasjonen er behjelpelig med å skaffe tilveie barnehageplass/ personer til omsorgsarbeid ved kommunale møter. 5 Skattetrekk Dersom oppgitt trekkprosent er lavere enn 50 % må skattekort leveres. I motsatt fall vil det bli trukket 50 % i henhold til skattebetalingslovens § 11. 6 Møtegodtgjørelser – regler og satser 1. Det gis ikke møtegodtgjørelse for formannskaps- eller komitemøter av inntil 1 times varighet før eller etter kommunestyremøter. 2. Godtgjørelse til midlertidig oppnevnt utvalg fastsettes ved oppnevnelsen, hvis ikke gjelder minstesats kr. 250 i møtegodtgjørelse. Godtgjørelse til leder vurderes i hvert enkelt tilfelle. 3. Gruppene Gruppe I Komiteene Kontrollutvalget Sakkyndig nemnd eiendomsskatt Gruppe II Bygdetunnemnda Klagenemnd eiendomsskatt Gruppe III Råd for eldre og personer med nedsatt funksjonsevne Byggekomite (ved prosjekter) 4. Møtegodtgjørelse Fast årlig godtgjørelse: Verv % av ordf. godgjøring Ledere i gruppe I Ledere i gruppe II Ledere i gruppe III dobbel møtegodtgjørelse ved møter kr. kr. 10.500 5.250 Ved fravær utover 20 % reduseres godtgjørelsen tilsvarende og utbetales evt. fast møtende varamedlem. Fast årlig møtegodtgjørelse til leder i utvalg utbetales ikke hvis utvalget ikke har hatt møter. Møtegodtgjørelse: Møtegodtgjørelse til kommunestyret, formannskapet og medlemmer i utvalg gruppe I fastsettes til kr. 1.000,-. Møtegodtgjørelse til medlemmer i utvalg gruppe II fastsettes til kr. 600,-. Møtegodtgjørelse til medlemmer i utvalg gruppe III fastsettes til kr. 450,-. Andre ikke nevnte kommunale utvalg tilstås kr. 250 i møtegodtgjørelse. 5. Dersom det oppstår spesielle forhold som tilsier endringer i arbeidsmengden i utvalg som ikke har fast leder-/møtegodtgjørelse, kan formannskapet vurdere endringer i gjeldende regler. 6. Skyssgodtgjøring ved bruk av egen bil utbetales etter statens satser. Utgifter ved bruk av offentlige transportmidler godtgjøres ved framleggelse av kvittering. 7. Kommunalt ansatte som på bakgrunn av stillingen sin er valgt som medlem, pålagt å møte som sekretær eller på annen måte yte bistand til et valgt organ, gis ikke møtegodtgjørelse. Ansatte som er valgt inn i kommunale organ uten tilknytning til sin stilling, skal ha møtegodtgjørelse som de andre medlemmer. 8. Møtegodtgjørelse utbetales etter oppgave fra det politiske organs leder/sekretær. 9. Folkevalgtes godtgjørelser tas opp til vurdering etter 2 år og ved slutten av kommunevalgperioden. side 2 FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv Saksmappe Avd Saksbehandler 20.05.2015 F30 2014/282 Rådmann Jon Gj. Pedersen Forespørsel om bosetting av flyktninger med bakgrunn i dagens flyktningkrise MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato komiteen for livsløp og kultur 03.06.2015 kommunestyret 18.06.2015 Utvalgssak 14/15 30/15 Rådmannens anbefaling: 1. Flesberg kommune vedtar å bosette 14 flyktninger i 2015 og 14 flyktninger i 2016. Familieinnvandring kommer i tillegg. Behandling i komiteen for livsløp og kultur 03.06.2015: Komiteleder Sondre Kosmo Paulsen, FrP, ba om å få vurdert sin habilitet, da han skal leie ut en bolig til flyktningetjenesten. Han fratrådte møtet. Komiteen vurderte spørsmålet og kom fram til at Kosmo Paulsen var habil i saken. Han tiltrådte møtet. Komiteen foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Anbefaling i komiteen for livsløp og kultur 03.06.2015: 2. Flesberg kommune vedtar å bosette 14 flyktninger i 2015 og 14 flyktninger i 2016. Familieinnvandring kommer i tillegg. Vedlegg: Saksopplysninger: Kommunene har mottatt en forespørsel fra Barne-, Likestillings- og Inkluderingsdepartementet der de ønsker å få kartlagt om kommunene har mulighet til å øke bosettingskapasiteten for flyktninger ytterligere i 2015 og 2016. Verden opplever nå en flyktningekatastrofe som vi ikke har sett siden 2. verdenskrig, og nabolandene til Syria har store problemer med å klare den dramatiske befolkningsøkningen. Norske kommuner har så langt forpliktet seg til å bosette 8116 flyktninger i 2015. IMDI vil gå ut med en tilleggsanmodning på 2500 ekstra bosettinger i 2015, i tillegg vil et eventuelt vedtak om ytterligere uttak av overføringsflyktninger komme i tillegg. Med dagens bosettingsnivå vil det i 2016 være behov for å bosette om lag 14 000 flyktninger. Dersom antall kvoteflyktninger økes til totalt 10 000 fra Syria over to år, slik flere partier ønsker, vil dette komme i tillegg. I tillegg til disse som har akutt beskyttelsesbehov sitter det ca. 5250 personer i asylmottak, med vedtak om opphold, som venter på bosetting i en norsk kommune. Gjennomsnittlig ventetid i mottak er nå 9,1 måneder. Regjeringens virkemidler for å bosette i kommuner er blant annet integreringstilskudd. For enslige voksne ligger dette på 746200 kr. fordelt over 5 år. I tillegg mottar kommunene eget tilskudd til opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere, og Husbanken har fått økte tilskudd til å delfinansiere utleieboliger. Flesberg kommune fattet i 2011 vedtak om bosetting fram til 2015, men ikke videre. Det har tidligere vært praksis å fatte vedtak for en lengre periode, men med flere nye anmodningsbrev fra IMDI pr. år oppleves det såpass uoversiktlig at man vurderer det til å være mer hensiktsmessig med kortere vedtak. Ny justert anmodning fra IMDI ser derfor slik ut for 2015 og 2016: Vedtatt 2015 Flesberg 10 Justert anmodning 2015 13 Tillegg 2015 Justert (evt. økning anmodning kvoteflyktniner) 2016 4 9 Tillegg 2016 (evt. økning kvoteflyktniner) 5 Vurdering: I vedtaket om å motta 10 flyktninger pr. år kommer familieinnvandring i tillegg. Så langt i år har kommunen gjennom flyktningetjenesten bosatt 5 flyktninger av ordinære kvote, og noen som har kommet på familieinnvandring. Det er til tider krevende å finne egnede boliger, men det har fram til nå løst seg ved hjelp av private aktører. Utfordringen er først og fremst å finne noe som er sentralt nok til at man kan benytte offentlig kommunikasjon. I tillegg vil det være behov for nærhet til butikk, barnehage, lege m.m. Flesberg kommune har gjennom mange år nå bidratt og lagt til rette for bosetting og integrering i kommunen. Det viser opprettelsen også oppbyggingen av flyktningetjenesten som er et samarbeid med Rollag kommune. Her jobber det nå 4 medarbeidere med bred erfaring. Det er også slik at det til en hver tid gjeldende antall flyktninger bosatt i kommunene påvirker bemanningsbehovet, og vi er nå inne i en fase hvor belastningen på de ansatte er høy, og det er behov for å se på utvidelse av bemanningen. I Flesberg kommune er det pr. mai 2015 bosatt ca. 70 flyktninger. 22 av disse deltar p.t. i introduksjonsprogram ved Kongsberg Norsksenter. Med den situasjonen som er i verden nå, er det ønskelig at også Flesberg kommune bidrar ytterligere, og forsøker å imøtekomme anmodningen fra IMDI. Med anslaget fra staten på ekstra kvoteflyktninger er det ønskelig at Flesberg bosetter inntil 17 personer i 2015. Selv om kommunen er godt i gang med årets bosetting er det krevende å se for seg at man klarer å bosette så mange, så det foreslås derfor et noe lavere antall for 2015 Ut fra et samlet vurdering anbefaler rådmannen at Flesberg kommune bosetter 14 flyktninger i 2015 og 14 flyktninger i 2016. Familieinnvandring kommer i tillegg. Side 2 av 2 FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv Saksmappe Avd Saksbehandler 18.05.2015 B21 2015/583 Oppvekst- og kulturetaten Ragnhild Vihovde Kaldestad Evaluering av pedagogisk psykologisk tjeneste og oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg - evaluering og videre samarbeidsform. MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato komiteen for livsløp og kultur 03.06.2015 kommunestyret 18.06.2015 Utvalgssak 15/15 31/15 Rådmannens anbefaling: 1. Kommunestyret tar evalueringen til orientering. 2. Kommunestyret tar til etterretning ønsket om å videreføre samarbeidet om PP-tjenester for Numedal og Kongsberg i en vertskommunemodell med egne samarbeidsavtaler mellom vertskommunen Kongsberg og Numedalskommunene samt mellom vertskommunen Kongsberg og fylkeskommunen. 3. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å forhandle frem samarbeidsavtaler med Numedalskommunene og fylkeskommunen. Det legges til grunn at alle avtalepartnere har behov for god faglig innflytelse og tett dialog med pp-tjenesten om drift og utvikling av tjenesten. Likeså at det er samsvar mellom økonomiske forpliktelser og omfang av tjenesteleveranser. Årsverket til fylkeskommunens oppfølgingstjeneste bør være lokalisert sammen med pp-tjenesten i et arbeidsfellesskap. 4. Rådmannen fremmer ny sak til kommunestyret om godkjenning av samarbeidsavtaler og om oppløsing av §27- samarbeidet med sikte på ny samarbeidsform fra 01.01.2016. Nåværende styre for §27- samarbeidet fortsetter inntil ny samarbeidsform trer i kraft. Behandling i komiteen for livsløp og kultur 03.06.2015: Repr. Øyvind Høimyr, Sp, la fram følgende alternative forslag: Kommunen tar evalueringen til orientering. Nåværende selskapsform er velegnet for PPT og OT. Dagens organisasjonsform videreføres i henhold til kommunelovens § 27 selskap med eget styre. Selskapet utvikles i tråd med anbefalingene fra KS Konsult Repr. Tom Roger Svendsrud, H, ba om gruppemøte, som ble innvilget. Ved alternativ votering mellom rådmannens anbefaling og repr. Høimyrs forslag, foreslår komiteen med 6 mot 1 stemmet at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Anbefaling i komiteen for livsløp og kultur 03.06.2015: 5. Kommunestyret tar evalueringen til orientering. 6. Kommunestyret tar til etterretning ønsket om å videreføre samarbeidet om PP-tjenester for Numedal og Kongsberg i en vertskommunemodell med egne samarbeidsavtaler mellom vertskommunen Kongsberg og Numedalskommunene samt mellom vertskommunen Kongsberg og fylkeskommunen. 7. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å forhandle frem samarbeidsavtaler med Numedalskommunene og fylkeskommunen. Det legges til grunn at alle avtalepartnere har behov for god faglig innflytelse og tett dialog med pp-tjenesten om drift og utvikling av tjenesten. Likeså at det er samsvar mellom økonomiske forpliktelser og omfang av tjenesteleveranser. Årsverket til fylkeskommunens oppfølgingstjeneste bør være lokalisert sammen med pp-tjenesten i et arbeidsfellesskap. 8. Rådmannen fremmer ny sak til kommunestyret om godkjenning av samarbeidsavtaler og om oppløsing av §27- samarbeidet med sikte på ny samarbeidsform fra 01.01.2016. Nåværende styre for §27- samarbeidet fortsetter inntil ny samarbeidsform trer i kraft. Ingress: Med bakgrunn i fylkestingsvedtak og tidligere kommunestyrevedtak i Kongsberg kommune, har deltakerne som samarbeider om pedagogisk psykologisk tjeneste og oppfølgingstjeneste for Kongsberg og Numedal, gjennomført en evaluering av tjenesten, selskapsavtalen og kostnadene. Evalueringen legges frem til behandling. Evalueringen legges frem til behandling. Deltakerne i samarbeidet legger frem tilnærmet likelydende saksfremlegg til politisk behandling. Saksopplysninger: Bakgrunn for saken Pedagogisk psykologisk tjeneste og oppfølgingstjenesten for Numedal og Kongsberg (PPT og OT Numedal og Kongsberg), ble vedtatt opprettet som et §27 samarbeid etter kommuneloven i 2005. Deltakere er Buskerud fylkeskommune og kommunene Kongsberg, Flesberg, Rollag, og Nore og Uvdal. I desember 2012 vedtok fylkestinget i sak 90/12, pkt 8, blant annet en reforhandling av avtalen med PPOT Kongsberg for å sikre fremtidig samsvar mellom bevilgningen og mottatte tjenester. Arbeidsprosess Arbeidet med å følge opp vedtaket startet høsten 2013. I mars 2014 forelå utkast til endring av selskapsavtalen. Styret for PPT og OT Numedal og Kongsberg behandlet utkastet i slutten av mars 2014. Utkastet til endringer av selskapsavtale ble i løpet av april 2014 justert noe etter styrets innspill. I mai 2014 ba Kongsberg kommune, med bakgrunn i kommunestyrevedtaket fra 2005 ved opprettelse av §27 samarbeidet, om en evaluering av tjenesten. I rådmannsmøte for Kongsberg og Numedal 6. juni 2014, sluttet de øvrige deltakerne i §27 samarbeidet seg til forespørselen fra Kongsberg kommune. Arbeidet med å endre selskapsavtalen ble dermed forskjøvet for å inkludere evalueringen i arbeidet. Arbeidet med evalueringen startet opp i august 2014 med tilbudsutlysning. Etter valg av leverandør med påfølgende oppstartsamtaler med samarbeidets deltakere om oppdraget, startet evalueringsarbeidet i september. Evalueringen ble delt i fase 1 som var evaluering av selve tjenesten og fase 2 som var evaluering av organiseringen, selskapsavtalen og kostnadene i samarbeidet. Fase 1 evauleringen ble gjennomført bredt med tjenestens styre, daglige leder, ansatte og tillitsvalgte. Videre deltok administrative representanter fra eierne, og representanter for grunnskoler, videregående skoler, barnehager. Også eksterne samarbeidsparter som lokale NAVSide 2 av 6 kontor og helsetjenester ble involvert. Dokumentstudier inngikk også i evalueringen. Fase 1 evalueringen forelå primo desember 2014. Fase 2 evalueringen ble gjennomført i januar og februar 2015. Fase 2 evalueringen bygget på funnene i fase 1 evalueringen, samt studier av dokumenter, regnskap og tjenestetall, og oppklarende samtaler med daglig leder av tjenesten. Rapport for fase 2 forelå medio februar 2015. Med bakgrunn i omtale av vertskommunemodell i Hedmark i fase 2 rapporten, ble det gitt et avgrenset tilleggsoppdrag til KS Konsulent om å innhente informasjon om nevnte modell i Hedmark; jf rapport 3. Evalueringsrapportene ble oversendt styret for PPT og OT Numedal og Kongsberg, og de hovedtillitsvalgte i selskapet. De hovedtillitsvalgte har avgitt uttalelser til rapport 1 og 2 og det har for alle rapportene vært avholdt drøftingsmøter mellom representant for deltakerne i samarbeidet og de hovedtillitsvalgte. Fase 1 rapporten ble korrigert for enkelte av innspillene fra hovedtillitsvalgte. Korrigert rapport ble utsendt medio februar sammen med fase 2 rapporten. Rapport 3 forelå 19. mars. Forslag til videre samarbeid om tjenesten i en vertskommunemodell med samarbeidsavtale med fylkeskommunen ble drøftet med hovedtillitsvalgte i selskapet den 15. april 2015. (se vedlegg) Styret for PPT og OT for Numedal og Kongsberg har avgitt sitt høringssvar for evalueringsrapportene og for forslaget til videre samarbeid om tjenesten i brev 23. april 2015. (se vedlegg) Evalueringen av selve tjenesten PPT og OT Numedal og Kongsberg Oppsummert sier rapportene at PPT og OT Numedal og Kongsberg har høy kompetanse og tjenestene oppfattes som gode, både for pp-tjenesten og oppfølgingstjenesten. Viktige områder å arbeide videre med er å sikre at tjenesten fremstår med en mer tydelig og ensartet praksis, da det oppfattes variasjoner i hvordan ulike arbeid fungerer. Samarbeidet mellom tjenesten, deltakende kommuner og fylkeskommunen om felles forståelse av arbeidet med spesialundervisning og tilpasset opplæring etter lov, forskrift og eiernes egne prioriteringer bør styrkes, herunder balansen mellom individrettet og systemrettet arbeid. Kompetansen for individrettet arbeid oppfattes i hovedsak høyere enn for systemrettet arbeid. Deltakerkommunene, fylkeskommunen og PPT og OT bør arbeide systematisk med kompetanseutvikling for å følge opp kommunenes og fylkeskommunens målsetning om mer tilpasset opplæring og mindre spesialundervisning. Det bør etableres faste møtefora mellom tjenesten og kommunene for å styrke tjenestens rolle i kommunenes oppvekst og utdanningsarbeid (fylkeskommunen har dette) for å styrke tjenestens rolle og koordinering av tjenester overfor barn og unge. Fylkeskommunen må sikre at de etablerte møtefora utvikles videre som en del av den faglige og administrative oppfølgingen av tjenesten. Den faglige og administrative kontakten mellom tjenesten og deltakerne i samarbeidet bør settes mer i system, blant annet hva gjelder faglig utviklingsarbeid. Rollene i eierstyringen forstås ulikt og bør arbeides videre med. Den faglige delen av eierstyringen er viktig både for tjenesten og for deltakerkommunene og fylkeskommunen, og bør forbedres. Evaluering av selve samarbeidet om tjenesten Hovedmomentene i evalueringen dreide seg om organisasjons- og selskapsform, eierstyring, og ressurser. Kort oppsummert anbefaler rapporten: 1. Nåværende selskapsform (§27 samarbeid) er egnet og hensiktsmessig, men det foreslås flere endringer i selskapsavtalen, blant annet for styrets sammensetning og utpeking, og innskuddsplikten. Side 3 av 6 2. Det er behov for tettere faglig samarbeid og sterkere eierstyring gjennom et kompetansesammensatt styre. Styreleder og nestleder bør velges av eierne etter vurdering av styrets samlede kompetansebehov. Oppnevning av styret, styreleder og nestleder bør skje som en samlet oppnevning i ett felles organ med alle deltakerne representert. Et felles organ kan være rådmennene og fylkesrådmannen, eller det kan være ordførerne og fylkesordføreren med rådmennene og fylkesrådmannen som innstillende valgkomitè. 3. Strukturering av eierforventninger gjennom et eierstyringsdokument. 4. Kostnadsfordelingen for påfølgende budsjettår gjøres etter en kostnadsnøkkel der den forholdsmessige andelen skal være sammenfallende med det elevtallet vedkommende deltaker er ansvarlig for etter opplæringsloven, og der elevtallet fastsettes hvert år pr 1. oktober. For fylkeskommunen betyr dette antall elever ved Kongsberg og Numedal videregående skoler. 5. Det mest realistiske alternativet er en vertskommunemodell med samarbeidsavtale med fylkeskommunen. Utredning Alternative løsninger Av de ulike organisasjonsformer innenfor norsk organisasjonsrett kan det trekkes et hovedskille mellom selskaper og andre organisasjonsformer. Utgangspunktet er organisasjonsfrihet, så lenge ikke annet følger av lov. Opplæringsloven § 5-6 sier: "Kvar kommune og kvar fylkeskommune skal ha ei pedagogiskpsykologisk teneste. Den pedagogisk-psykologiske tenesta i ein kommune kan organiserast i samarbeid med andre kommunar eller med fylkeskommunen." Fylkesadvokaten og kommuneadvokaten i Kongsberg kommune vurderte vertskommunemodellen i prosessen som pågikk senhøsten 2013 og våren 2014. Siden ordlyden i kommuneloven § 28-1 kun åpner for vertskommunesamarbeid mellom kommuner, eller mellom fylkeskommuner, og ikke mellom forvaltningsnivåene, var deres råd at man kunne fremme en søknad om forsøk. Evalueringsrapport fase 2 trakk inn praksis fra blant annet Hedmark der man har en vertskommunemodell etter kommuneloven § 28-1b for deltakerkommunene med en egen samarbeidsavtale med fylkeskommunen. Konkret har Hedmark fylkeskommune inngått en samarbeidsavtale om kjøp av PP-tjenester med vertskommune i et vertskommunesamarbeid. En slik tjenesteleveranse faller utenfor lov om offentlige anskaffelser. Det er grunn til å merke seg at i en vertskommunemodell med egen samarbeidsavtale med fylkeskommunen kan ikke fylkeskommunens oppfølgingstjeneste inngå. Oppfølgingstjenestens årsverk må da tas tilbake i den fylkeskommunale styringslinjen, noe som kan sees på som en ulempe ledelsesmessig. Forhold knyttet til selskapsavtalen En endring av samarbeidsform fra kommuneloven §27-samarbeid til vertskommunesamarbeid etter kommuneloven §28-1 vil medføre at alle ansatte med unntak av OT-rådgiver, overføres fra arbeidsgiver i nåværende samarbeid til Kongsberg kommune med de rettigheter og plikter som foreligger. OT-rådgiver må overføres til den fylkeskommunale PPOT-tjenesten i Buskerud fylkeskommune. En oppløsning av nåværende samarbeid bør primært søkes gjennomført ved årsskiftet, dvs 01.01.2016 siden gjeldende innskudd fra deltakerne løper til og med 31.12.2015. Av langsiktige økonomiske forpliktelser for samarbeidet er husleieavtalen i nåværende lokaler som løper i ytterligere 3 år fra 01.08.2015 med opsjon deretter på 1+1 år. Side 4 av 6 Styrets funksjonstid er fire år. Nytt styre velges og innsettes etter hvert kommune-/fylkestingsvalg. Det kan være hensiktsmessig at perioden for nåværende styre forlenges inntil en oppløsning av §27samarbeidet. En oppløsing av samarbeidet og etablering av ny samarbeidsform vil medføre noen praktiske administrative arbeidsoppgaver etter at eventuelt vedtak om oppløsing av samarbeidet er fattet. Kommunene og fylkeskommunens vurderinger I møte mellom rådmennene og fylkesrådmannen for deltakerne i nåværende §27-samarbeid for PPT og OT for Numedal og Kongsberg den 27. mars 2015 ble løsninger for videre samarbeid med bakgrunn i evalueringsrapportene drøftet. Kongsberg kommune ønsker en vertskommunemodell med en egen samarbeidsavtale med fylkeskommunen som videre samarbeidsform. Numedalskommunene som var til stede (Nore og Uvdal og Rollag) sluttet seg til Kongsbergs forslag. Hovedargumentene for dette var å få den nødvendige faglige og administrative ledelse og styring med pp-tjenesten, utnytte ressursene mest mulig til tjenesteleveranser, og følge opp kommunestyrevedtak i Kongsberg høsten 2014 om revidering av eierskapsmeldingen. Evalueringen viser at Kongsberg kommune må ta en større økonomisk del av samarbeidet i årene som kommer, anslagsvis inntil 1,3 mill kr, med en økning som antydet i rapport fase 2 med 9%poeng. I hovedsak er det fylkeskommunen som får redusert sine utgifter. For Kongsberg kommune er følgende begrunnelser gitt for å endre fra §27- samarbeid til en vertskommunemodell: kunne påvirke hvordan PPT arbeider rent faglig kunne påvirke hvordan PPT prioriterer disponeringer av egne ressurser kunne stille krav til PPT og bidra med virkemidler når utfordringer oppstår, f eks saksbehandlingstid en bedre samordning av fagkompetansen som ligger i ppt, barnevern og skolehelsetjeneste PPT blir en del av kommunens arbeidsgiverstrategi, lønnspolitikk en vertskommunemodell utnytter ressursene bedre til tjenesteleveranser kommunestyret i Kongsberg vedtok høsten 2014 å gi rådmannen fullmakt til å vurdere organisasjonsform i kommunens selskapsportefølje for blant annet å utnytte kommunens samlede ressurser best mulig. Fylkeskommunen ønsker videre samarbeid om PPT og OT i Numedal og Kongsberg. Primært ønsker fylkeskommunen å videreutvikle §27-samarbeidet etter anbefalingene i evalueringsrapport fase 2. Hovedargumentene for dette er å sikre at fylkeskommunen har reell faglig og administrativ innflytelse over tjenestens drift og utvikling, og at Oppfølgingstjenesten forblir en integrert del av samarbeidet og tjenesten slik den er i resten av fylket. Fylkeskommunen signaliserte med bakgrunn i kommunenes ønske om vertskommunesamarbeid, å gjøre en nærmere vurdering av Hedmarksmodellen, blant annet juridisk, før konklusjon ble trukket. Fylkeskommunen har i april vurdert den alternative løsningen nærmere. I Hedmark er samarbeidsavtale med ulike vertskommuner i fylket en gjennomgående løsning. Hedmark har også en annen samarbeidsmodell med kommuner på andre områder i grunnopplæringen, noe som kan medvirke til at samarbeidsløsningen for PP-tjenester fungerer tilfredsstillende i Hedmark. Fylkeskommunens behov for god faglig innflytelse og tett dialog med pp-tjenesten om drift og utvikling av tjenesten er avgjørende. Likeså er det viktig å sikre at fylkeskommunens økonomiske forpliktelser for tjenesten er i samsvar med omfang av tjenesteleveransen, siden fylkeskommunen til nå har betalt for stor andel av tjenestens utgifter. Videre må årsverket til oppfølgingstjenesten være lokalisert sammen med pp-tjenesten i et arbeidsfellesskap. Side 5 av 6 Fylkesrådmannen har med grunnlag i fylkestingets vedtak fra desember 2012 vurdert at videre samarbeid med en vertskommune gjennom en egen samarbeidsavtale, bør prøves ut og erfares, fremfor å forkaste løsningen basert på antakelser om at den ikke vil fungere tilstrekkelig godt. Det er imidlertid en klar forutsetning at fylkeskommunen må ha en samarbeidsavtale som faglig, styringsmessig, administrativt og økonomisk er fullt ut tilfredsstillende for fylkeskommunens behov. Uttalelse fra styret for PPT og OT for Numedal og Kongsberg Styret fikk nærmere orientering fra KS Konsulent om de to evalueringsrapportene i sitt møte 11. mars 2015. Styret behandlet rapportene, og deltakernes forslag til videre samarbeid gjennom vertskommunemodell med egen samarbeidsavtale med fylkeskommunen i april. Styrets høringssvar følger som vedlegg. Styrets hovedkonklusjon er kort oppsummert å følge anbefalingene fra KS Konsulent om å videreutvikle tjenesten innenfor §27 samarbeidet. Uttalelse fra hovedtillitsvalgte i selskapet Drøftingsreferater fra hovedtillitsvalgte i selskapet følger som vedlegg. Kort oppsummert støtter hovedtillitsvalgte KS konsulents anbefaling om å videreutvikle §27 samarbeidet. Vurdering: Etter en grundig evaluering av tjenesten som PPT og OT for Numedal og Kongsberg yter til deltakerne, og vurderinger av samarbeidsmodellen for deltakersamarbeidet med påfølgende anbefalinger om endringer, særlig hva gjelder styresammensetning, oppnevning av styret, og kostnadsfordelingen, er det grunnlag for endringer. Evalueringen anbefaler §27-samarbeid videre for tjenesten med konkrete forslag til endringer i selskapsavtalen, og peker på vertskommunemodell etter kommuneloven §28-1 med egen samarbeidsavtale med fylkeskommunen som beste alternativ til dette. Alternativet benyttes blant annet i Hedmark fylkeskommune. Alternativet gjelder kun for pp-tjenesten. Fylkeskommunens oppfølgingstjeneste, som er ett årsverk i Kongsberg og Numedal, må i så fall tas tilbake til den fylkeskommunale linjeorganisasjonen og ledes fra PPOT Drammenskontor. Fysisk lokalisering og arbeidsfellesskap bør fortsatt være sammen med PPT og OT for Numedal og Kongsberg. Rådmannen anbefaler at evalueringsrapportene tas til orientering. Videre anbefaler rådmannen en vertskommunemodell med samarbeidsavtaler mellom Kongsberg og Numedalskommunene, samt Kongsberg og fylkeskommunen. (Vedleggene sendes medlemmene i komiteen og livsløp og kultur samt kopieres til partienes gruppemøter.) Vedlegg: 1 Evalueringsrapport fase 1 2 Evalueringsrapport fase 2 3 Rapport 3 om Hedmarksmodellen 4 Drøftingsreferat hovedtillitsvalgte 15. april 2015 5 Kommentarer fase 1 rapport Utdanningsforbundet 6 Kommentarer fase 1 Akademikerne 7 Kommentarer fase 2 rapport 8 Høringssvar fra styret for PPT og OT Numedal og Kongsberg 9 Selskapsavtale for PPOT Kongsberg og Numedal Side 6 av 6 Vurdering av Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg KS-K rapport 21/2014 1 Innledning Denne rapporten er utarbeidet av KS-Konsulent as på oppdrag for kommunene Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg og Kongsberg og Buskerud fylkeskommune. De fem kommunene og fylkeskommunen har felles pedagogisk tjeneste. Tjenesten har også fylkeskommunal oppfølgingstjeneste. Begge disse tjenestene er regulert i Opplæringsloven med forskrift. Tjenesten er organisert etter hjemmel i Kommunelovens § 27; interkommunalt samarbeid med eget styre. I henhold til selskapsavtalen er det offisielle navnet Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg. I denne rapporten benyttes forkortelsen PPT-OT. Ved etableringen var deltakerne omforent om evaluering. I denne sammenheng belyses dette med nedenstående referanser. Da samarbeidsavtalen ble vedtatt i Kongsberg kommunestyre i 2005 ble følgende punkt tatt med: «Kongsberg kommune ber om at driftsformen evalueres av deltakerkommuner, styret og ansatte etter hver valgperiode, dvs hvert 4. år med start i 2007. Dette for å sikre en smidig og formålstjenlig organisering av tjenesten.» Fylkestingsvedtak fra 06.12.2012 i sak 90/12, Handlingsprogrammet for 2013-16, pkt 8: "Buskerud fylkeskommunes andel av budsjett til PPOT Kongsberg (§ 27 samarbeid) vedtas med 4,4 mill. kr. Fylkestinget ber styret sørge for at driften skjer innenfor de økonomiske rammer for samarbeidet. Fylkestinget forventer at styret påser at tjenesteomfanget til videregående opplæring skjer i samsvar med bevilgningens størrelse. Fylkesrådmannen bes reforhandle avtalen med PPOT Kongsberg for å sikre fremtidig samsvar mellom bevilgning og mottatte tjenester. " I regionalt rådmannsmøte 06.06.14 ble det besluttet å evaluere tjenesten i løpet av 2014, med tanke på politisk behandling hos deltakerne første halvår 2015. Det ble etablert en styringsgruppe med mandat å evaluere organisasjonsform, økonomifordeling og kvalitet. Evaluering er delt i to faser. Fase 1 - en evaluering av opplevd kvalitet på tjenesten hos, eier, brukere og samarbeidspartnere. Fase 2 - en evaluering av organisasjons/selskapsform med eventuelle forslag til endringer av denne. Det er også ønskelig med en grovmasket vurdering av tjenestens ressursbruk. KS-Konsulent as har fått i oppdrag å utføre fase 1; og det er en opsjon på gjennomføring av fase 2. Denne rapporten gjelder fase 1. Styringsgruppa med representanter for hver av deltakerne i PPT-OT, har vært bestiller og hatt kontakt med KS-Konsulent. Evalueringen er gjennomført i perioden 22.09. – 03.11.14. KS-Konsulent as takker for oppdraget og for god tilrettelegging og deltakelse fra alle som har gitt informasjon til arbeidet. Oppdraget er utført av seniorrådgiver Arild Sørum Stana i samarbeid med seniorrådgiverne Chriss Madsen og Dag Langfjæran. Oslo 29. november 2014 Arild S Stana Seniorrådgiver Dag Langfjæran Seniorrådgiver 2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning _______________________________________________________ 2 2 Sammendrag ____________________________________________________ 5 3 Metode for informasjonsinnhenting ________________________________ 6 3.1 Dokumentstudier __________________________________________________ 6 3.2 Spørreskjema _____________________________________________________ 7 3.3 Gruppeintervju ____________________________________________________ 7 3.4 Evalueringsseminar _______________________________________________ 7 4 Dagens organisering _____________________________________________ 7 5 PPT og OT – lovverk og nasjonale utviklingstrekk ___________________ 8 6 5.1 Pedagogisk psykologisk tjeneste - lovregulering _____________________ 8 5.2 Stortingsmelding 18 (2010–2011) - Læring og fellesskap _____________ 9 5.3 Veiledende kvalitetskriterier _______________________________________ 9 5.4 Veileder for spesialundervisning __________________________________ 10 5.5 Oppfølgingstjenesten - lovregulering ______________________________ 10 5.6 Kommunale og fylkeskommunale planer og tilstandsrapporter _______ 11 Vurderinger og anbefalinger _____________________________________ 11 6.1 Gjennomgående pedagogisk tjeneste ______________________________ 11 6.2 Oppfølging av statlig tilsyn ________________________________________ 12 6.3 Eiernes kontakt og samarbeid med PPT-OT ________________________ 14 6.4 Lokalisering _____________________________________________________ 16 6.5 Utsagn om tjenestene - oppsummering_____________________________ 16 6.6 Systemrettet arbeid ______________________________________________ 19 6.7 Individrettet arbeid _______________________________________________ 21 6.8 Samarbeid med barnehager, skoler og andre tjenester______________ 22 6.8.1 6.8.2 6.8.3 6.8.4 PPT-OT sine rutiner ____________________________________________________ Utsagn om samhandling og samarbeid __________________________________ Ressursgrupper _______________________________________________________ Kontaktpersoner ______________________________________________________ 22 22 23 24 6.9 Kompetanse i PPT-OT ____________________________________________ 25 6.10 Kapasitet og tilgjengelighet i PPT-OT ______________________________ 29 6.11 Oppfølgingstjenesten _____________________________________________ 31 7 Anbefalinger ____________________________________________________ 32 8 Vedlegg ________________________________________________________ 32 8.1 Arbeidsgruppas sammensetning og møtetidspunkter _______________ 32 8.2 Evalueringstema _________________________________________________ 33 3 9 8.3 Evalueringsskjema – informanter utenom PPT-OT ___________________ 36 8.4 Evalueringsskjema – informanter i PPT-OT _________________________ 37 8.5 Oversikt fra PPT-OT over systemrettet arbeid de siste årene ________ 38 Kilder __________________________________________________________ 39 4 2 Sammendrag Denne rapporten dokumenterer første fase i evalueringen av Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg, heretter PPT-OT. Fase 2 skal se nærmere på hvordan selskapsavtalen fungerer. Rapporten omtaler først metoden for evalueringen i fase 1. I kapittel 4 omtales dagens organisering av den PPT-OT som en gjennomgående tjeneste for barnehage, grunnskole, videregående opplæring og voksne i de tre Numedalskommunene, Kongsberg kommune og Buskerud fylkeskommune. PPT-OT er organisert som et eget rettssubjekt med styret valgt for fire år etter hvert lokalvalg. Hvordan eierne på politisk, faglig og administrative nivåer og PPT-OTs styre og ledelse tolker og handler i en slik selskapsform er det stor oppmerksomhet på. Vi berører temaet i denne rapporten, og så må dette være gjenstand for ytterligere vurdering i fase 2. I kapittel 5 viser vi til lovgivning, nasjonale føringer og kommunale og fylkeskommunale planer som regulerer og setter mål for PPT-OT. Dette kapitlet danner basis for alt arbeidet i PPT-OT og for samarbeidet med eierne og barnehager og skoler. Disse dokumentene er også utgangspunkt for den formelle eierstyringen. Kapittel 6 inneholder oppsummeringer fra evalueringen, vurderinger og anbefalinger. Kapitlet tar for seg ulike forhold som er vurdert. KS-Konsulent sine vurderinger og anbefalinger er oppsummert og plassert i tekstbokser. Respondentene har et gjennomsnitt på 4,4 på en skala fra 1 – 6 (hvor 6 er best) på utsagnet «alt i alt er jeg fornøyd med tjenesten jeg får fra PPT-OT». En samlet oppsummering er at PPT-OT har gode rutiner og systemer. Disse er nyttige for å få en god flyt i samarbeidet med barnehager og skoler. Det oppleves at for mange forhold er medarbeideravhengig; og at tjenesten ikke framstår som én tjeneste. Eksempel på dette er saksbehandlingstid og hvordan arbeidet med sakkyndige vurderinger gjøres. Ressursgruppene framheves som viktige for god samhandling. Oppfølgingstjenesten omtales også i dette kapitlet. Det er positive tilbakemeldinger på arbeidet i OT. I kapittel 7 gir vi noen oppsummerende anbefalinger. KS-Konsulent mener at PPT-OT har høy kompetanse og at tjenestene oppfattes som gode. Dette gjelder både PPtjenesten og Oppfølgingstjenesten. Viktige områder å arbeide videre med er å sikre at tjenesten framstår med en mer ensartet praksis. Samarbeid med PPT-OT og kommune- og fylkeskommunenivå, blant annet om felles forståelse av arbeidet med spesialundervisning og tilpasset opplæring etter lov, forskrift og eiernes egne prioriteringer, bør styrkes. I dette inngår det å vurdere hvordan balansen mellom individrettet og systemrettet arbeid skal være. 5 PPT-OT og kommunene bør etablere faste møtefora for å styrke tjenestens rolle i kommunens oppvekst og utdanningsarbeid, og koordinering av tjenester overfor barn og unge. 3 Metode for informasjonsinnhenting I fase 1 evalueres kvaliteten på PPT-OT sine tjenester. Evalueringen omfatter både system- og individrettet arbeid. Evalueringen har rettet oppmerksomhet på at noen tjenester utføres av PPT-OT som leveranse i form av skriftlig dokumentasjon (f. eks. sakkyndige vurderinger), mens andre tjenester blir til gjennom samhandling med ledere og medarbeidere i barnehager og skoler. Andre tjenester kjennetegnes ved å være et samarbeid med mange andre offentlige instanser; f eks NAV, spesialisthelsetjenesten og andre. Oppdragsgiver har valgt å ha lite oppmerksomhet på denne typen tjenester i denne evalueringen. Siden tjenestene er preget av samhandling mellom medarbeiderne i PPT-OT og ledere og medarbeidere i barnehager og skoler, er det valgt en kvalitativ metode for informasjonsinnhenting. Det har også vært viktig å innhente informasjon fra både kommune- og fylkeskommunenivå, barnehager, grunnskoler, de to videregående skolene og PPT-OTs medarbeidere og ledelse. Foreldre møter PPT-OT på flere måter; særlig gjennom ressursgruppemøter. Gjennom informasjonsinnhenting er informantene spurt om hvordan de mener foreldre opplever tjenesten. Evalueringen har ikke innhentet informasjon fra foreldre og elever. Respondenter har vært: • deltakerne/eiere – representert ved administrativ og faglig ledelse i de fire kommunene og fylkeskommunen • representanter for barnehager, skoler, skolehelsetjeneste og andre kommunale og fylkeskommunale mottakere av tjenestene • Representanter for NAV • PPT-OT ved styreleder, daglig leder, tillitsvalgt og medarbeidere Alle respondentene fikk på forhånd oversendt notatet - Tema for evaluering av Numedal og Kongsberg PPT-OT (vedlegg 3). 3.1 Dokumentstudier Evalueringen bygger på dokumentasjon om tjenestens lovregulering og nasjonale føringer. Selskapsavtalen og annen dokumentasjon knyttet til etablering og deltakernes eierstyring er i fase 1 bakgrunnsdokumenter brukt for å dokumentere etableringen. I fase 2 vil disse dokumentene bli knyttet til vurdering av eierstyringen. Fylkesmannen gjennomfører tilsyn med hjemmel i opplæringsloven. Disse omfatter også tjenestene i PPT-OT. Buskerud fylkeskommune hadde tilsyn i 2007, Kongsberg kommune har hatt to tilsyn i den perioden PPT-OT har eksistert. Det siste tilsynet med deltakerkommunene er tilsynet med Kongsberg kommune i 2013. Dette er brukt i vår evalueringen. 6 PPT-OT har nettside og et informasjonshefte med informasjon til alle sine kontakter og samarbeidsparter. Heftet inneholder rutiner og skjemaer, og er grunnlaget for etablerte rutiner. Kildematerialet er listet opp i kapittel 9. 3.2 Spørreskjema Informantene har svart på et utsagnskjema med 11 utsagn om opplevd kvalitet. Medarbeiderne i PPT-OT tok stilling til de samme utsagnene med en litt annen formulering. For hvert utsagn har informantene tatt stilling til i hvor stor grad utsagnet stemmer. Utsagnene er gjengitt i vedlegg 4 og 5. Resultatene er oppsummert i kapittel 6 og er tatt med i vurderinger i rapporten. 3.3 Gruppeintervju Gruppeintervjuer er brukt som metode for å koble erfaringer og å i fellesskap peke på forbedringer og utviklingsretning. Det er gjennomført 3 gruppeintervjuer. Ett for fylkeskommunen og Kongsberg kommune. Numedalskommunene ønsket ett felles gruppeintervju. Fra samarbeidspartene er det gjennomført et intervju og to telefonintervju med NAV Kongsberg og NAV Numedal. PPT-OTs styreleder og daglig deltok i samme intervju. I tillegg er tillitsvalgt for Utdanningsforbundet i PPT-OT intervjuet. 3.4 Evalueringsseminar Det er gjennomført to evalueringsseminar. Ett for representanter for deltakerne; primært med representasjon fra barnehager, skoler og skolehelsetjeneste. Og ett for daglig leder og medarbeidere i PPT-OT. Seminarene har behandlet temaene for evalueringen slik de er omtalt i notatet Tema for evaluering av Numedal og Kongsberg PPT-OT. Det var en økt med vekt på systemrettet arbeid og en økt med individrettet arbeid. Gjennomgående tema i begge øktene var samarbeid og samhandling. Det ble arbeidet med tanke på å få fram kjennetegn på god kvalitet, og å sette dette i sammenheng med øvrig informasjon i evalueringen. Begge seminarene har gitt informasjon til denne rapporten; samt et godt grunnlag for å gjennomføre framtidig forbedringsarbeid i samhandlingen med PPT-OT. 4 Dagens organisering I dette kapitlet omtales PPT-OT sin etablering og dagens organisering. PPT-OT for Numedal og Kongsberg er PP-tjeneste for kommunene Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg, Kongsberg og Buskerud fylkeskommune. Tjenesten ble etablert i 2005. Eierkommunene ratifiserte selskapsavtalen gjennom politiske vedtak i perioden 14.03. 2005 til 24.06. 2006. Tjenesten er gjennomgående for barnehage, grunnskole, videregående opplæring og voksne. Tjenesten omfatter også oppfølgingstjenesten. PPT-OT er lokalisert i leide 7 lokaler i Kongsberg; hadde per 15.08.14 17 medarbeidere inkludert daglig leder, fordelt på 13,5 årsverk for fagstillinger og 2,3 årsverk for ledelse og fellesfunksjoner. Tjenesten er organisert som et samarbeid med eget styre, jfr. Kommunelovens § 27. Samarbeidet er regulert gjennom selskapsavtale og er et eget rettssubjekt. Styret har en funksjonstid på fire år, og velges hvert fjerde år etter lokalvalget. Når et eget rettssubjekt dannes endres den direkte styringen gjennom politiske organ og delegasjon til rådmannen. Eierne styrer et rettssubjekt på en indirekte måte gjennom eierstyring, oftest gjennom et eierorgan, og til styret. For PPT-OT er det ikke etablert felles eierorgan, som for eksempel et representantskap. Eierne må derfor utøve sin eierstyring direkte overfor styret for PPT-OT. I evalueringen av kvalitet på tjenesten har forhold knyttet til muligheter og begrensninger i den indirekte eierstyringen blitt tatt opp både fra eierrepresentanter, styrets leder og daglig leder i PPT-OT. Vi har erfart at eierrepresentanter og PPT-OTs daglige leder og styreleder uttrykker behov for et tettere samarbeid om tjenestens innhold, resultatmål og sammenheng med kommunenes og fylkeskommunens prioriteringer og målsettinger for barnehage og skole. Det råder ulike oppfatninger av hvilke muligheter og begrensninger dagens organisering gir for formell eierstyring og påvirkning, samt hvordan denne utøves. Vi behandler samhandling og samarbeid i kapittel 6.8. Vurdering av selskapsavtalen og hvordan selskapsformen fungerer er en del av fase 2 i evalueringen. Dette forholdet blir derfor ikke drøftet nærmere her. For arbeidet i fase 2 anbefaler vi at eierstyringen, styrets rolle og forholdet mellom kommunenes og fylkeskommunens faglige- og administrative ledelse og PPT-OT vurderes. Dette vil gi grunnlag for å foreslå tiltak innenfor nåværende selskapsavtale og ved eventuelle endringer i selskapsavtalen. 5 PPT og OT – lovverk og nasjonale utviklingstrekk I dette kapitlet omtales de juridiske forhold for PPT og OT. Vi beskriver videre det nasjonale utviklingsbildet for PPT. For OT er ikke dette uttrykt like spesifikt nasjonalt; likevel peker vi på noen forhold som er særlig viktig for OT. Dette kapitlet viser hvilke nasjonale rammer kommunene og fylkeskommunene har for PPT-OT som et virkemiddel for å iverksette egen barnehage- og skolepolitikk. Deltakerkommunene og fylkeskommunen har satt sine egne mål og strategier. Disse er viktige å bruke som en del av eierstyringen og faglig og administrativt samarbeid og samhandling med PPT-OT. 5.1 Pedagogisk psykologisk tjeneste - lovregulering Opplæringsloven regulerer at hver kommune skal ha en PP-tjeneste. I opplæringslovens § 5-6, heter det: «Kvar kommune og kvar fylkeskommune skal ha ei pedagogisk-psykologisk teneste. Den pedagogisk-psykologiske tenesta i ein kommune kan organiserast i samarbeid med andre kommunar eller med fylkeskommunen. Tenesta skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa betre til rette for elevar med særlege behov. Den pedagogisk-psykologiske tenesta skal sørgje for at det blir utarbeidd 8 sakkunnig vurdering der lova krev det. Departementet kan gi forskrifter om dei andre oppgåvene til tenesta.» Formålet med tjenesten er at kommunene skal oppfylle retten til grunnskoleopplæring og spesialpedagogisk hjelp etter opplæringsloven for alle som er bosatt i kommunen (§ 131). Tilsvarende gjelder for fylkeskommunene i henhold til lovens §§ 13-2, 13-2a og 13-3a. Loven har ingen føringer knyttet til krav på størrelse eller organisering av PPT. PPT skal utarbeide sakkyndige vurderinger. Det er krav til innholdet i disse vurderingene i § 5-3. Disse beskriver slik også krav til kvaliteten på arbeidet PPT har ansvar for og utfører. PP-tjenesten kan organiseres i samarbeid med andre kommuner eller med fylkeskommunen, men det er ikke anledning til bare å basere seg på å kjøpe tjenester. 5.2 Stortingsmelding 18 (2010–2011) - Læring og fellesskap Stortingsmeldingen ble lagt fram av Stoltenberg II- regjeringen 8. april 2011. Meldingen handler om tidlig innsats og gode læringsmiljøer for barn, unge og voksne med særlige behov. Den er et grunnlag for iverksetting av utdanningspolitikken og å følge opplæringsloven. For å knytte tematikken til denne evalueringen gjengir vi noen utdrag: «Inkludering er et grunnleggende prinsipp i regjeringens utdanningspolitikk. …. I den enkelte barnehage og skole betyr inkludering at man aktivt tar hensyn til barn og unges ulike forutsetninger og evner, både i organisering og pedagogikk. Derfor forutsetter opplæringsloven at utdanningssystemet skal være likeverdig og tilpasset den enkeltes forutsetninger og evner. Det krever gode læringsmiljøer hvor elevene opplever både det faglige og det sosiale fellesskapet som utviklende og godt. I noen sammenhenger krever det også utstrakt individuell tilrettelegging. På samme måte skal barnehagens omsorgs- og læringsmiljø fremme barns trivsel, livsglede, mestring og følelse av egenverd.» (Kapittel 1.1. Inkludering) Det kommunale og fylkeskommunale støtteapparatet skal styrke samarbeid og koordinering av tidlig innsats. Et viktig anliggende er at de ulike tjenestene i dette støtteapparatet i større grad må samarbeide og samordne sitt arbeid. Om PP-tjenesten står det: «PP-tjenesten skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringen bedre til rette for elever med særlige behov, og den skal sørge for at det blir utarbeidet sakkyndig vurdering i de tilfeller loven krever det. PP-tjenesten skal være en viktig veileder og kompetansegiver til barnehager og skoler. Målet er at PP-tjenesten skal bistå barnehager og skoler med å sikre at alle barn og unge med behov for særskilt hjelp og støtte får ta del i gode utviklings- og læringsprosesser. (Kapittel 5.2 PP-tjenesten – tettere på for tidlig Innsats, side 91) I meldingen er det gitt fire forventninger til PPT. Disse knyttes til arbeidet med å utvikle nye veiledende kvalitetskriterier og gjengis i neste kapittel. 5.3 Veiledende kvalitetskriterier Utdanningsdirektoratet har fått i oppdrag fra Kunnskapsdepartementet å utvikle veiledende kvalitetskriterier for PPT. Disse er under utarbeidelse. Det nyetablerte 9 Faglig råd for PPT er kjent med arbeidet og informant for nedenstående. Arbeidet er ikke ferdigstilt. Målet med de veiledende kriteriene er at de skal utfylle hverandre slik at det samlede bildet gir en god beskrivelse av hva som menes med at PP-tjenesten skal være tettere på barnehager og skoler. Kriteriene skal bygge på de fire forventningene til PPT i St. melding nr.18 (2010 -2011), og er ment å være rådgivende for kommuner og fylkeskommuner. Nedenfor er de fire forventningene: PP-tjenesten er tilgjengelig og bidrar til helhet og sammenheng PP-tjenesten arbeider forebyggende og er tettere på PP-tjenesten bidrar til tidlig innsats i barnehage og skole PP-tjenesten er en faglig kompetent tjeneste i alle kommuner og fylkeskommuner Når kriteriene blir ferdige, vil de være grunnlag for intern behandling i kommunene og et utgangspunkt for ytterligere føringer overfor PPT-OT. 5.4 Veileder for spesialundervisning Utdanningsdirektoratet har utarbeidet denne veilederen. Den inneholder informasjon om handlingsrommet skolene har til å tilpasse den ordinære opplæringen slik at elevene får et tilfredsstillende utbytte, samt informasjon om når retten til spesialundervisning og spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder trer inn, og om saksgangen (opplæringslovens kapittel 5). Dokumentet kommenterer lov og forskrift og er veiledende. Vi oppfatter at eierne av PPT-OT og PPT-OT forholder seg til dokumentet som en veileder. Dokumentet brukes aktivt av PPT-OT, og har lagt sin praksis opp etter veilederen. For noen av rådgiverne brukes dokumentet aktivt i hverdagen. 5.5 Oppfølgingstjenesten - lovregulering I Opplæringslovens § 3-6 heter det: «Fylkeskommunen skal ha ei oppfølgingsteneste for ungdom som har rett til opplæring etter § 3-1, og som ikkje er i opplæring eller i arbeid. Tenesta gjeld til og med det året dei fyller 21 år. Tenesta omfattar også ungdom som har tapt opplæringsretten etter § 3-8 eller § 4-6. Departementet gir forskrifter om oppgåvene til oppfølgingstenesta.» Tjenesten er ytterligere regulert gjennom Forskrift til opplæringslovens kapittel 13. En for stor andel unge fullfører ikke videregående opplæring. Dette er samfunnsmessig en stor utfordring fordi det er en klar sammenheng mellom ikke fullført videregående opplæring og arbeidsledighet og uførhet blant unge under 25 år. Det er et nasjonalt mål at 75 % av elever og lærlinger fullfører og består videregående opplæring innen fem år. Buskerud fylkeskommune har arbeidet godt med dette og sett en svært positiv utvikling. Andelen elever og lærlinger som fullførte og bestod innen fem år etter at de begynte i videregående opplæring er for 2008-kullet 71,2 %. Det er en økning fra 67,5 % for 2006 kullet; for 2004-kullet var det 66 % (Utdanningsdirektoratet – Gjennomføringsbarometeret 2014). PPT-OT har en viktig oppgave for å hjelpe ungdom til å være i utdanning og kunne fullføre skolen eller ta fagbrev. En gjennomgående PPtjeneste med ansvar for oppfølgingstjenesten har et godt grunnlag for å sikre gjennomføring av videregående opplæring for flere ungdommer. 10 5.6 Kommunale og fylkeskommunale planer og tilstandsrapporter Hver kommune og fylkeskommune har sine planer med mål for barnehager og skoler. De utarbeider også årlig tilstandsrapporter. Vi har ikke vurdert disse dokumentene, men understreker at disse er grunnlag for PPT-OT sine målsettinger for arbeidet i hver kommune og i fylkeskommunen. Lovgivningen, Stortingsmeldingen om tidlig innsats, veilederen om spesialundervisning og kommunal og fylkeskommunal barnehage og skoleeierpolitikk må danne grunnlaget for eiernes eierstyring med PPT-OT. 6 Vurderinger og anbefalinger I dette kapitlet vurderer vi data fra evalueringen og gir våre anbefalinger. Forhold knyttet til selskapsorganisering, eierstyring og reguleringer i selskapsavtalen, og hvordan dette fungerer, vil bli behandlet i fase 2. 6.1 Gjennomgående pedagogisk tjeneste PPT-OT er en gjennomgående tjeneste for barnehage, grunnskole, videregående opplæring og voksne. Deltakerne i samarbeidet oppfatter dette som en styrke for overgangen fra ungdomsskole til videregående opplæring. I og med at den fylkeskommunale oppfølgingstjenesten er lagt til PPT, bidrar dette positivt for både PPT og OT sitt arbeid. Beslutningen om å ha en gjennomgående tjeneste får god tilslutning. Representanter fra de to videregående skolene mener de ved dette drar nytte av godt arbeid med elever tidligere i skoleløpet. Fra barnehage og skole uttrykkes også positive oppfatning om den gjennomgående tjenesten. Tjenesten har mulighet til å følge elevene over mange år. De kjenner deres behov og utvikling og har grunnlag for sette realistiske mål ved overgang til videregående opplæring. Dette vil også gjelde i overgangen til læretid eller som lærekandidat. Fra skolene oppleves det som ønskelig å legge enda sterkere vekt på slike overganger og å utvikle opplæringsmål for den enkelte ungdom. En gjennomgående PP-tjeneste gir et høyere antall stillinger og et større og bredere fagmiljø å spille på. Dette kan også redusere sårbarheten ved vakanser og fravær. De fleste uttrykker at effekten av dette bør bli bedre. Daglig leder og medarbeidere i PPT-OT gir uttrykk for at et bredt fagmiljø er positivt. En side ved dette er muligheten til å utfylle hverandres kompetanse internt; at de lettere kan tilby aktuell kompetanse overfor skoler og barnehager; og at de opplever god faglig kontakt med Statped og andre spesialistfagmiljøer. Eierrepresentanter mener at det fortsatt i for stor grad er en økende spesialpedagogisk innsats mot slutten av skoleløpet. Arbeidet med tidlig innsats må vektlegges. Det synes å være riktig å utvikle en tydeligere felles forståelse av hva tidlig innsats skal bety for arbeidet i og sammen med PPT-OT. 11 PPT-OT har medarbeidere med kompetanse for en gjennomgående tjeneste. Tjenesten er organisert for å ivareta kontinuitet og samhandlingen mellom barnehage og skole, og mellom grunnskole og videregående opplæring. Den ovale teamorganiseringen er slik: KS-Konsulent vurderer at PPT-OT har utviklet sin interne organisering for å møte nasjonale og kommunale og fylkeskommunale krav til en gjennomgående tjeneste og oppfølgingstjenesten. Det er fortsatt behov for å arbeide mer med å sikre at PPT-OT framstår som én tjeneste og med god kontinuitet i arbeidet. Dette gjelder både utvikling og praktisering av rutiner og arbeidsmåter; samt hvordan visjon og målsettinger viser seg i tjenestene PPT-OT utfører. 6.2 Oppfølging av statlig tilsyn Statlig tilsyn med etterfølgende tilsynsrapporter beskrives som gode grunnlag for å sikre individuelle rettigheter, oppfølging av generelle lovkrav og kvalitetsutvikling av kommunenes tilbud og tjenestene i PPT-OT. I denne evalueringen er Fylkesmannens tilsyn med Kongsberg kommune på tilpasset opplæring og spesialundervisning, i september 2013 – desember 2013 med etterfølgende rapport, brukt som materiale. Temaet for tilsynet var «kravet om å ha et forsvarlig system for å vurdere og følge opp at kravene i opplæringsloven § 1-3 om tilpasset opplæring og kapittel 5 om spesialundervisning for elevene i Kongsberg kommune blir fulgt, jf. opplæringsloven § 13-10 andre ledd.» Kommunen får pålegg på flere områder. Hva gjelder PPT-OT er fylkesmannens pålegg å sikre «at saksbehandlingstiden hos PPT-OT er i samsvar med forvaltningsloven § 11 a» der det står at i forbindelse med enkeltvedtak skal forvaltningsorganet ”forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold”. Bakgrunnen for pålegget er oppfatning av at det er ventelister for nye saker i PPT-OT, og at saksbehandlingstiden overskrider lovkravet og tolkningen om at mer enn tre måneder for lang saksbehandlingstid. PPT-OT har etter dette fulgt opp med å utvikle interne administrative rutiner som skal sikre at saksbehandlingstiden reduseres. I brev til Fylkesmannen fra PPT-OT, av 12 21.05.14, omtales situasjonen: «PPT-OT har innført "Kvalitetsrutine for saksbehandling hos PPT-OT". Denne rutinen skal sikre at PPT-OT til en hver tid har oversikt over saksbehandlingstiden. Rutinen har gitt oss bedre oversikt over framdriften i hver enkelt sak.» I tilsynsrapporten omtales at PPT-OT vil klare å holde saksbehandlingstiden og unngå ventelister. I ovennevnte brev til Fylkesmannen skriver daglig leder for PPT-OT: «Daglig leder mener det ikke er realistisk å kunne forvente at saksbehandlingstiden hos PPT-OT vil være i samsvar med forvaltningsloven § 11 a, med den bemanningen som PPT-OT har.» Når PPT-OT skriver at årsaken er «den bemanningen som PPT-OT har», så er dette en situasjon som kan skyldes intern organisering og prioritering av oppgaver, medarbeidernes kompetanse og tjenestens kapasitet ut fra antall stillinger innenfor PPTOTs økonomiske rammer. Ut fra et samlet inntrykk i denne evalueringen mener vi at alle disse forhold påvirker PPT-OTs saksbehandlingstid. Over noen år har budsjettprosessen og de økonomiske rammer vært tema. PPT-OTs daglig leder og styreleder mener tjenesten er for lavt bemannet ut fra antall innbyggere i barne- og ungdomskullene. Vi ser derfor dette brevet og dets innhold, som et tiltak for å forsterke behovet for økte økonomiske rammer. Vi oppfatter det som uryddig saksgang når PPT-OT sender brev direkte til Fylkesmannen om forhold som gjelder muligheten til å lukke et avvik etter tilsynet med Kongsberg kommune. Vi mener dette er uttrykk for en rolleuklarhet mellom daglig leder, styret for PPT-OT og eierne; i dette tilfellet Kongsberg kommune. Dette temaet hører hjemme i fase 2. Et tilsvarende tilsyn ble gjennomført i 2008. Den gang fikk Kongsberg kommune pålegg om å avvikle ulovlige ventelister hos PPT-OT. Dette er derfor ingen ny situasjon. I følge opplæringsloven § 13-10 har skoleeier ansvar for at PPT har tilstrekkelig kapasitet til å utføre oppgavene sine på en forsvarlig måte og innen rimelig tid. Kongsberg kommune ønsker gjennom denne evalueringen av PPT-OT å følge opp dette forholdet i fylkesmannens tilsyn. I fase 2 skal en grovmasket vurdering av tjenestens ressursbruk utføres. I Fylkesmannens tilsynsrapporten, side 11, heter det: «Det kom også frem i intervju at det ikke var faste møtepunkter mellom oppvekstsjefen og PPT-OT. Intervjuene bekrefter sådan at det ikke foreligger et helhetlig skriftlig system og at det er usikkerhet om på hvilken måte kommunenivået vurderer om skolens og PPT-OT`s praktisering av regelverket om tilpasset opplæring og spesialundervisning er i tråd med opplæringslovens krav.» Fylkesmannen hadde tilsyn med Buskerud fylkeskommune i 2007. Et pålegg som gjelder PPT var at det må utarbeides nye sakkyndige vurderinger ved overgang fra grunnskole til videregående opplæring for elever som har behov for spesialundervisning. Det slås fast at dette gjelder selv om det er en gjennomgående PPT for grunnskole og videregående opplæring. Dette forholdet påvirker omfanget av tid brukt til sakkyndige vurderinger, og med det redusert handlingsrom til alternativ bruk av denne tida. Et pålegg overfor PPT-OT etter Fylkesmannens tilsyn med en av deltakerne i samarbeidet, vil etter vår vurdering, også gjelde tilsvarende forhold for de øvrige eierne. Eierne vil derfor ha en felles interesse av en samlet og koordinert utvikling av tjenesten. Ønsket om redusert saksbehandlingstid og ventetid på at nye henvisninger blir behandlet, bekreftes av alle respondentene. Vi omtaler dette nærmere i kapittel 6. 13 Det er den enkelte kommune som har ansvar for å følge opp pålegg fra Fylkesmannen. Gruppeintervjuene med eierrepresentantene viser at det er vilje og ønske om følge opp med videre kvalitativ utvikling av tjenestene ut fra tilsynets funn etter at lovbruddene er rettet. Forholdet mellom eierne uttrykkes å være godt og konstruktivt. KS-Konsulent mener at det er behov for et felles system for samhandling med hver av eierne og PPT-OT om slike forhold. Alle eierne mener at føringene fra kommunene til PPT-OT og kontakten om felles utvikling av tjenesten som en del av et helhetlig barnehage- og skoleløp er viktig og at dette må forbedres. Dette kan skje innenfor følgende tre nivåer: 1. eierstyring fra eierne til styret 2. faglig og administrativ kontakt og samarbeid med hver kommune og fylkeskommunen 3. tjenestenivå mellom PPT-OT og barnehager, skoler og andre tjenester innen oppvekst Eierstyring tas opp i fase 2. De to andre nivåene beskrives ytterligere i kapittel 6. 6.3 Eiernes kontakt og samarbeid med PPT-OT I dette kapitlet behandler vi hvordan kontakten med hver kommune og fylkeskommune skjer i dag; og presenterer råd som er gitt gjennom evalueringen om hvordan dette kan utvikles videre. Møte- og talerett i styremøtene Eierkommunene har møte- og talerett i PPT-OTs styremøter. Buskerud fylkeskommune har siden selskapsetableringen i 2005 jevnlig benyttet seg av sin møte- og talerett i selskapets styre gjennom fylkeskommunal PPOT-leder som har representert fylkeskommunen. I 2014 har også assisterende fylkesutdanningssjef ved et par anledninger deltatt i stedet for PPOT-leder. Kongsberg kommune har også møtt, men noe mer sporadisk. På de siste møtene dette året har rådgiver fra Ressurssenter for oppvekstmiljø møtt. I nåværende styreperiode har fagsjef for skole, barnehage og kultur i Nore og Uvdal kommune vært styremedlem. I henhold til årsmeldingen har det ikke i skoleåret 2013 – 2014 vært saker der PPT-OTs tjenester har vært behandlet. PPT-OTs styreleder og daglig leder har ikke opplevd at eierne har fremmet saker til styret om PPTOTs faglig arbeid og om tjenestene de leverer. KS-Konsulent erfarer at det er ulike oppfatninger mellom eierrepresentanter og PPT-OT om bruk av møte- og taleretten, og om hvordan det er tilrettelagt for dette gjennom for eksempel informasjon om møtetidspunkter og årshjul for styresaker. Vår anbefaling er at en slik møte- og talerett må sees i sammenheng med gjennomgang av selskapsavtalen i fase 2. Møteplasser for faglig og administrativ kontakt Deltakerne i samarbeidet om PPT-OT har etablert møteplasser for faglig og administrativ kontakt med daglig leder og/eller medarbeidere i PPT-OT. Det er ulike erfaringer med disse; og det dominerende bildet er at antallet og hyppigheten av slike møter er redusert. Nedenfor gir vi eksempler på slike. Buskerud fylkeskommune har PPOT-tjenester organisert gjennom § 27-samarbeid i Numedal og Kongsberg, IKS i Nedre Hallingdal, og ren fylkeskommunal linjeorganisasjon i resten av fylket. Fylkeskommunal PPOT-leder har som en av sine oppgaver å koordinere faglig samarbeid for den videregående PPOT i Buskerud. Dette har blitt gjort gjennom normalt 4 årlige ledermøter for PPOT- lederne i de ulike organisasjonsformene 14 nevnt over. Møtenes formål har vært faglig samarbeid og koordinering om felles tema, f eks resultater etter tilsyn og håndtering av disse, rutiner, Kunnskapsskolen i Buskerud, m.m. Det har i tillegg vært 3-4 årlige faglige fellessamlinger der også PP-rådgiverne ved de ulike PPOT-kontorene har deltatt sammen med lederne. Ansvaret for innholdet i disse samlingene går på rundgang, men inneholder alltid en startsekvens med orientering om aktuelle saker i videregående opplæring ved fylkeskommunal PPOT-leder. Videre er OT-samarbeidet også slik at OT-rådgiverne ved de ulike kontorene har felles møter med hyppighet på vanligvis 3 møter på høsten og 4 møter på våren, koordinert av fylkeskommunal PPOT-leder. De tre Numedalskommunen har Dalmøtet for kommunenivået, styrere og rektor ved alle barnehager og skoler i de tre kommunene. Møtet behandler felles saker; blant annet felles utviklingsarbeid. Saker knyttet til PPT-OT hører hjemme her. Numedalskommunenes representanter sa i gruppeintervjuet at PPT-OTs deltakelse i Dalmøtet bør utvikles som en viktig møteplass for å styrke den faglige og administrative kontakten. Det vil være en egnet møteplass for informasjon, dialog og forventningsavklaring mellom PPT-OT og eierkommunene. En systematikk på møtehyppighet, formål og innhold bør avklares med daglig leder. Hans deltakelse vil være viktig i noen saker. Kongsberg kommune har hatt PPT-OTs daglige leder med i rektormøter. Denne ordningen er avviklet. Fra både PPT-OT og barnehage- og skolenivå er det etterspurt fora der daglig leder i PPT-OT deltar. Kongsberg kommune har hatt kommunale utviklingsprosjekt hvor deltakelse fra PPT-OT har vært ønskelig. Kommunen har opplevd at PPT-OT har vist liten interesse for slik deltakelse. Vi oppfatter at dette svekker samhandlingen og en felles samordning av tjenesten til barn og unge i barnehage og skole. KS-Konsulent oppsummerer at alle eierne mener at føringene til PPT-OT og kontakten om felles utvikling av tjenesten som en del av et helhetlig barnehage- og skoleløp er viktig. Det uttrykkes et behov for å sette den faglige og administrative kontakten mer i system. Dette omfatter blant annet å involvere, og å gi klare roller og ansvar til PPT-OT i aktuelle prosjekter og utviklingsarbeid. I evalueringen har vi fått utsagn som kan oppsummeres i at PPT-OT opplever å bli holdt utenfor og ikke å bli invitert inn i det kommunale og fylkeskommunale utviklingsarbeidet. Representanter fra eierne har opplevd liten interesse fra PPT-OT til å delta i utviklingsarbeid på kommunalt nivå. Vår forståelse er at PPT-OT og faglig og administrativ ledelse hos deltakerne, sammen og hver for seg, har et behov for å oppklare forhold som preges av antakelser og oppfatninger om hverandre. Samarbeid med kommunene og fylkeskommunen og PPT-OT, blant annet om felles forståelse av arbeidet med spesialundervisning og tilpasset opplæring etter lov/forskrift/veiledere bør styrkes. Endret organisering av PPT-OT Representanten fra helsestasjonen i Kongsberg kommune i evalueringen mener at det er ønskelig å vurdere PPTs organisering. Forslaget er å se på muligheter for samme styringssystem og ledelse for barnevern, helsestasjon og PPT. Forslaget bygger på en helhetlig tenkning for hjelpetjenestene med oppgaver overfor barn og unge. Tanken bak er at med samme styringssystem og ledelse vil hjelpetjenestene ha felles mål og lettere kunne koordinere sitt arbeid. 15 Dette forslaget kan bety en endring av nåværende selskapsform og kommunene og fylkeskommunens samarbeid om felles PP-tjeneste. En ytterligere vurdering av forslaget hører hjemme i fase 2. 6.4 Lokalisering PPT-OT er lokalisert i leide lokaler i Kongsberg sentrum. Det har det siste året vært vurdert eventuell samlokalisering med Kongsberg kommune. De potensielle lokalene er nå disponert til andre formål. Temaet er derfor ikke dagsaktuelt nå. En samlokalisering av barnevern, helsetjenesten og PPT er presentert som en mulighet for å styrke samhandling og samordning dersom en ny organisering, som nevnt ovenfor, ikke lar seg gjennomføre. Lokalisering har ikke vært tema i denne evalueringen. Noen har nevnt dette som et tiltak for å øke kontakten og samarbeidet. Dette vil gi en særlig gevinst for Kongsberg kommune. Når vi velger å ta med samlokalisering som et potensiale, er det fordi dette ofte øker både uformell og formell kontakt mellom samarbeidsparter. Slik KS-Konsulent oppsummerer kontakten mellom eierne, og tydelig uttrykt fra Kongsbergs representanter, så er det aktuelt å vurdere om dette vil bidra til å utvikle kontaktflaten og samarbeidet med kommunenivået og samhandlende tjenesteområder. 6.5 Utsagn om tjenestene - oppsummering Alle respondenter har som en del av evalueringen tatt stilling til 11 utsagn. Gjennom dette har ulike forhold knyttet til opplevd kvalitet blitt vurdert. Nedenstående utsagn ble besvart på en skala fra 1 til 6, hvor 1 stemmer svært dårlig og 6 stemmer svært godt. Medarbeiderne i PPT-OT besvarte de samme utsagnene i en litt annen formulering (se vedlegg 4). Her er utsagnene: 1. PPT-OT er imøtekommende når jeg tar kontakt 2. PPT-OT yter god service ved henvendelser 3. PPT-OT har evne til å sette seg inn i aktuelle problemstillinger 4. PPT-OT viser tilstrekkelig fleksibilitet i forhold til mine behov 5. PPT-OT er løsningsorientert 6. PPT-OT leverer tjenester med god kvalitet 7. PPT-OT gir svar/tilbakemelding innen det tidspunktet de har lovet 8. PPT-OT er tilgjengelig i arbeidstiden 9. PPT-OT er tydelig på hva de kan hjelpe meg med 10. PPT-OT har tilstrekkelig kapasitet/tid til å imøtekomme mine behov 11. Alt i alt, er jeg fornøyd med tjenesten jeg får fra PPT-OT Det ble avgitt totalt 22 svar fra representanter for eierne, barnehager og skoler. 14 medarbeidere i PPT-OT besvarte spørsmålene. Resultatene fordelt på hver av disse to gruppene gjengis i tabell 1. Funnene knyttes til kapitler hvor de naturlig hører hjemme. 16 Tabell 1 – Oppsummering av svar på 11 utsagn om kvalitet i PPT-OT – Lys blå er PPT-OT selv, og mørk blå er eier/deltakerrepresentanter av PPT-OT Resultat fra eier -/deltakerrepresentanter Resultatene for eier/deltakerrepresentanter viser et gjennomsnitt for alle utsagnene på 4,4. Dette er et godt resultat. For utsagn 11 - Alt i alt, er jeg fornøyd med tjenesten jeg får fra PPT-OT er gjennomsnittet 4,4. De tre høyeste gjennomsnittene kommer på utsagnene: 1. PPT-OT er imøtekommende når jeg tar kontakt (5,2), 2. PPT-OT yter god service ved henvendelser (4,9) 3. PPT-OT har evne til å sette seg inn i aktuelle problemstillinger (4,6). På disse utsagnene er det også liten spredning på skalaen fra 1 – 6. De laveste gjennomsnittene er i utsagn: 7. PPT-OT gir svar/tilbakemelding innen det tidspunktet de har lovet (3.4) 10. PPT-OT har tilstrekkelig kapasitet/tid til å imøtekomme mine behov (3,9). 4. PPT-OT viser tilstrekkelig fleksibilitet i forhold til mine behov (4,0) På disse utsagnene er det spredning fra 2 – 6 for utsagn 7 og 4; og på alle svaralternativene for utsagn 10. For de andre utsagnene er det stor spredning innenfor skalaen fra 1 – 6. Dette kan tyde på at respondentene opplever PPT-OT ulikt. Dette kommer også fram i gruppeintervjuene og evalueringsseminarene. Resultat fra PPT-OTs medarbeidere Medarbeiderne og daglig leder i PPT-OT svarte på de samme utsagnene med litt annen formulering. De samme forholdene er vurdert og resultatene gir et sammenlikningsgrunnlag. Resultatene for PPT-OTs medarbeidere gir et gjennomsnitt for alle utsagnene er 4,7. Dette er en svært god egenvurdering. Det er vanlig at egenvurderingen er høyere enn eksterne respondenter på de samme forhold. For utsagn 11 - Alt i alt, er jeg fornøyd med tjenesten jeg får fra PPT-OT er gjennomsnittet 4,7. 17 De tre høyeste gjennomsnittene kommer på utsagnene: 1. PPT-OT er imøtekommende når vi blir kontaktet (5,8), 2. PPT-OT yter god service ved henvendelser (5,6) 5. PPT-OT er løsningsorientert (5,4). På de to første av disse utsagnene er det svært liten spredning på skalaen fra 1 – 6. På spørsmål 5 er ytterpunktene 3 og 6; med flest høyest på skalaen. De laveste gjennomsnittene er i utsagnene: 10. PPT-OT har tilstrekkelig kapasitet/tid til å imøtekomme brukernes behov (3,3). 7. PPT-OT gir svar/tilbakemelding innen det tidspunktet vi har lovet (3,4) På disse to utsagnene er det spredning på alle svaralternativene for utsagn 7. For utsagn 10 er spredningen fra 1 – 5. Resultatet for begge utsagnene gir en klar indikasjon på at det internt er stor ulikhet i hvordan medarbeiderne mener at PPT-OT gir svar eller tilbakemelding innen de tidsfrister de selv har satt. Både gjennomsnittet og spredningen viser at dette er viktige forhold å se nærmere på. For de øvrige utsagnene er det liten spredning innenfor skalaen fra 1 – 6. Oppsummering Ekstern og egenvurdering på disse utsagnene viser at PPT-OT blir vurdert å ha god kvalitet. Egenvurderingen viser at de ansatte mener å ha en meget god kvalitet. Utsagn som får høyest og lavest gjennomsnitt er like for eksterne og interne respondenter i PPTOT. Vi registrerer at det er stor spredning på svaralternativene fra 1 – 6 for samme utsagn uavhengig av hvilken gruppe respondent man tilhører. At oppfatningene om samme utsagn er så ulike gir grunnlag for å se nærmere på årsakene til slike resultat. Dette kan tyde på at respondentene opplever PPT-OT ulikt. Dette kommer også fram i gruppeintervjuene og evalueringsseminarene. Forhold som påvirker dette er både hvilken samarbeidsrelasjon man har, hvilket nivå i organisasjonen respondenten hører til og hvem man møter fra PPT-OT. Resultatet kan også ha sammenheng med variasjoner i forventinger og arbeidsformer overfor PPT-OT i andre kommunale tjenester, barnehager og skoler. Vi behandler de enkelte utsagn nærmere i de følgende kapitlene. Den store spredningen internt i PPT-OT er også indikasjon på at medarbeiderne ser svært ulikt på PPT-OTs måte å yte tjenester, arbeidssituasjonen og forholdet til samarbeidsparter. KS-Konsulent vurderer disse resultatene i sammenheng med beskrivelser av at PPT-OTs tjenester er for medarbeideravhengige og for lite virksomhetsbasert. Ved så stor spredning i scorene for samme utsagn, er det nødvendig å ha et felles arbeid for å avdekke årsakene og hva som kan gjøres. KS-Konsulent mener at resultatene viser at tjenestene PPT-OT yter oppfattes som gode. For de gjennomsnittlige scorene er det sammenfall i interne og eksterne respondenter på de utsagnene man får meget gode resultat; og der det er lavest gjennomsnitt. For de høyeste gjennomsnittene gjelder dette at PPT-OT er imøtekommende når jeg tar kontakt og at PPT-OT yter god service ved henvendelser: For de laveste gjennomsnittene gjelder dette at PPT-OT i mindre grad gir svar/tilbakemelding innen det tidspunktet de har lovet og at PPT-OT har tilstrekkelig kapasitet/tid til å imøtekomme mine behov. Den store variasjonen i svarene på skalaen fra 1- 6 gir grunnlag for å drøfte utsagnene for å få en forståelse av hva årsakene til dette er; og hva som er relevante tiltak. I denne evalueringen har vi ikke hatt anledning til å studere dette nærmere. 18 6.6 Systemrettet arbeid Systemrettet arbeid har bakgrunn i opplæringslovens bestemmelse om at PPT «..skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringa bedre til rette for elever med særlige behov» (Oppl.lov. §5-6). Begrepet systemrettet arbeid oppfattes av mange å ha et noe upresist innhold; og litt vanskelig å forklare hva faktisk er. En mulig avgrensning er at når systemperspektivet står i fokus, leter man etter forbedringspunkter for tilpasning av undervisningen. Når individperspektivet har oppmerksomhet, er feil eller mangler hos barnet og eleven i fokus. Omfanget av systemrettet arbeid I informasjonsheftet til PPT-OT står det: «Skoler eller barnehager som ønsker systemarbeid drøfter dette i ressursgruppemøte, og rektor/styrer melder deretter behovet skriftlig til PPT-OT. Dersom det blir enighet om å prioritere systemarbeidet, skal det lages en kontrakt med PPT-OT.» Denne rutinen er lite kjent; og det er ingen styrere og rektorer som oppgir å ha inngått slik kontrakt. Muntlige avtaler om systemrettet arbeid er mest vanlig. Fra de to videregående skolene sies det at systemrettet arbeid starter gjennom individsaker. Det er derfor ofte en indirekte inngang til PPT-OTs bidrag i systemrettet arbeid. Slikt arbeid skjer som følge av behov hos barn eller elever. Og gjerne på områder som gjelder flere; for eksempel atferd. Det bekreftes av flere at planlagt utviklingsarbeid i barnehager og skoler sjelden bruker PPT-OT som faglig ressurs. En av gruppene i evalueringsseminaret for medarbeidere i PPT-OT sier at våre samarbeidsparter må be om hjelp. PPT-OT skal ikke selge seg inn med systemrettet arbeid. Dette blant annet ut fra at de ikke har kompetanse for dette. Andre i PPT-OT kunne ha tenkt seg mer etterspørsel etter deltakelse i utviklingsarbeid. Dette er et uttrykk for variasjoner i tenkning og arbeidsmetodikk innen PPT-OT. Tjenester knyttet til systemrettet arbeid Daglig leder i PPT-OT fortalte i intervjuet om et stort antall områder PPT-OT arbeider systemisk. Noen slike er: Læringsmiljøarbeid ved to skoler Strukturert begrepslæring for barn med språkvansker SOL – Systematisk observasjon av lesing Konsultasjonsteamet sammen med helsestasjonen, fysioterapitjenesten, Barneog ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP) og barneverntjenesten i Kongsberg (BV). Brosjyre med faglig om skolevegring – sammen med Kongsberg kommune Lavterskeltilbud for foreldre sammen med helsestasjonen i Kongsberg Barnehager og skoler nevner følgende eksempler på systemrettet arbeid som de er fornøyd med: Kursing for alle eller grupper av ansatte; for eksempel i atferdsvansker Tidlig innsats i konsultasjonsteam - spesielt i barnehage. Forslag om litteratur Foredrag Deltakelse i utviklingsarbeid og-prosjekter 19 Veiledning i klasseledelse Kompetanseheving innen begrepsopplæring Vurdering av det systemrettede arbeidet Informantene i evalueringen mener at PPT-OT ikke er nok bevisst på forholdet mellom spesialpedagogiske midler og styrkingsmidler; dersom de spesialpedagogiske utgiftene øker blir det mindre styrkingsmidler. Noen opplever at det tar veldig lang tid før man får hjelp. Omfanget av veiledning og oppfølging fra PPT oppleves som personavhengig. Noen PP-rådgivere har ikke tid til veiledning når behovet er der. Dette oppfattes å være avhengig av hvilken saksbehandler man har. Noen er gode på å tenke forebyggende, mens andre kun har tid til å tenke på testing og kartlegging. Det uttrykkes også at når systemrettet arbeid ytes, blir resultatet bra. Medarbeidere i PPT-OT opplever at de barnehagene og skolene som jobber med utviklingsarbeid, lettere ser at de har behov for ekstern bistand, og hva slags bistand de har behov for. Dette underbygges ved at det har blitt nevnt at også barnehager og skoler kan bli flinkere til å legge inn konkrete bestillinger på hva de har behov for av systemrettet arbeid. Et forhold som er verdt å merke seg er hva medarbeiderne i PPT-OT blir målt hva gjelder resultat av arbeidet. I følge tillitsvalgt blir det målt på individrettet arbeid; ikke systemrettet arbeid. Vi har ikke vurdert om dette påvirker hvordan arbeidet prioriteres; eller hvilken betydning dette får for PPT-OTs samlede innsats i systemrettet arbeid. I evalueringsseminarene arbeidet deltakerne med anbefalinger for videre utvikling av det systemrettede arbeidet. Nedenfor er momenter hentet fra gruppenes oppsummeringer: Få skoler til å initiere systemrettet arbeid i barnehage og skoler Kompetanseutvikling i skolene på «høyfrekvente vansker» Fast samarbeid med skole- og barnehageeier om utviklingsarbeid PPT-OTs deltakelse i eksterne fora bør utvides Ta initiativ til etablering av faglige samarbeidsfora Forebygge ved å ha dialog PPT-ledelse og Kommune-ledelse om hva kan vi få til innenfor barnehagens og skolens ressurser. Hvordan kan vi få antall enkeltvedtak ned? Hvilken kompetanse trenger barnehagen/skolen for selv å håndtere utfordringene PPT-OT bør bli mer innovativ/kreativ tenkning/fleksible Stramme tolkningen av når et barn trenger spesialpedagogisk tilbud. Hva er godt nok? Ha et vidt normalitetsbegrep. Ensartet tankegang hos PPT Snu ressursbruken fra utredning på individnivå til systemrettet arbeid Også tidsbruk på utredninger må ned Tilrettelegging på skole/barnehage ifht. samarbeidet med PPT-OT. Ha kultur for å be om og ta imot hjelp 20 KS-Konsulent oppsummerer at rutinene knyttet til systemrettet arbeid ikke brukes. Det er stor variasjon om skolene bruker PPT-OT i systemrettet arbeid. Og det er stor variasjon innen PPT-OT om man oppfatter å ha kapasitet og/eller kompetanse til denne typen arbeid. Det er nødvendig å arbeide videre med en felles forståelse om hva som er ordinær tilpasset opplæring og tenkningen om bruk av spesialpedagogiske ressurser. Det er viktig for eierne å avklare om PPT-OT skal ha en betydelig dreining over til systemrettet arbeid; eller om nåværende praksis skal videreføres. 6.7 Individrettet arbeid Fra opplæringsloven heter det at PPT skal «sørge for at det blir utarbeidet sakkyndig vurdering der loven krever det.» (Opplæringsloven § 5-6). Det er stilt krav til innholdet i de sakkyndige vurderingene (§ 5-3). Denne evalueringen har ikke sett på om disse kravene blir fulgt. Vår oppmerksomhet har vært på eierrepresentantenes erfaringer med PPT-OT sitt samlede arbeid med individrettet arbeid. Arbeidet med sakkyndige vurderinger har høy prioritet i PPT-OT, og som vi har omtalt i rapporten går slikt arbeid foran systemrettet arbeid. Eierrepresentantene spør om det brukes for mye tid til sakkyndige vurderinger. Sakkyndige vurderinger beskrives å ha alt for lang saksbehandlingstid, og kommer for mange alt for seint i skoleåret. Ved vår evaluering i slutten av oktober oppgav flere skoler at de ventet på sakkyndige vurderinger. I et treårig skoleløp i ungdomsskole og videregående opplæring beskrives dette som svært uheldig for opplæringstilbudet. Det er en gjennomgående oppfatning at dette bør gå raskere. PPT-OTs medarbeidere sier at de må bruke den tida de trenger for hver sak. Det er variasjon i kompleksitet, andre parter må inn og de må vente på utredninger eller rapporter fra disse. Evalueringen viser at det er et stort antall henvisninger til PPT-OT og at det i en del tilfelle tar for lang tid før utredningsarbeidet er ferdig. I PPT-OTs rutiner ligger et opplegg for hva barnehager og skoler skal gjøre før henvisning. Dette oppfattes av alle som en viktig rutine; og som bidrar til raskere behandling. Det oppleves også som positivt at barnehager og skoler kan foreta mer av vurderingen selv. Skjemaet "Kartlegging og dokumentasjon" benyttes. Erfaringene i PPT-OT er at når dette er fulgt, så er viktige avklaringer gjort før PPT-OT kommer inn, og sikrer at henvisninger har nødvendig informasjon. Sakkyndige vurderinger brukes for å fatte vedtak om spesialundervisning og for å utarbeide individuelle opplæringsplaner. Det uttrykkes fra barnehager og skoler at de sakkyndige vurderingene varierer mye på hvor lett de er å bruke i enkeltvedtakene. Omfangsrike tekster krever svært mye arbeid når disse skal inngå i enkeltvedtaket. Det synes også å være store forskjeller mellom PP-rådgiveres måte å arbeide med og skrive sakkyndige vurderinger. Dette gjelder i lengde, detaljeringsgrad, kjennskap til det ordinære opplæringstilbudet og hva slags opplæring som gir et forsvarlig opplæringstilbud. Det er også varierende hvordan de sakkyndige vurderingene påvirker arbeidet med og innholdet i de individuelle opplæringsplanene. Ressursgrupper er en viktig metode for individrettet arbeid. Særlig fordi disse også involverer foreldre; og i videregående opplæring også elevene. Det vises til en positiv utvikling for disse møtene. Utsagn som at «Skolens medarbeidere opplever å spille på samme lag som PPT, og vi kan snakke med en stemme i ressursgruppemøtene» er eksempel på dette. På den annen side er det også slike utsagn: «Når PPT-OT skal gi 21 veiledning om store atferdsproblemer opplever vi at de har for lite kjennskap til situasjonen. Det har vært lite eller ingen observasjon, og dette svekker troverdigheten.» Individrettet arbeid innebærer at PPT-OT og barnehager og skoler har flere typer relasjoner. Dette fører til at PPT-OT både er en nær samarbeidspart og en spesialisert tjeneste med uavhengighet i sine sakkyndige utredninger. Dette er et forhold som er generelt for alle PP-tjenester. Dette kan gi en forståelse av første- og andrelinjeroller. Eller også at PPT er en eksperttjeneste som «leverer» tjenester til kommunene og fylkeskommunene. KS-Konsulent oppfatter at det er store variasjoner i hvordan individrettet arbeid fungerer. Saksbehandlingstid, hvordan arbeidet med sakkyndige utredninger påvirker tid til andre oppgaver og utredningenes lengde og nytteverdi er tema det er behov for å se nærmere på i et samarbeid mellom kommunene, fylkeskommunen og PPT-OT. Det er viktig for eierne å avklare om PPT-OT skal ha en betydelig dreining over til systemisk arbeid; eller om nåværende prioritering av individrettet arbeid skal videreføres. 6.8 Samarbeid med barnehager, skoler og andre tjenester PPT-OT har arbeider tett med barnehagene og skolene. Siden kommunene og fylkeskommunen i de fleste tilfelle har delegert enkeltvedtak til barnehagene og skolene, blir det et nært samarbeid med PPT-OT både om henvisning, vurdering og observasjon, vedtak, veiledning og opplæring. Godt samarbeid er derfor et suksesskriterium for hvordan tilbudet til barn og unge blir. 6.8.1 PPT-OT sine rutiner Evalueringen viser at PPT-OT har utviklet gode rutiner. Disse er formidlet gjennom nettside og informasjonshefte. Informasjonsheftet er godt kjent og blir brukt aktivt blant de fleste samarbeidspartnerne. Det er imidlertid også respondenter som ikke har vært kjent med informasjonsheftet og de rutiner som beskrives. Det er respondenter som gjerne hadde ønsket deltakelse fra skolene i utarbeidelse av rutinene. På denne måten ville rutinene kunne tilpasses barnehage- og skolehverdagen; og eierforholdet til rutiner og skjemaer kunne ha blitt sterkere. Dette må sees i sammenheng med forslaget om i felleskap å utarbeide et årshjul for samhandlingen mellom PPT-OT og barnehagene og skolene. Medarbeiderne i PPT-OT er godt kjent med rutinene. Vi er kjent med at alle rutinene ikke oppfattes som nyttige for PP-medarbeidere. I arbeidet har vi sett nærmere på bruk av kontaktpersoner og ressursgrupper. Bruk av ulike skjema har ikke vært gjenstand for vurdering. 6.8.2 Utsagn om samhandling og samarbeid I kapittel 6.5 oppsummerte vi svarene på 11 utsagn. Følgende utsagn omhandler samhandling og samarbeid – gjennomsnittlig score fra eierne er satt i parentes: 22 1. 2. 3. 4. 5. 9. PPT-OT er imøtekommende når jeg tar kontakt (5,2) PPT-OT yter god service ved henvendelser (4,9) PPT-OT har evne til å sette seg inn i aktuelle problemstillinger (4,6) PPT-OT viser tilstrekkelig fleksibilitet i forhold til mine behov (4,0) PPT-OT er løsningsorientert (4,4) PPT-OT er tydelig på hva de kan hjelpe meg med (4,5) For alle disse utsagnene er gjennomsnittet høyt. For utsagnet, som har lavest gjennomsnitt; om PPT-OT viser tilstrekkelig fleksibilitet i forhold til mine behov, er scorene gitt fra 2 - 6 på skalaen. PPT-OT-medarbeiderne vurderer dette mer likt. KS-Konsulent tolker svarene som meget positive. Det noe lavere scoret på opplevd fleksibilitet i forhold til behov, ser vi i sammenheng med at flere uttrykker variasjoner mellom medarbeiderne i PPT-OT. Det kan også ha sammenheng med informantens vurdering av hva som er tilstrekkelig. 6.8.3 Ressursgrupper Ressursgruppemøter er beskrevet i PPT-OTs informasjonshefte. Det står at «Formålet med ressursgruppemøter er å få sterkere fokus på tidlig innsats og tilpasset opplæring. Vi ønsker også at møtene skal ha fokus på systemrettede tiltak. Møtene er et redskap for å redusere eller avklare behovet for spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning. Ressursgruppa bør bidra til kontinuitet og gode rutiner overfor barn og unge som strever faglig eller sosialt. Ordet ressursgruppe er valgt fordi deltakerne i gruppa har kompetanse og kunnskap som samlet vil være sentral for å kunne avhjelpe behov og løse utfordringer» «For å skape tydelighet om ansvar, frister og oppgavefordeling, ønsker PPT-OT at mest mulig av samarbeidet med barnehager og skoler reguleres gjennom ressursgruppemøter. Dette vil ivareta at kompetanse tilføres organisasjonen, og ikke bare enkeltpersoner.» Ressursgruppemøtene oppfattes som et viktig forum. Det er gode rutiner for ressursgruppemøter både i skole og barnehage. Hovedbildet er at man er fornøyd med møtene, og den betydningen de har for foreldre, barn og ungdommer og for ledelse og personalet i barnehager og skoler. Det omtales som positivt med faste rutiner for møtevirksomhet i ressursgruppene, men at det mangler rutiner for akutte behov. I evalueringsseminarene arbeidet deltakerne i grupper med å sette opp kjennetegn på et godt ressursgruppemøte. Hver gruppe vurderte sine kjennetegn ut fra hvor viktige de er, og i hvilken grad vi innfrir hvert kjennetegn i dag. Dette arbeidet viste at for nesten alle kjennetegnene er det stor grad av måloppnåelse. Hver gruppe hadde satt opp 5 – 12 kjennetegn. Det var mange like kjennetegn fra flere grupper. Kjennetegn utarbeidet av styrere og rektorer og PPT-OT var tilnærmet like. Forskjellene bestod i forventninger til hverandre om forberedelse, oppfølging og kontinuitet. Nedenfor har vi satt opp 13 kjennetegn på et godt ressursgruppemøte, hentet 23 fra arbeidet i gruppene. 1. Strukturerte møter med god møteledelse og avtalt tidsramme 2. Godt forberedt 3. Gjensidig respekt og tillit for hverandres kompetanse 4. Tiltaksrettet og løsningsorientert arbeidsmåte 5. Fokusert kommunikasjon og jevn fordeling av ordet 6. Gjøre foreldrene og elevene (i videregående) trygge i forkant og underveis 7. Medvirkning – foreldre og elever 8. «Riktige» ledere, medarbeidere og PP-rådgivere deltar 9. Fleksibilitet 10. Egnet og uforstyrret lokale 11. Skape godt samarbeidsklima og gode relasjoner 12. Hyppighet og kontinuitet over tid 13. Konklusjoner i møtet med konkrete tiltak, hvem som har ansvar, tidsfrister for gjennomføring og oppfølging I gruppeintervjuene kom det fram forslag til forbedringer på ressursgruppemøtene. Disse inngår i de 13 kjennetegnene. Viktige momenter er at møtene ivaretar foreldrene og elevenes behov, samtidig som de gir ledelsen og førskolelærere og lærere et godt grunnlag for deres arbeid. At møtene blir konkrete med tanke på barnets og elevens tilbud framheves. Et annet forhold et at språket et forståelig med få faguttrykk. Flere nevner behovet for samtaler mellom PPT-OT og barnehage og skole om faglige forhold, om organisering, rammevilkår og det «indre liv». Det nevnes at oppmerksomheten må gå fra individtankegang til systemtankegang. PPT-OT ønsker at flest mulig tema skal behandles i ressursgruppemøtene. Når samme møte skal dekke mange formål og målgrupper, kan de ofte oppfattes som mindre nyttig for en del av møtedeltakerne. Dette bør tas hensyn ved planlegging og gjennomføring av ressursgruppemøtene der foreldre og elever deltar. KS-Konsulent har erfaring med at gode møter preges av god struktur, klare målsettinger for hvorfor vi møtes, god møteledelse og fokusert kommunikasjon. Vi anbefaler at styrere og rektorer sammen med sin kontaktperson fra PPT-OT blir enige om kjennetegn på gode ressursgruppemøter. Dette bør da være utgangspunktet for jamnlig evaluering av møteformen. 6.8.4 Kontaktpersoner PPT-OT har en kontaktperson for hver barnehage og skole. For Kongsberg videregående skole er det flere kontaktpersoner. Informasjonsheftet til PPT-OT gir en ryddig oversikt over kontaktpersonene for hver skole og barnehage og for OT. Representantene fra barnehagene og skolene mener ordningen med kontaktperson er positiv. Kontaktpersonenes arbeid oppleves imidlertid svært ulikt og beskrives for personavhengig. Hver av kontaktpersonene har en kollega som kontaktperson 2. Formålet med dette er å 24 redusere sårbarhet ved fravær og å ha kollegastøtte i faglige vurderinger. Respondentene i barnehage og skoler opplever ikke at formålet med kontaktperson 2 følges opp tilstrekkelig. Det er tilfeldig om og på hvilken måte kontaktperson 2 overtar; særlig ved vakanser eller lengre fravær. Barnehagene og skolene ser heller ikke ofte at de to kontaktpersonene utfyller hverandre faglig. PPT-OT mener at ordningen med kontaktpersoner har styrket arbeidet overfor barnehager og skoler. Kontaktpersonene er organisert i team for å ivareta overganger og samhandling mellom barnehage, grunnskole og videregående opplæring. 6.9 Kompetanse i PPT-OT PPT-OTs styreleder og daglig leder sier at medarbeiderne har en svært god formal- og realkompetanse med relevant yrkeserfaring for å arbeide i PPT-OT. Dette bekreftes av hovedtillitsvalgt som også framhever lav turnover. Det er lagt vekt på å ha felles og individuell kompetanseutvikling. Kompetansevurdering For å få kjennskap til hvordan kompetansen i PPT-OT blir vurdert, ba vi deltakerne i de to evalueringsseminarene vurdere dette. 15 representanter for eierne og 14 medarbeidere svarte på i hvilken grad PPT-OT har tilstrekkelig kompetanse til å utføre henholdsvis systemrettet arbeid og individrettet arbeid. På spørsmål om i hvilken grad har PPT-OT tilstrekkelig kompetanse til å utføre systemrettet arbeid, svarer eierrepresentantene 3,9; og PPT-OT-medarbeiderne 4,5. Svarene har spredning på alternativene 3 – 6, med flest på 3 og 4 for eierrepresentantene og 4 og 5 for PPT-OT. På spørsmål om i hvilken grad har PPT-OT tilstrekkelig kompetanse til å utføre individrettet arbeid? svarer eierrepresentantene 4,6; og PPT-OT-medarbeiderne 5,0. Svarene har spredning på 3 – 6 på skalaen; med flest på 4 og 5 for eierne og 5 og 6 for PPT. Tabellene nedenfor viser gjennomsnitt og spredningene på scorene. Vi oppsummerer at for individrettet arbeid er oppfatningen at PPT-OT har tilstrekkelig kompetanse. For systemrettet arbeid mener eierrepresentantene at kompetansen bør bli bedre. Gjennom evalueringen for øvrig gis det uttrykk for at kompetansen er svært høy, og at det samtidig er ulikheter mellom medarbeidere. 25 Svar fra eierrepresentanter Snitt 3,9 Tabell 2 – Kompetanse – systemrettet arbeid – 15 representanter for eierne – I hvilken grad har PPT -OT tilstrekkelig kompetanse til å utføre systemrettet arbeid? Svar fra medarbeiderne i PPT -OT Snitt 4,5 Tabell 3 - Kompetanse – systemrettet arbeid – 15 medarbeidere i PPT-OT I hvilken grad har PPT -OT tilstrekkelig kompetanse til å utføre systemrettet arbeid? Svar fra eierrepresentanter 6 5 Snitt 4,6 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Tabell 4 – Kompetanse – individrettet arbeid – 15 representanter for eierne I hvilken grad har PPT -OT tilstrekkelig kompetanse til å utføre individrettet arbeid? 26 Svar fra medarbeidere i PPT-OT Snitt 4,9 Tabell 5 – Kompetanse – individrettet arbeid – 14 medarbeidere i PPT-OT I hvilken grad har PPT -OT tilstrekkelig kompetanse til å utføre individrettet arbeid? Hvilke kompetansebehov har PPT-OT? I evalueringsseminarene innhentet vi informasjon om kompetansebehov. Nedenfor har vi gjengitt hvilken kompetanse eierrepresentanter og medarbeiderne i PPT-OT savner. Kompetanse som savnes for systemrettet arbeid (svar fra PPT-OTs medarbeidere): Endringsledelse Skolekultur i forhold til endringsarbeid Felles rutiner for systemarbeid Rutiner og prosedyrer for systemrettet arbeid – teori Bakgrunn i hvilke tiltak som er effektive ut fra forskning Kjennskap til organiseringen av skolene, og hva de har behov for av samarbeid på systemnivå Rådgivning og veiledning (opprettholde nivået vårt på dette i tjenesten) Kjennskap til organisasjonen vi skal arbeide i Felles teorigrunnlag om endring Vedlikeholde veiledningsko mpetansen Kjennskap til/kunnskap om barnehagene og skolenes virksomheter Veiledningskompetanse og prosesstyring Komplekse atferdsvansker Forståelse for endringsprosesser i komplekse systemer Implementering Hva som forstås med systemer og systemarbeid IKT i skolen Evidensbaserte opplegg Teori om systemendring Kompetanse som savnes for systemrettet arbeid (svar fra eier representanter): Kunnskap om «det indre liv» i skolen og barnehagen (opplæringstilbudet) Kompetanse om barnehage- og skolebarns hverdag og mandat Ha kunnskap om hva som er gode ressurser hos en pedagog og kunne kjenne det igjen i praksis Holde seg oppdatert på generell barnehage- og skoleforskning Profesjonalitet i å utarbeide systemretta tiltak på skolenivå: o Organisasjonsforståelse o Timeplanforståelse (muligheter og begrensninger) o Forståelse for handlingsrommet skoleledelsen har, men trenger hjelp til å utvide Hva er de gode tiltakene for å møte lese-/skrivesvake, matematikksvake osv.? 27 Hvordan organisere for å gi rom for de gode tiltakene? Hvordan kjøre utviklingsprosesser i store organisasjoner? Det er mange likhetstrekk ved kompetansebehovene slik de er formulert for systemrettet arbeid. De kan grupperes slik: teori og forskning om barnehage- og skoleutvikling og endringsarbeid, organisasjonsforståelse og kjennskap til det indre liv og barnehage- og skolekultur kjennskap og forståelse for rammebetingelsene og handlingsrommet for lederne metodikk for veiledning, ledelse av utviklingsprosesser og prosjekter særlig kompetanse for organisering av tiltak for barn og elever med spesifikke vansker Styrere og rektorer legger vekt på økt kompetanse hos PPT-OT i det å kjenne det «indre liv» og rammevilkårene i barnehage og skole. Slike behov må sees i sammenheng med et ønske om mer systemrettet arbeid, deltakelse og utviklingsarbeid og en raskere vei fram til tiltak og individuelle planer. Kompetanse som savnes for individrettet arbeid (svar fra PPT-OT): veiledning av elever og foreldre særlige kompetanse knyttet til flerspråklige barn og elever utredning av ungdom og voksne med psykiske vansker digital kompetanse og sammenhengen med sakkyndige vurderinger evaluering av tiltak og mål kjennskap til arbeidet i Ressurssenteret for oppvekstmiljø i Kongsberg kommune og skoleorganisasjonen i fylket og dal-kommunene Kunnskap om de organisasjonene som ønsker kompetanseutvikling Kompetanse som savnes for individrettet arbeid (svar fra eierrepresentanter): Ny, oppdatert kunnskap og barnehageforskning, nyere arbeidsmåter (allmenn pedagogikk) Barnehagens praksis Nyere forskning /arbeidsmåter innen spesialpedagogikk (eks. atferd) Organisatorisk og økonomisk forståelse Helhetstankegang Kompetanse vedrørende skolens/barnehagens «indre liv» o Dette for å kunne tilpasse tiltakene/forslagene i riktig omfang/størrelse Mer felles kompetanse knyttet til «hva er godt nok» Utvidelse av normalitetsbegrepet Forenkling, spissa sakkyndig utredning, konkretisering Evaluering av tiltak/målsetning o Hvor mange IOP’er blir egentlig avslutta/reelt evaluert? Kunnskap om de ulike stadier i utdanningsløpet mht. overganger Kompetansebehov for individrettet arbeid uttrykkes med færre momenter. Behovene knyttes til ønsket om mer konkret støtte for å tilrettelegge tilbud for barn og elever innenfor rammen av barnehagens og skolens rammevilkår og at dette sees i en helhetlig sammenheng; også ved overganger mellom barnehage og skole, grunnskole og videregående opplæring. PPT-OT har behov for kjennskap til barnehage- og skolefaglig administrasjon hos eierne. 28 Regjeringen har i statsbudsjettet for 2015 foreslått å videreføre etter- og videreutdanning for tilsatte i PPT innenfor «Strategi for etter- og vidareutdanning for tilsette i den pedagogisk-psykologiske tenesta (2013–2018)». Denne strategien skal føre til at «PPtenesta jobbar meir systemretta gjennom auka kompetanse i rettleiing, endringsleiing, organisasjonskunnskap og organisasjonsutvikling. Målet er at PP-tenesta skal arbeide tettare innpå barnehagar og skolar gjennom merksemd på tidleg innsats og førebyggjande arbeid. Satsinga skal føre til at skolane blir oppmoda og rusta til å gjere meir innanfor ramma av den ordinære tilpassa opplæringa.» KS-Konsulent anbefaler at eierne og PPT-OT arbeider systematisk med kompetanseutvikling innenfor rammen av den nasjonale strategien, for å følge opp kommunenes og fylkeskommunens mål for tilpasset opplæring og som et tiltak for å følge opp evalueringen av PPT-OT. I kompetansedefinisjonen i arbeidslivet inngår ofte kunnskap, ferdigheter, evner og holdninger. En slik tilnærming er naturlig i en personintensiv virksomhet som PPT-OT. 6.10 Kapasitet og tilgjengelighet i PPT-OT Tre av de 11 utsagnene om opplevd kvalitet i PPT-OT dreier seg om kapasitet og tilgjengelighet: PPT-OT gir svar/tilbakemelding innen det tidspunktet de har lovet (utsagn 7), PPT-OT er tilgjengelige i arbeidstiden (utsagn 8) og PPT-OT har tilstrekkelig kapasitet/tid til å imøtekomme mine behov (utsagn 10). Det gjennomsnittlige scoret for alle tre utsagnene er lavest, og det er klart sammenfall mellom eierrepresentanter og medarbeiderne i PPT-OT sin oppfatning av kapasitet til å møte brukernes behov og oppfølging av tidsfrister. Resultatet for disse utsagnene gir samtidig en klar indikasjon på at det internt er stor ulikhet i hvordan medarbeiderne mener at PPT-OT gir svar eller tilbakemelding innen de tidsfrister de selv har satt. Både gjennomsnittet og spredningen viser at det her er et klart forbedringsområde. Dette kan også være årsaken til at barnehager og skoler opplever store forskjeller mellom medarbeidere i PPT-OT. I gruppeintervjuene bekreftes dette. Vi får eksempler på svært rask oppfølging, og det helt motsatte. Noen få barnehage- og skolerepresentanter uttrykker en viss positiv utvikling når det gjelder kapasitet og tilgjengelighet. Vi har spurt om tidsbruk til sakkyndige vurderinger, og det er svært store forskjeller på hvor lang tid det tar å utarbeide slike. Dette har også sammenheng med sakens karakter og kompleksitet; og om andre instanser er involvert. Slik informantene fra eierne forstår dette, så er saksbehandlingstiden for lang. Dette har også PPT-OT erkjent og satt i gang nye rutiner for å sikre en forsvarlig saksbehandlingstid. Forhold knyttet til saksbehandlingstid og ventelister er tatt opp under kapitlet om statlig tilsyn. 29 I evalueringsseminaret med representanter fra barnehager, grunnskoler, helsestasjon, de videregående skolene og kommunene gav deltakerne innspill til hvordan tidsbruken er. Nedenfor er en sammenstilling av innspillene. Flere mente at tidsdisponeringen i arbeidet sammen med PPT-OT bør forbedres, og at dette bør skje i samarbeid med PPT-OT. Et konkret forslag er å strukturere tidsbruken i et årshjul felles for PPT-OT og tilpasset årssyklusen for barnehage- og skoleåret. To eksempel som understreker behovet for dette er at skoleårets første ressursgruppemøte ved en skole ble holdt i slutten av oktober. Sakkyndige vurderinger som er ferdig lenge etter at skoler har måttet iverksette tiltak er et annet eksempel. For å fatte vedtak og forberede et godt tilbud er det behov for at sakkyndige vurderinger i kommer i februar/mars i stedet for i juli; eller som noen opplever nesten midtveis i skoleåret. Slike behov er en av mange begrunnelser for å utarbeide et årshjul for PPT-OT. Når det gjelder tid til sakkyndige vurderinger mener mange at de bør være mindre omfattende og spisses mer mot aktuelle tiltak. Det oppfattes at utredningsarbeidet tar for lang tid, og det spørres om skolene og barnehagene kan ta noe av elevtestingen selv. En annen oppfordring til PPT er å skrive mindre og være mer ute i skoler og barnehager. Blant annet for å bruke mer tid på å bli kjent med skolen, ansatte, bygningsmasse, ressurser og liknende som grunnlag for sin veiledning og tilrådinger. PPT-OTs disponering og prioritering av tid og arbeidsoppgaver synes av mange å være overlatt til den enkelte medarbeider. Det reises derfor spørsmål om det finnes stillingsinstrukser for PPT-OT-medarbeidere, og om det er stilt tydelige forventninger og mål til for arbeidet. Det er lang reisetid til Numedalskommunene. I forbindelse med vurdering av ressursgruppemøtene er opplevelsen av at PP-rådgiver har tid til å delta i hele ressursgruppemøtet et viktig forhold. I denne sammenheng framheves god dagsplanlegging sammen med styrerne og rektorene som ønskelig. Bruk av videokonferanser for visse typer møter bør også vurderes. Fra møtene med representanter fra PPT-OT presiseres at PPT-OT har et selvstendig ansvar for sakkyndige vurderinger. Det uttrykkes tydelig at ingen skal eller kan styre de sakkyndige vurderingene. Det synes å være en oppfatning at tidsbruken derfor vanskelig kan endres. PPT-OT retter også oppmerksomhet på sammenhengen mellom antall barn og unge i aktuelle årskull, en økning i antall henvisninger og antall stillinger som har vært uendret de siste årene. Det uttrykkes stor mangel på tid til å gjennomføre systemrettet arbeid, og kapasiteten blir et hinder for å kunne utføre systemrettet arbeid. Vi har tidligere omtalt PPT-OT sin oppfølging overfor Fylkesmannen etter tilsynet med Kongsberg kommune. Ledelsen omtaler dette som en måte å få fram behovet for en økning i antall stillinger. En vurdering av de økonomiske rammer er lagt til fase 2 i denne evalueringen. 30 KS-Konsulent mener forhold rundt tidsdisponering, årsplaner og mål og standarder for PPT-OT sitt arbeid er avgjørende for utviklingen av kvaliteten på tjenestene og betydningen for det enkelte barn og elever. Et slikt arbeid må ta utgangspunkt i lovgivningen og den kontekst PPT-OT arbeider i ut fra hver enkelt kommune og fylkeskommunens mål for opplæringen. PPTs rolle bør derfor drøftes av tjenesten sammen med barnehage- og skoleledelsen og kommunal/fylkeskommunal ledelse. Det bør ut fra slike drøftinger sees nærmere på de faktiske forhold omkring bemanning, demografi, tidsdisponering, resultatkrav og utviklingsretning for PPT-OT. 6.11 Oppfølgingstjenesten Formålet med Oppfølgingstjenesten (OT) er å sørge for at ungdom utenfor videregående opplæring får tilbud om opplæring, arbeid eller andre kompetansefremmende tiltak, eller eventuelt en kombinasjon av disse. Målgruppa er ungdom mellom 16-21 år med rett til videregående opplæring, men som avbryter eller ikke benytter seg av retten til skolegang. Oppfølgingstjenesten har som oppgave å ha oversikt over ungdommer i målgruppa. OT tar kontakt med og informerer hver enkelt ungdom, med foresatte om ungdommen er under 18 år. OT gir tilbud om rådgivning og veiledning. OT holder oversikt over aktuelle tilbud og tiltak og sørger for at alle får tilbud om opplæring, arbeid, eller en kombinasjon. OT skal sikre tverretatlig samarbeid mellom kommunale, fylkeskommunale og statlige etater. (PPT-OT årsmelding 2012-2013) Oppfølgingstjenesten får gode tilbakemeldinger fra fylkeskommunen, de videregående skolene og NAV. Rutinene blir fulgt. Arbeidsform og samarbeid med interne og eksterne samarbeidsparter er velfungerende. Samarbeidet med NAV Kongsberg i de ukentlig HUSK-møtene (Henvisningsutvalg etter samtykke i Kongsberg) er et viktig virkemiddel for koordinering, tidlig innsats og relevante løsninger for den enkelte ungdom. Utsagn fra NAV Kongsberg bekrefter dette: «Vi har godt samarbeid og får den informasjonen vi trenger og mere til. Oppfølgingstjenesten er god til å se muligheter i skolesystemet og er kjapt på og tilbyr ungdommer møter» NAV Numedal samarbeider godt med OT, og opplever at de er veldig på tilbudssida. Det holdes samarbeidsmøter med NAV, videregående skole og oppfølgingstjenesten. Nye møter avtales fra gang til gang. Møtene inneholder både enkeltsaker, drøftinger på systemnivå og utviklingstrender blant ungdom. Avhengig av saker deltar også barnevern og helsetjeneste. Resultatet er at NAV opplever å ha oppnådd mer i fellesskap enn hver for seg. Dette gjelder både gjennom møter og ved å løse saker underveis. Det oppfattes også å være en god samarbeidskultur som kjennetegnes ved forutsigbarhet, god oppføling av avtaler og at det er lett å ta kontakt fortløpende. Buskerud fylkeskommune har hatt en god økning i antall elever og lærlinger som fullfører videregående opplæring. Arbeidet i OT i Kongsberg og Numedalen er viktig bidrag for å nå dette resultatet. Antall ungdommer som var i OTs målgruppe i 2013/2014, var 283. Både i 2009/2010 og 2010/2011 var tallet over 330. 31 I evalueringen har sårbarheten for tjenesten blitt nevnt. Betydningen av OT fungerer som en inkludert tjeneste i PPT-OT er nevnt som viktig. Spørsmålet om OT er for løst koblet til PPT-OT sitt øvrige arbeid overfor videregående opplæring er reist. Dette er et tema som må vurderes internt og sammen med fylkeskommunen og de videregående skolene. Med en gjennomgående tjeneste, så mener noen at ungdomsskolenes rolle ved overgang til videregående opplæring for elever med risiko for ikke å starte i videregående være et tema. KS-Konsulent merker seg at oppfølgingstjenesten får gode tilbakemeldinger på sitt arbeid. De to innspill om sårbarhet og sammenheng med tjenestens øvrige oppgaver bør utdypes nærmere og deretter vurdere om tiltak bør iverksettes. 7 Anbefalinger Gjennom rapporten har vi oppsummert og gitt anbefalinger. Disse er plassert i tekstbokser. Nedenfor gir vi noen mer overordnede anbefalinger. KS-Konsulent mener at PPT-OT har høy kompetanse og at tjenestene oppfattes som gode. Dette gjelder både PP-tjenesten og Oppfølgingstjenesten. Viktige områder å arbeide videre med er å sikre at tjenesten framstår med en mer tydelig og ensartet praksis. Samarbeid med PPT-OT og kommune- og fylkeskommunenivå, blant annet om felles forståelse av arbeidet med spesialundervisning og tilpasset opplæring etter lov, forskrift og eiernes egne prioriteringer, bør styrkes. I dette inngår det å vurdere hvordan balansen mellom individrettet og systemrettet arbeid skal være. PPT-OT og kommunene bør etablere faste møtefora for å styrke tjenestens rolle i kommunens oppvekst og utdanningsarbeid, og koordinering av tjenester overfor barn og unge. Fylkeskommunen har slike møtefora, og må sikre at disse utvikles som en del av den faglige og administrative oppfølgingen av PPT-OT. KS-Konsulent har identifisert at rollene i eierstyringen forstås ulikt. Et arbeid for å bli omforent om rolleforståelsen innenfor nåværende selskapsavtale er nødvendig, og kan gjøres uavhengig av at dette vil bli omtalt nærmere i fase 2. 8 Vedlegg 8.1 Arbeidsgruppas sammensetning og møtetidspunkter Sammensetning av arbeidsgruppa: Assisterende fylkesutdanningssjef Stein Morten Øen, Buskerud fylkeskommune Kommunalsjef oppveksttjenesten Kai Erik Lund, , Kongsberg kommune Fagsjef for barnehage, skole og kultur, Leif Ågesen, Nore og Uvdal kommune Rådgiver Birger Sauro, Kongsberg kommune Møter i arbeidsgruppa – fase 1: Det er holdt fire møter i arbeidsgruppa sammen med KS-Konsulent as. I tillegg har gruppa gitt innspill til evalueringsdesign og tema for evaluering via epost. 32 8.2 Evaluering ste ma Nedenståendenotat ble sendt alle som deltok i evalueringeni god før intervju, gruppeintervjuog evalueringsseminarene. Notat – tema for evaluering av Numedal og Kongsberg PPT -OT Dette notatet inneholdertema for evalueringenav PPT-OT. Innledning Det er PPT-OTsine tjenester som skalevalueres. Respondenterer: Eierne/deltakerne– representertved administrativog fagligledelse representanterfor barnehager,skoler,skolehelsetjenesteog andre kommunaleog fylkeskommunalemottakere av tjenestene Representanterfor NAV PPT-OTved styreleder,dagligleder, tillitsvalgt og medarbeidere Evalueringenomfatter bådesystem- og individrettet arbeid.Evalueringenvil derfor rette oppmerksomhetpå at noen tjenester utføres av PPT-OTsom leveransei form av skriftlig dokumentasjon(f. eks.sakkyndigevurderinger),mensandre tjenester blir til gjennom samhandlingmed ledere og medarbeiderei barnehagerog skoler. Andre tjenester kjennetegnes ved å væreet samarbeidmed mangeulike offentlige instanser;f eks NAV,barnevern, spesialisthelsetjenesten og andre.Dennesistetypen tjenester vil få mindre oppmerksomheti denne evalueringen. PPTog OTer lovpålagtetjenester. Evalueringenvil byggepå lov og forskrift. Utdanningsdirektoratetsveileder”Spesialundervisning;Veiledertil Opplæringslovenom spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning”(2009)er en del av PPT-OTsrutinebeskrivelser. Kommuneneog fylkeskommunenhar i begrensetomfangutarbeidet egnekrav og forventninger til PPT-OT. Slikeforventninger vil kommefram underveisi evalueringen. PPT-OThar for sitt arbeid overfor kommunene/fylkeskommunen og deresbarnehagerog skoler utarbeidet et informasjonshefteom rutiner og prosedyrerfor sitt arbeid.Hjemmesiden inneholderogsåinformasjonom tjenestenog tjenestensarbeidsmåte. Fylkesmannenfører tilsyn med kommunene.Det er i noen av kommuneneog i fylkeskommunen gjennomførttilsyn. Oppfølgingav avvik,merknaderog vurderingeri Fylkesmannens tilsynsrapportervil væreen del av evalueringen. Temaer for evalueringen 33 Nedenstående tema er utgangspunkt for evalueringen. Vektleggingen vil variere mellom ulike respondenter. 1. Systemrettet arbeid Fra opplæringsloven: «..skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringa bedre til rette for elever med særlige behov.» (Oppl.lov. §5-6) a. I hvor stor grad arbeider PPT-OT med å oppfordre og forberede barnehager og skoler til å gjøre mer innenfor ramma av den ordinære tilpassede opplæringa? b. Tjenester knyttet til tidlig innsats c. Tjenester knyttet til forebyggende arbeid d. Tjenester knyttet til kompetanseutvikling i barnehager, skoler og oppfølgingstjenesten e. Tjenester fra PPT-OT knyttet til veiledning endringsarbeid og organisasjonsutvikling for å legge opplæringa bedre til rette for elever med særlige behov f. Vurdering av rutiner for systemrettet arbeid; f eks melding om behov, inngåelse av kontrakt om slikt arbeid, møtestruktur, prosjektorganisering eller liknende. g. Vurdering av gjennomføring og resultat av systemrettet arbeid. 2. Individrettet arbeid Fra opplæringsloven: «.. sørge for at det blir utarbeidet sakkyndig vurdering der loven krever det.» (Oppl.lov. §5-6) a. Sakkyndig vurdering – vurdert ut fra behovet for enkeltvedtak og tilrettelegging for opplæringa til det enkelte barn eller elev i. I hvor stor grad fyller de sakkyndige vurderingene kravene til innhold gitt i opplæringslovens § 5-3? ii. Hvor godt faglig grunnlag har de sakkyndige vurderingene for å fatte gode enkeltvedtak med vekt på hva som er realistiske opplæringsmål, og hvordan opplæringssituasjonene bør tilrettelegges for at den enkelte eleven skal lykkes med sitt læringsarbeid? iii. Hvor godt faglig grunnlag opplever lærerne/spesialpedagogene de sakkyndigs vurderingene er for å lage IOP’er som reelt sett blir styrende for lærernes undervisningsarbeid og at gjennomført opplæring lar seg evaluere opp mot innholdet i IOP’ene. b. Saksgang, jfr. heftet: Informasjon PPT-OT 2014/2015 c. Ventelister, saksbehandlingstid og frister 3. Oppfølgingstjenesten a. Oppfølging av rutiner b. Arbeidsform c. Resultater 4. Samarbeid og samhandling 34 a. PPT-OT sine rutiner og egen oppfølging av disse overfor kommune/fylkeskommune, barnehager, skoler og andre samarbeidsparter i kommunene; jfr. Informasjon PPT-OT 2014/2015 b. Kommunenes og fylkeskommunenes rutiner og egen oppfølging av disse overfor PPT-OT c. Tilgjengelighet og kontinuitet i PPT-OT d. Kompetanse og kapasitet i PPT-OT e. Ordningen med ressursgrupper f. Ordningen med kontaktpersoner 5. Særskilte tema og forventninger fra NAV Metodikk Evalueringen skjer gjennom Gruppeintervju med hver kommune og fylkeskommune (Nore og Uvdal, Rollag og Nome kommuner har valgt å gjennomføre felles gruppeintervju). Evalueringsseminar Intervjuer med styreleder og daglig leder i PPT-OT Intervju med tillitsvalgt i PPT-OT Intervju med representanter for NAV Det vil bli benyttet en metodikk som både evaluerer og gir anbefalinger for videre utvikling. Vi foreslår at alle respondenter som en del av evalueringen svarer på følgende utsagn på en skala 1-6 (6 stemmer best): 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. PPT-OT er imøtekommende når jeg tar kontakt PPT-OT yter god service ved henvendelser PPT-OT har evne til å sette seg inn i aktuelle problemstillinger PPT-OT viser tilstrekkelig fleksibilitet i forhold til mine behov PPT-OT er løsningsorientert PPT-OT leverer tjenester med god kvalitet PPT-OT gir svar/tilbakemelding innen det tidspunktet de har lovet PPT-OT er tilgjengelig i arbeidstiden PPT-OT er tydelig på hva de kan hjelpe meg med PPT-OT har tilstrekkelig kapasitet/tid til å imøtekomme mine behov Alt i alt, er jeg fornøyd med tjenesten jeg får fra PPT-OT 14.10.14 Arild S Stana 35 8.3 Evalueringsskjema – informanter utenom PPT-OT Alle informantene har svart på dette utsagnskjema. Resultatet er oppsummert i kapittel 6. Medarbeiderne i PPT-OT tok stilling til de samme utsagnene med en litt annen formulering (se vedlegg 5). Evaluering av Numedal og Kongsberg PPT-OT Datatil evalueringenhentesgjennomgruppeintervjuerog evalueringsseminar. Denne utsagnslistener en liten del av den samlededatainnsamlingen. Ta stilling til følgendeutsagnpå en skala1-6 (1 stemmeri svært liten grad og 6 stemmeri svært stor grad). Sett kryssi rutene – ett for hvert utsagn. Utsagn 1 2 1. PPT-OTer imøtekommende når jeg tar kontakt 2. PPT-OTyter god serviceved henvendelser 3. PPT-OThar evnetil å sette seg inn i aktuelle problemstillinger 4. PPT-OTvisertilstrekkelig fleksibilitet i forhold til mine behov 5. PPT-OTer løsningsorientert 6. PPT-OTleverertjenester med god kvalitet 7. PPT-OTgir svar/tilbakemelding innen det tidspunktet de har lovet 8. PPT-OTer tilgjengeligi arbeidstiden 9. PPT-OTer tydelig på hva de kan hjelpe meg med 10. PPT-OThar tilstrekkelig kapasitet/tid til å imøtekomme mine behov 11. Alt i alt, er jeg fornøyd med tjenestenjeg får fra PPT-OT Takk! 36 3 4 5 6 8.4 Evalueringsskjema – informanter i PPT-OT Alle informantene har svart på spørreskjema med 11 utsagn (se vedlegg 4 og 5). Resultatet er oppsummert i kapittel 6. Medarbeiderne i PPT-OT tok stilling til de samme utsagnene med en litt annen formulering. PPT-OTs spørreskjema er vedlegg 5. Evaluering av Numedal og Kongsberg PPT-OT PPT-OT -medarbeidere Data til evalueringen hentes gjennom gruppeintervjuer og evalueringsseminar. Denne utsagnslisten er en liten del av den samlede datainnsamlingen. Ta stilling til følgende utsagn på en skala 1 -6 ( 1 stemmer i svært liten grad og 6 stemmer i svært stor grad). Sett kryss i rutene – ett for hvert utsagn. Utsagn 1 1. PPT-OT er imøtekommendenår vi blir kontaktet 2. PPT-OT yter god serviceved henvendelser 3. PPT-OT har evnetil å setteseg inn i aktuelleproblemstillinger 4. PPT-OT viser tilstrekkelig fleksibilitet i forhold til brukerens behov 5. PPT-OT er løsningsorientert 6. PPT-OT leverertjenestermed god kvalitet 7. PPT-OT gir svar/tilbakemelding innen det tidspunktetvi har lovet 8. PPT-OT er tilgjengelig i arbeidstiden 9. PPT-OT er tydelig på hva vi kan hjelpe brukerenmed 10. PPT-OT har tilstrekkelig kapasitet/tidtil å imøtekomme brukerensbehov 11. Alt i alt, er jeg fornøyd med tjenestenvi i yter fra PPT-OT 2 Takk! 37 3 4 5 6 8.5 Oversikt fra PPT-OT over systemrettet arbeid de siste årene 38 9 Kilder Opplæringsloven med forskrift Stortingsmelding nr. 18 (2010 – 2011) Læring og felleskap Nasjonal veileder om spesialundervisning fra Utdanningsdirektoratet, http://www.udir.no/Regelverk/tidlig-innsats/Veilederene-ifulltekst/Spesialundervisning/ Selskapsavtale, gjeldende fra 01.01. 2005 Brev fra Kongsberg kommune, datert 27.05. 2014, om evalueringen av PPT-OT Tilsynsrapport etter Fylkesmannens tilsyn med Kongsberg kommune i 2013 Tilsynsrapport etter fylkesmannens tilsyn med Buskerud fylkeskommune i 200? PPT-OT sitt informasjonshefte for skoleåret 2013-2014 PPT-OT sin nettside – http://www.ppt-ot.no/ PPT-OT sitt brev til Fylkesmannen etter tilsyn med Kongsberg kommune, datert 21.05. 2014 Årsmelding for PPT-OT for 2012 – 2013 Notat fra Utdanningsdirektoratet til Faglig råd for PPT, datert 31.10. 2014 Drøftingsopplegg rundt økt bruk av spesialundervisning – utgitt av KS Utdanningsdirektoratet – Gjennomføringsbarometeret 2014 http://www.udir.no/Upload/Statistikk/Gjennomforing/Gjennomforingsbarometeret% 202014.pdf?epslanguage=no 39 Vurdering av Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg Rapport 2 KS-K rapport 3/2015 1 Innledning Dette er rapport nummer 2 utarbeidet av KS-Konsulent as på oppdrag for kommunene Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg og Kongsberg og Buskerud fylkeskommune. Rapport nummer 1 ble levert i desember 2014 og inneholdt en evaluering av opplevd kvalitet på tjenesten. Rapport 2 omfatter vurdering av selskapsform med forslag til endringer. De fire kommunene og fylkeskommunen har felles pedagogisk-psykologisk tjeneste. Tjenesten har også fylkeskommunal oppfølgingstjeneste. Begge disse tjenestene er regulert i Opplæringsloven med forskrift. Tjenesten er organisert etter hjemmel i Kommunelovens § 27; interkommunalt samarbeid med eget styre. I henhold til selskapsavtalen er det offisielle navnet Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg. I denne rapporten benyttes forkortelsen PPT-OT. Ved etableringen var deltakerne omforent om evaluering. I denne sammenheng belyses dette med nedenstående referanser. Da samarbeidsavtalen ble vedtatt i Kongsberg kommunestyre i 2005, ble følgende punkt tatt med: «Kongsberg kommune ber om at driftsformen evalueres av deltakerkommuner, styret og ansatte etter hver valgperiode, dvs hvert 4. år med start i 2007. Dette for å sikre en smidig og formålstjenlig organisering av tjenesten.» Fylkestingsvedtak fra 06.12.2012 i sak 90/12, Handlingsprogrammet for 2013-16, pkt 8: "Buskerud fylkeskommunes andel av budsjett til PPOT Kongsberg (§ 27 samarbeid) vedtas med 4,4 mill. kr. Fylkestinget ber styret sørge for at driften skjer innenfor de økonomiske rammer for samarbeidet. Fylkestinget forventer at styret påser at tjenesteomfanget til videregående opplæring skjer i samsvar med bevilgningens størrelse. Fylkesrådmannen bes reforhandle avtalen med PPOT Kongsberg for å sikre fremtidig samsvar mellom bevilgning og mottatte tjenester. " I regionalt rådmannsmøte 06.06.14 ble det besluttet å evaluere tjenesten i løpet av 2014, med tanke på politisk behandling hos deltakerne første halvår 2015. Det ble etablert en styringsgruppe med mandat å evaluere organisasjonsform, økonomifordeling og kvalitet. Evaluering er delt i to faser. Fase 1 - en evaluering av opplevd kvalitet på tjenesten hos, eier, brukere og samarbeidspartnere. Fase 1 ble gjennomført i perioden 22.09 – 03.11.14. Fase 2 - en evaluering av organisasjons-/selskapsform med eventuelle forslag til endringer av denne. Det er også ønskelig med en grovmasket vurdering av tjenestens ressursbruk. En arbeidsgruppe med administrative representanter for deltakerne i PPTOT, har vært bestiller og hatt kontakt med KS-Konsulent. Evalueringens fase 2 er gjennomført i perioden 14.12. 2014 – 09.02. 2015. KS-Konsulent as takker for oppdraget og for god tilrettelegging. Oppdraget er utført av Arild Sørum Stana i samarbeid med Chriss Madsen og Dag Langfjæran. Oslo 9. februar 2015 Arild S Stana Seniorrådgiver Chriss Madsen Seniorrådgiver 2 Dag Langfjæran Seniorrådgiver Innholdsfortegnelse 1 Innledning _______________________________________________________ 2 2 ____________________________________________________________________ 4 3 ____________________________________________________________________ 4 4 Sammendrag ____________________________________________________ 5 5 Tema for evalueringen – fase 2 ____________________________________ 6 6 Metode __________________________________________________________ 7 7 Dagens organisering _____________________________________________ 7 8 Organisasjons- og selskapsform __________________________________ 8 8.1 Nåværende selskapsform __________________________________________ 8 8.2 Alternative selskapsformer ________________________________________ 9 8.3 Endringer i selskapsavtalen _______________________________________ 12 8.3.1 8.3.2 8.3.3 8.3.4 8.3.5 8.3.6 8.3.7 9 Styresammensetning – antall styremedlemmer __________________________ Et kompetansesammensatt styre _______________________________________ Styreoppnevning ______________________________________________________ Valgkomité og valgorgan _______________________________________________ Styrets funksjonstid ____________________________________________________ Kostnadsfordelingen mellom kommunene _______________________________ Forslag til vedtektsendringer ___________________________________________ 13 13 16 16 17 18 18 Eierstyring _____________________________________________________ 25 9.1 Politisk styring ___________________________________________________ 25 9.2 Samhandling mellom PPT-OT og faglig og administrativ ledelse ______ 26 9.3 Rolleforståelse ___________________________________________________ 27 9.4 Eierstyringsdokument ____________________________________________ 28 10 Ressurser ______________________________________________________ 29 10.1 Vurdering av ressursbruken ______________________________________ 29 10.2 Regnskap 2010 - 2013 ____________________________________________ 30 10.3 Lønnsutviklingen _________________________________________________ 30 10.4 Utgifter knyttet til styrets arbeid ___________________________________ 31 10.5 Årsverk__________________________________________________________ 31 10.6 Tjenestedata – aktive saker og nye henvisninger ____________________ 35 10.7 Oppsummering __________________________________________________ 44 11 Kostnadsfordelingen mellom eierne ______________________________ 44 11.1 Dagens kostnadsfordeling ________________________________________ 44 11.2 Kostnadsfordeling etter elevtall ___________________________________ 45 11.3 Kostnadsfordeling etter andel fagårsverk __________________________ 45 11.4 Administrative kostnader for PPT-OT ______________________________ 46 11.5 Vurdering og anbefaling __________________________________________ 46 3 ____________________________________________________________________ 46 12 Kilder __________________________________________________________ 47 13 Vedlegg ________________________________________________________ 48 13.1 Selskapsavtalen _________________________________________________ 48 13.2 Arbeidsgruppas sammensetning og møtetidspunkter _______________ 51 13.3 Evalueringstema _________________________________________________ 51 13.4 Avtale om samarbeid om felles pedagogisk-psykologisk tjeneste mellom Sør-Odal kommune og Hedmark fylkeskommune __________________________ 54 13.5 Samarbeidsavtale om Vertskommunesamarbeid om pedagogiskpsykologisk tjeneste for kommunene Sør-Odal OG Nord-Odal ______________ 56 2 3 4 4 Sammendrag Denne rapporten dokumenterer fase 2 i evalueringen av Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg, PPT-OT. Rapport 1 og rapport 2 er skrevet slik at de kan leses som selvstendige dokumenter. Begge rapportene utgjør vurderingen av PPT-OT og bør leses i sammenheng. Kapittel 3 og 4 omtaler tema og metode for evalueringen i fase 2. Tre tema er vurdert: organisasjons- og selskapsform, eierstyring og ressurser. Evalueringen i fase 2 har i hovedsak bestått i dokumentgjennomgang, å sammenstille tallmateriale og å vurdere det nye materialet i lys av funn og anbefalinger i rapport 1. Informasjon og anbefalinger i rapport 1 er grunnlag for arbeidet i fase 2. Evalueringen bygger på dokumentasjon om tjenesten. Forslag til endringer i selskapsavtalen utarbeidet i 2014 er benyttet. Daglig leder i PPT-OT og deltakerne i samarbeidet har bidratt med verdifull dokumentasjon I kapittel 5 omtales dagens organisering av PPT-OT. PPT-OT er en gjennomgående tjeneste for barnehage, grunnskole, videregående opplæring og voksne i de tre Numedalskommunene, Kongsberg kommune og Buskerud fylkeskommune. PPT-OT er lokalisert i leide lokaler i Kongsberg og hadde, per 15.08.14, 17 medarbeidere. PPT-OT er organisert som et eget rettssubjekt med styre valgt for fire år etter hvert lokalvalg. Eierne styrer et eget rettssubjekt på en indirekte måte gjennom eierstyring, oftest gjennom et eierorgan. For PPT-OT er det ikke etablert felles eierorgan, som for eksempel et representantskap. Eierne må derfor utøve sin eierstyring direkte overfor styret for PPT-OT. Administrative eierrepresentanter og PPT-OTs daglige leder og styreleder uttrykker behov for et tettere samarbeid om tjenestens innhold, resultatmål og sammenheng med kommunenes og fylkeskommunens prioriteringer og målsettinger for barnehage og skole. I kapittel 6 gir vi en vurdering av om nåværende selskapsform og selskapsavtale er hensiktsmessig for PPT-OT. Vi beskriver alternativer. Anbefalingen er at behovet for en sterkere eierstyring og et felles ønske om tettere samarbeid bør løses ved å videreutvikle dagens organisasjonsmodell. Dette foreslås blant annet gjennom vedtektsendringer. Den største endringen er å ha et kompetansesammensatt styre, hvordan styreoppnevningen skal gjennomføres samt kostnadsfordelingen. Vi omtaler også en alternativ organisering for samarbeid om PPT mellom to kommuner og Hedmark fylkeskommune gjennom vertskommune. Her har fylkeskommunen inngått samarbeidsavtale med vertskommunen. Samarbeidet skjer gjennom et fagråd. En slik løsning er aktuell, og bør vurderes. Denne løsningen inneholder ikke oppfølgingstjenesten. I kapitlet foreslås endringer i selskapsavtalen. Kapittel 7 handler om hvordan en endring i eierstyringen kan imøtekomme eiernes behov for, hver for seg, og i felleskap å utvikle en sterkere og mer funksjonell eierstyring, og å utvikle samhandlingen med PPT-OTs styrende organ og daglige ledelse. Vi anbefaler en mer systematisk rapportering ved at samme politiske organ som behandler barnehageog skoleeierpolitikk, og årlig rapport om tilstanden i opplæringen, også behandler rapport og setter mål for PPT-OT. I kapitlet omtales også rolleforståelsen innenfor dagens 5 selskapsform. Vi anbefaler at kommunene og fylkeskommunen foretar en rolleavklaring mellom kommunen og fylkeskommunen og PPT-OTs styre og daglig leder. For å styrke eierstyring forslås å utarbeide et eierstyringsdokument. Dette vil være et bidrag til å strukturere deltakernes felles eierskap og utvikling av PPT-OT innenfor lovgivning, vedtekter, lokal barnehage- og skolepolitikk og økonomiske rammer. Kapittel 8 omtaler ressursbruk og data om tjenestene i PPT-OT. Utgiftene har i perioden 2010 til 2013 økt med 25 %, mens inntektene (bidrag fra deltakerne) har økt med 24 %. Til sammenlikning har kommunal deflator (lønns- og prisvekst) i samme periode vært 15,2 %. Utgiftsøkningen har kommet som følge av økte lønnskostnader. Samlet antall årsverk har økt med 1,9 %. Befolkningsøkning i aktuelle aldersgrupper og økningen i antall fagstillinger i perioden har stort sett fulgt samme utvikling. Tjenesteomfanget målt i antall aktive saker og nye henvisninger har variasjoner fra år til år. Likevel ikke slik at dette alene gir grunnlag for endring i bemanningen. I kapitlet 9 vurderer vi dagens kostnadsnøkkel og viser alternativer. Vi mener at data om tjenesteproduksjonen ikke kan brukes som beregningsnøkkel for kostnadsfordelingen mellom deltakerne. Et krav til en fordelingsnøkkel er at den er forutsigbar fra år til år, at data kan hentes ut på en enkel måte, på et egnet tidspunkt og med udiskutabel kvalitet. Fordelingsnøkkelen skal framgå av vedtektene, og må derfor være stabil over flere år for å unngå tidkrevende vedtektsendring. To alternativ til dagens fordelingsløsning beskrives; en basert på årsverk til ulike tjenesteområder og en basert på elevtall i hver kommune og i de to videregående skolene. Anbefalingen er en kostnadsnøkkel der den forholdsmessige kostnadsandelen er sammenfallende med det elevantallet vedkommende deltaker er ansvarlig overfor etter opplæringsloven. Elevtallet fastsettes hvert år den 1. oktober. Disse tallene legges til grunn for budsjettet i påfølgende år. For fylkeskommunen forstås dette som elever til sammen i Kongsberg videregående skole og Numedal videregående skole. 5 Tema for evalueringen – fase 2 Arbeidsgruppa med representanter fra deltakerne har, etter forslag fra KS-Konsulent, besluttet evalueringstemaer, metode, utvalg av dokumenter og tallgrunnlag. Evalueringen er delt i tre tema: 1. Organisasjons- og selskapsform. Dette er en vurdering av om nåværende selskapsform og selskapsavtale er hensiktsmessig for PPT-OT. 2. Eierstyring. Dersom nåværende selskapsform anbefales videreført, skal det anbefales forslag til eventuelle endringer i selskapsavtalen. Et eventuelt behov for underliggende styringsdokument fra eierne om eierstyring og samhandling vurderes; og forslag til innhold i et slikt dokument utarbeides. 3. Ressurser. Dette er en avgrenset vurdering av tjenestens ressursnivå og ressursdisponering, og en vurdering av kostnadsfordelingen mellom eierne. Ytterligere beskrivelse og avgrensing av temaene er gjengitt i vedlegg. 6 6 Metode Evalueringen i fase 2 har i hovedsak bestått i dokumentgjennomgang, å sammenstille tallmateriale og å vurdere det nye materialet i lys av funn og anbefalinger i rapport 1. Informasjon og anbefalinger i rapport 1 er grunnlag for arbeidet i fase 2. Evalueringen bygger på dokumentasjon om tjenesten. Kildene for rapport 1 og 2 er listet opp i oversikten i kapittel 11. Daglig leder i PPT-OT og deltakerne i samarbeidet har bidratt med verdifull dokumentasjon som supplerer PPT og OT's årsrapport for 2013 - 2014. Vi har hatt telefonisk kontakt med daglig leder. Det har vært to møter med arbeidsgruppa med representanter for deltakerne. Kongsberg kommune og Buskerud fylkeskommunes advokater Frode Laureid og Hanne Garås utførte i 2014 en vurdering av nåværende selskapsform og selskapsavtale. Notat og tilrådinger fra denne gjennomgangen er brukt som grunnlag for anbefalinger. Vi har hatt kontakt med begge advokatene. Det er holdt to møter med arbeidsgruppa. Arbeidsgruppas medlemmer har bidratt med dokumentasjon og råd om informasjonsinnhentingen. Det er videre innhentet informasjon om organisering av noen gjennomgående PPtjenester der kommuner og fylkeskommuner har etablert samarbeid. Et eksempel fra Hedmark omtales i kapittel 6 og gjennom vedlegg. 7 Dagens organisering I dette kapitlet omtales PPT-OT sin etablering og dagens organisering. PPT-OT for Numedal og Kongsberg er PP-tjeneste for kommunene Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg, Kongsberg og Buskerud fylkeskommune. Tjenesten ble etablert i 2005. Eierkommunene ratifiserte selskapsavtalen gjennom politiske vedtak i perioden 14.03. 2005 til 24.06. 2006. Tjenesten er gjennomgående for barnehage, grunnskole, videregående opplæring og voksne. Tjenesten omfatter også oppfølgingstjenesten. PPT-OT er lokalisert i leide lokaler i Kongsberg; hadde per 15.08.14 17 medarbeidere inkludert daglig leder, fordelt på 13,5 årsverk for fagstillinger og 2,3 årsverk for ledelse og fellesfunksjoner. Det er ikke skjedd vesentlige endringer etter dette. Tjenesten er organisert som et samarbeid med eget styre, jfr. Kommunelovens § 27. Samarbeidet er regulert gjennom selskapsavtale. PPT-OT er et eget rettssubjekt. Styret har en funksjonstid på fire år, og velges hvert fjerde år etter lokalvalget. Når et eget rettssubjekt dannes, endres den direkte styringen gjennom politiske organ og delegasjon til rådmannen. Eierne styrer et rettssubjekt på en indirekte måte gjennom eierstyring, oftest gjennom et eierorgan, og til styret. For PPT-OT er det ikke etablert felles eierorgan, som for eksempel et representantskap. Eierne må derfor utøve sin eierstyring direkte overfor styret for PPT-OT. I evalueringen av kvalitet på tjenesten har forhold knyttet til muligheter og begrensninger i den indirekte eierstyringen blitt tatt opp både fra administrative eierrepresentanter, styrets leder og daglig leder i PPT-OT. 7 Vi har erfart at administrative eierrepresentanter og PPT-OTs daglige leder og styreleder uttrykker behov for et tettere samarbeid om tjenestens innhold, resultatmål og sammenheng med kommunenes og fylkeskommunens prioriteringer og målsettinger for barnehage og skole. Det råder ulike oppfatninger av hvilke muligheter og begrensninger dagens organisering gir for formell eierstyring og påvirkning, samt hvordan denne utøves. I rapport 1 gav vi følgende anbefaling: For arbeidet i fase 2 anbefaler vi at eierstyringen, styrets rolle og forholdet mellom kommunenes og fylkeskommunens faglige- og administrative ledelse og PPT-OT vurderes. Dette vil gi grunnlag for å foreslå tiltak innenfor nåværende selskapsavtale og ved eventuelle endringer i selskapsavtalen. 8 Organisasjons- og selskapsform I dette kapitlet gir vi en vurdering av om nåværende selskapsform og selskapsavtale er hensiktsmessig for PPT-OT. 8.1 Nåværende selskapsform PPT-OT er et § 27-selskap med eget styre, og er et selvstendig rettssubjekt. Selskapsavtalen har vært uendret siden 2005. Det er identifisert behov for å vurdere selskapsformen i lys av selskapets formål og erfaringer med hvordan eierne opplever muligheter og begrensninger for politisk, faglig og administrativ styring av tjenesten. PPT-OT er en lovpålagt tjeneste for kommuner og fylkeskommuner. Tjenesten utarbeider sakkyndige vurderinger som danner grunnlag for enkeltvedtak med hjemmel i opplæringsloven. Tjenesten har oversikt over og følger opp ungdom som ikke er i videregående opplæring. Videre er tjenesten en faglig ressurs for barnehager, skoler og kommunale og andre offentlige tjenester rettet mot barn og unge. Tjenesten har også direkte kontakt med barn og unge og deres foreldre. Tjenesten er derfor nært knyttet til den kommunale og fylkeskommunale tjenesteproduksjonen. Iverksetting av barnehage- og skolepolitikk vedtatt i politiske organ skjer til vanlig gjennom rådmannen og den administrative og faglige linja til virksomhetene. For PPT-OT skjer dette gjennom eiersignaler til styret for PPT-OT. For en kommunal tjeneste som er så integrert i det samlede barnehage- og skoletilbudet som PPT-OT, oppfattes dette av faglig og administrativ ledelse som utfordrende for en helhetlig tjenesteproduksjon. PPT-OT er en faglig spesialisert tjeneste som må ha en viss størrelse for å kunne dekke de faglige behov for kvalitativt gode tjenester. Kompetansevurderingen i rapport 1 utdyper dette. Samtidig er PPT-OT en gjennomgående tjeneste for barnehage, grunnskole, videregående opplæring og voksne. Dette er i rapport 1 vurdert som en styrke og anbefalt videreført. Organiseringen med oppfølgingstjenesten som en del av fagmiljøet støtter den gjennomgående tjenesten for Kongsberg og Numedalsregionen. Ovenstående vurdering og samlet vurdering av kvaliteten på tjenestene i PPT-OT i rapport 1 er grunnlaget for å videreføre PPT-OT-samarbeidet. Selskapsformen er innenfor lovhjemmel for selskapsorganisering mellom kommuner og fylkeskommuner og 8 har fungert siden 2005. Gjennom evalueringen er det ikke, fra noen av deltakerne, kommet fram et mål i seg selv om å endre selskapsorganiseringen. KS-Konsulent konkluderer med at nåværende selskapsform er egnet for PPT-OT. Vi mener at det er grunnlag for å videreføre dagens organisasjonsform i henhold til kommunelovens § 27, selskap med eget styre, og som eget rettssubjekt. Behov for en sterkere eierstyring og et felles ønske om tettere samarbeid bør løses ved å videreutvikle dagens organisasjonsmodell. Også i en ny organisering vil eierne ha behov for, sammen og hver for seg, å etablere en funksjonell eierstyring, og å utvikle samhandlingen med PPT-OTs styrende organ og daglige ledelse. Vi mener potensialet for å lykkes med dette er til stede. En større omorganisering for å endre selskapsform innebærer en risiko for å påvirke tjenestene negativt og å svekke fagmiljøet. 8.2 Alternative selskapsformer Ovenstående anbefaling tilrår å beholde nåværende selskapsform. Andre mulige selskapsformer er Interkommunalt samarbeid – IKS, jfr. IKS-loven Aksjeselskap – AS, jfr. aksjeloven Interkommunalt samarbeid og aksjeselskap medfører en ytterligere friere stilling fra eier. Disse organene krever et eierorgan over styret; representantskap eller generalforsamling. Dette reduserer direkte politisk styring, og øker eiernes grad av indirekte styring. Vi går ikke nærmere inn på disse da vi mener at en endret selskapsform ikke løser de behov som har framkommet hva gjelder eierstyring og deltakernes samhandling med PPT-OT, og PPT-OTs faglige plass og utvikling innenfor deltakernes barnehage- og skolepolitikk. Vertskommune Vi har i Norge en kommunal organisasjonsfrihet med noen rettslige begrensninger for samarbeid. Kommunelovens §§ 27 og 28 regulerer kommunalt samarbeid. Den rettslige forståelsen av bestemmelsene med bakgrunn blant annet i forarbeidene til loven, er at det ikke er anledning for fylkeskommunen å legge oppgaver til en kommune; jfr. forarbeidene til loven (Ot prp. Nr. 95 (2005-2006) - s. 136). Begrunnelsen er at forvaltningsnivåene har ulike oppgaver. For denne regionen kan en vertskommunemodell lettere imøtekomme behovet for en tettere kobling mellom én av kommunene og PPT-OT. Kongsberg vil være den naturlige vertskommunen. For at fylkeskommunen skal være med, må det søkes om forsøk for vertskommunesamarbeid etter forsøksloven av 26.6.2002 nr. 87. Lovens formål er: «Formålet med denne lov er gjennom forsøk å utvikle funksjonelle og effektive organisasjons- og driftsformer i den offentlige forvaltning, og en hensiktsmessig 9 oppgavefordeling mellom forvaltningsorganer og mellom forvaltningsnivåer. Det skal legges særlig vekt på å forbedre den offentlige tjenesteyting overfor borgerne og få til best mulig ressursutnyttelse.» (forsøksloven § 1) Forsøkene kan omfatte: «… a) avvik fra gjeldende lover og forskrifter om hvordan staten, fylkeskommunene eller kommunene skal organisere sin virksomhet og løse sine oppgaver b) avvik fra bestemmelsene om oppgavefordelingen mellom statlige, fylkeskommunale og kommunale forvaltningsorganer» (Forsøksloven § 3) Forsøk etter pkt. a) vil være mest aktuell. I og med at det allerede finnes mange slike samarbeidsformer innenfor kommunelovens rammer, mener vi at en søknad om forsøk bør inneholde mer enn et forsøk der kommuner og fylkeskommunen oppretter et verskommunesamarbeid. Vi kan imidlertid ikke vurdere mulighetene for å få godkjent slikt forsøk. Forslag om felles ledelse og organisering av barnevern, helsestasjon og PPT-OT I rapport 1 (kapittel 6.3) ble forslag om å se på muligheter for samme styringssystem og ledelse for barnevern, helsestasjon og PPT omtalt. Forslaget bygger på en helhetlig tenkning for hjelpetjenestene med oppgaver overfor barn og unge. Forslaget innebærer en betydelig endring fra dagens organisering av samarbeidet mellom deltakerne. Forslaget kan innebære en organisering som en enhet i f. eks. Kongsberg kommune. Dersom de andre kommunene og fylkeskommunen skal delta i samarbeidet, må det velges en organisering eller selskapsform innenfor de samme valgmuligheter som gjelder for PPT-OT i dag eller en søknad om forsøk som nevnt ovenfor. Ut fra ovenstående begrensninger for vertskommunesamarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen, vil dette medføre behov for en faglig begrunnelse etterfulgt av en ny vurdering av egnet organisasjonsform mellom kommunene og fylkeskommunen. Mange kommuner arbeider nå ut fra en slik helhetlig modell; enten alene eller i et interkommunalt samarbeid. Det foreligger ikke mandat til å utrede dette i denne sammenhengen. En samlokalisering av dagens PPT-OT, skolehelsetjeneste og barnevern i Kongsberg er et mulig tiltak for å fremme et tettere samarbeid og en helhetlig arbeidsform for kommunale og fylkeskommunale tjenester overfor barn og unge. Dette kan skje innenfor dagens selskapsorganisering. Avvikle samarbeidet, etablere to PPT som er samlokalisert En avvikling av samarbeidet for å etablere én PPT for kommunene og én for fylkeskommunen inkludert oppfølgingstjenesten kan være et alternativ. Dette vil medføre at fire kommuner og fylkeskommunen må avvikle dagens samarbeid, og etablere to nye tjenester med ny organisering med hver sin leder. En samlokalisert tjeneste med organisatorisk tilhørighet og styringslinjer i to organisasjoner; med tilsvarende antall administrative ordninger både faglig, saksbehandlingsmessig og økonomisk vil bryte opp dagens faglige samhandling, og det kan føre til en fragmentering av det faglige samarbeidet. Dersom man skal få den faglige 10 gevinsten som dagens PPT-OT innebærer, vil kjøp av tjenester kunne bli en ordning som må innføres. Dette vil medføre transaksjonskostnader gjennom internfakturering eller annen form for kostnadsberegning og -fordeling. Videre vil tjenestene hver for seg bli ulike med hensyn til antall ansatte. Dette vil øke sårbarheten, og styrken ved en gjennomgående tjeneste vil bli redusert. KS-Konsulent mener en slik løsning vil svekke det faglige arbeidet i PPT-OT på kort og lang sikt; og at det vil gå ut over kvaliteten på de tjenestene som er knyttet til overgang ungdomsskole og videregående opplæring og det systemrettede arbeidet. Andre former for samarbeid i gjennomgående PPT Mange fylkeskommuner ønsker gjennomgående tjenester og har funnet løsninger gjennom samarbeidsavtaler med kommunale PP-tjenester. Siden kommuneloven ikke hjemler vertskommunesamarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen, er det inngått en egen samarbeidsavtale mellom vertskommunen og fylkeskommunen i henhold til kommuneloven § 28-1e. Opplæringsloven § 5-6 åpner for at PPT kan organiseres i samarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen. Hedmark fylkeskommune har inngått samarbeidsavtaler med vertskommunesamarbeid for å kunne ha en gjennomgående PPT for barnehage, grunnskole og videregående opplæring. Eksempel på slik avtale er Hedmark fylkeskommunes avtale med vertskommunen SørOdal. Fra avtalens bakgrunn og formål (pkt. 2) gjengir vi: «Pedagogisk- psykologisk tjeneste (PPT) for kommunene Sør-Odal og Nord-Odal er organisert som et administrativt vertskommunesamarbeid etter § 28 -1 b i kommuneloven, med Sør-Odal kommune som vertskommune. Det er inngått en egen samarbeidsavtale mellom deltakerkommunene i henhold til kommuneloven § 28-1e. Kommuneloven hjemler ikke vertskommunesamarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen. Opplæringsloven § 5-6 åpner samtidig for at PPT kan organiseres i samarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen. Formålet med denne avtalen er å regulere samarbeidet mellom Hedmark fylkeskommune og de ovennevnte kommuner, slik at fylkeskommunens PPT for innbyggerne i deltakerkommunene, samt for elever fra kommunene Kongsvinger, Eidskog og Grue som går ved Sentrum og Øvrebyen videregående skoler, blir integrert i vertskommunesamarbeidet. I tillegg til disse skolene skal Odal PPT yte tjenester til elever ved Midt-Østerdal VGS, skolested Nordstumoen skole, som er hjemmehørende i Eidskog, Kongsvinger, NordOdal og Sør-Odal kommuner.» Om ansvarsforhold og roller heter det: «Sør-Odal kommune er etter denne avtalen å anse som leverandør av tjenester til fylkeskommunen. Fylkeskommunen er etter denne avtalen å anse som Sør-Odal kommunes oppdragsgiver.» (pkt. 3) Det økonomiske forholdet er regulert slik: 11 «Fylkeskommunen dekker utgifter til to rådgiverstillinger dedikert videregående opplæring. I tillegg dekkes 1/3 av lederstilling, merkantil stilling og netto driftsutgifter. Ellers gjelder samarbeidsavtalen mellom Nord-Odal og Sør-Odal kommuner punkt 8 og 10. Punkt 9 gjelder ikke for fylkeskommunen.» (pkt. 5) Vertskommunen, den andre deltakerkommunen og fylkeskommunen møtes i et fagråd minimum fire ganger årlig. Formålet med organet er å sikre informasjonsutveksling, dialog og drøftelse av spørsmål knyttet til driften av PPT og samarbeidet mellom deltakerkommunene. Vertskommuneavtalen og avtalen om samarbeid mellom fylkeskommunen og vertskommunen er vedlagt. For Numedalskommunene, Kongsberg kommune og Buskerud fylkeskommune vil en slik organisering innebære et vertskommunesamarbeid mellom de fire kommunene med Kongsberg som vertskommune. Buskerud fylkeskommune kan så inngå en samarbeidsavtale med Kongsberg kommune om PP-tjenester. For oppfølgingstjenesten må fylkeskommunen da finne en annen organisering. En organisering direkte under en fylkeskommunal enhet hindrer ikke samlokalisering med PPT-OT. KS-Konsulent mener en slik løsning vil ha styrker hva gjelder nærhet til en av kommunene; vertskommunen. Den vil også gi en enklere organisering der faglig og administrativ ledelse fra de tre andre kommunene og fylkeskommunen får plass i et fagråd i direkte samhandling med daglig leder. Samarbeidsforholdet og faglige innspill vil fortsatt måtte løses i fellesskap mellom deltakerne og ledelsen i PPT-OT. Oppfølgingstjenestens betydning som en del av det helhetlige arbeidet i PPT-OT vil bli svekket. KS-Konsulent mener alternativet etter modell fra Hedmark fylkeskommunes samarbeidsavtale med vertskommune er det mest realistiske alternativet til dagens selskapsform. Vi anbefaler deltakerne å innhente erfaringene direkte fra Hedmark fylkeskommune og de to kommunene før saken legges fram for politisk behandling. 8.3 Endringer i selskapsavtalen Vi har i kapittel 6.1 tilrådd å beholde dagens selskapsorganisering og videreutvikle denne. Dette bør skje gjennom en endring i selskapsavtalen. Nedenfor redegjør vi for endringene vi foreslår. Endringene bygger på forarbeidene fra fylkeskommuneadvokaten og kommuneadvokaten der også språklige endringer og flytting eller fjerning av tekst er foretatt for å følge dagens lovgivning og å forenkle teksten. De foreslår at dokumentet endres fra å være en selskapsavtale til å benevnes vedtekter. Dette er tatt med i forslaget til endring nedenfor. På bakgrunn av nevnte forslag til endring i selskapsavtalen, og denne evalueringen, anbefaler KS-Konsulent større endringer i følgende: • § 5 styrets sammensetning og utpeking • § 9 Innskuddsplikt, eierandel og ansvarsdel 12 8.3.1 Styresammensetning – antall styremedlemmer Styresammensetningen er regulert i selskapsavtalen § 5. Antall styremedlemmer har vært 7; to fra Kongsberg kommune og fylkeskommunen, og to til sammen fra de tre Numedalskommunene. Samt ett styremedlem valgt av og blant de ansatte. Alle deltakende kommuner og fylkeskommuner må være representert i det øverste styrende organ. For PPT-OT er styret det øverste styrende organet. Dette fører til at kommunene Nore og Uvdal, Rollag og Flesberg skal ha ett styremedlem hver. Dette kan løses ved å utvide samlet antall til åtte styremedlemmer. Slik videreføres at Kongsberg kommune og fylkeskommunen, som de to deltakerne med flest innbyggere, beholder sine to styremedlemmer hver. Alternativet med ett styremedlem til hver deltaker, totalt seks styremedlemmer, vil endre balansen mellom de to store og de tre små deltakerne. KS-Konsulent anbefaler at styret, som PPT-OTs øverste organ, utvides til åtte styremedlemmer. Dette ivaretar lovkrav om at hver deltaker skal ha et medlem i øverste organ, og viderefører dagens antall til de to største deltakerne. 8.3.2 Et kompetansesammensatt styre Eierkommunene skal nå oppnevne sine egne styremedlemmer. Siden etableringen har styremedlemmene i hovedsak vært politikere utpekt fra deltakerne etter hvert lokalvalg. Numedalskommunene har de siste årene ikke hatt politikere i styret. De to styremedlemmene har lederansvar i to av kommunene. Dette har, slik vi forstår det, vært et ønske fra de tre kommunene for å sikre en god sammenheng mellom PPT-OT og kommunenes faglig og administrative ledelse. Det uttrykkes at dette har fungert godt. Styrker og svakheter ved et, i hovedsak, politisk sammensatt styre for PPT-OT med lovhjemlede kommunale og fylkeskommunale tjenester, har vært vurdert flere ganger; og dette ligger også til grunn for denne evalueringen. Ett miniseminar mellom deltakerne, styret og daglig leder i 17.11.09 drøftet denne tematikken med bakgrunn i Buskerud Revisjon sin vurdering av om § 5 i selskapsavtalen var formålstjenlig for PPT-OT. Bakgrunnen for vurderingen var «behovet for bedre samordning og forvaltning innebærer koordinering av tre nivåer: PPT-OT Numedal og Kongsberg forvalter et faglig arbeid på vegne av eierkommunene Fagsjefene i eierkommunene forvalter kommunenes ansvar for sine oppvekstmiljøer/sine barnehager og skoler Politikerne forvalter helheten i eierkommunene.» Det ble vurdert to endringer; én på kort sikt og én på lang sikt. På styremøte 16.03. 2010 ble nedenstående prøveordning vedtatt (styreprotokoll 16.03. 2010). Denne ordningen praktiseres fortsatt. 13 Miniseminarets forslag på lang sikt var at eierne vurderer hvordan de best kan ivareta sine eierinteresser gjennom valg av styremedlem. En endring av selskapsavtalen ble vurdert som aktuelt, men først etter grundig saksbehandling og tidligst i forkant av neste kommunevalg. En slik vurdering skjedde ikke i forkant av lokalvalget i 2011. Buskerud fylkeskommune utarbeidet høsten 2013 og våren 2014 et utkast til endret selskapsavtale. Dette gjaldt primært § 5 Styrets sammensetning og utpeking og § 9 Innskuddsplikt, eierandel og ansvarsdel m.m.. Først ble en versjon behandlet i styret for PPT-OT 25.03.14. Etter innspill fra styret, ble det gjort justeringer. Disse er ikke fremlagt for videre behandling fordi Kongsberg kommune i mai 2014 ba om evaluering av tjenesten i tråd med sitt vedtak ved opprettelsen av PPT-OT. Denne rapporten er en del av denne evalueringen. Målsettingen nå er, i forkant av lokalvalget i 2015, å legge grunnlaget for en samlet vurdering av selskapsavtalen i lys av kvaliteten på tjenestene og erfaringer med eierstyringen av PPT-OT. KS-Konsulent oppfatter at deltakerne over tid har hatt behov for å kompensere selskapsavtalens bestemmelse om styresammensetning og styreoppnevning. Dette er årsaken til prøveordningen som er beskrevet ovenfor, og som nå har vært praktisert siden 2010. I rapport 1 i evalueringen omtalte vi et behov for å styrke eiernes eierstyring overfor PPTOT. Videre er en styrking av den faglige og administrative samhandlingen et felles ønske fra daglig leder, styreleder og eierne. Etter vår oppfatning er det derfor grunnlag for å endre dagens styresammensetning. Den forlengede prøveordningen innebærer at det kan være opp til 12 deltakere på styremøtene. Deltakerkommunene må sikre koordinering mellom styremedlemmene og de administrative representantene for å kunne ha klare standpunkt som støtter de behov kommunene og fylkeskommunen har. Denne ordningen kan sette de valgte styremedlemmene og de administrative representantene i en slik situasjon at det gis uklare signaler inn i styret og til daglig leder. Vi oppfatter dette som en mellomløsning mellom et styre og et faglig råd. Vår erfaring er at dette kan gi usikkerhet om egen rolle. God rolleklarhet og rolleforståelse har positive påvirkning på styrearbeidet. Vår vurdering bygger på den faktiske ordningen slik den er beskrevet i selskapsavtalen, i prøveordningen og gjennom intervjuer i fase 1. Vi har ikke observert styremøter eller på annen måte innhentet informasjon om gjennomføring av møter. Vi mener disse behovene kan dekkes gjennom et kompetansesammensatt styre. KS – Kommunesektorens organisasjon - har anbefalinger for godt eierskap. Disse anbefaler profesjonelle styrer: «Et profesjonelt styre som kollegium består av personer med egnede personlige egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig. » (KS 14 anbefalinger for godt eierskap). Styret skal, overfor daglig leder, ha en aktiv rolle i kontrolloppgaver, strategiarbeid og rådgivning. Profesjonelle styrer betyr et kompetansesammensatt styre. Et kompetansesammensatt styre innebærer at styrets medlemmer hver for seg og sammen har en kompetanse som virksomheten har behov for ut fra formålet og situasjonsbestemte forhold. Dette utelukker ikke politikere. Styrerepresentantene kan være politisk valgte representanter, representanter fra administrativt nivå, eller representanter utenfor både administrasjon og politikk. Mange kommuner og fylkeskommuner har dette som et prinsipp for sitt eierskap. I den siste eiermeldingen i Kongsberg kommune (vedtatt i kommunestyret 14.01. 2015) er dette lagt til grunn for styreoppnevninger. Vi gjengir teksten som eksempel på generelle kompetansekrav: «Kompetansekrav til styrene og krav til styremedlemmers egenskaper Det er en forutsetning for aktiv eierskapspolitikk og eierstyring at styremedlemmene har tilstrekkelig kompetanse om det som selskapene driver med. Rett kompetanse vil bidra til at man stiller relevante spørsmål til administrasjonen, fremme de riktige forslagene og treffe de rette beslutningene. Selskapets administrasjon vil da få den bistand i beslutningsprosessene som man bør forvente av et styre. For å få til en hensiktsmessig styresammensetning bør eier stille noen kompetansekrav til styret. Disse er angitt nedenfor: Kunnskap om lover, forskrifter og avtaler Kunnskap om selskapets formål, vedtekter, organisasjon og historie Kompetanse om private og kommunale regnskapsprinsipper, evne til å lese økonomiske og verdimessige utviklingstrekk Kompetanse på politikk og samfunn Ha kunnskap om trender og utviklingstrekk i bransjen Ha kunnskap om konkurrerende virksomheter og virksomheter i samme segment Kompetanse er viktig, men i tillegg bør styremedlemmene besitte noen egenskaper som er helt nødvendige dersom man skal dra nytte av dem i styresammenheng: Ha glede av og vilje til å jobbe for å oppnå gode resultater Ha glede av å få tilført kontinuerlig kompetanse Ha mot til å stille kritiske spørsmål til daglig leder og andre i styret Ha evne til å finne fram til løsninger som styret samlet kan gå for Akseptere at styreleder er talsmann og leder utad Ha evne og vilje til å prioritere tid til arbeid i styret Høy integritet, herunder evnen til å tie om forretningsmessige transaksjoner og strategiske beslutninger Ha evne til å akseptere at en ikke alltid tilhører flertallet Gi godt omdømme Både kompetansekravene og egenskapskravene er omfattende. Når det gjelder kompetansekravene kan man ikke forvente at alle styremedlemmene hver for seg oppfyller disse. Det viktige er imidlertid at styremedlemmene utfyller hverandre og at styret samlet sett besitter denne kompetansen. Når det gjelder egenskapene, så bør det være et rimelig krav at alle medlemmene i styret har disse egenskapene. Med jevne mellomrom, helst hvert år, bør styrets arbeid evalueres (eierkrav til selskapene pkt 7c). Styret er jo ansvarlig for å vurdere de forventningene som eier har til selskapet, og til å treffe de tiltak som styret mener er riktig. Eier på sin side må vurdere om styret har gjort det de skal. Styrets arbeid bør derfor evalueres på en systematisk 15 måte. I tillegg bør styremedlemmene evaluere hverandre. På denne måten gis styret mulighet til å forbedre seg i sitt arbeid. Eventuelle utskiftinger i styret kan også gjøres på et kvalifisert grunnlag.» (Eierskapsmelding – Kongsberg kommune - revidert nov. 2014) Disse generelle kompetansekravene må omsettes til PPT-OTs situasjon; både ut fra selskapsform, formål og andre situasjonsbestemte forhold. Eksempel på situasjonsbestemte forhold er nasjonale krav om vektig mellom individrettet og systemisk arbeid og iverksetting av kommunal og fylkeskommunal skoleeierpolitikk. En kartlegging og prioritering av ønsket kompetanse inkluderer styrelederkompetanse. KS-Konsulent anbefaler å ha et profesjonelt styre med kompetansesammensetning ut fra generelle kompetansekrav til styrer som kollegiale organ, og ut fra PPT-OTs formål i henhold til vedtektene, nasjonale krav, deltakernes barnehage- og skoleeierpolitikk og tidsaktuelle og situasjonsbestemte forhold. 8.3.3 Styreoppnevning Styrets sammensetning og oppnevning er regulert i § 5. I dag skjer dette ved at hver kommune oppnevner hver sine styremedlemmer. Ut fra anbefalingen om å ha et kompetansesammensatt styre der styremedlemmene utfyller hverandre kompetansemessig, vil dagens utpeking skje på ulike tidspunkter i fire kommuner og fylkeskommunen. Dette er uheldig for å sikre en optimalt samlet kompetanse blant styremedlemmene. Oppnevning av styret bør skje i ett felles organ med alle deltakerne representert. I følge gjeldende selskapsavtale konstituerer styret seg selv med leder og nestleder. Dersom man velger å ha et kompetansesammensatt styre bør dette også omfatte styreog nestleder. Styrets leder har en viktig funksjon i forberedelse og gjennomføring av styremøtene, samt i kontakt med eierne og daglig leder. Det samme gjelder valg av nestleder. KS-Konsulent anbefaler at styret, styreleder og nestleder velges av eierne etter vurdering av styrets samlede kompetansebehov. 8.3.4 Valgkomité og valgorgan Vi oppfatter at dagens styreoppnevning primært skjer ut fra å dekke representasjon fra deltakerne. Det er ikke etablert felles valgkomité som samler, vurderer og prioriterer kompetansebehovet. En overgang til et kompetansesammensatt styre skal fortsatt ivareta antall styremedlemmer til hver av deltakerne. Det nye er imidlertid å vektlegge samlet kompetanse i styret. Våre anbefalinger ovenfor påvirker hvordan valg skal foregå. Dagens ordning med at hver eier velger sine representanter uavhengig av en samlet kompetansevurdering er lite egnet for å ivareta en ønsket kompetansesammensetning. Dette kan imidlertid ivaretas dersom deltakerne inngår en uformell avtale på forhånd for å sikre ønsket faglig og representativ balanse ved oppnevningen hos hver deltaker. Loven krever at vedtektene skal angi hvordan de enkelte medlemmer velges eller utpekes, både for at dette skal være avklart innen den enkelte kommune eller fylkeskommune, og for å sikre at den enkelte deltaker utpeker sine representanter på samme grunnlag og i størst mulig grad med samme mandat. 16 KS-Konsulent anbefaler at oppnevning av styret, styreleder og nestleder skjer som én samlet oppnevning i ett felles organ med alle deltakerne representert. Dette forutsetter vedtektsendring. Det ligger i vår anbefaling at man avvikler dagens ordning med at hver deltaker oppnevner sine representanter uavhengig av de andre deltakerne; selv om en omforent løsning med uformell avtale om oppnevning kan sikre en balansert og komplementær kompetanse i styret. Vi legger fram to alternativer: 1. Eierne endrer vedtektene slik at myndigheten til å oppnevne styremedlemmer, styreleder og nestleder delegeres til rådmennene og fylkesrådmannen. 2. Eierne endrer vedtektene slik at myndigheten til å oppnevne styremedlemmer, styreleder og nestleder legges til et valgorgan bestående av ordførerne og fylkesordfører. Og at vedtektene fastsetter at rådmennene og fylkesrådmannen er valgkomité som innstiller til valgorganet. Dersom eierne ønsker å videreføre dagens oppnevning, og samtidig sikre en behovsvurdert kompetansesammensetning foreslås følgende tekst i § 5 (2): Hver deltaker oppnevner hver sine styremedlemmer med ett varamedlem for hvert styremedlem. I tillegg vedtektsfestes valgkomité med et av følgende alternativ: 1. En valgkomité på tre medlemmer innstiller til det enkelte eierorgan ved å foreslå kandidater. Innstillingene skal begrunnes, og det skal legges vekt på kandidatenes formelle kompetanse og samarbeidets formål. Valgkomiteens medlemmer oppnevnes av Kongsberg kommune og Buskerud fylkeskommune, med et medlem hver. Numedalskommunene oppnevner ett medlem i fellesskap. Valgperioden følger kommunestyre- og fylkestingsperioden. 2. Det skal nedsettes en valgkomite som skal avgi innstilling til styresammensetning. Innstillingen sendes hver enkelt deltaker. Valgkomiteen består av administrasjonssjefene i samarbeidet, eller den administrasjonssjefen utpeker. KS-Konsulent mener at oppnevningen har stor betydning for eierne, dagens styre og daglig leder. Valget av oppnevningsløsning bør derfor tas etter en høring blant interessentene. Vi tar ikke stilling til alternativene. Vi har i forslag til endring av vedtektene (nedenfor) satt inn det forslaget som gir størst endring fra dagens ordning: Administrasjonssjefene i deltakerkommunene og fylkeskommunen oppnevner i felleskap styret, styreleder og nestleder. 8.3.5 Styrets funksjonstid Styrets funksjonstid er fire år. Nytt styre velges og innsettes etter hvert kommunevalg. Det er et vanlig prinsipp at eier kan skifte ut egne styremedlemmer etter egen vurdering. En slik forståelse uttrykkes sjelden i vedtekter eller selskapsavtaler. I et kompetansesammensatt styre er det ikke uvanlig at styremedlemmer skiftes ut i funksjonsperioden. Begrunnelsen kan variere fra styremedlemmets eget ønske, behov 17 for annen kompetanse i styret eller også at eierne ikke er fornøyd med styremedlemmets jobb i styret. Slike forhold underbygger behovet for å ha et eget valgorgan. Det er viktig å understreke at ovenstående prinsipp ikke omfatter styremedlem valgt av og blant ansatte. 8.3.6 Kostnadsfordelingen mellom kommunene Kostnadsfordelingen er regulert i § 9 i dagens selskapsavtale. Dette temaet har hatt oppmerksomhet; særlig hos de største eierne. Fylkestinget vedtok følgende i desember 2012: "Buskerud fylkeskommunes andel av budsjett til PPOT Kongsberg (§ 27 samarbeid) vedtas med 4,4 mill. kr. Fylkestinget ber styret sørge for at driften skjer innenfor de økonomiske rammer for samarbeidet. Fylkestinget forventer at styret påser at tjenesteomfanget til videregående opplæring skjer i samsvar med bevilgningens størrelse. Fylkesrådmannen bes reforhandle avtalen med PPOT Kongsberg for å sikre fremtidig samsvar mellom bevilgning og mottatte tjenester. " I kapittel 9 beskriver vi ulike kostnadsnøkler og anbefaler en kostnadsnøkkel der den forholdsmessige andelen skal være sammenfallende med det elevantallet vedkommende deltager er ansvarlig overfor etter opplæringsloven. Elevtallet fastsettes hvert år den 1. oktober. Disse tallene legges til grunn for budsjettet i påfølgende år. Vi viser til kapittel 8 og 9 for mer bakgrunn for dette. Med bakgrunn i denne anbefalingen foreslår vi følgende vedtektsendring hva gjelder innskuddsplikt for deltakerne: Deltakerne er solidarisk ansvarlig for samarbeidets forpliktelser utad. Likevel slik at deltakerne skal sørge for at hver bare bærer sin forholdsmessige andel. Den forholdsmessige andelen skal være sammenfallende med det elevtallet vedkommende deltaker er ansvarlig overfor etter opplæringsloven. For fylkeskommunen gjelder elevtallet ved Kongsberg videregående skole og Numedalen videregående skole. Elevtallet fastsettes hvert år den 1. oktober. Disse tallene legges til grunn for budsjettet i påfølgende år. (§ 9 nytt pkt. 1) Dette forslaget inngår i den samlede oversikten over vedtektsendringer i neste kapittel. 8.3.7 Forslag til vedtektsendringer Nedenfor er en oppstilling av gjeldende selskapsavtale og forslag til endringer. En endring er betegnelsen på dokumentet; fra selskapsavtale til vedtekter. I kommentarfeltet omtales endringen. For § 5 og 9 er endringene omtalt i kapittel 6 ovenfor. Forslaget bygger på og inneholder forslag fra kommuneadvokaten i Kongsberg og fylkeskommuneadvokaten i Buskerud fylkeskommune. Forslag til endring er skrevet i rødt. Nåværende avtale Selskapsavtale for gjennomgående Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg Forslag til ny avtale Vedtekter for gjennomgående Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg 18 Kommentar Skifte ordet selskapsavtale med vedtekter § 1. Samarbeidets navn. (1) Samarbeidets navn er Pedagogisk-psykologisk tjeneste for Numedal og Kongsberg. § 1. Samarbeidets navn. (1) Samarbeidets navn er Pedagogisk-psykologisk tjeneste for Numedal og Kongsberg. Ingen endring § 2. Deltagere. (1) Deltagere i samarbeidet er Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg og Kongsberg kommuner og Buskerud fylkeskommune. § 2. Deltagere. (1) Deltagere i samarbeidet er Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg og Kongsberg kommuner og Buskerud fylkeskommune. Ingen endring § 3. Samarbeidets formål og virksomhet. (1) Samarbeidets formål er å oppfylle deltagernes plikter etter opplæringsloven til å yte oppfølgningstjenester og pedagogisk-psykologisk tjenester til regionens elever. § 3. Samarbeidets formål og virksomhet. (1) Samarbeidets formål er å oppfylle deltagernes plikter etter opplæringsloven til å yte oppfølgningstjenester og pedagogisk-psykologisk tjenester til regionens elever. (2) Samarbeidet er eget rettssubjekt. (2) Samarbeidet er eget rettssubjekt, jfr. kommuneloven § 27. § 4. Hovedkontor. (1) Samarbeidet har hovedkontor på Kongsberg. § 4. Hovedkontor. (1) Samarbeidet har hovedkontor på Kongsberg. § 5. Styrets sammensetning og utpekning. (1) Samarbeidets styre har sju medlemmer. Kongsberg kommune har to medlemmer i styret. Buskerud fylkeskommune har to medlemmer i styret. Nore og Uvdal, Rollag og Flesberg har til sammen to medlemmer. De ansatte har ett medlem i styret. § 5. Styrets sammensetning og oppnevning. (1) Samarbeidets styre har åtte medlemmer. Kongsberg kommune har to medlemmer i styret. Buskerud fylkeskommune har to medlemmer i styret. Kommunene Nore og Uvdal, Rollag og Flesberg har ett styremedlem hver. De ansatte har ett medlem i styret. (1) Ingen endring Deltakerne i samarbeidet bør utarbeide et dokument og ha årlige møter med PPT-OT for å gi styret mål og rammer for samarbeidet. (2) Vise lovhjemmel for at samarbeidet er eget rettssubjekt Ingen endring (1)Deltakende kommuner og fylkeskommuner må være representert i det øverste styrende organ. Endringen sikrer dette. Vara for de to Hver deltaker har ett Numedalskommunene stilles varamedlem. fra den kommunen som ikke er fast representert. (2) Hver oppnevner hver sine styremedlemmer. (2) Administrasjonssjefene i deltakerkommunene og 19 (2) Vi anbefaler et kompetansesammensatt styre. Dette bør fylkeskommunen oppnevner i felleskap styret, styreleder og nestleder. oppnevnes av eierne i ett felles organ. (3) Ett styremedlem velges av og blant de ansatte. (3) De ansatte velger selv ett styremedlem (3) Styret konstituerer seg selv med leder og nestleder. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. (3) Styret konstituerer seg selv med leder og nestleder. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. (3) Styreleder har en viktig funksjon. Vi anbefaler at eierne oppnevner styreleder og nestleder. Bestemmelsen fjernes – erstattes av (2) ovenfor. (4) Styrets funksjonstid er fire år. Nytt styre velges og innsettes etter hvert kommunevalg. (4) Styrets funksjonstid er fire år. Nytt styre velges og innsettes etter hvert kommunevalg. (4)første punktum: Det presiseres at eier kan skifte ut egne styremedlemmer etter egen vurdering § 6. Styrets oppgaver. (1) Styret fastsetter hvem som skal være daglig leder for samarbeidet. § 6. Styrets oppgaver. (1) Styret fastsetter hvem som skal være daglig leder for samarbeidet. (2) Styret har myndighet til å treffe avgjørelser som angår samarbeidets drift og organisering. (2) Styret har myndighet til å treffe avgjørelser som angår samarbeidets drift og organisering innenfor vedtatt budsjett. (2)Dette er i tråd med dagens praksis og foreslås inn i vedtektene. (3) Styret utarbeider forslag til budsjett som oversendes deltagerne tilstrekkelig tidlig til at forslaget kan tas med i deltagernes ordinære budsjettprosesser. (3) Styret utarbeider forslag til budsjett som oversendes deltagerne tilstrekkelig tidlig til at forslaget kan tas med i deltagernes ordinære budsjettprosesser. (3) Deltakerne bør ha et møte med samarbeidet ved oppstart av budsjettprosessen slik at rammer for dette arbeidet kan klargjøres. (4) Styret kan delegere sine oppgaver videre til daglig leder. (4) Ved avgjørelser som kan utløse behov for ekstraordinære beslutninger hos noen av deltakerne, skal styret samrå seg med disse deltakerne før styret fatter sine avgjørelser. (5) Styret kan delegere sine 20 Ingen endring (4) Dette er flyttet fra § 7 (2) - ingen endring i teksten. (5) Endret nummerering oppgaver videre til daglig leder. § 7. Arbeidsgiveransvar m.m.. (1) Styret forvalter arbeidsgiveransvaret på vegne av samarbeidet. I dette ligger kompetanse til å opprette og nedlegge stillinger innenfor vedtatt budsjett, samt treffe avgjørelser i personalsaker. § 7. Arbeidsgiveransvar m.m.. (1) Styret forvalter arbeidsgiveransvaret på vegne av samarbeidet. I dette ligger kompetanse til å opprette og nedlegge stillinger innenfor vedtatt budsjett, samt treffe avgjørelser i personalsaker. (2) Ved avgjørelser som kan utløse behov for ekstraordinære beslutninger hos noen av deltagerne, skal styret samrå seg med disse deltagerne før styret fatter sin avgjørelse. (2) Ved avgjørelser som kan utløse behov for ekstraordinære beslutninger hos noen av deltagerne, skal styret samrå seg med disse deltagerne før styret fatter sin avgjørelse. (3) Dersom et arbeidsforhold ikke kan videreføres som følge av innskrenkninger eller overtallighet, at samarbeidet opphører eller at noen av deltagerne trekker seg ut, har arbeidstageren a) rett til passende arbeid hos den deltageren vedkommende var ansatt før samarbeidet ble opprettet, i den utstrekning slikt arbeid kan finnes, eller b) rett til passende arbeid hos noen av deltagerne, i den utstrekning slikt arbeid kan finnes. (2) Dersom et arbeidsforhold ikke kan videreføres som følge av innskrenkninger eller overtallighet, at samarbeidet opphører eller at noen av deltagerne trekker seg ut, har arbeidstageren a) rett til passende arbeid hos den deltageren vedkommende var ansatt før samarbeidet ble opprettet, i den utstrekning slikt arbeid kan finnes, eller b) rett til passende arbeid hos noen av deltagerne, i den utstrekning slikt arbeid kan finnes. (4) Søksmål om forhold nevnt i (3) rettes mot vedkommende deltagere. (3) Søksmål om forhold nevnt i (2) rettes mot vedkommende deltagere. § 8. Prosessuell legitimasjon. (1) Styrets leder tar imot og går til søksmål på vegne av samarbeidet. Gjelder søksmålet en elev, skal prosessutgiftene dekkes av den § 8. Prosessuell legitimasjon. (1) Styrets leder tar imot og går til søksmål på vegne av samarbeidet. Gjelder søksmålet en elev, skal prosessutgiftene dekkes av den deltager som uten 21 (2) Er flyttet til § 6 (4) da dette bedre hører hjemme i § 6 Ny nummerering Ny nummerering Ingen endring deltager som uten samarbeidet hadde vært part i saken. Styrets leder skal søke prosessuell bistand fra noen av deltagernes advokater. samarbeidet hadde vært part i saken. Styrets leder skal søke prosessuell bistand fra noen av deltagernes advokater. § 9. Innskuddsplikt, eierandel og ansvarsdel m.m.. (1) Eierandelene i samarbeidet er fordelt slik: Budskerud fylkeskommune 33% Kongsberg og Numedalskommunene: 67%, fordelt innbyrdes etter innmeldte elever pr 1. oktober 2005. Eierandelene revideres ut fra erfaringer etter 2 års drift. § 9. Innskuddsplikt, eierandel og ansvarsdel m.m.. (1) Eierandelene i samarbeidet er fordelt slik: Budskerud fylkeskommune 33% Kongsberg og Numedalskommunene: 67%, fordelt innbyrdes etter innmeldte elever pr 1. oktober 2005. Eierandelene revideres ut fra erfaringer etter 2 års drift. (2) Hver deltager plikter i henhold til gjeldende budsjett å yte sin forholdsmessige del av driftsmidler til samarbeidet, etter påkrav fra samarbeidet. Størrelsen på den enkelte deltagers innskuddsplikt, er sammenfallende med deltagerens eierandel og ansvarsdel, jf neste ledd. (1) Hver deltager plikter i henhold til gjeldende budsjett å yte sin forholdsmessige del av driftsmidler til samarbeidet, etter påkrav fra samarbeidet. Størrelsen på den enkelte deltagers innskuddsplikt, er sammenfallende med deltagerens eierandel og ansvarsdel, jf neste ledd. (3) Deltagerne er solidarisk ansvarlige for samarbeidets forpliktelser. Likevel slik at deltagerne skal sørge for at hver bare bærer sin forholdsmessige andel. Den forholdsmessige andelen skal være sammenfallende med det elevantallet vedkommende deltager er ansvarlig overfor etter opplæringsloven. Elevtallet fastsettes hvert år den 1. august, og gjøres gjeldende for påfølgende budsjettår. (2) Deltagerne er solidarisk ansvarlige for samarbeidets forpliktelser. Likevel slik at deltagerne skal sørge for at hver bare bærer sin forholdsmessige andel. Den forholdsmessige andelen skal være sammenfallende med det elevantallet vedkommende deltager er ansvarlig overfor etter opplæringsloven. For fylkeskommunen gjelder elevtallet ved Kongsberg videregående skole og Numedalen videregående skole. Elevtallet fastsettes hvert år den 1. oktober. Disse tallene legges til grunn for budsjettet i 22 (1) Dette tas ut da eierandel (1) og samarbeidets forpliktelse (2) i praksis har blitt koblet. Det utbetales ikke utbytte, og reguleringer ved oppløsning er regulert § 14. Ny nummerering Ny nummerering Språklig presisering. Dato for elevtall må være slik at den støtter budsjettprosessen. påfølgende år. Tar ut punkt (4) fordi dette ikke er noe som skal reguleres i en avtale. Dette avgjør daglig leder innenfor den myndighet styret har gitt. Man forutsetter at dette skjer uten vedtektregulering. (4) Oppfølgingstjenesten skal faglig knyttes tett mot fylkets oppfølgingstjeneste. Samtidig skal styring og ledelse av denne funksjonen ligge hos styret og daglig leder (4) Oppfølgingstjenesten skal faglig knyttes tett mot fylkets oppfølgingstjeneste. Samtidig skal styring og ledelse av denne funksjonen ligge hos styret og daglig leder § 10. Låneopptak m.m. (1) Samarbeidet kan ikke ta opp lån eller stille garanti for andres forpliktelser. § 10. Låneopptak m.m. (1) Samarbeidet kan ikke ta opp lån eller stille garanti for andres forpliktelser. § 11. Regnskap og revisjon. (1) Samarbeidet skal føre regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Styret velger revisor. § 11. Regnskap og revisjon. (1) Samarbeidet skal føre regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Styret velger revisor. Ingen endring § 12. Saksbehandlingsregler. (1) Kommunelovens saksbehandlingsregler gjelder for samarbeidet. Vedtak som kan påklages til kommunalt klageorgan, behandles av egen klagenemnd for samarbeidet. Klagenemnden sammensettes av leder i deltagernes klagenemnder. Dersom en deltager har flere klagenemnder, velges en av disse som representant til klagenemnden for samarbeidet. § 12. Saksbehandlingsregler. (1) Kommunelovens saksbehandlingsregler gjelder for samarbeidet. Vedtak som kan påklages til kommunalt klageorgan, behandles av egen klagenemnd for samarbeidet. Klagenemnden sammensettes av leder i deltagernes klagenemnder. Dersom en deltager har flere klagenemnder, velges en av disse som representant til klagenemnden for samarbeidet. Ingen endring § 13. Erstatningskrav. (1) Er erstatningskravet fremmet av en elev, skal den deltager som uten samarbeidet hadde vært ansvarlig for erstatningskravet, dekke dette. § 13. Erstatningskrav. (1) Er erstatningskravet fremmet av en elev, skal den deltager som uten samarbeidet hadde vært ansvarlig for erstatningskravet, dekke dette. Ingen endring (2) Dersom ingen deltager uten samarbeidet hadde vært ansvarlig, er samarbeidet ansvarlig for kravet. (2) Dersom ingen deltager uten samarbeidet hadde vært ansvarlig, er samarbeidet ansvarlig for kravet. 23 Ingen endring § 14. Uttreden og oppløsning. (1) En deltager kan tre ut av samarbeidet med ett års varsel. Avsender har risikoen for at varselet kommer frem til samtlige øvrige deltagere. I forhold til utløsningssum og fortsatt ansvar for samarbeidets gjeld, gjelder det som er fastsatt i kommuneloven § 27. Den deltager som trer ut av samarbeidet, vil fortsette å hefte for den gjeld samarbeidet hadde på uttredelsestidspunktet. § 14. Uttreden og oppløsning. (1) En deltager kan tre ut av samarbeidet med ett års varsel. Avsender har risikoen for at varselet kommer frem til samtlige øvrige deltagere. I forhold til utløsningssum og fortsatt ansvar for samarbeidets gjeld, gjelder det som er fastsatt i kommuneloven § 27. Den deltager som trer ut av samarbeidet, vil fortsette å hefte for den gjeld samarbeidet hadde på uttredelsestidspunktet. (2) For at en beslutning om oppløsning av samarbeidet skal gjelde, må denne være vedtatt enten av kommunestyret eller fylkestinget hos samtlige deltagere. Det økonomiske oppgjøret skjer på samme måte som etter første ledd. (2) For at en beslutning om oppløsning av samarbeidet skal gjelde, må denne være vedtatt enten av kommunestyret eller fylkestinget hos samtlige deltagere. Det økonomiske oppgjøret skjer på samme måte som etter første ledd. § 15. Ikrafttredelse. (1) Denne avtalen gjelder fra og med 1. januar 2005. § 15. Ikrafttredelse. (1) Denne avtalen gjelder fra og med 1. januar 2005. § 16. Ratifikasjon. (1) Nore og Uvdal kommunestyre har i møte den 14.3.2005 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. § 16. Ratifikasjon. (1) Nore og Uvdal kommunestyre har i møte den 14.3.2005 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. (2) Rollag kommunestyre har i møte den 17.3.2005 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. (2) Rollag kommunestyre har i møte den 17.3.2005 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. (3) Flesberg kommunestyre har i møte den 21.4.2005 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. (3) Flesberg kommunestyre har i møte den 21.4.2005 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. (4) Kongsberg kommunestyre har i møte den 17.2.2005 sluttet seg til denne (4) Kongsberg kommunestyre har i møte den 17.2.2005 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. 24 Ingen endring Ingen endring Alle deltakerne må behandle og ratifisere vedtektsendringene. samarbeidsavtalen. (5) Buskerudfylkesting har i (5) Buskerudfylkesting har i møteden26.4.2006sluttetseg møteden 26.4.2006sluttet segtil til dennesamarbeidsavtalen. dennesamarbeidsavtalen. (2) Deltakernehar sluttetsegtil endringeri vedtektenefor samarbeidet gjennomvedtakslik: a) Kongsbergkommunestyrei møteden * b) Nore og Uvdal kommunestyrei møte den * c) Rollag kommunestyrei møteden * d) Flesbergkommunestyrei møteden* e) Buskerudfylkesting i møteden * 9 Kommunestyrei hver kommuneog i fylkestingetmå slutte segtil vedtektsendringene. Eierstyring Med bakgrunn i anbefalingen om å videreføre nåværende selskapsform og funn i fase 1, knyttet til eierstyring, skriver vi i dette kapitlet om hvordan en endring i eierstyringen kan imøtekomme de behov deltakerne har gitt uttrykk for i fase 1. Disse er; eiernes behov for, hver for seg, og i felleskap å utvikle en sterkere og mer funksjonell eierstyring, og å utvikle samhandlingen med PPT-OTs styrende organ og daglige ledelse. 9.1 Politisk styring PPT-OT er et eget rettssubjekt. Graden av politisk styring og kontroll ved ulike selskapsformer framgår av figuren nedenfor. Vi har plassert PPT-OT for å illustrere hvor det hører hjemme på skalaen politisk styring og kontroll kontra uavhengig organisasjon. Dette innebærer at det er et uavhengig organ avgrenset av vedtektenes og kommunelovens rammer. Grad av politisk styring ved ulike selskapsformer Etat Verts-/samarbeidskommune KF Samarbeid § 27/samkommune IKS AS Samvirkeforetak Stiftelser PPT-OT Sterkpolitisk styringog kontroll Uavhengigorganisasjon I vedtektene avgrenses i dag styrets myndighet til å treffe avgjørelser som angår samarbeidets drift og organisering. I henhold til kommunelovens § 27 1 og 2b, og kommentarer til disse, begrenses styrets kompetanse til daglig drift og organisering for å løse de felles oppgaver som samarbeidet omfatter. Eierne må vurdere nærmere hva denne avgrensingen innebærer ut fra konkrete forhold. Et slikt spørsmål er om styret har myndighet til å utarbeide egne langsiktige strategier. 25 Slik vi har forstått de faglige og administrative eierrepresentantene vi intervjuet i fase 1 er at deltakerne må fastsette mål for PPT-OT. Dette innebærer at eierne må sette mål og kvalitetskriterier eller indikatorer for de felles oppgaver som samarbeidet skal løse. Dette gir rammer for styrets arbeid, og samtidig grunnlag for å utøve en politisk styring og kontroll. Kommunene og fylkeskommunen vedtar på ulike måter og tidspunkter sin barnehage- og skoleeierpolitikk. Kravet om årlig rapport om tilstand i opplæringen ble i 2009 innført som en del av kvalitetsvurderingssystemet for grunnopplæringen. Offentlige skoleeiere og private skoler plikter å utarbeide en årlig rapport om tilstanden i opplæringen. Dette er knyttet til de nasjonale målområdene læringsresultat, læringsmiljø og frafall. Tilpasset opplæring er en del av slik rapportering. Det kan derfor være naturlig å knytte rapportering om PPT-OT til den årlige tilstandsrapporten. Alternativet er å ha en egen rapportering om PPT-OT til politisk behandling samtidig med tilstandsrapporten. Dette vil gi det politiske organet grunnlag for å sette nye mål og kvalitetskriterier for ny periode. KS-Konsulent anbefaler at samme politiske organ som behandler barnehage- og skoleeierpolitikk, og årlig rapport om tilstanden i opplæringen, også behandler rapport og setter mål for PPT-OT. Vi anbefaler at den faglige og administrative ledelsen for deltakerne i PPT-OT lager et omforent opplegg for dette sammen med PPT-OT. Dette bør omfatte innhold, tidsplan, ansvarsfordeling, form på slik rapportering og liknende. En slik koordinering må også ivareta hvordan eiersignaler og mål formidles til styret for PPT-OT slik at deltakerne gir omforente felles styringssignaler og mål. En måte å løse dette på er årlig å holde et felles eiermøte der alle eierne og styret møtes. En annen eller utfyllende måte å strukturere formidlingen av eiersignaler, mål og kvalitetskriterier er gjennom et styringsdokument. Vi skriver mer om dette i kapittel 7.4. 9.2 Samhandling mellom PPT-OT og faglig og administrativ ledelse I rapport 1 anbefalte vi at PPT-OT og kommunene bør etablere faste møtefora for å styrke tjenestens rolle i kommunens oppvekst og utdanningsarbeid, og koordinering av tjenester overfor barn og unge. Avhengig av styresammensetningen kan dette behovet dekkes gjennom et kompetansesammensatt styre med representasjon fra hver av deltakernes skolefaglige ledelse. Dersom man velger å opprettholde et politisk oppnevnt styre, blir det nødvendig å formalisere et fast organ. I henhold til kommuneloven kan det etableres organ under styret. Et slikt organ kan være et faglig råd med delegerte oppgaver og myndighet fra styret. Et slikt råd bør være representert med daglig leder og en representant for hver av deltakernes skolefaglige ledelse på kommune/-/fylkeskommunenivå. Formålet med organet er å sikre informasjonsutveksling, dialog og drøfting av spørsmål knyttet til driften av PPT-OT og samarbeidet mellom deltakerkommunene. Faglig råds arbeid må 26 dokumenteres i referat, og styret må fortløpende holdes orientert om arbeidet. Det er viktig å ha en klar rolle- og ansvarsavklaring mellom styret, faglig råd og daglig leder. I rapport 1 oppsummerte vi blant annet at alle eierne mener at føringene til PPT-OT og kontakten om felles utvikling av tjenesten som en del av et helhetlig barnehage- og skoleløp er viktig. Det uttrykkes et behov for å sette den faglige og administrative kontakten mer i system. Dette omfatter blant annet å involvere, og å gi klare roller og ansvar til PPT-OT i aktuelle prosjekter og utviklingsarbeid. Samarbeid med kommunene og fylkeskommunen og PPT-OT, blant annet om felles forståelse av arbeidet med spesialundervisning og tilpasset opplæring etter lov/forskrift/veiledere bør styrkes. Vi mener at dette kan følges opp gjennom et faglig råd. Som eksempel på saker nevnes: Utarbeidelse- og senere justering av krav til PPT-OTs kompetansesammensetning og tilhørende kompetanseplaner for de ansatte. Utarbeidelse og senere justeringer av faglige standarder og retningslinjer for PPT-OT sin virksomhet Helhetlige tilbud til barn og unge Samhandling mellom barnehager, skoler og andre enheter med oppgaver overfor barn og unge KS-Konsulent har primært anbefalt et kompetansesammensatt styre og minimum ett årlig eiermøte. Dette mener vi bør dekke politisk styring og kontroll og faglig og administrativ styring og ledelse. Dersom politisk sammensetning av styret videreføres, mener vi at et formelt underutvalg opprettet av styret, for eksempel et faglig råd, vil kunne dekke de behov deltakerne har for faglig og administrativ styring. Uavhengig av modell for sammensetning av styret, så er det viktig å kombinere eiernes behov for eierstyring og å tilrettelegge for godt styrearbeid. Tydelige eiersignaler og forutsigbarhet er to kriterier for dette. 9.3 Rolleforståelse I de to foregående kapitlene har vi omtalt forhold som gjelder roller for politisk og administrativ ledelse, samt styrets myndighet. Deltakerne i et interkommunalt samarbeid kan ikke gi fra seg tradisjonell forvaltningsmyndighet som angår borgernes rettigheter og plikter (Bernt og Overå – Kommuneloven med kommentarer side 223). Grenseoppgangen for dette bør vurderes. Et eksempel på dette er statlig tilsyn etter opplæringsloven. Dette føres med kommunen eller fylkeskommunen. Det er derfor Fylkesmannen og kommunen som er parter i et slikt tilsyn; og ikke PPT-OTs styre. Dette får konsekvenser for rollene til kommunen/fylkeskommunen og PPT-OT. Kongsberg kommune hadde slikt tilsyn i 2014. PPT-OT og Fylkesmannen har i denne forbindelsen etablert direkte kontakt om lukking av avvik i forbindelse med tilsynet med Kongsberg kommune. Vi viser her til korrespondansen mellom PPT-OT og Fylkesmannen. Oversikt over brevene er vist i kildeoversikten. 27 KS-Konsulent mener PPT-OTs rolle i forbindelse med Fylkesmannens tilsyn med Kongsberg kommune er uttrykk for en rolleuklarhet mellom daglig leder, styret for PPTOT og eierne. Vår erfaring er at jo bedre rolleklarhet mellom parter, jo bedre grunnlag for samhandling og felles gode resultater. Vi anbefaler at kommunene og fylkeskommunen foretar en rolleavklaring ut fra dette eksemplet og andre forhold som begge parter opplever i en gråsone. I etterkant av en slik rolleavklaring anbefaler vi også å ta opp med Fylkesmannen hvordan kommunene og fylkeskommunen forstår PPT-OTs rolle i forbindelse med tilsyn. 9.4 Eierstyringsdokument I kapittel 7.1 foreslo vi et eierstyringsdokument. Vedtektene uttrykker formålet med samarbeidet (§ 3). Vedtektene bør endres svært sjelden. En utdyping av mål til PPT-OT ut fra nasjonale føringer, egne mål og utviklingsforventninger kan omtales i et underliggende styringsdokument for vedtektene. Forhold som vi har nevnt ovenfor om mål, kvalitetskriterier, rapportering, samhandling, eiermøter og rolleavklaring bør uttrykkes i et slikt dokument. Det har vært uttrykt et ønske fra arbeidsgruppa at rapporten skal foreslå tekst til et slikt dokument. Da vi startet med dette, så vi at dette forutsatte mer forarbeid sammen med deltakerne og PPT-OTs styre og daglig leder. Vi mener det vi har skrevet tidligere i dette kapitlet kan anvendes i et slikt dokument. Det samme gjelder anbefalinger i rapport 1. Nedenfor er innholdsmomenter for et slikt dokument: 1. Innledning a. Dokumentets formål, b. Hvem som har utarbeidet det c. Hvilke vedtak det bygger på d. Hvor det er behandlet 2. Utøvelse av eierskapet a. Styringsstruktur – beskrive linja mellom kommunestyrene/fylkesting og PPT-OT. Hvis man velger et underutvalg/faglig råd bør dette omtales her. b. Rolleavklaring mellom eiere, styre og daglig leder (som utfyller vedtektene) c. Eiermøter d. Roller og ansvar ved statlig tilsyn 3. Strategisk utviklingsretning a. Ut fra barnehage- og skoleeierpolitikken og/eller strategiene hos deltakerne b. Om nasjonale føringer 4. Kvalitetsindikatorer og mål a. Kvalitetskriterier, -indikatorer eller standarder b. Resultatkrav – årlig og for en fireårsperiode 5. Arbeidsgiverpolitiske føringer a. Kompetansesammensetning b. Føringer for lokal lønnspolitikk 6. Budsjett- og regnskap a. Forståelsen av innskuddsplikten b. Tidsplan med milepæler c. Budsjettmøte 28 d. Regnskap 7. Rapportering a. forventninger fra eierne b. tidsplan c. hvor den skal behandles hos deltakerne d. styrets arbeid og styreevaluering 8. Kjøp av administrative tjenester/støttefunksjoner a. En oversikt over avtaler inngått med deltakerkommunene eller fylkeskommunen 9. Vedlegg KS-Konsulent mener et eierstyringsdokument vil være et bidrag til å strukturere deltakernes felles eierskap og utvikling av PPT-OT innenfor lovgivning, vedtekter, lokal barnehage- og skolepolitikk og økonomiske rammer. Vi anbefaler at dokumentet gjøres så kortfattet, presist og med et så klart språk som mulig. Det bør utarbeides i felleskap med eierne, og gjennom samhandling med styret for PPT-OT. Styret bør ha med daglig leder i dette arbeidet. Rulleringsarbeidet må tidfestes og legges sammen med andre rutiner; for eksempel utarbeidelse av årlig tilstandsrapport. Dokumentet skal dekke et formål som er uttrykt gjennom denne evalueringen. En fortløpende vurdering av formål opp mot tidsbruk, og om formålene nås, bør gjøres etter noe tid. 10 Ressurser I dette kapitlet presenterer vi nøkkeltall i et stort antall tabeller og figurer. Vi håper dette gir grunnlag for å drøfte ulike forhold hos deltakerne, i PPT-OT og mellom deltakerne og PPT-OT. Vi har avgrenset bruken av tallmaterialet til tjenestens ressursnivå og ressursdisponering. Tilbudet til voksne og oppfølgingstjenesten er det ikke innhentet særskilte data for. Oppfølgingstjenesten har én stilling, og denne tas med i samlet vurdering av kostnadsfordelingen. 10.1 Vurdering av ressursbruken Hovedbildet fra nedstående materiale viser: Antall årsverk har økt med 1,9 % i perioden 2012 – 2014. Årsverk fordelt på antall barn i barnehage, elever i grunnskole, elever i videregående opplæring og voksne har vært stabile; med en nedgang for barnehageområdet. Dette knyttes til at anslaget årsverk til barnehageområdet har økt. Befolkningsveksten har fra 1/1-12 til 1/1-14 vært 1,6 % for aldersgruppene 0 – 15 år i de fire kommunene; og 5,6 % for aldersgruppen 16 – 18 år. Utgiftene har i perioden 2010 til 2013 økt med 25 %, mens inntektene (bidrag fra deltakerne) har økt med 24 %. Til sammenlikning har kommunal deflator (lønnsog prisvekst) i samme periode vært 15,2 %. Lønns- og pensjonskostnader er en stor andel av denne økningen. 29 De totale lønnskostnadene for faste stillinger har økt fra overkant av kr 800.000,- i des.-12 til nesten kr 1,1 mill. i des.-14. Dette utgjør en økning på drøye 35 %. Antall aktive saker og nye henvisninger har små variasjoner fra år til år for barnehage, grunnskole og videregående opplæring. I vurderingen av om disse endringene burde ha innvirkning på kostnadsfordelingen, er det viktig å ha med at tidsbruk fra sak til sak varierer mye ut fra sakens innhold og utredningsbehov. 10.2 Regnskap 2010 - 2013 Nedenfor er en enkel oversikt over regnskapstall for de siste fire årene; 2010, 2011, 2012 og 2013, og kostnadsfordelingen, i kroner, mellom eierne. Regnskapet for 2014 er ikke ferdig. %-vis økn. 2010 2011 2012 2013 2010 til Sentrale regnskapstall: regnskap regnskap regnskap regnskap 2013 Sum utgifter 11 628 595 12 884 594 12 223 042 14 572 104 25 % Ref. fra kommuner -7 126 441 -12 021 053 -7 420 598 -8 801 320 24 % Ref. fra fylkeskomm. -3 562 685 -3 700 000 -4 400 000 24 % Tabellen over viser utviklingen i noen sentrale regnskapstall. Utgiftene har i perioden 2010 til 2013 økt med 25 %, mens inntektene (bidrag fra deltakerne) har økt med 24 %. Til sammenlikning har kommunal deflator (lønns- og prisvekst) i samme periode vært 15,2 %. (I 2011 ble refusjonen fra fylkeskommunen ført i regnskapet som refusjon fra kommuner). 10.3 Lønnsutviklingen KS-Konsulent har laget en figur som viser utviklingen i lønnskostnadene for faste stillinger. Eksemplet viser månedlig utbetaling for desember 2012, desember 2013 og desember 2014: Utbetaling fastlønn i des. for perioden 2012-2014 1 200 000 1 000 000 800 000 600 000 400 000 200 000 Utbetaling i des. Des.-12 Des.-13 Des.-14 807 215 935 949 1 093 272 30 Figuren over viser at de totale lønnskostnadene for faste stillinger har økt fra overkant av kr 800.000,- i des.-12 til nesten kr 1,1 mill. i des.-14. Dette utgjør en økning på drøye 35 %. 10.4 Utgifter knyttet til styrets arbeid Nedenfor er en enkel oversikt over kostnader ved nåværende drift av styre etter § 27. Kostnadene for 2014 er ca. kr. 95 000. KS-K har fått opplyst at kostnadene for 2012 og 2013 er forholdsvis like som i 2014. Kostnader til styrets arbeid: Styrehonorar: Reisekostnader: Bevertning: Kurs: Gave, sykdom styremedlem: Sum kostnader: 2 014 62 100 3 100 3 260 25 234 425 94 119 10.5 Årsverk Vi har laget sammenstillinger for utviklingen i årsverk fra år 2012 – 2015 fordelt på barnehage, grunnskole, videregående skole, oppfølgingstjeneste. Lederårsverket og merkantilårsverk vises for seg. Denne viser et stabilt antall årsverk med en økning på 0,3 årsverk (2 % økning) i 2014. Årsverksoversikt: Årsverksoversikt fra år 2012 til 2015, kilde: Dokument «Oversikt bemanning PPT-OT» (F.o.m. 2015 er ordningen med egne PPT-rådgivere tilknyttet førskoleområdet avviklet. 2 årsverk er et anslag.) Pr 1/1-12 Pr 1/1-13 Pr 1/1-14 Pr 1/1-15 Ledelse 1 1 1 1 Merkantil 1,5 1,5 0,9 1,3 V.g.o. 2,8 2,8 3 3 31 OT 1 1 1 1 Grunnskole Barnehage 7,6 1,6 7,6 1,6 7,7 1,9 7,5 2 SUM 15,5 15,5 15,5 15,8 Årsverk 2012-15 fordelt etter deltjeneste 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Ledelse Merkantil Pr 1/1-12 V.g.o. OT Skole Pr 1/1-13 Pr 1/1-14 Pr 1/1-15 Barneh. Tabellen og figuren viser at det samlet sett har vært en økning på 0,3 årsverk fra 2012 til 2015 noe som utgjør 1,9 % vekst. Det foreligger ikke endelige befolkningstall pr kommune for 2014, men ser vi på veksten fra 1/1-12 til 1/1-14 har de fire kommunene hatt en vekst på 1,6 % i aldersgruppen 0-15 år og 5,6 % for aldersgruppen 16-18 år. Nedenstående tabell viser utviklingen for aldersgruppen 16 – 18 år. Veksten for hele Buskerud i aldersgruppen 16-18 år har vært på 2,6 % i samme periode. Folkemengde 1. januar, etter alder, region, statistikkvariabel og tid Tabell 07459: 16 år 17 år 18 år 0604 Kongsberg 0631 Flesberg 0632 Rollag 0633 Nore og Uvdal 0604 Kongsberg 0631 Flesberg 0632 Rollag 0633 Nore og Uvdal 0604 Kongsberg 0631 Flesberg 0632 Rollag 0633 Nore og Uvdal Sum Personer 2012 300 31 10 35 318 35 22 35 279 27 22 36 1150 Vekst fra 2012 til 2014 = 64 innb. I % av 1150 = 1214 - 1150 = 64 innbyggere 64 / 1150 * 100 %-vis vekst = 5,6 32 2013 331 25 22 42 304 29 11 35 322 35 21 37 1214 2014 313 39 22 37 337 26 20 44 299 29 12 36 1214 Årsverk sammenliknet med målgruppene: Antall barn 0-5 år i barnehagen pr årsverk 1300 1200 1100 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 1208 1179 991 2011 2012 2013 Figuren over viser forholdstallet mellom antall barn 0-5 år som går i barnehage og antall årsverk «avsatt» fra PPT til å følge opp barnehagebarna. Utviklingen viser at fra å ligge på rundt 1200 barn pr årsverk i år 2011 er det i 2013 i underkant av 1000 barn pr årsverk. Antall årsverk har, som tidligere beskrevet, økt med 0,3 årsverk fra 2011 til 2013. Antall barn 0-5 år med barnehageplass har vært tilnærmet uendret i samme periode. 600 Antall elever i grunnskolen pr årsverk 507 511 512 2011 2012 2013 500 400 300 200 100 0 Figuren over viser antall elever i grunnskolen (både kommunale og private) pr årsverk. Antall elever pr årsverk ligger rimelig konstant i overkant av 500 elever pr årsverk. 33 Antall elever i videregående pr årsverk 500 485 443 448 464 2013 2014 400 300 200 100 0 2011 2012 Antall elever i figuren over er summen av elevene på Kongsberg og Numedal videregående skoler. Forholdstallet mellom elever og årsverk i videregående opplæring er i underkant av 500 elever pr årsverk. Dette er litt lavere enn for elever i grunnskolene, og betydelig lavere enn tallene for barnehagen. Elevtallet ved de to videregående skolene kan variere litt fra skoleår til skoleår all den tid det er fritt skolevalg i Buskerud. Årsverk for utvalgte PPT hentet fra GSI Kongsberg kommune har utarbeidet følgende oversikt ut fra GSI 2014. Oversikten viser at PPT-OT har et antall årsverk innenfor grunnskolens område tilsvarende sammenliknbare PPT. PPT merket med * er interkommunale. Kommune *Interkom ord. Antall elever Antall årsverk i PPT Antall årsverk pr. 1000 elever Merknad *Kongsberg / Numedal Lier Øvre Eiker Ringerike Nedre Eiker Røyken Drammen Buskerud 3807 11,02 2,89 Flesberg, Rollag, Noreog Uvdal 3356 2216 3142 3112 2856 7785 33277 8,5 5,8 7,0 10,6 9,0 23,8 105 2,53 2,62 2,23 3,41 3,15 3,06 3,15 *Halden 3742 10,0 2,80 Aremark *Molde 3797 7,6 2,0 Aukra, Midsund *Kristiansund 4213 22,15 5,25 Aure, Averøy, Smøla Oslo 62301 180,30 2,89 Hele landet 618996 2016,75 3,25 34 10.6 Tjenestedata – aktive saker og nye henvisninger Her viser vi oversikt over tjenestedata i form av aktive saker og nye henvisninger for tjenesten på barnehage, grunnskole og videregående skole, samt for oppfølgingstjenesten. Vi har brukt årsmeldingen for 2013/14 som kilden til oversiktene over «aktive saker» og «nye henvisninger». Når det gjelder «nye henvisninger» og plassering etter alder, så er dataene litt upresise. Dette fordi opptellingene av nye henvisninger ikke kan gjøres direkte, for ved overgang barnehage til skole, og ungdomsskole til videregående opplæring, er barn/elever både 5/6 år eller 15/16 år. Videre er det, i følge daglig leder, slik at man skiller mellom aktive saker og nye henvisninger fordi førstegangsutredningen for nyhenviste er arbeidsintensiv, anslagsvis 20 effektive arbeidstimer, og er knyttet opp mot tidsfrister, jfr. Fylkesmannens tilsyn. Barn/elever i kategorien aktive saker er det mindre arbeid med. De vil imidlertid inneholde samarbeidsmøter, veiledning av lærere, vurderinger av IOP mm, samt at det minimum skal skrives ny sakkyndig vurdering hvert tredje år. Tallene er ikke separate. Det betyr at antall aktive saker inneholder antallet nye henvisninger (f. eks. var det i 2013/14 i sum 85 aktive saker, og dette antallet inneholder de 36 nye henvisningene samme år). «Aktive saker» og «Nye henvisninger» - Totaloversikt: Aktive saker og nye henvisninger for barn i førskolealder: Kongsberg Førskoleomr. 2009/10 2010/11 2011/12 2012/13 2013/14 Aktive saker 82 90 85 92 70 Nye henvisninger 32 46 39 32 26 Flesberg Aktive saker 5 7 10 6 8 Nye henvisninger 5 6 4 2 2 Rollag Aktive saker 1 3 4 6 4 Nye henvisninger 0 1 0 1 1 Nore og Uvdal Aktive saker 5 5 4 6 3 Nye hen- Sum aktive Sum nye visninger saker henvisninger 1 93 39 2 105 58 2 103 49 0 110 41 3 85 36 Aktive saker og nye henvisninger for elever i grunnskolen: Grunnskole 2009/10 2010/11 2011/12 2012/13 2013/14 Kongsberg Aktive Nye hensaker visninger 362 70 419 76 416 65 401 61 422 73 Flesberg Aktive Nye hensaker visninger 54 12 72 11 64 8 53 4 56 6 Rollag Aktive Nye hensaker visninger 28 2 32 3 28 2 26 1 19 0 Nore og Uvdal Aktive Nye hen- Sum aktive Sum nye saker visninger saker henvisninger 43 7 487 91 45 7 568 97 41 7 549 82 47 6 527 72 44 2 541 81 Aktive saker og nye henvisninger for elever i videregående opplæring: 35 Videreg.oppl. 2009/10 2010/11 2011/12 2012/13 2013/14 Kongsberg vgs Aktive Nye hensaker visninger 152 30 125 38 160 17 157 33 161 39 Numedal vgs Aktive Nye hensaker visninger 15 3 9 2 11 0 17 3 12 6 AI KGB Aktive Nye hensaker visninger 3 1 2 0 4 0 4 0 6 0 Lærling Aktive Nye hensaker visninger 2 0 6 1 7 2 6 0 4 2 Aktive saker 8 16 26 30 3 Annet Nye henvisninger 4 6 9 2 4 Tall og figurer for «aktive saker»: Barnehage: 100 80 60 40 20 0 Barnehage - aktive saker Kongsberg Flesberg Rollag Nore og Uvdal 2009/10 82 5 1 5 2010/11 90 7 3 5 2011/12 85 10 4 4 2012/13 92 6 6 6 2013/14 70 8 4 3 Figuren over viser at det er små svingninger i aktive saker for barn i barnehagen 0-5 år, og at volumet gjenspeiler kommunens størrelse. Unntaket er nedgangen til Kongsberg fra år 2012 til 2013. Nore og Kongsberg Flesberg Rollag Uvdal 2010 85,7 % 6,7 % 2,9 % 4,8 % 2011 82,5 % 9,7 % 3,9 % 3,9 % 2012 83,6 % 5,5 % 5,5 % 5,5 % 2013 82,4 % 9,4 % 4,7 % 3,5 % Tabellen over viser den relative fordelingen av de aktive sakene for barn i barnehagen mellom kommunene. Kongsberg har klart den største andelen aktive saker, men andelen har gått noe ned fra om lag 86 % i 2010 til i overkant av 82 % i 2013. Flesberg har hatt den sterkeste relative veksten fra 6,7 % i 2010 til 9,4 % i 2013. I% Nedenfor viser vi hvordan aktive saker fordeler seg mellom kommunene målt etter antall barn i målgruppen i hver kommune. Dette vil kunne gi en direkte sammenlikning mellom kommunene på hvilket «nivå» deres barn i barnehagene 0-5 år er «brukere» av PPT. 36 Barnehage - aktive saker pr 100 barn 12,0 10,9 10,0 7,5 8,0 6,1 6,0 6,3 6,0 5,3 5,6 4,3 7,4 7,3 6,1 5,6 5,2 4,8 3,8 4,0 3,3 2,0 0,0 Kongsb. Flesb. 2010 2011 2012 Rollag 2013 N. og Uvdal Figuren over viser aktive saker pr 100 barn fordelt kommunevis. I år 2010 var mengden aktive saker rimelig lik mellom kommunene, og de varierte mellom 5,2 aktive saker pr 100 barn i Nore og Uvdal til 6,1 i Kongsberg og Rollag. Ser vi på år 2013 er variasjonen større, her har Rollag 7,4 aktive saker pr 100 barn mens Nore og Uvdal har kun 3,3. Årsakene til forskjeller i aktive saker mellom kommunene kan skyldes flere forhold (sosiale ulikheter, avstander/geografi, tilgjengelighet til tjenesten, kultur og praksis for å bruke PPT mm.). KS-Konsulent har ikke analysert dette, men sammenstillingen av tallene vist i figuren over kan gi deltakerkommunene et grunnlag for å drøfte dette videre. Grunnskole: 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Grunnskole - aktive saker Kongsberg Flesberg Rollag Nore og Uvdal 2009/10 362 54 28 43 2010/11 419 72 32 45 2011/12 416 64 28 41 2012/13 401 53 26 47 2013/14 422 56 19 44 Figuren over viser aktive saker for elever i grunnskolen pr kommune. 37 Nore og Grunnskole: Kongsberg Flesberg Rollag Uvdal 2010 74,3 % 11,1 % 5,7 % 8,8 % 2011 73,8 % 12,7 % 5,6 % 7,9 % 2012 75,8 % 11,7 % 5,1 % 7,5 % 2013 76,1 % 10,1 % 4,9 % 8,9 % Tabellen over viser den relative fordelingen i aktive saker for elever i grunnskolen mellom kommunene. Naturlig nok har Kongsberg også her den klart største relative andelen aktive saker, og andelen har gått litt opp fra om lag 74 % i 2010 til i overkant av 76 % i 2013, men ligger ca. 10-prosentpoeng under sammenliknet med barn i barnehagealder. For de andre kommunene er det kun små endringer i tidsperioden fra år 2010 til år 2013. Grunnskole - aktive saker pr 100 elev 25,0 21,2 20,0 13,7 15,0 13,8 13,0 13,4 19,5 15,5 16,3 18,0 15,7 16,0 16,1 12,1 14,1 13,2 14,9 10,0 5,0 0,0 Kongsb. Flesb. 2010 2011 2012 Rollag 2013 N. og Uvdal Figuren over sammenlikner aktive saker pr 100 elev mellom kommunene, og for 2013 ser vi at Flesberg har flest aktive saker med 16,3 pr 100 elev, mens Rollag har færrest med 12,1 aktive saker pr 100 elev. Alle kommunene med unntak av Nore og Uvdal har hatt en nedgang i aktive saker pr 100 elev i tidsperioden 2010 til 2013. 38 Videregående opplæring: 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Videregående opplæring - aktive saker Kongsb./ Numedal vgs AI KGB Lærling 2009/10 167 3 2 8 2010/11 134 2 6 16 2011/12 171 4 7 26 2012/13 174 4 6 30 2013/14 173 6 4 3 Annet Figuren over viser totaloversikten over aktive saker for elever i videregående opplæring og andre. Figuren viser at antall aktive saker for Kongsberg vgs. og Numedal vgs. er rimelig stabilt, mens tallet svinger noe mer i gruppen «Annet». 16,0 Videregående opplæring - aktive saker pr 100 elev 13,8 14,0 12,0 12,8 12,9 2012 2013 11,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 2010 2011 Figuren over viser aktive saker pr 100 elev i videregående opplæring. Utviklingen viser at det har blitt noen flere aktive saker for denne brukergruppen, og at tallene for videregående opplæring ligger under nivået for grunnskolen, men godt over nivået for barn i barnehagealder. 39 Tall og figurer for «nye henvisninger»: Barnehage: Barnehage - nye henvisninger 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Kongsberg Flesberg Rollag Nore og Uvdal 2009/10 32 5 0 1 2010/11 46 6 1 2 2011/12 39 4 0 2 2012/13 32 2 1 0 2013/14 26 2 1 3 Figuren over viser nye henvisninger fordelt pr kommune. Antallet gjenspeiler kommunestørrelse; Flesberg, Rollag og Nore og Uvdal har få henvisninger, og Kongsberg har et større volum. Vi ser også at Kongsberg har hatt en markant nedgang i nye henvisninger fra 2010 til 2013. N. og Kongsberg Flesberg Rollag Uvdal 2010 84 % 11 % 2% 4% 2011 87 % 9% 0% 4% 2012 91 % 6% 3% 0% 2013 81 % 6% 3% 9% Tabellen over viser den relative fordelingen mellom kommunene i nye henvisninger. Tabellen viser at Kongsberg og Flesberg har en liten %-vis nedgang fra år 2010 til 2013, men Nore og Uvdal har hatt en økning. I% 40 Barnehage - nye henvisninger pr 100 barn 5,0 4,3 4,5 4,0 3,2 2,9 3,0 2,2 2,4 2,0 2,0 1,9 1,9 1,9 1,8 1,6 1,0 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Kongsb. Flesb. 2010 2011 2012 Rollag 2013 N. og Uvdal Figuren over viser nye henvisninger pr 100 barn fordelt kommunevis. Små tall gjør at det kan bli ganske store utslag fra ett år til et annet for de minste kommunene. Fram til år 2012 hadde Rollag det største volum i antall nye henvisninger pr 100 barn, men fra 2013 ligger kommunen på omtrent samme nivå som Kongsberg og Rollag. Grunnskole: 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Grunnskole - nye henvisninger Kongsberg Flesberg Rollag Nore og Uvdal 2009/10 70 12 2 7 2010/11 76 11 3 7 2011/12 65 8 2 7 2012/13 61 4 1 6 2013/14 73 6 0 2 Figuren over viser nye henvisninger fordelt etter kommuner. Figuren viser at Flesberg har hatt en nedgang i nye henvisninger i perioden, og Nore og Uvdal for år 2013, mens Rollag og Kongsberg har hatt omtrent det samme volumet gjennom perioden. 41 N. og I% Kongsb. Flesb. Rollag Uvdal 2010 78 % 11 % 3% 7% 2011 79 % 10 % 2% 9% 2012 85 % 6% 1% 8% 2013 90 % 7% 0% 2% Tabellen over viser nye henvisninger pr kommune i prosent. Tabellen viser at Kongsberg har økt sin relative andel fra litt under 80 % av alle nye henvisninger til 90 %. Grunnskole - nye henvisninger pr 100 elev 4,0 3,5 3,5 2,5 3,0 2,5 3,4 2,3 2,3 2,1 1,9 2,2 2,3 2,3 2,0 1,7 2,0 1,2 1,5 1,1 1,2 1,0 0,6 0,5 0,0 Kongsb. Flesb. 2010 Rollag 2011 2012 N. og Uvdal 2013 Figuren over viser nye henvisninger pr 100 elev fordelt kommunevis. Tallene viser at trenden er en reduksjon i antall nye henvendelser for alle kommunene målt mot hver 100 elev. Frem til år 2012 hadde Flesberg det største volum i antall nye henvisninger pr 100 elev, men i 2013 er det Nore og Uvdal som har flest henvendelser (2,0) mens Rollag hadde færrest (0,6). 42 Videregående opplæring: 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Videregående opplæring - nye henvisninger Kongsb./ Numedal vgs AI KGB Lærling Annet 2009/10 33 1 0 4 2010/11 40 0 1 6 2011/12 17 0 2 9 2012/13 36 0 0 2 2013/14 45 0 2 4 Figuren over viser totaloversikten over nye henvisninger for elever i videregående opplæring og andre. Figuren viser at antall nye henvisninger for Kongsberg vgs og Numedalen vgs gikk ned fra 2009 til 2011, men har steget etter dette. For de andre gruppene ligger tallene på et stabilt lavt nivå. Videregående opplæring - nye henvisninger pr 100 elev 3,2 3,5 3,0 2,7 2,7 2,5 2,0 1,3 1,5 1,0 0,5 0,0 2010 2011 2012 2013 Figuren over viser nye henvisninger pr 100 elev i videregående opplæring. Utviklingen viser at det svinger litt fra år til år, men at det ikke har blitt noen økning i perioden. Tallene for nye henvisninger for videregående opplæring ligger på nivåene for barn i barnehagealder og elever i grunnskolen. 43 10.7 Oppsummering KS-Konsulent mener at utgiftsøkningen har kommet som følge av økte lønns- og pensjonskostnader til det samme antallet stillinger. PPT-OT er eget rettssubjekt, og styret fastsetter rammene for årlig lønnsvekst. Lønns- og arbeidsvilkår er for mange arbeidsgivere et virkemiddel for å beholde og rekruttere nok medarbeidere med rett kompetanse. Eierne bør vurdere om, og eventuelt på hvilken måte, de vil gi rammer for og bli informert om rekrutteringsutfordringer og hvordan lønn blir brukt som virkemiddel. Befolkningsøkning i aktuelle aldersgrupper og økningen i antall fagstillinger i perioden har stort sett fulgt samme utvikling. Tjenesteomfanget målt i antall aktive saker og nye henvisninger har variasjoner fra år til år. Likevel ikke slik at dette alene gir grunnlag for endring i bemanningen. Tidsbruk på ulike saker varierer. Økte forventninger til systemrettet arbeid påvirker tidsbruken. Vi har ikke gått nærmere inn på denne problemstillingen. Vi kan derfor ikke si noe eksakt om en forskyvning i tidsbruk til systemrettet arbeid frigjør tid fra arbeid med aktive saker og nye henvisninger. Det er satt i verk tiltak for å redusere saksbehandlingstiden for å lukke avvik etter tilsyn med Kongsberg kommune. Resultatet av disse tiltakene bør følges fortløpende. Vi finner ikke at data om tjenesteproduksjonen kan brukes som beregningsnøkkel for kostnadsfordelingen mellom deltakerne. Vi har ikke gjort vurdering av kostnader opp mot andre PP-tjenester. Likevel mener vi PPT-OT har en stordriftsfordel vurdert mot PP-tjenester med færre ansatte. For grunnskolens område viser GSI at PPT-OT har omtrent tilsvarende antall årsverk som sammenliknbare PPT. 11 Kostnadsfordelingen mellom eierne I dette kapitlet vurderer vi dagens kostnadsnøkkel og viser alternative modeller. Ut fra vår oppsummering ovenfor mener vi at data om tjenesteproduksjonen ikke kan brukes som beregningsnøkkel for kostnadsfordelingen mellom deltakerne. 11.1 Dagens kostnadsfordeling Selskapsavtalens § 9 regulerer kostnadsfordelingen. Der har eierandel vært grunnlaget for kostnadsfordelingen mellom fylkeskommunen og kommunenes felles andel. Fylkeskommunen har betalt 33,33 % uavhengig av elevtall, mens kommunene samlet har betalt 66,67 %. Kommunenes forholdsmessige andel har vært sammenfallende med det elevantallet vedkommende deltager er ansvarlig overfor etter opplæringsloven. Elevtallet fastsettes hvert år den 1. august. Vi har fått opplyst følgende nåværende kostnadsfordeling: 44 Navn Buskerud f.komm. Kongsberg Nore- og Uvdal Flesberg Rollag %-andel 33,33 50,55 6,32 6,1 3,7 Kostnadsfordelingen mellom kommunene har blitt holdt konstant de senere år, og fra daglig leder har vi fått følgende begrunnelse: «Det er ikke er noen 1:1 sammenheng mellom tjenestene vi yter til kommunen og elevtall eller spesialundervisning. Det er faktisk slik at det ligger mer arbeid bak å ha lave tall for spesialundervisning enn å ha høye. Dessuten vil innsatsen som kreves variere stort innenfor alderskohorter, og dessuten betyr avstander en del for hvor effektive vi blir.» 11.2 Kostnadsfordeling etter elevtall KS-Konsulent er ikke kjent med begrunnelsen for den opprinnelige kostnadsfordelingen, men viser under hvordan deltakernes andeler målt i prosent etter elevtall har utviklet seg fra 2011/12 til 2013/14: Kostn.for2011/12 2012/13 2013/14 deling i dag Differanse Nore og Uvdal 6,09 % 5,70 % 5,58 % 6,32 % -0,74 % Rollag 3,44 % 3,07 % 2,97 % 3,70 % -0,73 % Flesberg 6,45 % 6,52 % 6,49 % 6,10 % 0,39 % Kongsberg 59,68 % 58,78 % 59,53 % 50,55 % 8,98 % BFK 24,35 % 25,93 % 25,43 % 33,33 % -7,90 % En negativ differanse betyr en lavere andel elever enn kostnadsandelen, og en positiv differanse en høyere andel elever enn kostnadsandelen. Vi ser at for Nore og Uvdal, Rollag og Flesberg er det små differanser mellom andel elever og kostnadsandel. Kongsberg har nesten 9 prosentpoeng høyere elevandel enn kostnadsandel, og BFK har nesten 8 prosentpoeng lavere elevandel enn kostnadsandel. Merk at ovennevnte tabell er kun basert på elevtall, og har ikke inkludert antall ungdom i oppfølgingstjenesten for fylkeskommunen. 11.3 Kostnadsfordeling etter andel fagårsverk 2014 BH/GRSK PPT VGO PPT VGO OT Sum Fagårsverk Prosent 9,6 70,59 % 3,0 22,06 % 1,0 7,35 % 13,6 100,00 % Ved en slik fordeling blir kommunenes andel 70,59 % og fylkeskommunes 29,41 %. I 2014 hadde PPT-OT i tillegg 2,3 årsverk til daglig leder og merkantile oppgaver. Disse 45 kostnadene inngår i PPT-OTs samlede kostnader, og vil bli fordelt etter prosentandelen for fagstillinger. Ved en slik todelt fordeling mellom kommunene og fylkeskommunen, må kommunene deretter fordele sine kostnader etter andel elever slik som i dag. 11.4 Administrative kostnader for PPT-OT PPT-OT kjøper tjenester av to av deltakerne; regnskap og lønnsadministrasjon av Kongsberg kommune og IKT-tjenester av fylkeskommunen. Lokaler leies på det åpne markedet. PPT-OT er eget rettssubjekt og står fritt til å kjøpe tjenester på det åpne markedet til en best mulig pris og til definerte kvalitetskriterier. Utgiftene for disse tjenestene inngår i budsjettet for tjenesten og den samlede kostnadsfordelingen, og skal altså ikke trekkes direkte fra i de to deltakernes innskuddsplikt. Vi anbefaler at kjøp av slike støttetjenester fra deltakerne avtalefestes. Dette gir et ryddig og forutsigbart forhold overfor de andre deltakerne, og gir grunnlag for å vurdere tjenestens kvalitet og pris opp mot alternative leverandører. 11.5 Vurdering og anbefaling Alternative måter å fordele kostnader vil bli vurdert ulikt av deltakerne. Dette kan ha sammenheng med omfanget av tjenestene, saksbehandlingstid og opplevd kvalitet. Ut fra vår vurdering vil dette være forhold som er vanskelig å ha et objektivt forhold til. Et krav til en fordelingsnøkkel er at den er forutsigbar fra år til år, at data kan hentes ut på en enkel måte, på et egnet tidspunkt og med udiskutabel kvalitet. Fordelingsnøkkelen skal framgå av vedtektene, og må derfor være stabil over flere år for å unngå tidkrevende vedtektsendring. Slike endringer skal behandles i kommunestyrene eller fylkestinget hos deltakerne. En beregningsnøkkel ut fra elevtall på en gitt dato i året fyller kriteriene ovenfor. Et alternativ er å fordele kostnadene ut fra antall årsverk for barnehage, grunnskole og voksne til kommunene; og årsverk til videregående opplæring og oppfølgingstjeneste til fylkeskommunen. Øvrige kostnader fordeles forholdsvis ut fra andelen årsverk til henholdsvis kommunene og fylkeskommunene. Kommunene fordeler til slutt sine kostnader ut fra elevtall slik som i dag. Vår anbefaling bygger på målet om å ha en enklest mulig kostnadsfordeling over flere år, og da er en modell ut fra andelen årsverk for tjenesteområder uheldig. KS-Konsulent anbefaler en kostnadsnøkkel der den forholdsmessige andelen skal være sammenfallende med det elevantallet vedkommende deltaker er ansvarlig overfor etter opplæringsloven. Elevtallet fastsettes hvert år den 1. oktober. Disse tallene legges til grunn for budsjettet i påfølgende år. For fylkeskommunen forstås dette som elever til sammen ved Kongsberg videregående skole og Numedal videregående skole. 46 12 Kilder Kilder for rapport 2: Opplæringsloven med forskrift Kommuneloven Bernt og Overå - Kommuneloven med kommentarer (2011) Selskapsavtale, gjeldende fra 01.01. 2005 (vedlagt) Bakgrunnsdokumentasjon fra etableringen i 2005 Juridisk vurdering av alternativ selskapsform og eventuelle endringer i selskapsavtalen våren 2014. Utført av Kongsberg kommune og Buskerud fylkeskommunens advokater. Brev fra Kongsberg kommune, datert 27.05. 2014, om evalueringen av PPT-OT Styreprotokoll fra styremøte PPT-OT, 16.03. 2010 Referat fra miniseminar mellom eierne og styret 17.11. 2009 Årsmelding for PPT-OT for 2012 – 2013 Eiermelding – Kongsberg kommune - 2014 Brev fra Fylkesmannen til PPT-OT, datert 11.12. 2014 Brev fra PPT-OT til Fylkesmannen, datert 06.01. 2015 Regnskapsdata for PPT-OT 2010 – 2013 Data fra GSI og KOSTRA Samarbeidsavtale om vertskommunesamarbeid om pedagogisk-psykologisk tjeneste for kommunene Sør-Odal og Nord-Odal (vedlagt) Avtale om samarbeid om felles pedagogisk-psykologisk tjeneste mellom Sør-Odal kommune og Hedmark fylkeskommune (vedlagt) Kilder for rapport 1: Opplæringsloven med forskrift Stortingsmelding nr. 18 (2010 – 2011) Læring og felleskap Nasjonal veileder om spesialundervisning fra Utdanningsdirektoratet, http://www.udir.no/Regelverk/tidlig-innsats/Veilederene-ifulltekst/Spesialundervisning/ Selskapsavtale, gjeldende fra 01.01. 2005 Brev fra Kongsberg kommune, datert 27.05. 2014, om evalueringen av PPT-OT Årsmelding for PPT-OT for 2012 – 2013 Tilsynsrapport etter Fylkesmannens tilsyn med Kongsberg kommune i 2013 Tilsynsrapport etter fylkesmannens tilsyn med Buskerud fylkeskommune i 2008 PPT-OT sitt informasjonshefte for skoleåret 2013-2014 PPT-OT sin nettside – http://www.ppt-ot.no/ PPT-OT sitt brev til Fylkesmannen etter tilsyn med Kongsberg kommune, datert 21.05. 2014 Notat fra Utdanningsdirektoratet til Faglig råd for PPT, datert 31.10. 2014 Drøftingsopplegg rundt økt bruk av spesialundervisning – utgitt av KS Utdanningsdirektoratet – Gjennomføringsbarometeret 2014 http://www.udir.no/Upload/Statistikk/Gjennomforing/Gjennomforingsbarometeret% 202014.pdf?epslanguage=no 47 13 Vedlegg 13.1 Selskapsavtalen Selskapsavtale for gjennomgående Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg § 1. Samarbeidets navn. (1) Samarbeidets navn er Pedagogisk-psykologisk tjeneste for Numedal og Kongsberg. § 2. Deltagere. (1) Deltagere i samarbeidet er Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg og Kongsberg kommuner og Buskerud fylkeskommune. § 3. Samarbeidets formål og virksomhet. (1) Samarbeidets formål er å oppfylle deltagernes plikter etter opplæringsloven til å yte oppfølgningstjenester og pedagogisk-psykologisk tjenester til regionens elever. (2) Samarbeidet er eget rettssubjekt. § 4. Hovedkontor. (1) Samarbeidet har hovedkontor på Kongsberg. § 5. Styrets sammensetning og utpekning. (1) Samarbeidets styre har sju medlemmer. Kongsberg kommune har to medlemmer i styret. Buskerud fylkeskommune har to medlemmer i styret. Nore og Uvdal, Rollag og Flesberg har til sammen to medlemmer. De ansatte har ett medlem i styret. Vara for de to Numedalskommunene stilles fra den kommunen som ikke er fast representert. (2) Hver oppnevner hver sine styremedlemmer. (3) Styret konstituerer seg selv med leder og nestleder. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. (4) Styrets funksjonstid er fire år. Nytt styre velges og innsettes etter hvert kommunevalg. § 6. Styrets oppgaver. (1) Styret fastsetter hvem som skal være daglig leder for samarbeidet. (2) Styret har myndighet til å treffe avgjørelser som angår samarbeidets drift og organisering. (3) Styret utarbeider forslag til budsjett som oversendes deltagerne tilstrekkelig tidlig til at forslaget kan tas med i deltagernes ordinære budsjettprosesser. (4) Styret kan delegere sine oppgaver videre til daglig leder. 48 § 7. Arbeidsgiveransvar m.m.. (1) Styret forvalter arbeidsgiveransvaret på vegne av samarbeidet. I dette ligger kompetanse til å opprette og nedlegge stillinger innenfor vedtatt budsjett, samt treffe avgjørelser i personalsaker. (2) Ved avgjørelser som kan utløse behov for ekstraordinære beslutninger hos noen av deltagerne, skal styret samrå seg med disse deltagerne før styret fatter sin avgjørelse. (3) Dersom et arbeidsforhold ikke kan videreføres som følge av innskrenkninger eller overtallighet, at samarbeidet opphører eller at noen av deltagerne trekker seg ut, har arbeidstageren a) rett til passende arbeid hos den deltageren vedkommende var ansatt før samarbeidet ble opprettet, i den utstrekning slikt arbeid kan finnes, eller b) rett til passende arbeid hos noen av deltagerne, i den utstrekning slikt arbeid kan finnes. (4) Søksmål om forhold nevnt i (3) rettes mot vedkommende deltagere. § 8. Prosessuell legitimasjon. (1) Styrets leder tar imot og går til søksmål på vegne av samarbeidet. Gjelder søksmålet en elev, skal prosessutgiftene dekkes av den deltager som uten samarbeidet hadde vært part i saken. Styrets leder skal søke prosessuell bistand fra noen av deltagernes advokater. § 9. Innskuddsplikt, eierandel og ansvarsdel m.m.. (1) Eierandelene i samarbeidet er fordelt slik: Budskerud fylkeskommune 33% Kongsberg og Numedalskommunene: 67%, fordelt innbyrdes etter innmeldte elever pr 1. oktober 2005. Eierandelene revideres ut fra erfaringer etter 2 års drift. (2) Hver deltager plikter i henhold til gjeldende budsjett å yte sin forholdsmessige del av driftsmidler til samarbeidet, etter påkrav fra samarbeidet. Størrelsen på den enkelte deltagers innskuddsplikt, er sammenfallende med deltagerens eierandel og ansvarsdel, jf neste ledd. (3) Deltagerne er solidarisk ansvarlige for samarbeidets forpliktelser. Likevel slik at deltagerne skal sørge for at hver bare bærer sin forholdsmessige andel. Den forholdsmessige andelen skal være sammenfallende med det elevantallet vedkommende deltager er ansvarlig overfor etter opplæringsloven. Elevtallet fastsettes hvert år den 1. august, og gjøres gjeldende for påfølgende budsjettår. (4) Oppfølgingstjenesten skal faglig knyttes tett mot fylkets oppfølgingstjeneste. Samtidig skal styring og ledelse av denne funksjonen ligge hos styret og daglig leder § 10. Låneopptak m.m. (1) Samarbeidet kan ikke ta opp lån eller stille garanti for andres forpliktelser. § 11. Regnskap og revisjon. (1) Samarbeidet skal føre regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Styret velger revisor. 49 § 12. Saksbehandlingsregler. (1) Kommunelovens saksbehandlingsregler gjelder for samarbeidet. Vedtak som kan påklages til kommunalt klageorgan, behandles av egen klagenemnd for samarbeidet. Klagenemnden sammensettes av leder i deltagernes klagenemnder. Dersom en deltager har flere klagenemnder, velges en av disse som representant til klagenemnden for samarbeidet. § 13. Erstatningskrav. (1) Er erstatningskravet fremmet av en elev, skal den deltager som uten samarbeidet hadde vært ansvarlig for erstatningskravet, dekke dette. (2) Dersom ingen deltager uten samarbeidet hadde vært ansvarlig, er samarbeidet ansvarlig for kravet. § 14. Uttreden og oppløsning. (1) En deltager kan tre ut av samarbeidet med ett års varsel. Avsender har risikoen for at varselet kommer frem til samtlige øvrige deltagere. I forhold til utløsningssum og fortsatt ansvar for samarbeidets gjeld, gjelder det som er fastsatt i kommuneloven § 27. Den deltager som trer ut av samarbeidet, vil fortsette å hefte for den gjeld samarbeidet hadde på uttredelsestidspunktet. (2) For at en beslutning om oppløsning av samarbeidet skal gjelde, må denne være vedtatt enten av kommunestyret eller fylkestinget hos samtlige deltagere. Det økonomiske oppgjøret skjer på samme måte som etter første ledd. § 15. Ikrafttredelse. (1) Denne avtalen gjelder fra og med 1. januar 2005. § 16. Ratifikasjon. (1) Nore og Uvdal kommunestyre har i møte den 14.3.2005 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. (2) Rollag kommunestyre har i møte den 17.3.2005 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. (3) Flesberg kommunestyre har i møte den 21.4.2005 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. (4) Kongsberg kommunestyre har i møte den 17.2.2005 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. (5) Buskerud fylkesting har i møte den 26.4.2006 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. 50 13.2 Arbeidsgruppas sammensetning og møtetidspunkter Sammensetning av arbeidsgruppa: Assisterende fylkesutdanningssjef Stein Morten Øen, Buskerud fylkeskommune Kommunalsjef oppveksttjenesten Kai Erik Lund, , Kongsberg kommune Fagsjef for barnehage, skole og kultur, Leif Ågesen, Nore og Uvdal kommune Rådgiver Birger Sauro, Kongsberg kommune Møter i arbeidsgruppa – fase 2: Det er holdt to møter i arbeidsgruppa sammen med KS-Konsulent as. I møtene og gjennom epost har gruppa gitt sine føringer for innhold, metodikk og gjennomføring av evalueringens fase 2. 13.3 Evalueringstema Nedenstående notat er grunnlaget for evalueringen i fase 2. Notat – evaluering av PPT-OT for Numedal og Kongsberg – fase 2 Med utgangspunkt i evalueringsarbeidet og rapporten i fase 1, forslag til gjennomføring datert 04.12. og forslag til endringer gitt i telefonmøte 16.12. ,foreslår vi gjennomføringen av fase 2 som beskrevet nedenfor. Beskrivelse av oppdraget I konkurransegrunnlaget het det: «Oppdragsgiver ønsker også opsjon på en fase to i evalueringen. Dette vil være vurdering av organisasjons-/selskapsform med eventuelle forslag til endringer av denne. Det er også ønskelig med en grovmasket vurdering av tjenestens ressursbruk, dvs. prioritering av ressurser på oppgavene tjenesten har. Evalueringen ønskes sluttført i løpet av 2014.» Oppdraget Det er innhentet mye informasjon i fase 1 som bør utgjøre hovedgrunnlaget for fase 2. Fase 2 kan deles i tre tema: 4. Organisasjons- og selskapsform – en enkel vurdering av om nåværende selskapsform og selskapsavtale er hensiktsmessig for PPT-OT. 5. Eierstyring – gitt anbefaling om videreføring av selskapsform, gi forslag til eventuelle endringer i selskapsavtalen, og evt behov for underliggende styringsdokument fra eierne om eierstyring og samhandling. 6. Ressurser - en enkel vurdering av tjenestens ressursnivå og ressursdisponering, og en vurdering av kostnadsfordelingen mellom eierne. Nedenfor gir vi en kort beskrivelse av innholdet for hvert tema: 1. Organisasjons- og selskapsform – en enkel vurdering av om nåværende selskapsform og selskapsavtale er hensiktsmessig for PPT-OT. PPT-OT er, som § 27 selskap med eget styre, et selvstendig rettssubjekt. Selskapsavtalen har vært uendret siden 2005. Det er identifisert behov for å vurdere selskapsformen i lys av selskapets formål og erfaringer med hvordan eierne opplever muligheter og 51 begrensninger for politisk, faglig og administrativ styring av tjenesten. I temaet Organisasjons- og selskapsform bør man se nærmere på: a. Er nåværende selskapsform egnet for PPT-OT? b. Hvis ikke, hvilke alternative selskapsformer er aktuelle? Dette spørsmålet er belyst fra fylkesadvokaten og kommuneadvokaten i tidligere arbeider før selskapsetablering, og ifm arbeidene som startet senhøst 2013 og vår 2014 om endringer i selskapsavtalen. Her gis en kort gjennomgang av dette, og en enkel vurdering av om det er mer hensiktsmessig å avvikle samarbeidet, men forbli samlokalisert; blant annet for å sikre et bredt fagfellesskap. Oppdragsgiver sender dokumentasjon fra forarbeidene til KS-K. KS-K drøfter dette arbeidet med juristene i fylkeskommunen og Kongsberg kommune som utarbeidet dette. c. Hvis nåværende selskapsform er mest egnet, hvilke endringer i selskapsavtalen bør gjøres? Dette sees i lys av konklusjoner i tema nr. 2 og 3. Her kan utkast som ble utarbeidet våren 2014 legges til grunn og videreforedles. Kostnadsfordelingen er ikke behandlet tidligere og må sees nærmere på nå. 2. Eierstyring - gitt anbefaling om videreføring av selskapsform, gi forslag til eventuelle endringer i selskapsavtalen, og evt. behov for underliggende styringsdokument fra eierne om eierstyring og samhandling. a. Forslag endringer i selskapsavtalen bør gjøres, jfr. 1 c) og 3 c). b. Forslag til momenter til et eierstyringsdokument som bør være underliggende styringsdokument for selskapsavtalen. Dette dokumentet skal utfylle selskapsavtalen og ha likhetstrekk med eiermelding. Eierstrategi, styringsprinsipper og resultatkrav kan være momenter i dokumentet. 3. Ressurser - en enkel vurdering av tjenestens ressursnivå og ressursdisponering, og en vurdering av kostnadsfordelingen mellom eierne. Her kan det vurderes om data fra Grunnskolens informasjons-system (GSI) kan si noe om ressursnivå i forhold til andre sammenlignbare PPT-virksomheter. Det bes også om en enkel vurdering av PP-ressurs, og OT-ressurs for videregående opplæring. (Her kan data i stor grad fremskaffes fra BFK om videregående opplæring) a. En enkel oversikt over regnskapstall for de siste tre år 2012, 2013 og 2014, og kostnadsfordelingen av årsbudsjettet mellom eierne. For 2014 kan budsjett eller foreløpig regnskap være kilde. b. En enkel årsverksoversikt for de siste tre år 2012, 2013, 2014 fordelt på barnehage, grunnskole, videregående skole, oppfølgingstjeneste. Lederårsverket og merkantilårsverk vises for seg. Oppdragsgiver skaffer grunnlagsmaterialet fra PPT-OT. c. En enkel oversikt over tjenestedata i form av aktive saker og nye henvisninger for tjenesten på barnehage, grunnskole og videregående skole, samt for oppfølgingstjenesten hentet fra årsmeldingen for skoleår 2013/14. Det kan være aktuelt med data fra GSI. I så tilfelle må dette skaffes av oppdragsgiver. d. En enkel vurdering av ressursbruken for de nevnte områder. e. En enkel vurdering av kostnadsfordelingen mellom eierne med basis i tjenesteproduksjonen eierne mottar. Utgangspunktet nå er 1/3 for 52 fylkeskommunen og 2/3 for kommunene. Hvilke andre modeller for fordeling kan brukes? f. En enkel oversikt over kostnader ved nåværende drift av styre etter § 27. ( Styrehonorar / møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste hos de politisk valgte medlemmene, reisekostnader, bevertning) Metode Etter enighet om oppdragsnotatet gjennomfører KS-konsulent to møter med eierne (arbeidsgruppen), et møte ved starten av oppdraget og et møte i avslutningsfasen. Til sammen ett dagsverk. I tillegg vurderer KS-konsulent om behovet for informasjonsinnhenting fra styret/daglig leder skjer best ved intervju eller tilsendt materiale. Eierne v/ repr. fra arbeidsgruppen gjennomfører den nødvendige dialogen med organisasjonene. 53 13.4 Avtale om samarbeid om felles pedagogisk-psykologisk tjeneste mellom SørOdal kommune og Hedmark fylkeskommune AVTALE OM SAMARBEID OM FELLES PEDAGOGISK-PSYKOLOGISK TJENESTE MELLOM SØR-ODAL KOMMUNE OG HEDMARK FYLKESKOMMUNE 1. Avtaleparter Parter i denne avtalen er Sør-Odal kommune og Hedmark fylkeskommune (heretter benevnt fylkeskommunen) 2. Bakgrunn og formål Pedagogisk- psykologisk tjeneste (PPT) for kommunene Sør-Odal og Nord-Odal er organisert som et administrativt vertskommunesamarbeid etter § 28 -1 b i kommuneloven, med Sør-Odal kommune som vertskommune. Det er inngått en egen samarbeidsavtale mellom deltakerkommunene i henhold til kommuneloven § 28-1e. Kommuneloven hjemler ikke vertskommunesamarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen. Opplæringsloven § 5-6 åpner samtidig for at PPT kan organiseres i samarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen. Formålet med denne avtalen er å regulere samarbeidet mellom Hedmark fylkeskommune og de ovennevnte kommuner, slik at fylkeskommunens PPT for innbyggerne i deltakerkommunene, samt for elever fra kommunene Kongsvinger, Eidskog og Grue som går ved Sentrum og Øvrebyen videregående skoler, blir integrert i vertskommunesamarbeidet. I tillegg til disse skolene skal Odal PPT yte tjenester til elever ved Midt-Østerdal VGS, skolested Nordstumoen skole, som er hjemmehørende i Eidskog, Kongsvinger, NordOdal og Sør-Odal kommuner. 3. Ansvarsforhold og roller Sør-Odal kommune er etter denne avtalen å anse som leverandør av tjenester til fylkeskommunen. Fylkeskommunen er etter denne avtalen å anse som Sør-Odal kommunes oppdragsgiver. 4. Forholdet til samarbeidsavtale om vertskommunesamarbeid. Samarbeidsavtalen som er inngått mellom Sør-Odal kommune og Nord-Odal kommune skal også gjelde mellom partene i herværende avtale, med mindre noe annet fremgår nedenfor. Samarbeidsavtalen følger som vedlegg 1 til denne avtalen. Dette innebærer at: • Sør-Odal kommune skal ha de samme plikter og oppgaver overfor fylkeskommunen som er avtalt overfor samarbeidskommunene. 54 • Fylkeskommunen har de samme plikter og oppgaver overfor Sør-Odal kommune som gjelder for samarbeidskommunene i vertskommunesamarbeidet. • Fylkeskommunen deltar i samarbeidsorganet på lik linje med deltakerne i vertskommunesamarbeidet, ref. samarbeidsavtalen mellom Nord-Odal og Sør-Odal kommuner punkt 5. Punkt 1 gjelder ikke for denne avtalen. 5. Økonomi Fylkeskommunen dekker utgifter til to rådgiverstillinger dedikert videregående opplæring. I tillegg dekkes 1/3 av lederstilling, merkantil stilling og netto driftsutgifter. Ellers gjelder samarbeidsavtalen mellom Nord-Odal og Sør-Odal kommuner punkt 8 og 10. Punkt 9 gjelder ikke for fylkeskommunen. 6. Oppsigelse og mislighold Punkt 13 og 14 i samarbeidsavtalen om vertskommunesamarbeid gjelder tilsvarende. 7. Endringer Avtalen kan endres ved enighet mellom partene og skal gjøres skriftlig, etter forutgående drøftelser i Fagrådet. Ved endringer i samarbeidsavtalen om vertskommunesamarbeid skal Sør-Odal kommune uten ugrunnet opphold varsle fylkeskommunen. Partene skal da vurdere om det er behov for endring av denne avtalen. 8. Underskrifter Avtalen er først bindende mellom partene etter at kommunestyrene i deltakerkommunene i vertskommunesamarbeidet har godkjent samarbeidsavtalen, jf. vedlegg 1 punkt 22. ___________ den_________2013 _____________________ _________________________ Sør-Odal kommune e.f. Hedmark fylkeskommune e.f. Vedlegg 1: Samarbeidsavtale om vertskommunesamarbeid om felles PPT 55 13.5 Samarbeidsavtale om Vertskommunesamarbeid om pedagogisk-psykologisk tjeneste for kommunene Sør-Odal OG Nord-Odal SAMARBEIDSAVTALE OM VERTSKOMMUNESAMARBEID OM PEDAGOGISK-PSYKOLOGISK TJENESTE FOR KOMMUNENE SØR-ODAL OG NORD-ODAL 1. Samarbeidsavtalens rammer og deltakere i samarbeidet Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) for kommunene Sør-Odal og Nord-Odal organiseres som et administrativt vertskommunesamarbeid etter § 28 -1 b i kommuneloven, med Sør-Odal kommune som vertskommune. Denne samarbeidsavtalen oppfyller minstekrav i kommunelovens § 28-1e og fastsetter øvrige vilkår for vertskommunesamarbeidet. Samarbeidsavtalen inngås mellom samarbeidskommunen og vertskommunen gjennom signering og vedtakelse av dette dokumentet, jf. punkt 21 og 22. 2. Begreper Med «deltakerkommune» mener en begge kommuner som deltar i samarbeidet. Med «vertskommune» mener en den kommunen av deltakerkommunene som skal stå for selve utføringen av tjenestene og ta avgjørelser etter delegert myndighet. Med «samarbeidskommune» mener en den kommunen i samarbeidet som ikke er vertskommune. 3. Formål Etter lov om grunnskole og videregående opplæring av 17. juli 1998 (opplæringslova) § 5-6 er kommunene pålagt å ha en PPT. Loven åpner også for at tjenesten kan organiseres i samarbeid mellom flere kommuner. Denne avtalen skal ivareta kravene til PPT som opplæringsloven og andre lover, herunder privatskoleloven, stiller til deltakerkommunene. For å sikre best mulige tjenester til brukerne og deltakerkommunene skal PPT: være fremtidsrettet og i samsvar med nasjonale føringer ut fra prinsippet om tidlig og riktig innsats, tverrfaglighet og god tilgjengelighet ute på skoler og barnehager og der muligheter for nødvendig endring innenfor den enkelte skole barnehage utprøves/vurderes før henvisning til PPT. ha tilstrekkelig utrednings- og sakkyndighetskompetanse Partene ønsker med samarbeidet å sikre et robust og kompetent fagmiljø og gjennom valg av vertskommunemodellen få en effektiv styringsform. 4. Organisering av tjenesten 56 Vertskommunen organiserer PPT ut fra de oppgaver den etter avtalen og loven skal løse. Det er herunder vertskommunen som utøver ledelse og som prioriterer bruk av ressurser i PPT innenfor lov og i samsvar med denne avtalen. PPT organiseres som en selvstendig enhet under kommunalsjef for oppvekst og kultur, hvor leder av PPT blir enhetsleder på linje med rektorene. Vertskommunen kan ikke treffe avgjørelser i saker som er av prinsipiell betydning for Samarbeidskommunene, jf. kommuneloven § 28-1b nr. 1. 5. Samarbeidsorgan – drøfting og informasjon Det etableres et Fagråd bestående av en skolefaglig ansvarlig fra hver deltakerkommune, fortrinnsvis på kommunalsjefnivå. Det er administrasjonssjefen i den enkelte deltakerkommune som utnevner representant til Fagrådet. I tillegg deltar leder for PPT samt en representant for de ansatte. Fagrådet ledes av vertskommunen og er bindeledd for informasjon mellom ledelsen i vertskommunen og samarbeidskommunene. Formålet med organet er å sikre informasjonsutveksling, dialog og drøftelse av spørsmål knyttet til driften av PPT og samarbeidet mellom deltakerkommunene. Fagrådet skal herunder drøfte spørsmål av faglig, strategisk og budsjettmessig karakter. Vertskommunen har en selvstendig plikt, og en plikt etter innspill fra samarbeidskommunene, til å informere og drøfte saker av vesentlig betydning for samarbeidet før beslutning fattes. Som eksempel på saker av vesentlig betydning nevnes: Fastsettelse av budsjett og evt. saldering Godkjenning av regnskap og evt. refusjoner Kompetanseprofil/stillingsbeskrivelse ved nyansettelser Innstilling på ansettelse av leder for PPT Utarbeidelse- og senere justering av krav til PPTs kompetansesammensetning og tilhørende kompetanseplaner for de ansatte. Utarbeidelse og senere justeringer av faglige standarder og retningslinjer for PPT sin virksomhet Årsrapport Salg av tjenester fra PPT eller inngåelse av avtale med nye samarbeidskommuner Deltakerkommunene har ellers en gjensidig plikt til å holde hverandre orientert om saker av betydning for samarbeidet. Fagrådet møtes fire ganger pr. år, og ellers dersom én av deltakerkommunene eller leder i PPT ber om det. Administrasjonssjefene i deltakerkommunene deltar på minst ett møte. Leder av PPT er sekretær for Fagrådet og skriver referat fra møtene. 6. Vertskommunens plikter Vertskommunen har følgende ansvar og oppgaver: 6.1 Overordnet ansvar: Sørge for at PPT løser sine oppgaver som fremgår av opplæringsloven § 5-6 og privatskoleloven § 3-6. Dette innebærer at: 57 o PPT skal hjelpe offentlige og private skoler i deltakerkommunene i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringen bedre til rette for elever med særlige behov. o PPT skal sørge for at det blir utarbeidet sakkyndig vurdering der loven krever det. Sørge for at PPT hjelper deltakerkommunenes barnehager i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge bedre til rette for barn med særlige behov. Eventuelt inngå avtale med fylkeskommunen om samarbeid i medhold av opplæringsloven § 5-6, og ivareta samarbeidskommunens interesser i avtalen. 6.2 Spesifikke oppgaver: Utarbeide nærmere faglige standarder og retninglinjer/rutiner for PPT sin virksomhet etter rådføring med deltakerkommunene og ansatte i PPT, herunder rutiner for gjennomføring av de enkelte oppdrag Bidra til å koordinere PPT sine tjenester med andre enheter i deltakerkommunene. Gjennom PPT stille til rådighet statistisk og andre opplysninger som trengs for at den enkelte skoleeier i deltakerkommunene skal kunne vurdere tilstanden og utviklingen i opplæringen. Spesielt i forhold til § 5.1 og §5.7 i Opplæringsloven. Gi veiledning til enkeltelever ved skolene i deltakerkommunene ved behov Innarbeide rutiner for hvordan samarbeidskommunen skal orienteres og delta i behandlingen av tilsynsrapporter og forvaltningsrevisjoner. Gjennom PPT bistå ved saksforberedelse ved eventuelt klage på vedtak om spesialundervisning eller øvrige vedtak som er fattet av deltakerkommunene og hvor PPT har vært involvert. 6.3 Informasjon: Utarbeide informasjon som informerer elever/foresatt om vertskommunesamarbeidet om PPT, jf. kommuneloven § 4. Underrette samarbeidskommuner og kontrollutvalg, jf. kommuneloven § 77, om forhold som er viktige for samarbeidskommunene/kontrollutvalgene. Sende kopi av samarbeidsavtalen til fylkesmannen. 6.4 Arbeidsgiver: Ha arbeidsgiveransvar for de ansatte i PPT med samme rettigheter og plikter som øvrige ansatte i vertskommunen. Ha nødvendig fagkompetanse for å utføre tjenestene. Det skal utarbeides og vedlikeholdes krav til PPTs kompetansesammensetning og tilhørende kompetanseplaner for de ansatte. Foreta personaldisponeringer innenfor vedtatte økonomiske rammer. 6.5 Økonomi: Utarbeide budsjett og regnskap. Forskuttere driftsutgifter til PPT i den grad dette er nødvendig i forhold til avtalt betalingstidspunkt for samarbeidskommunene. 58 6.6 Dokumentasjon: Etablere og vedlikeholde hensiktsmessig arkiv i samsvar med det til enhver tid gjeldende regelverk. Arkivet tilbakeføres til den enkelte samarbeidskommune ved opphør av samarbeidet. Utarbeide årsrapport til deltakerkommunene og rapportere på uttak av tjenester i henhold til punkt 11. 6.7 Andre oppgaver: Forhandle med øvrige kommuner som ønsker å tiltre i et vertskommunesamarbeid. 7. Samarbeidskommunens plikter Samarbeidskommunen skal: Være tydelig bestiller I likhet med vertskommunen gi informasjon til innbyggerne i samarbeidskommunen om vertskommunesamarbeidet og den kompetanse som er delegert til vertskommunen. Utnevne kontaktpersoner i samarbeidskommunen som skal kunne bestille løpende tjenester fra PPT Treffe enkeltvedtak Årlig skriftliggjøre sine forventninger/bestillinger til vertskommunen. Slike skriftlige bestillinger skal foreligge innen gitt dato hvert år og danne grunnlag for drøftelser i samarbeidsorganet og også inngå som grunnlag for vertskommunens årlige rapportering til deltakerkommunene. 8. Budsjett og kostnader Vertskommunen utarbeider forslag til budsjett og oversender dette til samarbeidskommunene innen medio oktober. Budsjettet skal være basert på at vertskommunens drift av PPT skal gå i økonomisk balanse, dvs. at vertskommunen skal ha dekket alle sine utgifter til driften (med fradrag av egen andel), herunder andel av generelle kostnader til støttetjenester for vertskommunen som knytter seg til samarbeidet, uten at driften skal gi fortjeneste. Budsjettet fastsettes ut fra ordinære og påregnelige driftsutgifter, og inntekter. Eventuelt avvik mellom årsbudsjett og avlagt regnskap, avregnes for hvert år og tilbakebetales eller faktureres samarbeidskommunene separat. Vertskommunen skal avregne regnskapsresultatet (overskudd/underskudd). Budsjett og evt. saldering skal drøftes i Fagrådet, der det skal søkes enighet. Endelig budsjett fastsettes av vertskommunen. 9. Kostnadsfordeling mellom deltakerkommunene Utgifter fordeles mellom kommunene i henhold til antall innbyggere 0 – 18 år pr. 31.12. foregående år forut for det året det utarbeides budsjett for. 10. Forfall De enkelte kommuners andel av fastsatte utgifter belastes forskuddsvis pr. halvår med forfall den 15.4 og 15.10, med årlig etteroppgjør etter revisjon fra vertskommunen. Vertskommunen utsteder faktura. 59 11. Rapportering PPT følger vertskommunens ordinære systemer for rapportering. Vertskommunen skal utarbeide årsrapport til samarbeidskommunene som et minimum skal inneholde: Faglige innsatsområder Tiltak og innsatsområder i personalarbeid Produksjonstall Regnskap Vertskommunen skal i tillegg utarbeide halvårlige rapporter på den enkelte deltakerkommunes uttak av tjenester. 12. Avtalens ikrafttreden Avtalen gjelder fra kommunestyrevedtak er fattet i begge deltakerkommunene. 13. Oppsigelse Samarbeidskommunen kan ved skriftlig varsel til vertskommunen si opp avtalen. Oppsigelse må være meddelt vertskommunen innen 1.10 for å kunne tre ut 31.12. året etter. Om vertskommunen ønsker å si opp avtalen med samarbeidskommunen, må dette gjøres innen de samme frister som nevnt i første avsnitt. 14. Mislighold Dersom samarbeidskommunen vesentlig misligholder sine forpliktelser etter avtalen, kan vertskommunen etter forutgående varsel beslutte at samarbeidskommunen skal utelukkes fra samarbeidet. Ved slik utelukkelse må likevel vederlag ytes ut oppsigelsestiden som nevnt punkt 13 første avsnitt. Dersom vertskommunen vesentlig misligholder sine forpliktelser overfor samarbeidskommunen kan samarbeidskommunen etter forutgående varsel beslutte å tre ut av samarbeidet. I slike tilfeller opprettholdes avtalt betaling ut det gjeldende kalenderår. 15. Endring i kostnadsfordeling mv. ved endring i antall deltakerkommuner. Dersom antall deltakerkommuner økes skjer kostnadsfordelingen etter de samme prinsipper som i punkt 9. Ved evt deltakelse fra fylkeskommunen, vil dette bli regulert i egen avtale. Vertskommunen er ansvarlig for å vurdere eventuelle personellmessige konsekvenser av slike endringer. 16. Evaluering Evaluering av driften og samarbeidet med samarbeidskommunene evalueres en gang hvert år gjennom drøftelser i det etablerte samarbeidsorganet. 17. Endringer Det kreves enighet for å endre punkter i avtalen som berører begge deltakerkommuner. 60 Endringer av forhold som nevnt i kommuneloven § 28-1e nr. 2 må vedtas av kommunestyret i berørte deltakerkommuner. 18. Søksmål/krav fra tredjeperson Ved erstatningskrav som er begrunnet i forhold før opprettelsen av felles barneverntjeneste blir omkostninger til forhandlinger, domstolsbehandling og framforhandlet eller idømt erstatning dekket av den kommunen som fattet enkeltvedtak på det tidspunktet den skadevoldende handling eller unnlatelse skjedde. Ved erstatningskrav som er begrunnet i forhold i den tiden deltakerkommunene har hatt felles barneverntjeneste blir tilsvarende dekket av vertskommunen så langt barneverntjenesten er ansvarlig for grunnlaget for erstatningen. 19. Tvister Dersom det oppstår en tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningen av denne avtalen skal tvisten først søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke frem innen 2 måneder, kan hver av partene bringe tvisten inn for de ordinære domstoler, med Glåmdal tingrett som verneting. 20. Kontaktperson Informasjon eller forespørsler, mv skal sendes til en utpekt kontaktperson i deltakerkommunene. Administrasjonssjefen, eller den administrasjonssjefen utpeker, er kontaktpersonen i deltakerkommunene. 21. Underskrifter Avtalen er signert i 2 eksemplarer der hver av deltakerkommunene beholder ett eksemplar hver. Dato: Rådmann i Sør-Odal kommune Rådmann i Nord-Odal kommune 22. Forbehold om kommunestyrets godkjennelse Avtalens gyldighet forutsetter etter kommuneloven § 28 en godkjennelse av kommunestyret i den enkelte deltakerkommune. Avtalen er ikke gyldig før begge deltakerkommuner har akseptert avtalen ved gyldige vedtak i kommunestyret. 61 Vurdering av Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg Rapport 3 KS-K rapport 6/2015 1 Innledning Dette er rapport nummer 3 utarbeidet av KS-Konsulent as på oppdrag for kommunene Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg og Kongsberg og Buskerud fylkeskommune. Rapport nummer 1 ble levert i desember 2014 og inneholdt en evaluering av opplevd kvalitet på tjenesten. Rapport 2 ble levert i februar 2015 og omfatter vurdering av selskapsform med forslag til endringer. Rapport 3 er et tilleggsoppdrag med en alternativ organisering. De fire kommunene og fylkeskommunen har felles pedagogisk-psykologisk tjeneste. Tjenesten har også fylkeskommunal oppfølgingstjeneste. Begge disse tjenestene er regulert i Opplæringsloven med forskrift. Tjenesten er organisert etter hjemmel i Kommunelovens § 27; interkommunalt samarbeid med eget styre. I henhold til selskapsavtalen er det offisielle navnet Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg. I denne rapporten benyttes forkortelsen PPT-OT. Ved etableringen var deltakerne omforent om evaluering. I denne sammenheng belyses dette med nedenstående referanser. Da samarbeidsavtalen ble vedtatt i Kongsberg kommunestyre i 2005, ble følgende punkt tatt med: «Kongsberg kommune ber om at driftsformen evalueres av deltakerkommuner, styret og ansatte etter hver valgperiode, dvs hvert 4. år med start i 2007. Dette for å sikre en smidig og formålstjenlig organisering av tjenesten.» Fylkestingsvedtak fra 06.12.2012 i sak 90/12, Handlingsprogrammet for 2013-16, pkt 8: "Buskerud fylkeskommunes andel av budsjett til PPOT Kongsberg (§ 27 samarbeid) vedtas med 4,4 mill. kr. Fylkestinget ber styret sørge for at driften skjer innenfor de økonomiske rammer for samarbeidet. Fylkestinget forventer at styret påser at tjenesteomfanget til videregående opplæring skjer i samsvar med bevilgningens størrelse. Fylkesrådmannen bes reforhandle avtalen med PPOT Kongsberg for å sikre fremtidig samsvar mellom bevilgning og mottatte tjenester. " I regionalt rådmannsmøte 06.06.14 ble det besluttet å evaluere tjenesten i løpet av 2014, med tanke på politisk behandling hos deltakerne første halvår 2015. Det ble etablert en styringsgruppe med mandat å evaluere organisasjonsform, økonomifordeling og kvalitet. Evaluering er delt i to faser. Fase 1 - en evaluering av opplevd kvalitet på tjenesten hos, eier, brukere og samarbeidspartnere. Fase 1 ble gjennomført i perioden 22.09 – 03.11.14. Fase 2 - en evaluering av organisasjons-/selskapsform med eventuelle forslag til endringer av denne. Det er også ønskelig med en grovmasket vurdering av tjenestens ressursbruk. En arbeidsgruppe med administrative representanter for deltakerne i PPTOT, har vært bestiller og hatt kontakt med KS-Konsulent. Evalueringens fase 2 er gjennomført i perioden 14.12. 2014 – 09.02. 2015. Rapport 3 er utarbeidet i mars 2015. KS-Konsulent as takker for oppdraget og for god tilrettelegging. Oslo 17. mars 2015 Arild S Stana Seniorrådgiver 2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning _______________________________________________________ 2 2 Sammendrag ____________________________________________________ 4 3 Tema for evalueringen ___________________________________________ 5 4 Metode __________________________________________________________ 5 5 Beskrivelse av samarbeidsmodell i Hedmark _______________________ 5 5.1 Selskapsform _____________________________________________________ 5 5.2 Formål med samarbeidet __________________________________________ 6 5.3 Økonomi __________________________________________________________ 7 5.4 Organisering______________________________________________________ 7 5.5 Oppfølgingstjenesten ______________________________________________ 8 5.6 Fagråd ___________________________________________________________ 8 5.7 Standarder _______________________________________________________ 9 5.8 Hva er suksessfaktorene? ________________________________________ 10 5.9 Dagligleder og ansattes erfaringer ________________________________ 10 5.10 de viktigste suksessfaktorene? _________ Feil! Bokmerke er ikke definert. 5.11 Hva mener du er nødvendig for å forbedre samarbeidet? Feil! Bokmerke er ikke definert. 5.12 Vil du anbefale tilsvarende samarbeid mellom kommuner og fylkeskommune andre steder? ___________________________________________ 11 6 Vedlegg ________________________________________________________ 12 6.1 Avtale om samarbeid om felles pedagogisk-psykologisk tjeneste mellom Sør-Odal kommune og Hedmark fylkeskommune __________________________ 12 6.2 Samarbeidsavtale om Vertskommunesamarbeid om pedagogiskpsykologisk tjeneste for kommunene Sør-Odal OG Nord-Odal ______________ 15 6.3 Utdrag fra kommuneloven ________________________________________ 21 3 2 Sammendrag Denne rapporten dokumenterer et tilleggsoppdrag i evalueringen av Pedagogiskpsykologisk tjeneste og Oppfølgingstjenesten for Numedal og Kongsberg, PPT-OT. Rapport 1 og rapport 2 er skrevet slik at de kan leses som selvstendige dokumenter. Denne rapporten supplerer rapport 2. Alle tre rapportene bør leses i sammenheng. Denne rapporten, rapport 3, er omtaler en modell for samarbeid mellom Hedmark fylkeskommune og Sør-Odal kommune som vertskommune for Odalen PPT. Fylkeskommunen har hatt et eksternt advokatfirma til å kvalitetssikre lovgrunnlaget og samarbeidsavtalens form og innhold. KS-Konsulent har ikke vurdert de juridiske forholdene. Vi gjengir i rapporten informasjon fra informantene uten å gi egne vurderinger eller anbefalinger. I denne organiseringen er to kommuner i et administrativt vertskommunesamarbeid. Fylkeskommunen har samarbeidsavtale med vertskommunen. Alle tre partene samarbeider som likeverdige parter gjennom et fagråd bestående at tre faglige og administrative ledere på kommunalt og fylkeskommunalt nivå. Fagrådet møtes minst fire ganger i året. Rådmennene og fylkesdirektør møter i fagrådet minst en gang i året. Leder i PPT er sekretær. Fagrådet fyller en svært viktig funksjon for utviklingen av en felles gjennomgående PP-tjeneste. Suksesskriteriene for samarbeidet er partene har en felles visjon og målsetting for en gjennomgående PPT. Andre årsaker til at deltakerne er svært fornøyd med samarbeidsmodellen er: God forankring på ledernivå hos alle deltakerne At medlemmene i fagrådet kjenner fagfeltet, er aktive og støttende for utviklingen av PPT At partene er sammen om utviklingsarbeid At fagrådets medlemmer kan forplikte og sikre iverksettelse på vegne av kommunen og fylkeskommunen Å ha en felles omforent målsetting for arbeidet Fleksibilitet og raushet mellom partene god dialog på alle nivå i samarbeidet Struktur, systematikk og god rolleavklaring Forutsigbar økonomi Ledelsen av PPT Involvering av de ansatte i etableringen Alle partene er svært tilfreds med samarbeidet og med PPT. Arbeidet legger vekt på å utvikle helhetlige tjenester, ha nært samarbeid med barnehager, skoler og andre instanser med ansvar for barn og unge. Alle de spurte vil anbefale en liknende samarbeidsform. 4 3 Tema for evalueringen I rapport 2 beskrev vi en alternativ organisering. Vår vurdering av alternative organiseringsformer for PPT-OT var at Hedmark fylkeskommunes samarbeidsavtale med vertskommune er det mest realistiske alternativet til dagens selskapsform. Vi anbefalte deltakerne for PPT-OT å innhente erfaringene direkte fra Hedmark fylkeskommune og de to kommunene før saken legges fram for politisk behandling. Arbeidsgruppa med representanter fra deltakerne ba KS-Konsulent innhente slik informasjon ut fra spørsmål og tema reist av arbeidsgruppa. Vi besvarer spørsmålene i kapittel 5. Spørsmålene fra arbeidsgruppa er gjengitt i vedlegg. 4 Metode Vi har i tillegg til gjennomgang av samarbeidsavtalene, intervjuet rådmannen i Sør-Odal, leder for Odalen PPT og assisterende fylkesskolesjef i Hedmark. Data fra intervjuene er brukt i denne rapporten. Vi gir i denne rapporten ingen anbefalinger. Det er ikke benyttet nye kilder i denne rapporten. Vi viser derfor til samlet kildeoversikt i rapport 2. 5 Beskrivelse av samarbeidsmodell i Hedmark I dette kapitlet beskriver vi organiseringen av og erfaringene med Odalen PPT og Hedmark fylkeskommunes samarbeidsavtale med vertskommunen Sør-Odal. 5.1 Selskapsform Hedmark fylkeskommune har hatt gjennomgående PPT i flere år. Etter at Glåmdalen PPT ble avviklet, vurderte kommunene og fylkeskommunen ny organisering av PPT i denne delen av fylket. Nord- og Sør-Odal kommuner etablerte i 2013 et administrativt vertskommunesamarbeid i henhold til kommunelovens § 28-1b. I første ledd heter det: En kommune (samarbeidskommune) kan avtale med en annen kommune (vertskommune) at vertskommunen skal utføre oppgaver og treffe avgjørelser etter delegert myndighet fra samarbeidskommunen i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. (Lovteksten er vedlagt) Sør-Odal kommune er vertskommune. Det er inngått samarbeidsavtale med samarbeidskommunen Nord-Odal som oppfyller minstekravet til slike avtaler i henhold til kommunelovens § 28-1e. (Samarbeidsavtalen og lovteksten er vedlagt) Hedmark fylkeskommune ønsket å delta i denne PP-tjenesten. Siden kommuneloven ikke hjemler vertskommunesamarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen, er det inngått en egen samarbeidsavtale mellom vertskommunen og fylkeskommunen. Denne viser til og inkluderer avtalen som er inngått mellom de to kommunene. (samarbeidsavtalen mellom fylkeskommunen og Sør-Odal kommune er vedlagt) 5 Opplæringsloven § 5-6 åpner for at PPT kan organiseres i samarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen. Hedmark fylkeskommune har inngått samarbeidsavtaler med vertskommunen i vertskommunesamarbeid for å kunne ha en gjennomgående PPT for barnehage, grunnskole og videregående opplæring. Samarbeidsavtalen med Sør-Odal kommune som vertskommune brukes her som eksempel på denne samarbeidsformen. Vi har fått oppgitt fra fylkeskommunen at de har benyttet advokatfirmaet Campbell & Co til juridisk vurdering av samarbeidet og avtaleteksten. Hedmark fylkeskommune har ingen annen juridisk vurdering enn at selve avtaledokumentene er utarbeidet av advokatfirma. Advokatfirmaet deltok i prosessen i arbeidet, og "malen" for avtalen ble ført i pennen av representant for advokatfirmaet. KS-Konsulent har ikke gjort en selvstendig juridisk vurdering av samarbeidet og avtalen. Om ansvarsforhold og roller heter det: «Sør-Odal kommune er etter denne avtalen å anse som leverandør av tjenester til fylkeskommunen. Fylkeskommunen er etter denne avtalen å anse som Sør-Odal kommunes oppdragsgiver.» (samarbeidsavtalens pkt. 3) Sør-Odal kommune har de samme plikter og oppgaver overfor fylkeskommunen som er avtalt overfor samarbeidskommunen. 5.2 Formål med samarbeidet I samarbeidsavtalen heter det: «Formålet med denne avtalen er å regulere samarbeidet mellom Hedmark fylkeskommune og de ovennevnte kommuner, slik at fylkeskommunens PPT for innbyggerne i deltakerkommunene, samt for elever fra kommunene Kongsvinger, Eidskog og Grue som går ved Sentrum og Øvrebyen videregående skoler, blir integrert i vertskommunesamarbeidet. I tillegg til disse skolene skal Odal PPT yte tjenester til elever ved Midt-Østerdal VGS, skolested Nordstumoen skole, som er hjemmehørende i Eidskog, Kongsvinger, NordOdal og Sør-Odal kommuner.» Det er verdt å merke seg at PPT yter tjenester for fylkeskommunen for elever fra ytterligere tre kommuner ved fire navngitte videregående skoler. Partene legger vekt på at de har et felles, omforent syn på PPTs rolle. Dette knyttes til nasjonale målsettinger om tidlig innsats, systemrettet arbeid og en helhetlig tenkning om tilbudet til barn og unge. Partene uttrykker at de arbeider med å bygge en ny kultur for PPTs arbeid i det samlede barnehage- og utdanningsløpet. Alle parter uttrykker å ha gode erfaringer med hverandre som parter, og at de gjennom fagrådet ivaretar de faglige, organisatoriske, juridiske og økonomiske forholdene på en god måte. Alle uttrykker at de vil anbefale en liknende modell andre steder. Fra PPT og vertskommunen uttrykkes det høy tilfredshet med at fylkeskommunen ville være med, at de viser raushet og at bidrar aktivt. Dette oppfattes å ha stor betydning for det 13–årige skoleløpet. 6 5.3 Økonomi Den økonomiske modellen inneholder en kostnadsdeling mellom de to kommunene og fylkeskommunens dekning av sine utgifter. Nivået er omtrent på samme nivå som ved det tidligere større interkommunale samarbeidet i Glåmdalen. Kommunene fordeler utgiftene i henhold til antall innbyggere 0 – 18 år pr. 31.12 foregående år forut for det året det utarbeides budsjett for. Fylkeskommunen dekker utgifter til to rådgiverstillinger dedikert videregående opplæring. I tillegg dekkes 1/3 av lederstilling, merkantil stilling og netto driftsutgifter. Fylkeskommunen sier at deres nivå på bemanningen er basert på erfaringstall, en viss raushet og at det ikke skal være årlige vurderinger om fylkeskommunens bidrag. Det er avtaleregulert hvordan budsjettprosessen skal foregå. Det er forfall 2 gagner per år. Avregning og tilbakebetaling av overskudd eller fakturering av underskudd skjer for hvert år. Den økonomiske ordningen fungerer veldig godt i følge fylkeskommunen. Det samme uttrykker rådmannen i vertskommunen. Leder uttaler at den økonomiske situasjonen er god og gir forutsigbarhet. 5.4 Organisering Odalen PPT er organisert som en egen enhet i linje under rådmannen i Sør-Odal. Leder for PPT er enhetsleder på linje med rektorene, og har kommunalsjef for oppvekst og kultur som nærmeste leder. Hun inngår i dennes ledergruppe og i rådmannens samlede ledergruppe. Tjenesten er lokalisert i Sør-Odal rådhus, og rådmannen i Sør-Odal opplever at PPT er sterkere integrert i barnevern og skoleutvikling nå. Kontoret har fem fagstillinger, leder og en merkantil stilling. En rådgiver har kun ansvar for videregående opplæring, en annen har halve jobb med elever i videregående opplæring og ungdomsskoler og leder har noe arbeid med videregående opplæring. Det legges vekt på at leder må kunne alle tre områdene godt. De to kommunenes logopeder er ansatt i kommunene, og er organisatorisk og faglig knyttet til leder for PPT. Logopedene er i kontorfellesskap med oppfølgingstjenesten innenfor PPTs lokaler. Odalen PPT ble etablert helt fra bunnen i 2013. Fagrådet rekrutterte leder; og deretter rekrutterte leder sammen med fagrådet alle ansatte. Selv med få medarbeidere beskrives det som et godt fagmiljø med bredde og robusthet. Det er lagt vekt på å utvikle en tydelig og samarbeidsorientert kultur, og å ha et godt omdømme. Organiseringen og utarbeidelsen av struktur og rutiner har vært organisert som et prosjekt. Alle ansatte har vært deltakende, og har sammen utarbeidet rutiner og strukturer. Dette har vært en inkluderende jobb som har gitt et eierforhold. Dette har vært suksessfaktorer for etableringen og oppstarten av tjenesten. 7 Fagrådet har blitt orientert om arbeidet og tatt del i drøftingene av faglige standarder. Leder mener at fagrådets medlemmer er nær den daglige driften, vet om barnehage- og skoleforhold og derfor gir god støtte for å knytte faglig utvikling i PPT til skole- og barnehagepolitikken for de tre partene. Daglig leder er med i kommunal plangruppe innenfor barnehage- og skolepolitikk i vertskommunen. Hun deltar også i strategi- og planarbeid i samarbeidskommunen. Hun har et ønske om også å få til dette overfor fylkeskommunen. 5.5 Oppfølgingstjenesten Fylkeskommunen har tre medarbeidere innen oppfølgingstjenesten i Glåmdalsregionen. En er lokalisert ved en videregående skole, en ved NAV-kontor og en er samlokalisert med Odalen PPT. Medarbeiderne er ansatt og organisert på fylkeskommunenivået. Fylkeskommunen sier de har gode erfaringer med en slik samlokalisering. Dette gir nærhet og åpner for å ta opp saker fortløpende. Det samme uttrykker leder for PPT. Hun mener det har vært en veldig stor fordel å ha et kontorfellesskap med oppfølgingstjenesten. De drøfter saker, oppdaterer og spiller på hverandres kompetanse. De ansatte avklarer rollene godt. For både PPT-leder og medarbeider er det litt rart at nærmeste formelle leder er mange mil unna. Fylkeskommunen har tilsvarende lokalisering av sine OT-medarbeidere i andre deler av fylket. 5.6 Fagråd Vertskommunen, den andre deltakerkommunen og fylkeskommunen møtes i et fagråd minimum fire ganger årlig. Formålet med organet er å sikre informasjonsutveksling, dialog og drøftelse av spørsmål knyttet til driften av PPT og samarbeidet mellom deltakerkommunene. Fagrådet er grundig beskrevet i vertskommuneavtalen og avtalen om samarbeid mellom fylkeskommunen og vertskommunen. Vi viser til pkt. 5 Samarbeidsorgan – drøfting og informasjon i samarbeidsavtalen (vedlagt). Det er en felles forståelse av at fagrådet fungerer svært godt. En av årsakene til dette er at partene møtes som likeverdige parter. Medlemmene er assisterende fylkesutdanningssjef, kommunalsjefene for skole og oppvekst i hver av deltakerkommunene. Leder for PPT er sekretær. Fylkeskommunen mener en slik sammensetning er viktig for det positive arbeidet de har i fagrådet. Leder uttrykker at fagrådet viser et veldig bra samarbeid mellom alle partene. Hun opplever at organet er viktig, og at faglige tema, utfordringer og kompetanse er på dagsorden. Det samme gjelder de sentrale føringene fra St. meld nr. 18. Leder opplever at fagrådet er interessert i slike saker og stiller forventinger. Fagrådet blir informert om status knyttet til henviste saker, saksbehandling, systemarbeid og andre forhold. Det er lite oppmerksomhet på administrative og økonomiske forhold i møtene. Avtalen regulerer 8 at rådmennene og fylkesdirektør er med i ett møte per år der rapportering og økonomiske situasjon behandles. Også i disse møtene skjer faglige drøftinger. Behovet for deltakelse er lavt i og med at deltakerne er representert i fagrådet med ledere på kommune- og fylkeskommunenivå. Alle informantene mener at fagrådet ivaretar samarbeidets behov for møter og kontakt. Dette har sammenheng med at medlemmene i fagrådet og leder for PPT møter hverandre også i andre fora i kommunene, fylkeskommunen og i de videregående skolene. Fagrådet har stor åpenhet og god dialog og oppfattes å være utviklende for hver av deltakerne. Rådmannen i vertskommunen sier at han er så fornøyd med fagrådet og har tillit til deres arbeid, at hensikten med at rådmennene skulle delta en gang årlig ikke er så nødvendig. Fylkeskommunen har lagt vekt på å være en aktiv bidragsyter, ha sterkt forankring på fylkeskommunalt nivå og overfor rektorene. Det uttrykkes at fagråd er enkelt å administrere, og at det ivaretar de formelle administrative og økonomiske forholdene, men mest av alt vier tid og oppmerksomhet til faglig innhold og utvikling av tjenesten. Det er ikke behov for et mer formelt styringsorgan. Det understrekes at arbeidet i fagrådet er kontinuerlig arbeid av faglig og organisatorisk karakter. God møtestruktur, agenda, tydelige og ansvarlige vedtak og gode referat framheves som avgjørende for at fagrådet skal ha legitimitet internt i PPT og overfor barnehager og skoler. At fagrådets medlemmer har stillinger som gjør at de er ansvarlig overfor vedtak er avgjørende for både leder i PPT og de ansattes arbeid overfor skoler og barnehager. 5.7 Standarder Kommunene og fylkeskommunene har ikke leveranseavtale som beskriver omfang på tjenester, kvalitet, økonomi, og hva som skal leveres ut over avtalene for samarbeidet. I verskommuneavtalen heter det: «For å sikre best mulige tjenester til brukerne og deltakerkommunene skal PPT: være fremtidsrettet og i samsvar med nasjonale føringer ut fra prinsippet om tidlig og riktig innsats, tverrfaglighet og god tilgjengelighet ute på skoler og barnehager og der muligheter for nødvendig endring innenfor den enkelte skole barnehage utprøves/vurderes før henvisning til PPT. ha tilstrekkelig utrednings- og sakkyndighetskompetanse Partene ønsker med samarbeidet å sikre et robust og kompetent fagmiljø og gjennom valg av vertskommunemodellen få en effektiv styringsform.» Det er enighet om at fullføring av videregående opplæring er et felles mål. Leder for PPT arbeider med å utvikle rapporteringen fra PPTs arbeid. Rådmannen i Sør-Odal sier at de tidligere lå etter med saksbehandlingen. Dette har hatt en positiv utvikling slik at de nå er mye mer ajour. 9 Dagligleder og ansattes erfaringer 5.8 Arbeidsgruppa ønsket å vite hvilke erfaringer daglig leder og de ansatte har med samarbeidet. Vi har spurt leder om dette. Hun svarte ut fra sin oppfatning av hva de ansatte mener. De viktigste momenter er Veldig fornøyd med deltakerne. De vil oss vel, snakker opp PPT. Deres arbeid har betydd mye i oppstarten. Vi har fått ros og anerkjennelse. Politikerne i kommunen er kjent med oss ved at vi har informert i oppvekstutvalget, og det er planlagt besøk til PPT. PPT må være bevisst på sin forfordeling. Viktig å være med i kommunenes møter. Vertskommunen må ikke bli forfordelt. Alle skal føle at de eier meg som leder og at de har gode PP-tjenere. Ivareta alle deltakerne. Det er viktig med tilbakemeldinger i fagrådet. Opplever et tillitbasert arbeid i fagrådet. Leder og alle parter ønsker, og har så langt lykkes, med å etablere et godt samarbeidsklima. Vi arbeider målrettet for å være synlig overfor deltakerne. Leder må ha en oversikt over hele fagfeltet. Også videregående opplæring. Det er mye å sette seg inn i. Også internt må hun ha fokus på videregående. Rekrutteringen av nye medarbeidere var avgjørende for hvordan de kan lykkes. Hennes erfaringer fra det forrige PPT-samarbeidet med rådmenn i styret var at sakene handlet mest om økonomi. Fagrådet er en veldig positiv endring. Leder for PPT sier at de ansatte opplever at mer interessante arbeidsoppgaver og faglig bredde i en PPT som legger vekt på helhet og sammenheng i tjenestetilbudet til barn, unge og voksne. Det motiveres av å skulle fange opp behov tidlig og å være en pådriver. Utviklingsarbeidet ved etableringen har vært en ekstra stimulans for de ansatte. Hva er suksessfaktorene? 5.9 Vi har skrevet om viktige forhold for å lykkes med denne modellen. Disse oppsummeres slik: God forankring på ledernivå hos alle deltakerne At medlemmene i fagrådet kjenner fagfeltet, er aktive og støttende for utviklingen av PPT At partene er sammen om utviklingsarbeid At fagrådets medlemmer kan forplikte og sikre iverksettelse på vegne av kommunen og fylkeskommunen Å ha en felles omforent målsetting for arbeidet Fleksibilitet og raushet mellom partene god dialog på alle nivå i samarbeidet Struktur, systematikk og god rolleavklaring Forutsigbar økonomi Ledelsen av PPT 10 Involvering av de ansatte i etableringen 5.10 Oppsummering Vi har i denne rapporten forsøkt å gjengi informasjon fra våre samtaler. Vi har valgt ikke å gi våre vurderinger og anbefalinger. Et av spørsmålene arbeidsgruppa ønsket svar på var: «Vil du anbefale tilsvarende samarbeid mellom kommuner og fylkeskommune andre steder?» og svarene er: Leder for PPT: Det vil jeg virkelig. Viktig for barn og unge. Overganger og helhet. Viktig også for foreldrene. Rådmannen i vertskommunen: ja, jeg ville ha valgt den samme organisering på nytt. Assisterende fylkesutdanningssjef: Ja. 11 6 Vedlegg 6.1 Arbeidsgruppa sine spørsmål om samarbeidet om Odalen PPT 1. Modellen med et fagråd virker veldig ubyråkratisk og enkel å administrere. Viser praksis også at dette er tilfelle..? 2. Hadde det vært ønskelig med et mer formelt styringsorgan? 3. En vertskommunemodell vil antagelig innebære at vertskommunen har en større nærhet til PP-tjenesten ved at tjenesten da blir en del av styringslinja i vertskommunen. Har kommunen som ikke er vertskommune opplevd at de har for liten innflytelse på driften av PPT? 4. Hvilke erfaringer har daglig leder og de ansatte i PPT om samarbeidet? 5. Hva er erfaringene med det formelle og avtalemessige samarbeidet mellom de to kommunene og fylkeskommunene? (Juridisk, økonomisk, organisatorisk og andre forhold) 6. Hvordan oppleves forholdet mellom vertskommunen, deltakerkommunen og fylkeskommunen som samarbeidspart? 7. Hvilke erfaringer har du som rådmann med samarbeidet? 8. Hvilke erfaringer har du som daglig leder med samarbeidet? 9. Hva mener de ansatte? 10. Hvilke erfaringer har fylkeskommunen med samarbeidet? 11. Mener fylkeskommunen at samarbeidsavtalen gir fylket de tjenester de har behov for og mener fylkeskommunen at samarbeidsavtalen dekker den nødvendig påvirkning og styring av samarbeidet? 12. Har fylkeskommunen laget en egen leveranseavtale som beskriver omfang på tjenester, kvalitet, økonomi, og hva som skal leveres? 13. Har Hedmark fylkeskommune organisert Oppfølgingstjenesten som en egen tjeneste og ikke samorganisert med PPOT? 14. Er lovgrunnlaget for samarbeidet med fylkeskommunen kvalitetssikret? 15. Hva er erfaringene med det faglige samarbeidet i fagrådet? 16. Hva vil du nevne som de viktigste suksessfaktorene? 17. Hva mener du er nødvendig for å forbedre samarbeidet? 18. Vil du anbefale tilsvarende samarbeid mellom kommuner og fylkeskommune andre steder? 19. Andre forhold 6.2 Avtale om samarbeid om felles pedagogisk-psykologisk tjeneste mellom SørOdal kommune og Hedmark fylkeskommune AVTALE OM SAMARBEID OM FELLES PEDAGOGISK-PSYKOLOGISK TJENESTE MELLOM SØR-ODAL KOMMUNE OG HEDMARK FYLKESKOMMUNE 1. Avtaleparter 12 Parter i denne avtalen er Sør-Odal kommune og Hedmark fylkeskommune (heretter benevnt fylkeskommunen) 2. Bakgrunn og formål Pedagogisk- psykologisk tjeneste (PPT) for kommunene Sør-Odal og Nord-Odal er organisert som et administrativt vertskommunesamarbeid etter § 28 -1 b i kommuneloven, med Sør-Odal kommune som vertskommune. Det er inngått en egen samarbeidsavtale mellom deltakerkommunene i henhold til kommuneloven § 28-1e. Kommuneloven hjemler ikke vertskommunesamarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen. Opplæringsloven § 5-6 åpner samtidig for at PPT kan organiseres i samarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen. Formålet med denne avtalen er å regulere samarbeidet mellom Hedmark fylkeskommune og de ovennevnte kommuner, slik at fylkeskommunens PPT for innbyggerne i deltakerkommunene, samt for elever fra kommunene Kongsvinger, Eidskog og Grue som går ved Sentrum og Øvrebyen videregående skoler, blir integrert i vertskommunesamarbeidet. I tillegg til disse skolene skal Odal PPT yte tjenester til elever ved Midt-Østerdal VGS, skolested Nordstumoen skole, som er hjemmehørende i Eidskog, Kongsvinger, NordOdal og Sør-Odal kommuner. 3. Ansvarsforhold og roller Sør-Odal kommune er etter denne avtalen å anse som leverandør av tjenester til fylkeskommunen. Fylkeskommunen er etter denne avtalen å anse som Sør-Odal kommunes oppdragsgiver. 4. Forholdet til samarbeidsavtale om vertskommunesamarbeid. Samarbeidsavtalen som er inngått mellom Sør-Odal kommune og Nord-Odal kommune skal også gjelde mellom partene i herværende avtale, med mindre noe annet fremgår nedenfor. Samarbeidsavtalen følger som vedlegg 1 til denne avtalen. Dette innebærer at: • Sør-Odal kommune skal ha de samme plikter og oppgaver overfor fylkeskommunen som er avtalt overfor samarbeidskommunene. • Fylkeskommunen har de samme plikter og oppgaver overfor Sør-Odal kommune som gjelder for samarbeidskommunene i vertskommunesamarbeidet. • Fylkeskommunen deltar i samarbeidsorganet på lik linje med deltakerne i vertskommunesamarbeidet, ref. samarbeidsavtalen mellom Nord-Odal og Sør-Odal kommuner punkt 5. Punkt 1 gjelder ikke for denne avtalen. 5. Økonomi 13 Fylkeskommunen dekker utgifter til to rådgiverstillinger dedikert videregående opplæring. I tillegg dekkes 1/3 av lederstilling, merkantil stilling og netto driftsutgifter. Ellers gjelder samarbeidsavtalen mellom Nord-Odal og Sør-Odal kommuner punkt 8 og 10. Punkt 9 gjelder ikke for fylkeskommunen. 6. Oppsigelse og mislighold Punkt 13 og 14 i samarbeidsavtalen om vertskommunesamarbeid gjelder tilsvarende. 7. Endringer Avtalen kan endres ved enighet mellom partene og skal gjøres skriftlig, etter forutgående drøftelser i Fagrådet. Ved endringer i samarbeidsavtalen om vertskommunesamarbeid skal Sør-Odal kommune uten ugrunnet opphold varsle fylkeskommunen. Partene skal da vurdere om det er behov for endring av denne avtalen. 8. Underskrifter Avtalen er først bindende mellom partene etter at kommunestyrene i deltakerkommunene i vertskommunesamarbeidet har godkjent samarbeidsavtalen, jf. vedlegg 1 punkt 22. ___________ den_________2013 _____________________ _________________________ Sør-Odal kommune e.f. Hedmark fylkeskommune e.f. Vedlegg 1: Samarbeidsavtale om vertskommunesamarbeid om felles PPT 14 Samarbeidsavtale om Vertskommunesamarbeid om pedagogisk-psykologisk tjeneste for kommunene Sør-Odal OG Nord-Odal 6.3 SAMARBEIDSAVTALE OM VERTSKOMMUNESAMARBEID OM PEDAGOGISK-PSYKOLOGISK TJENESTE FOR KOMMUNENE SØR-ODAL OG NORD-ODAL 1. Samarbeidsavtalens rammer og deltakere i samarbeidet Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) for kommunene Sør-Odal og Nord-Odal organiseres som et administrativt vertskommunesamarbeid etter § 28 -1 b i kommuneloven, med Sør-Odal kommune som vertskommune. Denne samarbeidsavtalen oppfyller minstekrav i kommunelovens § 28-1e og fastsetter øvrige vilkår for vertskommunesamarbeidet. Samarbeidsavtalen inngås mellom samarbeidskommunen og vertskommunen gjennom signering og vedtakelse av dette dokumentet, jf. punkt 21 og 22. 2. Begreper Med «deltakerkommune» mener en begge kommuner som deltar i samarbeidet. Med «vertskommune» mener en den kommunen av deltakerkommunene som skal stå for selve utføringen av tjenestene og ta avgjørelser etter delegert myndighet. Med «samarbeidskommune» mener en den kommunen i samarbeidet som ikke er vertskommune. 3. Formål Etter lov om grunnskole og videregående opplæring av 17. juli 1998 (opplæringslova) § 5-6 er kommunene pålagt å ha en PPT. Loven åpner også for at tjenesten kan organiseres i samarbeid mellom flere kommuner. Denne avtalen skal ivareta kravene til PPT som opplæringsloven og andre lover, herunder privatskoleloven, stiller til deltakerkommunene. For å sikre best mulige tjenester til brukerne og deltakerkommunene skal PPT: være fremtidsrettet og i samsvar med nasjonale føringer ut fra prinsippet om tidlig og riktig innsats, tverrfaglighet og god tilgjengelighet ute på skoler og barnehager og der muligheter for nødvendig endring innenfor den enkelte skole barnehage utprøves/vurderes før henvisning til PPT. ha tilstrekkelig utrednings- og sakkyndighetskompetanse Partene ønsker med samarbeidet å sikre et robust og kompetent fagmiljø og gjennom valg av vertskommunemodellen få en effektiv styringsform. 4. Organisering av tjenesten 15 Vertskommunen organiserer PPT ut fra de oppgaver den etter avtalen og loven skal løse. Det er herunder vertskommunen som utøver ledelse og som prioriterer bruk av ressurser i PPT innenfor lov og i samsvar med denne avtalen. PPT organiseres som en selvstendig enhet under kommunalsjef for oppvekst og kultur, hvor leder av PPT blir enhetsleder på linje med rektorene. Vertskommunen kan ikke treffe avgjørelser i saker som er av prinsipiell betydning for Samarbeidskommunene, jf. kommuneloven § 28-1b nr. 1. 5. Samarbeidsorgan – drøfting og informasjon Det etableres et Fagråd bestående av en skolefaglig ansvarlig fra hver deltakerkommune, fortrinnsvis på kommunalsjefnivå. Det er administrasjonssjefen i den enkelte deltakerkommune som utnevner representant til Fagrådet. I tillegg deltar leder for PPT samt en representant for de ansatte. Fagrådet ledes av vertskommunen og er bindeledd for informasjon mellom ledelsen i vertskommunen og samarbeidskommunene. Formålet med organet er å sikre informasjonsutveksling, dialog og drøftelse av spørsmål knyttet til driften av PPT og samarbeidet mellom deltakerkommunene. Fagrådet skal herunder drøfte spørsmål av faglig, strategisk og budsjettmessig karakter. Vertskommunen har en selvstendig plikt, og en plikt etter innspill fra samarbeidskommunene, til å informere og drøfte saker av vesentlig betydning for samarbeidet før beslutning fattes. Som eksempel på saker av vesentlig betydning nevnes: Fastsettelse av budsjett og evt. saldering Godkjenning av regnskap og evt. refusjoner Kompetanseprofil/stillingsbeskrivelse ved nyansettelser Innstilling på ansettelse av leder for PPT Utarbeidelse- og senere justering av krav til PPTs kompetansesammensetning og tilhørende kompetanseplaner for de ansatte. Utarbeidelse og senere justeringer av faglige standarder og retningslinjer for PPT sin virksomhet Årsrapport Salg av tjenester fra PPT eller inngåelse av avtale med nye samarbeidskommuner Deltakerkommunene har ellers en gjensidig plikt til å holde hverandre orientert om saker av betydning for samarbeidet. Fagrådet møtes fire ganger pr. år, og ellers dersom én av deltakerkommunene eller leder i PPT ber om det. Administrasjonssjefene i deltakerkommunene deltar på minst ett møte. Leder av PPT er sekretær for Fagrådet og skriver referat fra møtene. 6. Vertskommunens plikter Vertskommunen har følgende ansvar og oppgaver: 6.1 Overordnet ansvar: Sørge for at PPT løser sine oppgaver som fremgår av opplæringsloven § 5-6 og privatskoleloven § 3-6. Dette innebærer at: 16 o PPT skal hjelpe offentlige og private skoler i deltakerkommunene i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringen bedre til rette for elever med særlige behov. o PPT skal sørge for at det blir utarbeidet sakkyndig vurdering der loven krever det. Sørge for at PPT hjelper deltakerkommunenes barnehager i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge bedre til rette for barn med særlige behov. Eventuelt inngå avtale med fylkeskommunen om samarbeid i medhold av opplæringsloven § 5-6, og ivareta samarbeidskommunens interesser i avtalen. 6.2 Spesifikke oppgaver: Utarbeide nærmere faglige standarder og retninglinjer/rutiner for PPT sin virksomhet etter rådføring med deltakerkommunene og ansatte i PPT, herunder rutiner for gjennomføring av de enkelte oppdrag Bidra til å koordinere PPT sine tjenester med andre enheter i deltakerkommunene. Gjennom PPT stille til rådighet statistisk og andre opplysninger som trengs for at den enkelte skoleeier i deltakerkommunene skal kunne vurdere tilstanden og utviklingen i opplæringen. Spesielt i forhold til § 5.1 og §5.7 i Opplæringsloven. Gi veiledning til enkeltelever ved skolene i deltakerkommunene ved behov Innarbeide rutiner for hvordan samarbeidskommunen skal orienteres og delta i behandlingen av tilsynsrapporter og forvaltningsrevisjoner. Gjennom PPT bistå ved saksforberedelse ved eventuelt klage på vedtak om spesialundervisning eller øvrige vedtak som er fattet av deltakerkommunene og hvor PPT har vært involvert. 6.3 Informasjon: Utarbeide informasjon som informerer elever/foresatt om vertskommunesamarbeidet om PPT, jf. kommuneloven § 4. Underrette samarbeidskommuner og kontrollutvalg, jf. kommuneloven § 77, om forhold som er viktige for samarbeidskommunene/kontrollutvalgene. Sende kopi av samarbeidsavtalen til fylkesmannen. 6.4 Arbeidsgiver: Ha arbeidsgiveransvar for de ansatte i PPT med samme rettigheter og plikter som øvrige ansatte i vertskommunen. Ha nødvendig fagkompetanse for å utføre tjenestene. Det skal utarbeides og vedlikeholdes krav til PPTs kompetansesammensetning og tilhørende kompetanseplaner for de ansatte. Foreta personaldisponeringer innenfor vedtatte økonomiske rammer. 6.5 Økonomi: Utarbeide budsjett og regnskap. Forskuttere driftsutgifter til PPT i den grad dette er nødvendig i forhold til avtalt betalingstidspunkt for samarbeidskommunene. 17 6.6 Dokumentasjon: Etablere og vedlikeholde hensiktsmessig arkiv i samsvar med det til enhver tid gjeldende regelverk. Arkivet tilbakeføres til den enkelte samarbeidskommune ved opphør av samarbeidet. Utarbeide årsrapport til deltakerkommunene og rapportere på uttak av tjenester i henhold til punkt 11. 6.7 Andre oppgaver: Forhandle med øvrige kommuner som ønsker å tiltre i et vertskommunesamarbeid. 7. Samarbeidskommunens plikter Samarbeidskommunen skal: Være tydelig bestiller I likhet med vertskommunen gi informasjon til innbyggerne i samarbeidskommunen om vertskommunesamarbeidet og den kompetanse som er delegert til vertskommunen. Utnevne kontaktpersoner i samarbeidskommunen som skal kunne bestille løpende tjenester fra PPT Treffe enkeltvedtak Årlig skriftliggjøre sine forventninger/bestillinger til vertskommunen. Slike skriftlige bestillinger skal foreligge innen gitt dato hvert år og danne grunnlag for drøftelser i samarbeidsorganet og også inngå som grunnlag for vertskommunens årlige rapportering til deltakerkommunene. 8. Budsjett og kostnader Vertskommunen utarbeider forslag til budsjett og oversender dette til samarbeidskommunene innen medio oktober. Budsjettet skal være basert på at vertskommunens drift av PPT skal gå i økonomisk balanse, dvs. at vertskommunen skal ha dekket alle sine utgifter til driften (med fradrag av egen andel), herunder andel av generelle kostnader til støttetjenester for vertskommunen som knytter seg til samarbeidet, uten at driften skal gi fortjeneste. Budsjettet fastsettes ut fra ordinære og påregnelige driftsutgifter, og inntekter. Eventuelt avvik mellom årsbudsjett og avlagt regnskap, avregnes for hvert år og tilbakebetales eller faktureres samarbeidskommunene separat. Vertskommunen skal avregne regnskapsresultatet (overskudd/underskudd). Budsjett og evt. saldering skal drøftes i Fagrådet, der det skal søkes enighet. Endelig budsjett fastsettes av vertskommunen. 9. Kostnadsfordeling mellom deltakerkommunene Utgifter fordeles mellom kommunene i henhold til antall innbyggere 0 – 18 år pr. 31.12. foregående år forut for det året det utarbeides budsjett for. 10. Forfall De enkelte kommuners andel av fastsatte utgifter belastes forskuddsvis pr. halvår med forfall den 15.4 og 15.10, med årlig etteroppgjør etter revisjon fra vertskommunen. Vertskommunen utsteder faktura. 18 11. Rapportering PPT følger vertskommunens ordinære systemer for rapportering. Vertskommunen skal utarbeide årsrapport til samarbeidskommunene som et minimum skal inneholde: Faglige innsatsområder Tiltak og innsatsområder i personalarbeid Produksjonstall Regnskap Vertskommunen skal i tillegg utarbeide halvårlige rapporter på den enkelte deltakerkommunes uttak av tjenester. 12. Avtalens ikrafttreden Avtalen gjelder fra kommunestyrevedtak er fattet i begge deltakerkommunene. 13. Oppsigelse Samarbeidskommunen kan ved skriftlig varsel til vertskommunen si opp avtalen. Oppsigelse må være meddelt vertskommunen innen 1.10 for å kunne tre ut 31.12. året etter. Om vertskommunen ønsker å si opp avtalen med samarbeidskommunen, må dette gjøres innen de samme frister som nevnt i første avsnitt. 14. Mislighold Dersom samarbeidskommunen vesentlig misligholder sine forpliktelser etter avtalen, kan vertskommunen etter forutgående varsel beslutte at samarbeidskommunen skal utelukkes fra samarbeidet. Ved slik utelukkelse må likevel vederlag ytes ut oppsigelsestiden som nevnt punkt 13 første avsnitt. Dersom vertskommunen vesentlig misligholder sine forpliktelser overfor samarbeidskommunen kan samarbeidskommunen etter forutgående varsel beslutte å tre ut av samarbeidet. I slike tilfeller opprettholdes avtalt betaling ut det gjeldende kalenderår. 15. Endring i kostnadsfordeling mv. ved endring i antall deltakerkommuner. Dersom antall deltakerkommuner økes skjer kostnadsfordelingen etter de samme prinsipper som i punkt 9. Ved evt deltakelse fra fylkeskommunen, vil dette bli regulert i egen avtale. Vertskommunen er ansvarlig for å vurdere eventuelle personellmessige konsekvenser av slike endringer. 16. Evaluering Evaluering av driften og samarbeidet med samarbeidskommunene evalueres en gang hvert år gjennom drøftelser i det etablerte samarbeidsorganet. 17. Endringer Det kreves enighet for å endre punkter i avtalen som berører begge deltakerkommuner. 19 Endringer av forhold som nevnt i kommuneloven § 28-1e nr. 2 må vedtas av kommunestyret i berørte deltakerkommuner. 18. Søksmål/krav fra tredjeperson Ved erstatningskrav som er begrunnet i forhold før opprettelsen av felles barneverntjeneste blir omkostninger til forhandlinger, domstolsbehandling og framforhandlet eller idømt erstatning dekket av den kommunen som fattet enkeltvedtak på det tidspunktet den skadevoldende handling eller unnlatelse skjedde. Ved erstatningskrav som er begrunnet i forhold i den tiden deltakerkommunene har hatt felles barneverntjeneste blir tilsvarende dekket av vertskommunen så langt barneverntjenesten er ansvarlig for grunnlaget for erstatningen. 19. Tvister Dersom det oppstår en tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningen av denne avtalen skal tvisten først søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke frem innen 2 måneder, kan hver av partene bringe tvisten inn for de ordinære domstoler, med Glåmdal tingrett som verneting. 20. Kontaktperson Informasjon eller forespørsler, mv skal sendes til en utpekt kontaktperson i deltakerkommunene. Administrasjonssjefen, eller den administrasjonssjefen utpeker, er kontaktpersonen i deltakerkommunene. 21. Underskrifter Avtalen er signert i 2 eksemplarer der hver av deltakerkommunene beholder ett eksemplar hver. Dato: Rådmann i Sør-Odal kommune Rådmann i Nord-Odal kommune 22. Forbehold om kommunestyrets godkjennelse Avtalens gyldighet forutsetter etter kommuneloven § 28 en godkjennelse av kommunestyret i den enkelte deltakerkommune. Avtalen er ikke gyldig før begge deltakerkommuner har akseptert avtalen ved gyldige vedtak i kommunestyret. 20 6.4 Utdrag fra kommuneloven § 28-1 b. Administrativt vertskommunesamarbeid 1. En kommune (samarbeidskommune) kan avtale med en annen kommune (vertskommune) at vertskommunen skal utføre oppgaver og treffe avgjørelser etter delegert myndighet fra samarbeidskommunen i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. 2. Bestemmelsen i nr. 1 gjelder tilsvarende for vertskommunesamarbeid mellom fylkeskommuner. 3. Delegasjon av myndighet som nevnt i nr. 1 skjer ved at kommunestyret eller fylkestinget selv gir instruks til egen administrasjonssjef om delegasjon til administrasjonssjefen i vertskommunen. 4. Folkevalgte organer i vertskommunen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet der delegasjon er skjedd i samsvar med nr. 3. 5. En samarbeidskommune kan gi vertskommunen instruks om utøvelsen av den delegerte myndighet i saker som alene gjelder samarbeidskommunen eller berørte innbyggere. 6. For vedtak vertskommunen treffer etter delegasjon fra en samarbeidskommune, har samarbeidskommunen samme omgjøringsmyndighet som etter forvaltningsloven § 35 første ledd. Tilføyd ved lov 15 des 2006 nr. 91 (ikr. 1 jan 2007 iflg. res. 15 des 2006 nr. 1428), endret ved lov 25 mai 2012 nr. 28 (ikr. 1 juli 2012 iflg. res. 25 mai 2012 nr. 449), endret paragrafnummer fra § 28 b. § 28-1 e. Samarbeidsavtalen 1. For et vertskommunesamarbeid skal det opprettes en skriftlig samarbeidsavtale. Avtalen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv. Endringer i avtalen som gjelder forhold som omtalt i nr. 2 og 3, skal skje på samme måte. 2. Samarbeidsavtalen skal inneholde bestemmelser om: a) angivelse av deltakerne og hvilken av disse som er vertskommunen, b) hvilke oppgaver og hvilken avgjørelsesmyndighet som skal legges til vertskommunen, c) tidspunkt for overføring av oppgaver og avgjørelsesmyndighet, d) underretning til deltakerne om vedtak som treffes i vertskommunen, e) det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunene og vertskommunen, f) nærmere regler for uttreden og avvikling av samarbeidet, g) annet som etter lov krever avtale. 21 3. I avtale om vertskommunesamarbeid med felles nemnd skal avtalen også inneholde bestemmelser om antall representanter i nemnda fra den enkelte deltaker. 4. I et vertskommunesamarbeid mellom kommuner skal vertskommunen orientere fylkesmannen om etableringen av samarbeidet. I et vertskommunesamarbeid mellom fylkeskommuner skal vertskommunen orientere departementet om etableringen av samarbeidet. Tilføyd ved lov 15 des 2006 nr. 91 (ikr. 1 jan 2007 iflg. res. 15 des 2006 nr. 1428), endret ved lov 25. mai 2012 nr. 28 (ikr. 1 juli 2012 iflg. res. 25 mai 2012 nr. 449), endret paragrafnummer fra § 28 e. 22 REFERAT FRA DRØFTINGSMØTE Tema: Evaluering av ppt-ot for Numedal og Kongsberg – vurdering av organisasjons-/selskapsform med forslag til endringer av denne. Tid/sted: 15. april 2015, rådhuset i Kongsberg Hjemmel: Hovedavtalen del C, § 3.2.2 Drøftinger om selskapsrettslige forhold og § 3.2.3 Nærmere om drøftinger og informasjon. Deltakere: Fra organisasjonene: Berit Berg (Utdanningsforbundet), Knøtt Bull Hodne (Akademikerne) Eiernes administrative representant: Birger Sauro I tidsrommet 1. januar 2015 – 15. april 2015 har det vært avholdt fem informasjons/drøftingsmøter med organisasjonene der temaet har vært evaluering av ppt-ot for Numedal og Kongsberg – vurdering av organisasjons-/selskapsform med forslag til endringer av denne. Organisasjonene har hver for seg uttalt seg om KS-Konsulent sin rapport 1 og sammen har de uttalt seg om KS-Konsulent sin rapport nr. 2. Disse tre uttalene vedlegges dette referatet. I tillegg anfører organisasjonene følgende: Organisasjonene kan ikke se at KS-konsulent sin rapport 3, som beskriver en vertskommunemodell fra Hedemark, rokker ved organisasjonenes konklusjon som er nedfelt i uttale av 02.03.15. Organisasjonene stiller seg uforstående til at konklusjonene til KS-konsulent vedrørende organisasjonsform ikke tillegges større vekt i valg av fremtidig organisering av tjenesten. Organisasjonene savner en tydelig begrunnelse for at en vertskommunemodell prioriteres av rådmennene, på tross av anbefaling fra konsulentselskapet. Rapport 2 går inn i noen modeller, men vurderer i hovedsak den bestående organisering og har en klar anbefaling for denne. Rapport 3 omhandler en helt annen modell, den såkalte Hedmarksmodellen. Det fremgår av rapport 3 at KS-konsulent kun gjengir informasjon fra informantene uten å gi egne vurderinger eller anbefalinger (Rapport 3, punkt 5.10 s. 11). Rapport 2, derimot, omfatter vurdering av selskapsform med forslag til endringer. Det er en svakhet ved oppdraget til konsulentselskapet at det ikke ble bedt om en vurdering av bestående selskapsform opp mot Hedmarksmodellen. Organisasjonene etterlyser at alle modellene blir vurdert opp mot hverandre. Eiernes administrative representant anfører følgende: KS-Konsulent har i rapport 2 beskrevet at de mener alternativet etter modell fra Hedemark fylkeskommunes samarbeidsmodell med vertskommune er det mest realistiske alternativet til dagens selskapsform. KS-Konsulent anbefalte deltakerne å innhente erfaringene direkte fra Hedemark fylkeskommune og de to kommunene før saken legges fram for politisk behandling. Rådmennene har fulgt KS-Konsulent sitt råd om å innhente erfaringer fra Hedemark. Disse er beskrevet i KS-Konsulent sin rapport 3. KS-Konsulent skriver at alle partene i Hedemark er svært tilfreds med samarbeidet og med PPT. Arbeidet legger vekt på å utvikle helhetlige tjenester, ha nært samarbeid med barnehager, skoler og andre instanser med ansvar for barn og unge. Alle de spurte vil anbefale en liknende samarbeidsform. Kongsberg 16.04.15 For Utdanningsforbundet: For Akademikerne: ………………………………………………. ….…………………………………………... Eiernes administrative representant: ……………………………………………… HØRINGSUTTALELSE Evaluering av Pedagogisk-psykologisk tjeneste og oppfølgingstjenesten for Numedal og Kongsberg og videre samarbeidsform HØRINGSUTTALELSE: EVALUERING AV PEDAGOGISK-PSYKOLOGISK TJENESTE OG OPPFØLGINGSTJENESTEN FOR NUMEDAL OG KONGSBERG OG VIDERE SAMARBEIDSFORM Styret for Pedagogisk-psykologisk tjeneste og oppfølgingstjenesten for Numedal og Kongsberg (PPT-OT), vil med dette gi sitt høringssvar med kommentarer til sentrale punkter og forslag fremkommet i evalueringen. Innledning I regionalt rådmannsmøte 06.06.14 ble det besluttet å evaluere tjenesten i løpet av 2014, med tanke på politisk behandling hos deltakerne første halvår 2015. Det ble etablert en styringsgruppe med mandat å evaluere organisasjonsform, økonomifordeling og kvalitet. Det ble laget et anbudsdokument med tilbudsfrist 5. september 2014. KS Konsulent var eneste tilbyder, og fikk dermed oppdraget. På oppdrag for kommunene Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg og Kongsberg og Buskerud fylkeskommune har KS Konsulent evaluert tjenesten. Evaluering ble gjennomført i to faser. Fase 1 - en evaluering av opplevd kvalitet på tjenesten hos, eier, brukere og samarbeidspartnere. Fase 2 - en evaluering av organisasjons -og selskapsform med eventuelle forslag til endringer av denne. Det var også ønskelig med en grovmasket vurdering av tjenestens ressursbruk. KS Konsulent har utarbeidet tre rapporter. Rapport 1 ble levert i desember 2014 og inneholdt en evaluering av opplevd kvalitet på tjenesten. Rapport 2 ble levert i februar 2015 og omfatter vurdering av selskapsform med forslag til endringer. I tillegg ble det bestilt et tredje oppdrag, som skulle beskrive en alternativ samarbeidsmodell mellom Hedmark fylkeskommune og Sør-Odal kommune som vertskommune. Rapport 3 ble levert i mars 2015. Styret for PPT-OT vil i denne uttalelsen spesielt vektlegge følgende tema: • • • • • • Sentrale funn i Rapport 1 og Rapport 2. Oppfølging av anbefalinger Samarbeid med eierne Valg av styre for PPT-OT Ressurser Alternative former for organisering Kongsberg 23. april 2015 For styret i PPT-OT Bror von Krogh Styreleder, PPT-OT for Numedal og Kongsberg 2 INNHOLDSFORTEGNELSE SIDE 2........................... INNLEDNING SIDE 4........................... SAMMENDRAG SIDE 5........................... SENTRALE FUNN I KS KONSULENT RAPPORT 1 OG RAPPORT 2 Rapport 1 Styrets oppfatning Rapport 2 1. Organisasjons- og selskapsform 2. Eierstyring 3. Ressurser SIDE 6........................... Styrets oppfatning SIDE 7........................... OPPFØLGING AV ANBEFALINGER Rutiner for systemrettet arbeid Variasjon i individrettet arbeid Kompetanseutvikling - tilpasset opplæring Systemarbeid vs. individarbeid SIDE 8........................... SAMARBEID MED EIERNE Styrets oppfatning SIDE 9........................... VALG AV STYRE FOR PPT-OT Styrets oppfatning SIDE 10.......................... RESSURSER Styrets oppfatning - lønnskostnader Tabell SIDE 11.......................... Styrets oppfatning - bemanning Styrets oppfatning - produktivitet SIDE 12.......................... ALTERNATIVE FORMER FOR ORGANISERING Styrets oppfatning SIDE 13 Styrets oppfatning SIDE 14.......................... KONKLUSJON 3 SAMMENDRAG Styret for Pedagogisk- psykologisk tjeneste og oppfølgingstjenesten for Numedal og Kongsberg (PPT-OT) svarer her på invitasjon til høringsuttalelse om evalueringsrapporter og videre samarbeidsform. Styret kommenterer først sentrale funn i KS Konsulents rapport 1 og rapport 2. Rapportene viser at PPT-OT har høy kompetanse og leverer gode tjenester. PPT-OT har gode systemer, rutiner og intern organisering som møter nasjonale, kommunale og fylkeskommunale krav til en gjennomgående tjeneste. Oppfølgingstjenesten får gode tilbakemeldinger. Styret for PPT-OT merker seg at rapportene viser at etableringen av PPT-OT som en gjennomgående tjeneste har vært en suksess. Det bekreftes i konklusjonen til KS Konsulent at nåværende selskapsform er egnet og bør videreføres. Deretter kommenterer styret oppfølging av anbefalinger. Styret ser det som verdifullt at KS Konsulent peker på områder som kan forbedres, og vil følge opp dette arbeidet. Samarbeid med eierne er et tema som behandles grundig i rapportene. Styret ser at det er et behov for tettere samarbeid med eierne. Dette kan gjøres innenfor nåværende organisering, uten å endre selskapsformen. Utfordringer knyttet til eierstyring kan løses ved forholdsvis enkle grep. Innføring av fagråd og årlige eiermøter vil imøtekomme dette behovet på en adekvat måte. Valg av styre for PPT-OT har også vært et tema i rapportene. Dagens ordning gir kommunestyrer full frihet til å velge dem de finner best egnet, uavhengig av om det er politikere, administrativt ansatte eller andre. Dette gir størst valgfrihet, lokaldemokrati og åpenhet. Om det er behov for en valgkomité for å kompetansesammensette styret, er prinsippene om demokrati og åpenhet like viktig. I KS Konsulents vurdering av ressurser finner styret det nødvendig å imøtegå det inntrykket som skapes i rapporten om en sterk lønnsutvikling. KS Konsulents uttalelser om at PPT- OTs bemanning tilsvarer sammenlignbare PP-tjenester, er upresise og kommenteres. Styret viser til at PPT-OT har maktet å hente ut betydelige effektiviseringsgevinster. Styret oppfatter KS Konsulents anbefaling om å videreføre nåværende organisering som sterk og tydelig, og anbefaler videreføring i tråd med foreliggende råd og rapporter. Styret for PPT-OT ser en reell fare for oppløsning av selskapet om en vertskommunemodell velges. Idéen om en gjennomgående tjeneste for Kongsberg og Numedal vil i så fall bli forlatt. 4 SENTRALE FUNN I KS KONSULENT RAPPORT 1 OG RAPPORT 2 Vi vil her kort sammenfatte de viktigste funn og konklusjoner i de to hovedrapportene. Rapport 1 Rapport 1 er primært en evaluering av opplevd kvalitet på tjenesten hos eiere, brukere og samarbeidspartnere. KS Konsulent konkluderer med at en samlet oppsummering viser at: • PPT-OT har gode rutiner og systemer • PPT-OT har høy kompetanse og at tjenestene oppfattes som gode • PPT-OT har utviklet sin interne organisering for å møte nasjonale, kommunale og fylkeskommunale krav til en gjennomgående PP-tjeneste og oppfølgingstjeneste • Oppfølgingstjenesten får gode tilbakemeldinger på sitt arbeid • KS-Konsulent anbefaler at samarbeidet mellom PPT-OT og kommuneog fylkeskommunenivået bør styrkes Styrets oppfatning Styret for PPT-OT konstaterer at arbeidet med å etablere og realisere en gjennomgående PP-tjeneste og oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg har vært en suksess. Samarbeidet mellom PPT-OT og kommune- og fylkeskommunenivået vil bli omtalt i eget avsnitt. Rapport 2 Rapport 2 omhandler organisasjons- og selskapsform, eierstyring og ressurser Evalueringen er delt i tre tema. Hovedkonklusjonene for hvert av temaene er oppsummert under: 1. Organisasjons- og selskapsform KS-Konsulent konkluderer med at nåværende selskapsform er egnet for PPT-OT, og anbefaler å videreføre dagens organisasjonsform etter kommunelovens § 27, med eget styre og som eget rettssubjekt. Behov for en sterkere eierstyring og et felles ønske om tettere samarbeid bør løses ved å videreutvikle dagens organisasjonsmodell, og gjennom endringer i selskapsavtalen. En større omorganisering for å endre selskapsform innebærer en risiko for å påvirke tjenestene negativt og å svekke fagmiljøet. 2. Eierstyring Dersom eierne velger å følge KS Konsulents anbefaling om å videreføre nåværende selskapsform, foreslår KS Konsulent at det gjøres endringer i selskapsavtalen. I tillegg anbefaler de at eierne utarbeider styringsdokument om eierstyring og samhandling. 5 KS-Konsulent fremhever at oppnevning av styret har stor betydning for eierne, dagens styre og daglig leder. De anbefaler et profesjonelt styre med kompetansesammensetning som ivaretar krav til styrets oppgaver, og anbefaler derfor endringer i selskapsavtalen/vedtektene slik at det blir innført en valgkomité som innstiller styremedlemmer, styreleder og nestleder, for på denne måten å sikre styrets sammensetning. Videre anbefaler de at alle eierkommunene er representert i styret, slik at styret utvides til åtte medlemmer. KS Konsulent fremmer to modeller for delegering av myndighet til å oppnevne valgkomité. Den ene til rådmenn og fylkesrådmann. Den andre til ordfører og fylkesordfører. I dagens ordning er det kommunestyrer og fylkestinget som direkte velger sine styremedlemmer. 3. Ressurser KS Konsulent har foretatt en avgrenset vurdering av tjenestens ressursnivå og ressursdisponering, og en vurdering av kostnadsfordelingen mellom eierne. Rapporten viser en sterk utgiftsøkning som følge av økte lønns- og pensjonskostnader til samme antall stillinger. KS Konsulent vurderer at PPT-OT har omtrent tilsvarende antall årsverk som sammenlignbare PP-tjenester, men at PPT-OT kan ha stordriftsfordeler. KS Konsulent anbefaler en kostnadsnøkkel sammenfallende med elevtall 1. oktober foregående år. Styrets oppfatning Styret støtter KS Konsulents konklusjon om at nåværende selskapsform er egnet og bør videreføres. Styret vil også peke på at dagens modell er den anbefalte av egne advokater i Buskerud fylke og Kongsberg kommune i uttalelser fra 2004 og 2014. Punktene om eierstyring, styreoppnevning og ressurser vil bli kommentert i egne avsnitt under. 6 OPPFØLGING AV ANBEFALINGER PPT-OT anerkjenner at alle organisasjoner har forbedringspotensialer. Et blikk fra utsiden er alltid nyttig for å kunne utvikle en bedre praksis og forbedrede rutiner. KS Konsulents rapporter inneholder flere anbefalinger som vil bli fulgt opp. Under presenteres et utvalg anbefalinger som PPT-OT raskt vil sette på dagsorden. Rutiner for systemrettet arbeid KS-Konsulent oppsummerer at rutinene knyttet til systemrettet arbeid ikke brukes. Det er stor variasjon om skolene bruker PPT-OT i systemrettet arbeid, og det er stor variasjon innen PPT-OT om man oppfatter å ha kapasitet og/eller kompetanse til denne typen arbeid. PPT-OT vil bli tydeligere på hva tjenesten kan levere av systemrettet arbeid. Vi erkjenner at nåværende bestillingssystem ikke brukes eller er kjent, og vi vil derfor utvikle en ny modell for denne type arbeid. Modellen vil bli utviklet på en slik måte at den tydeliggjør både innhold og ressursbruk. Variasjon i individrettet arbeid KS-Konsulent oppfatter at det er store variasjoner i hvordan individrettet arbeid fungerer. PPT-OT ønsker å fremstå som en helhetlig organisasjon. Det pekes på at det er store forskjeller i arbeidsmåter og innhold i sakkyndige vurderinger. PPT-OT vil med det første foreta en dokumentstudie for å avklare hva forskjellene kan bestå i, og deretter jobbe systematisk for å harmonisere innholdet i sakkyndige vurderinger. Kompetanseutvikling – tilpasset opplæring KS-Konsulent anbefaler at eierne og PPT-OT arbeider systematisk med kompetanseutvikling innenfor rammen av den nasjonale strategien, for å følge opp kommunenes og fylkeskommunens mål for tilpasset opplæring og som et tiltak for å følge opp evalueringen av PPT-OT. PPT-OT vi fremover satse enda tydeligere på kompetanseutvikling innenfor området høyfrekvente vansker. Med god kompetanse og kvalitet kan være mulig å gi elevene et tilbud innenfor ordinær undervisning, og redusere spesialundervisning. Dette krever et godt samarbeid med skoleeier og skolene. Systemarbeid vs. individarbeid KS Konsulent påpeker at det er viktig for eierne å avklare om PPT-OT skal ha en betydelig dreining over til systemisk arbeid; eller om nåværende prioritering av individrettet arbeid skal videreføres. PPT-OT lever i en situasjon med forventinger knyttet til å levere mer systemrettet arbeid samtidig som det blir ført tilsyn med kravet om saksbehandlingstid på individnivå. PPT-OT ønsker å bli brukt mer i utviklingsarbeid i samarbeid med skoleeiere og skolene. For å få dette til har vi jobbet mye med effektivisering og gode rutiner. Balansen mellom individarbeid og systemarbeid er ikke kun et spørsmål om prioritering. Det er også et kapasitetsproblem. 7 SAMARBEID MED EIERNE KS Konsulent uttaler i rapport 1 at PPT-OT og faglig og administrativ ledelse, sammen og hver for seg, har et behov for å oppklare forhold som preges av antakelser og oppfatninger om hverandre. I evalueringen har vi fått utsagn som kan oppsummeres i at PPT-OT opplever å bli holdt utenfor og ikke å bli invitert inn i det kommunale og fylkeskommunale utviklingsarbeidet. Representanter fra eierne har opplevd liten interesse fra PPT-OT til å delta i utviklingsarbeid på kommunalt nivå. KS Konsulent konstaterer at det for PPT-OT ikke er etablert et felles eierorgan, som for eksempel et representantskap. Eierne må derfor utøve sin eierstyring direkte overfor styret for PPT-OT. Både eierne og styret uttrykker behov for et tettere samarbeid om tjenestens innhold, resultatmål og sammenheng med kommunenes og fylkeskommunens prioriteringer og målsettinger for barnehage og skole. Styrets oppfatning Styret ser at det er et behov for tettere samarbeid med eierne, og støtter KS Konsulents forslag om at det bør etablere faste møtefora for å styrke tjenestens rolle i kommunens oppvekst- og utdanningsarbeid, og koordinering av tjenester overfor barn og unge. Styret viser til oppfatningen om at eierne må utøve sin eierstyring direkte overfor styret for PPT-OT. Styret vurderrer at dette er en sentral faktor i opplevelsen av manglende samarbeid, men at dette er misnøye skapt på feil grunnlag. Rolleforståelse hos både eiere og styret er det forhold som i så tilfelle bør adresseres. Styret mener at det uavhengig av hvordan styret settes sammen kompetansemessig, vil være en god idé å opprette et fast organ i form av et fagråd, med delegerte oppgaver og myndighet fra styret. Fagrådet bør bestå av daglig leder og en representant for hver av deltakernes skolefaglige ledelse på kommune- og fylkeskommunenivå. Formålet med organet er å sikre felles satsings- og kompetansehevingsområder og prioriteringer i samarbeid mellom deltakerkommunene. Et av fagrådets møter bør dessuten årlig avsettes til et møte med samtlige ansatte i PPT-OT. Styret for PPT-OT ser behovet for et årlig felles eiermøte der alle eierne og styret møtes. En slik ordning kan ivareta koordinering av eiersignaler og mål og prioriteringer som formidles til styret for PPT-OT. Slik kan deltakerne gi omforente felles styringssignaler og mål. Styret for PPT-OT er av den klare oppfatning at disse endringene vil medføre at eierne får den innflytelsen som de etterlyser i dag, men uten at det medfører den ulempen som større endringer av selskapsform nødvendigvis vil måtte innebære. 8 VALG AV STYRE FOR PPT-OT KS-Konsulent anbefaler å ha et profesjonelt styre satt sammen ut fra generelle kompetansekrav til styrer som kollegiale organ, og ut fra PPT-OTs formål i henhold til vedtektene, nasjonale krav, deltakernes barnehage- og skoleeierpolitikk og tidsaktuelle og situasjonsbestemte forhold. Dagens ordning med at hver eier velger sine representanter uavhengig av en samlet kompetansevurdering er lite egnet for å ivareta en ønsket kompetansesammensetning. KS Konsulent fremmer to modeller for delegering av myndighet til å oppnevne valgkomité. Det første forslaget innebærer å delegere ansvaret for hele valgprosedyren og ansvaret for styresammensetninga fra kommunestyrer/fylkesting til rådmenn og fylkesrådmann. Det andre forslaget innebærer en delegering av dette ansvaret fra kommunestyrer/fylkesting til ordførere og fylkesordfører. Begge forslagene innebærer at oppnevning av styret, styreleder og nestleder blir delegert og skjer som én samlet oppnevning i ett felles organ med alle deltakerne representert. Dette forutsetter vedtektsendring hvor en ordning med en valgkomité innføres. KS Konsulent tar ikke stilling til hvordan dette skal løses, men har i forslag til endring av vedtektene satt inn forslag om at oppnevningen delegeres fra kommunenes øverste organ – kommunestyrene, slik at administrasjonssjefene i deltakerkommunene og fylkeskommunen i fellesskap oppnevner styret, styreleder og nestleder. Styrets oppfatning Dagens selskapsavtale gir kommunestyrene full frihet til å velge dem de finner best skikket til å sitte i styret, uavhengig av om det er politikere, administrativt tilsatte eller andre. Det gir størst valgfrihet, mest lokaldemokrati og åpenhet, og det gir nødvending politisk forankring. Dersom det er ytterligere behov for å sikre et kompetansesammensatt styre, er det av avgjørende betydning hvordan valgkomiteens medlemmer oppnevnes. Styret for PPT-OT vil presisere at også en valgkomite må sammensettes slik at den best mulig kan ivareta prinsippet om demokrati, frihet og åpenhet. Dette kan gjøres ved at valgkomiteen oppnevnes uten spesielle bindinger hverken til administrativt eller politisk nivå. Det kan også løses ved at valgkomiéen består av både politikere og administrativt tilsatte. 9 RESSURSER KS Konsulent har foretatt en avgrenset vurdering av tjenestens ressursnivå og ressursdisponering, og en vurdering av kostnadsfordelingen mellom eierne. KS Konsulent vurderer at PPT-OT har omtrent tilsvarende antall årsverk som sammenlignbare PP-tjenester, men at PPT-OT kan ha positive stordriftsfordeler. KS Konsulent anbefaler en fordelingsnøkkel for kostnader sammenfallende med elevtall 1. oktober foregående år. Rapporten mener å ha funnet en sterk utgiftsøkning som følge av økte lønns- og pensjonskostnader til samme antall stillinger. KS Konsulents rapport hevder med utgangspunkt i lønnsutbetaling for perioden desember 2012 og 2014, at lønnskostnadene har hatt en økning på drøye 35%. Styrets oppfatning – lønnskostnader Styret mener at KS Konsulent gjennom sin bruk av hovedoverskriften: «10.3 Lønnsutviklingen», skaper et feilaktig bilde av arbeidstakernes lønnsutvikling hos PPT-OT. Ingen arbeidstakere har hatt en lønnsutvikling på 35% i denne perioden. Styret for PPT-OT ønsker å presisere at lønnskostnadene har økt uavhengig av lønnsutviklingen for den enkelte arbeidstaker. Den enkelte arbeidstakers lønnsutvikling fra 2012 til og med 2014, var i gjennomsnitt 6,63%. Dette er regnet ut fra alle faste ansatte som har vært ansatt i hele perioden (se tabell). Denne lønnsutviklingen avviker ikke fra offentlig sektor generelt. Ansettelse av medarbeidere med høy kompetanse og lang ansiennitet i ledige stillinger, samt pensjonskostnader, er noe av forklaringen på økte lønnskostnader, og ikke lønnsutviklingen hos enkelte medarbeiderne. Å ansette erfarne og kompetente medarbeidere er en personalpolitikk hele styret stiller seg bak. NAVN STILL % KAPITTELOMRÅDE ANSIENNITET ÅRSLØNN 2012 Ansatt 1 Ansatt 2 Ansatt 3 Ansatt 4 Ansatt 5 Ansatt 6 Ansatt 7 Ansatt 8 Ansatt 9 Ansatt 10 Ansatt 11 Ansatt 12 100% 100% 80% 100% 100% 100% 100% 90% 100% 100% 100% 80% Kap.4 Kap.5 Kap.4 Kap.5 Kap.5 Kap.4 Kap.5 Kap.4 Kap.3 Kap.4 Kap.5 Kap.5 16+ 16+ 16+ 16+ 6+ 10+ 16+ (ikke beregnet) 16+ 10+ 10+ ÅRSLØNN 2013 ÅRSLØNN 2014 ØKNING I % 2012-2014 510.800 573.100 505.800 567.100 445.500 505.800 567.100 395.600 645.000 455.000 504.500 471.700 529.631 580.500 509.594 574300 460.500 509.594 574.300 398.700 653.200 458.413 511.000 491.700 554.800 605.100 532.800 598.100 487.000 532.800 598.100 415.000 675.000 492.000 539.400 518.000 8,61 5,58 5,34 5,47 9,32 5,34 5,47 4,90 4,65 8,13 6,92 9,82 6.147.000 6.251.932 6.548.100 6.63 10 Styrets oppfatning - bemanning Styret for PPT-OT viser til at bemanningen i PPT-OT har vært nærmest uendret de siste 10 årene, samtidig som antall saker og utadretta aktivitet mot skoler og barnehager har vært økende. Økningen i antall fagstillinger i PP-tjenesten har vært ubetydelig, og har utgjort 0,25 stillinger. For oppfølgingstjenesten har bemanningen økt fra 0,8 til 1,0. KS Konsulent hevder at bemanningen i PPT-OT utgjør omtrent tilsvarende antall årsverk som sammenlignbare PP-tjenester. Det finner vi upresist fordi: Oversikt i KS- rapporten viser at PPT-OT er 9% lavere bemannet enn gjennomsnittet for Buskerud, og 12,5% lavere bemannet enn landsgjennomsnittet (Rapport 2, s. 34). Med omtrent 11 fagstillinger i tjenesten vil en forskjell på 10% i bemanningen utgjøre en hel stilling. Dette ville ha utgjort en stor forskjell for tjenestens samlete kapasitet. KS Konsulent hevder at PPT-OT har en stordriftsfordel. Ser vi på at antall ansatte knapt har økt i en ti-årsperiode, mens antall saker og utad- og system-rettet aktivitet har økt betraktelig, viser dette at PPT-OT har maktet å nyttiggjøre seg en slik fordel. Styret savner en drøfting av spørsmålet om geografi. PPT-OT betjener et stort geografisk område på 4305 km², noe som utgjør et areal større enn Vestfold fylke, og nesten 1/3 av Buskerud. Det er over 15 mil mellom sørligste og nordligste skole som PPT-OT har ansvar for. Selv om PPT-OT i stor grad rasjonaliserer og planlegger sine oppdrag, er det ofte nødvendig å ha en ambulerende virksomhet for å kunne møte barn og foreldre i deres nærmiljø. Ikke minst for å kunne oppfylle barnets rett til hjelp. Styrets oppfatning - produktivitet Styret for PPT-OT merker seg at det siden sammenslåingen har vært en økning av elever med behov for spesialundervisning både nasjonalt og lokalt (se f.eks. Utdanningsspeilet, Udir.) Samtidig har det blitt gitt nasjonale signaler og føringer for en PP-tjeneste som skal være aktiv og «tettere på» med systemarbeid, kompetanseheving, organisasjonsutvikling og tidlig innsats (Jfr. St. meld. «Læring og felleskap», «På rett vei» og «- og ingen sto igjen»). PPT-OT har etter beste evne forsøkt å realisere disse føringene gjennom ressursgruppemøtemodellen, hvor tjenesten i langt større grad enn tidligere er ute i skoler og barnehager. Dette har imidlertid hatt stor betydning for ressursbruken i tjenesten, i og med at det har blitt prioritert tilstedeværelse ute i skoler og i barnehager uten at det er tilført ressurser for å utføre de økte oppgavene. PPT-OT har møtt denne utfordringen gjennom å øke produktiviteten ved å utvikle nye rutiner, maler for sakkyndighetsarbeidet, inndeling av ansatte i team, samt andre tiltak for å effektivisere driften. Styret vil vis til «Å høre til» (Djupedalutvalgets rapport). Utvalget presiserer at PP-tjenesten skal utgjøre en sentral del av skoleeiers støttesystem, og at PP-tjenesten bør gis en avgjørende rolle i arbeidet med gode skolemiljøer. Utvalget anerkjenner at PP-tjenesten lever i krysspress av forventninger og ikke har tilstrekkelig bemanning. Utvalget går derfor inn for å styrke bemanningen i PP-tjenesten, samt å utrede behovet for normer for bemanning (NOU 2015:2 s. 293 – 298, vedlagt). 11 ALTERNATIVE FORMER FOR ORGANISERING KS-Konsulent omtaler i rapport 3 Hedmark fylkeskommunes samarbeidsavtale med vertskommune som et realistisk alternativ til dagens selskapsform. Rapporten er et tilleggsoppdrag som ble bestilt i løpet av evalueringsprosessen. KS-Konsulent har ikke vurdert de juridiske forholdene ved et slikt selskap, og gjengir i rapporten informasjon fra informantene uten egne vurderinger eller anbefalinger. Buskerud fylkeskommune sier i invitasjonen til høringsuttalelse at fylkeskommunen ønsker videre samarbeid primært med å videreutvikle §27-samarbeidet etter anbefalingene i evalueringsrapport fase 2. Hovedargumentene for dette er å sikre at fylkeskommunen har reell faglig og administrativ innflytelse over tjenestens drift og utvikling, og at oppfølgingstjenesten forblir en integrert del av samarbeidet og tjenesten, slik den er i resten av fylket. Kongsberg kommune ønsker en vertskommunemodell med en egen samarbeidsavtale med fylkeskommunen som videre samarbeidsform. Numedalskommunene som var til stede (Nore og Uvdal og Rollag) sluttet seg til Kongsbergs forslag. Styrets oppfatning Styret for PPT-OT er overrasket over at Hedmarksmodellen lanseres, uten en vurdering av de juridiske forhold. Kommuneadvokaten i Kongsberg kommune og fylkesadvokaten har både i 2004 og 2014 kommentert hindringer for at fylkeskommunen kan være deltaker i vertskommunesamarbeid. De konkluderer med at ordlyden i kommunelovens §§ 28-1a nr 1 og 2 og 28-1b nr 2 «mellom», samt forarbeidene Ot. Prp. Nr. 95 (2005-2006) s. 136 – «ikkje høve for ein fylkeskommune til å legge oppgave til ein kommune», klart tilsier at dette er en løsning loven ikke åpner for. I tillegg er opplæringsloven § 5-6 tydelig på at hver kommune og fylkeskommune skal ha en PP-tjeneste. Kravet om at det skal være en tjeneste innebærer at det ikke er adgang til bare å basere seg på kjøp av tjenester. Oppfølgingstjenesten (OT) er i Buskerud fylkeskommune samorganisert med PP-tjenesten for videregående opplæring. Det er vesentlig for arbeidsflyt og ansvarsfordeling at det er nært og godt samarbeid, med smidig informasjonsutveksling, mellom OT og PP-tjenesten. Opplæringsloven § 3-6 sier at fylkeskommunen skal ha en oppfølgingstjeneste. Loven åpner dermed ikke for at OT kan være med i et vertskommunesamarbeid. I den foreslåtte vertskommunemodellen må derfor OT i beste fall være samlokalisert. En samlokalisering vil imidlertid svekke samarbeidet mellom OT og PP-tjenesten sammenlignet med dagens ordning, fordi taushetsplikten vil sette begrensninger for et smidig samarbeid. Styret merker seg også at det fremheves at respondentene i Hedmark vil anbefale en liknende samarbeidsform. I en slik sammenheng er det nødvendig å påpeke at samarbeidet kun har vart siden 2013, og at det derfor er klare begrensninger for hvilke erfaringer en kan ha gjort. 12 Styret for PPT-OT registrerer at fylkeskommunen har signalisert at en vertskommunemodell kan være aktuell, forutsatt enighet om en egen samarbeidsavtale for fylkeskommunen. Samarbeidsavtalen må sikre fylkeskommunen reell faglig innflytelse, at årsverket i Oppfølgingstjenesten er lokalisert sammen med PPT, og at økonomien er i samsvar med tjenesteleveransen. Fylkeskommunen vil gjøre en nærmere vurdering av Hedmarksmodellen, blant annet juridisk, før konklusjon trekkes. Styret for PPT-OT er kjent med at løsninger med en vertskommunemodell har ulemper. Ulempene knytter seg til at løsningen innebærer overføring av oppgaver, kompetanse og myndighet til én bestemt kommune (vertskommunen). Løsningen medfører en form for differensiert oppgavefordeling og kan oppfattes som lite balansert. Demokratiske innvendinger kan gjøres gjeldende fordi vertskommunen får en utvidet styringsrett overfor andre kommuner og deres innbyggere. Demokratisk ubalanse og avpolitisering kan bli en konsekvens. Styret for PPT-OT mener kommunene og fylkeskommunen er tjent med en kritisk gjennomgang av behovet for omorganisering av eksisterende samarbeid. I dette bildet bør en også se på morgendagens samarbeidsbehov. En evaluering og avveining av behovet for administrativ styring opp mot ulike demokratiske aspekter, bør gjennomføres. 13 KONKLUSJON Styret for PPT-OT støtter KS Konsulents konklusjon i rammetekst s. 9 i KS-rapport 2: KS-Konsulent konkluderer med at nåværende selskapsform er egnet for PPT-OT. Vi mener at det er grunnlag for å videreføre dagens organisasjonsform i henhold til kommunelovens § 27, selskap med eget styre, og som eget rettssubjekt. Behov for en sterkere eierstyring og et felles ønske om tettere samarbeid bør løses ved å videreutvikle dagens organisasjonsmodell. Også i en ny organisering vil eierne ha behov for, sammen og hver for seg, å etablere en funksjonell eierstyring, og å utvikle samhandlingen med PPT-OTs styrende organ og daglige ledelse. Vi mener potensialet for å lykkes med dette er til stede. En større omorganisering for å endre selskapsform innebærer en risiko for å påvirke tjenestene negativt og å svekke fagmiljøet. Behovet for en funksjonell eierstyring, hvor alle eierne har reell medbestemmelse, kan best ivaretas innenfor eksisterende selskapsform. En eventuell vertskommunemodell rokker ved dette prinsippet, ved at de andre deltakerne gir fra seg mye av sin myndighet til Kongsberg kommune. Ønsket om å realisere en gjennomgående PP-tjeneste og oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg var den bærende idéen den gang selskapet ble opprettet. Kommunestyrevedtak og vedtak i fylkestinget speiler en enstemmig politisk vilje og en enstemmig holdning til hele grunnlaget for opprettelsen. PPT-OT har i stor grad oppnådd å bli en gjennomgående tjeneste. Ved en omorganisering av selskapet, med fare for at Buskerud fylkeskommune ikke fortsetter å være en fullverdig deltaker, ser styret for PPT-OT at det vi har fått til står i fare for å bli oppløst, og at det igjen kan bli to separate tjenester. 14 Selskapsavtale for gjennomgående Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg § 1. Samarbeidets navn. (1) Samarbeidets navn er Pedagogisk-psykologisk tjeneste for Numedal og Kongsberg. § 2. Deltagere. (1) Deltagere i samarbeidet er Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg og Kongsberg kommuner og Buskerud fylkeskommune. § 3. Samarbeidets formål og virksomhet. (1) Samarbeidets formål er å oppfylle deltagernes plikter etter opplæringsloven til å yte oppfølgningstjenester og pedagogisk-psykologisk tjenester til regionens elever. (2) Samarbeidet er eget rettssubjekt. § 4. Hovedkontor. (1) Samarbeidet har hovedkontor på Kongsberg. § 5. Styrets sammensetning og utpekning. (1) Samarbeidets styre har sju medlemmer. Kongsberg kommune har to medlemmer i styret. Buskerud fylkeskommune har to medlemmer i styret. Nore og Uvdal, Rollag og Flesberg har til sammen to medlemmer. De ansatte har ett medlem i styret. Vara for de to Numedalskommunene stilles fra den kommunen som ikke er fast representert. (2) Hver oppnevner hver sine styremedlemmer. (3) Styret konstituerer seg selv med leder og nestleder. Ved stemmelikhet har leder dobbelstemme. (4) Styrets funksjonstid er fire år. Nytt styre velges og innsettes etter hvert kommunevalg. § 6. Styrets oppgaver. (1) Styret fastsetter hvem som skal være daglig leder for samarbeidet. (2) Styret har myndighet til å treffe avgjørelser som angår samarbeidets drift og organisering. (3) Styret utarbeider forslag til budsjett som oversendes deltagerne tilstrekkelig tidlig til at forslaget kan tas med i deltagernes ordinære budsjettprosesser. (4) Styret kan delegere sine oppgaver videre til daglig leder. § 7. Arbeidsgiveransvar m.m.. (1) Styret forvalter arbeidsgiveransvaret på vegne av samarbeidet. I dette ligger kompetanse til å opprette og nedlegge stillinger innenfor vedtatt budsjett, samt treffe avgjørelser i personalsaker. (2) Ved avgjørelser som kan utløse behov for ekstraordinære beslutninger hos noen av deltagerne, skal styret samrå seg med disse deltagerne før styret fatter sin avgjørelse. (3) Dersom et arbeidsforhold ikke kan videreføres som følge av innskrenkninger eller overtallighet, at samarbeidet opphører eller at noen av deltagerne trekker seg ut, har arbeidstageren a) rett til passende arbeid hos den deltageren vedkommende var ansatt før samarbeidet ble opprettet, i den utstrekning slikt arbeid kan finnes, eller b) rett til passende arbeid hos noen av deltagerne, i den utstrekning slikt arbeid kan finnes. (4) Søksmål om forhold nevnt i (3) rettes mot vedkommende deltagere. § 8. Prosessuell legitimasjon. (1) Styrets leder tar imot og går til søksmål på vegne av samarbeidet. Gjelder søksmålet en elev, skal prosessutgiftene dekkes av den deltager som uten samarbeidet hadde vært part i saken. Styrets leder skal søke prosessuell bistand fra noen av deltagernes advokater. § 9. Innskuddsplikt, eierandel og ansvarsdel m.m.. (1) Eierandelene i samarbeidet er fordelt slik: Budskerud fylkeskommune 33% Kongsberg og Numedalskommunene: 67%, fordelt innbyrdes etter innmeldte elever pr 1. oktober 2005. Eierandelene revideres ut fra erfaringer etter 2 års drift. (2) Hver deltager plikter i henhold til gjeldende budsjett å yte sin forholdsmessige del av driftsmidler til samarbeidet, etter påkrav fra samarbeidet. Størrelsen på den enkelte deltagers innskuddsplikt, er sammenfallende med deltagerens eierandel og ansvarsdel, jf neste ledd. (3) Deltagerne er solidarisk ansvarlige for samarbeidets forpliktelser. Likevel slik at deltagerne skal sørge for at hver bare bærer sin forholdsmessige andel. Den forholdsmessige andelen skal være sammenfallende med det elevantallet vedkommende deltager er ansvarlig overfor etter opplæringsloven. Elevtallet fastsettes hvert år den 1. august, og gjøres gjeldende for påfølgende budsjettår. (4) Oppfølgingstjenesten skal faglig knyttes tett mot fylkets oppfølgingstjeneste. Samtidig skal styring og ledelse av denne funksjonen ligge hos styret og daglig leder § 10. Låneopptak m.m. (1) Samarbeidet kan ikke ta opp lån eller stille garanti for andres forpliktelser. § 11. Regnskap og revisjon. (1) Samarbeidet skal føre regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Styret velger revisor. § 12. Saksbehandlingsregler. (1) Kommunelovens saksbehandlingsregler gjelder for samarbeidet. Vedtak som kan påklages til kommunalt klageorgan, behandles av egen klagenemnd for samarbeidet. Klagenemnden sammensettes av leder i deltagernes klagenemnder. Dersom en deltager har flere klagenemnder, velges en av disse som representant til klagenemnden for samarbeidet. § 13. Erstatningskrav. (1) Er erstatningskravet fremmet av en elev, skal den deltager som uten samarbeidet hadde vært ansvarlig for erstatningskravet, dekke dette. (2) Dersom ingen deltager uten samarbeidet hadde vært ansvarlig, er samarbeidet ansvarlig for kravet. § 14. Uttreden og oppløsning. (1) En deltager kan tre ut av samarbeidet med ett års varsel. Avsender har risikoen for at varselet kommer frem til samtlige øvrige deltagere. I forhold til utløsningssum og fortsatt ansvar for samarbeidets gjeld, gjelder det som er fastsatt i kommuneloven § 27. Den deltager som trer ut av samarbeidet, vil fortsette å hefte for den gjeld samarbeidet hadde på uttredelsestidspunktet. (2) For at en beslutning om oppløsning av samarbeidet skal gjelde, må denne være vedtatt enten av kommunestyret eller fylkestinget hos samtlige deltagere. Det økonomiske oppgjøret skjer på samme måte som etter første ledd. § 15. Ikrafttredelse. (1) Denne avtalen gjelder fra og med 1. januar 2005. § 16. Ratifikasjon. (1) Nore og Uvdal kommunestyre har i møte den 14.3.2005 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. (2) Rollag kommunestyre har i møte den 17.3.2005 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. (3) Flesberg kommunestyre har i møte den 21.4.2005 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. (4) Kongsberg kommunestyre har i møte den 17.2.2005 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. (5) Buskerud fylkesting har i møte den 26.4.2006 sluttet seg til denne samarbeidsavtalen. FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv Saksmappe Avd Saksbehandler 16.02.2015 A20 2015/117 Oppvekst- og kulturetaten Ragnhild Vihovde Kaldestad Forskrift om ordensreglement for grunnskolene i Numedal - revidert utkast MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato komiteen for livsløp og kultur 03.06.2015 kommunestyret 18.06.2015 Utvalgssak 16/15 32/15 Rådmannens anbefaling: Forskrift om ordensreglement for grunnskolene i Numedal, som har vært gjeldende fra 01.01.2011, revideres med dette i samsvar med vedlagte forslag, og gjøres gjeldende fra 01.08.2015. Behandling i komiteen for livsløp og kultur 03.06.2015: Komiteen foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Vedtak i komiteen for livsløp og kultur 03.06.2015: Forskrift om ordensreglement for grunnskolene i Numedal, som har vært gjeldende fra 01.01.2011, revideres med dette i samsvar med vedlagte forslag, og gjøres gjeldende fra 01.08.2015. Saksopplysninger: Forskrift om ordensreglement for grunnskolene i Numedal har vært gjeldende fra 01.01.11. Reglementet skal iflg. §9 i forskriften revideres minst én gang pr 4-årsperiode. Forskriften har høsten 2014 vært gjennomgått ved alle skolene og de tillitsvalgte i Numedal, FAU og samarbeidsutvalgene ved skolene. De involverte partene har fått mulighet til å komme med forslag til endringer i ordensreglementet. I vedlagte reviderte utkast til ny forskrift til ordensreglement er det tatt inn forslag til endringer, dette gjelder i særlig grad bruk av sosiale medier. Forslag til endringer er markert med rød tekst. Vurdering: Rådmannen ser nødvendigheten av å understreke retningslinjer for elevers bruk av sosiale medier. Det har vært en rekke saker ved skolene både i Numedal og andre kommuner der elever har trådd over en grense ved å bruke sosiale medier til å mobbe/trakassere andre elever. Ordensreglementet bør derfor ha klare retningslinjer på at ingen elever har lov til å utsette andre for mobbing, trakassering eller true med vold i sosiale medier. Dette ser ut til å være ivaretatt i det reviderte forslaget til ordensreglement for skolene. Vedlegg: 1 Forslag til revidert forskrift om ordensreglement for grunnskolene i Numedal Side 2 av 2 Forskrift om ordensreglement for grunnskolene i Numedal, Flesberg kommune. Fastsatt av Flesberg kommunestyre med hjemmel i lov av 17.juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova), jf. kommunestyrevedtak av 18.06.2015, sak …./……. Kap I. Innledning § 1. Hjemmel Med hjemmel i lov 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova), har kommunestyret fastsatt forskrift om felles ordensreglement for grunnskolen. Ordensreglementet utfyller lov 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova), med forskrifter. § 2. Formål Skolene i Numedal skal ha et høyt kunnskapsnivå og et godt læringsmiljø. Ordensreglementet er et virkemiddel for å nå disse målsettingene. § 3. Virkeområde Ordensreglementet inneholder regler for oppførsel, regler for hvilke tiltak som skal brukes mot elever som bryter reglementet (sanksjoner) og regler for framgangsmåten når slike saker skal behandles (saksbehandlingsregler). Ordensreglementet omfatter alle grunnskolene i de tre Numedalskommunene. I tillegg kan den enkelte skole lage utfyllende ordensregler tilpasset skolens behov. Samarbeidsutvalget fastsetter disse etter høring i skolens ulike organer. Fellesreglementet kan ikke fravikes. Ordensreglementet gjelder for alle aktiviteter i skolens regi, uavhengig av tid og sted. Ordensreglementet gjelder også skoleveien. Kap. II. Rettigheter / Plikter § 4. Elevens rettigheter Elever ved grunnskolene i Numedal vil få en undervisning lagt opp etter sine forutsetninger og evner. Kommunenes ansatte skal: Behandle eleven med respekt og omtanke. Gi hjelp til å behandle konflikter med andre elever og med skolen. Gi en opplevelse av skolehverdagen som trygg og meningsfull. § 5. Elevenes plikter Elever ved grunnskolene i Numedal har plikt til: Å bidra til at undervisninga blir best mulig ved å møte presis og godt forberedt til undervisningen. Å opptre slik at ingen følger seg utsatt for mobbing, rasistiske eller religiøse uttalelser/handlinger eller seksuell trakassering, også i sosiale medier. 1 Å ikke utsette andre for voldelig adferd eller trussel om vold, også i sosiale medier. Å vise medelever og voksne respekt og omsorg, også i sosiale medier. Å følge skolenes IKT- reglement og sørge for at bruk av elektroniske apparater (mobiltelefon, mp3-spiller, data og lignende) ikke forstyrrer undervisningen. Å bidra til å holde skolen fin ved å behandle inventar og utstyr best mulig og hindre forsøpling. Aldri ha med våpen eller andre farlige gjenstander på skolen. Aldri ha med eller bruke tobakk, snus eller andre rusmidler på skolen. Kap. III. Sanksjoner § 6. Brudd på ordensreglementet. Sanksjonene skal stå i et direkte og rimelig forhold til bruddet på ordensreglene. Ved vurderingen skal det legges vekt på grad av uaktsomhet, samt individuelle forhold hos eleven, slik som grad av modenhet m.m. Det vurderes konkret i det enkelte tilfelle om brudd på reglementet er av en slik karakter at verger/foresatte skal gis muntlig orientering fra skolen om hendelsen. Kollektiv straff og fysisk refsing/annen krenkende handling er ikke tillatt. Brudd på ordensreglementet kan føre til: Muntlig eller skriftlig påtale fra lærer eller rektor. Gjensitting. Ved alvorlige og/eller gjentatte brudd på bestemmelsen skal det sendes skriftlig melding til verger/foresatte. Slik skriftlig melding kan også inneholde varsel om at eleven står i fare for å få standpunktkarakteren Nokså Godt eller Lite Godt i orden og/eller oppførsel. Alvorlige og/eller gjentatte brudd på ordensreglementet kan medføre at eleven ikke får delta på ulike bestemte arrangementer. Ved forsettlig skade på/tap av bøker, inventar, bygninger eller utstyr, vil det bli fremmet erstatningskrav. Ved uaktsomhet vurderes erstatningskrav. Eleven kan pålegges å rydde/vaske/fjerne graffiti, og også gjøre annet foreskrevet arbeid som del av erstatning. Blir en elev tatt for å ha tobakk, snus eller andre rusmidler med seg på skolen/eller aktiviteter i skolens regi, beslaglegges rusmidlene. I tillegg skal foreldre og helsesøster kontaktes. Det samme gjelder skadelige gjenstander og våpen, samtidig som politiet da kan involveres. Politiet forestår eventuell ransaking. Ved alvorlige brudd på skolens ordensreglement, eller gjentatte brudd, kan rektor treffe vedtak om bortvisning av eleven jf. Opplæringslova § 2-10. a. 1.-4. årstrinn: Maksimalt 3 enkelttimer. b. 5.-7. årstrinn: Inntil resten av skoledagen. c. 8.-10. årstrinn: Inntil 3 dager. Før dette skjer skal eleven/foresatte ha fått anledning til å uttale seg. Ved alvorlige hendelser der eleven bryter norsk lov, involveres politiet. Kap. IV. Saksbehandling § 7. Generelt Saksbehandlingen ved brudd på ordensreglementet følger reglene i opplæringslovens 2 § 2-9, 4. ledd, § 2-10, 2. ledd, samt saksbehandlingsreglene i forvaltningslovens(fvl) herunder kap. IIIkap. – kap. VI ved enkeltvedtak. (Utvisning regnes som enkeltvedtak) Ved avgjørelser som ikke er enkeltvedtak, skal følgende saksbehandlingsregler uansett gjelde: Skolen plikter å påse at saken er så godt opplyst som mulig, og avgjørelsen skal treffes på et grunnlag som er forsvarlig etter sakens art og karakter. Eleven skal så vidt mulig varsles og forelegges relevante opplysninger i saken med mulighet til å uttale seg til den som skal treffe avgjørelsen, før avgjørelsen treffes. I alvorlige saker skal mindreåriges foresatte så vidt mulig kontaktes. Varselet kan gis muntlig, men ved avgjørelser av særlig betydning bør begrunnelsen normal gis skriftlig. Avgjørelsen skal begrunnes, med henvisning til hvilken regel som er brutt, faktum som er lagt til grunn og de vurderinger som er gjort. Begrunnelsen skal gis samtidig med underretning om avgjørelsen til eleven, med mindre særskilte forhold vanskeliggjør dette. Begrunnelsen kan gis muntlig, men ved avgjørelser av særlig betydning bør begrunnelsen gis skriftlig. § 8. Kunngjøring Reglementet for orden og oppførsel, både det kommunale og det lokale, gjøres kjent for elever, foreldre/foresatte og ansatte hvert år ved skoleårets begynnelse. Kap. V. Ikrafttredelse § 9. Revidering Reglementet skal revideres minst én gang pr 4-årsperiode fra vedtaksdato. § 10. Ikrafttredelse. Denne forskriften trer i kraft fra 01.08.15 3
© Copyright 2026